上海物資管理辦法規(guī)定總則目的與依據(jù)為加強上海地區(qū)物資管理，規(guī)范物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)的行為，提高物資使用效率，降低成本，保障公司/組織各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合上海地區(qū)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于上海地區(qū)內(nèi)公司/組織所屬各部門、各分支機構(gòu)以及參與公司/組織物資管理活動的相關(guān)單位和個人?；驹瓌t1.合法性原則：物資管理活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和地方相關(guān)政策要求，確保各項行為合法合規(guī)。2.效益原則：以提高物資使用效益為核心，優(yōu)化物資采購、配置和使用流程，降低物資損耗和浪費，實現(xiàn)資源的最大化利用。3.規(guī)范原則：建立健全物資管理制度和流程，明確各環(huán)節(jié)職責和操作規(guī)范，確保物資管理工作有序進行。4.監(jiān)督原則：加強對物資管理全過程的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，保障物資管理工作的公正、透明。物資采購管理采購計劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實際需求，提前制定物資采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負責人審核后，報物資管理部門匯總。物資管理部門應(yīng)結(jié)合公司/組織整體物資庫存情況，對采購計劃進行綜合平衡和調(diào)整，形成年度、季度和月度采購計劃。采購方式選擇1.集中采購：對于通用性強、采購量大的物資，優(yōu)先采用集中采購方式。由物資管理部門統(tǒng)一組織招標或詢價，確定供應(yīng)商和采購價格，簽訂采購合同。2.分散采購：對于有特殊要求、采購量較小的物資，可由各部門自行組織采購。但需按照公司/組織相關(guān)規(guī)定，選擇合格供應(yīng)商，進行采購流程審批，并報物資管理部門備案。3.緊急采購：因工作急需，無法按照正常采購流程進行采購的物資，可進行緊急采購。緊急采購需經(jīng)相關(guān)部門負責人審批，并在事后及時補辦采購手續(xù)。供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商準入制度，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行評估和審核。只有符合要求的供應(yīng)商才能進入公司/組織供應(yīng)商名錄。2.定期對供應(yīng)商進行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取警告、暫停合作、取消資格等措施。3.與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，加強溝通與協(xié)調(diào)，共同解決物資采購過程中出現(xiàn)的問題。采購合同管理1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。合同簽訂后，應(yīng)及時歸檔保存，并按照合同約定履行相關(guān)義務(wù)。3.加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時掌握物資到貨情況、驗收情況和付款情況。對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時可通過法律途徑維護公司/組織合法權(quán)益。物資存儲管理倉庫規(guī)劃與布局1.根據(jù)物資的類別、特性和使用頻率，合理規(guī)劃倉庫布局。設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)等，并明確標識。2.倉庫應(yīng)具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保物資存儲安全。配備必要的消防器材、安全設(shè)施和設(shè)備，并定期進行檢查和維護。物資入庫管理1.物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等方面。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)，并登記入賬。2.對于驗收不合格的物資，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。如屬質(zhì)量問題，應(yīng)要求供應(yīng)商退換貨；如屬數(shù)量短缺等問題，應(yīng)要求供應(yīng)商補足或給予相應(yīng)賠償。物資存儲保管1.按照物資的存儲要求，對物資進行分類存放。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。2.定期對物資進行盤點清查，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。對于盤盈盤虧的物資，應(yīng)查明原因，及時進行處理。3.加強對倉庫物資的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理物資損壞、變質(zhì)等問題。對于長期積壓、閑置的物資，應(yīng)及時提出處理意見，報相關(guān)部門審批后進行處置。物資出庫管理1.物資出庫應(yīng)遵循“先進先出、急用先出”的原則，確保物資的合理使用。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的領(lǐng)料單發(fā)放物資，并做好出庫記錄。2.領(lǐng)料單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)領(lǐng)料部門負責人簽字確認。對于貴重物資、限量物資的出庫，還需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批。3.物資出庫后，倉庫管理人員應(yīng)及時更新庫存臺賬，確保庫存信息準確無誤。物資使用管理使用計劃與審批1.各部門應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)和實際需求，制定物資使用計劃。物資使用計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用時間等詳細信息，并報部門負責人審批。2.對于重大項目或特殊用途的物資使用，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后，方可按照計劃領(lǐng)用物資。使用過程監(jiān)督1.物資使用部門應(yīng)加強對物資使用過程的管理，確保物資按照規(guī)定用途使用，避免浪費和濫用。2.物資管理部門應(yīng)定期對物資使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促使用部門整改。對于違規(guī)使用物資的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進行處理。物資回收與再利用1.對于已使用完畢或不再使用的物資，使用部門應(yīng)及時清理回收，并交回倉庫。倉庫管理人員應(yīng)進行驗收和登記，分類存放。2.對回收的物資進行評估，對于可再利用的物資，應(yīng)進行修復(fù)或翻新后重新投入使用；對于無法再利用的物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行報廢處理。物資盤點與清查盤點計劃制定1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織實際情況，制定年度物資盤點計劃。盤點計劃應(yīng)明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容。2.盤點計劃需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批后實施。在盤點前，應(yīng)提前通知各部門做好準備工作，確保盤點工作順利進行。盤點實施1.按照盤點計劃，組織盤點人員對物資進行實地盤點。盤點過程中，應(yīng)認真核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等信息，并做好記錄。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如賬實不符、物資損壞等，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點差異表。盤點差異表應(yīng)詳細記錄差異情況、原因分析和處理建議。盤點結(jié)果處理1.根據(jù)盤點結(jié)果，編制盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點基本情況、盤點結(jié)果、差異分析及處理情況等內(nèi)容。2.對于盤盈盤虧的物資，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進行處理。屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員責任。物資報廢管理報廢鑒定1.物資管理部門應(yīng)定期對庫存物資進行清查，對于已損壞、過期、淘汰等無法繼續(xù)使用的物資，組織相關(guān)技術(shù)人員進行報廢鑒定。2.報廢鑒定應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)標準和公司/組織實際情況，對物資的技術(shù)性能、使用價值等進行評估，確定是否符合報廢條件。報廢審批1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的物資，由物資管理部門填寫報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并附上相關(guān)鑒定報告。2.報廢申請表需經(jīng)部門負責人審核后，報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后，方可進行報廢處理。報廢處置1.對于報廢物資，應(yīng)按照環(huán)保要求和相關(guān)規(guī)定進行處置。可選擇報廢物資回收公司進行回收處理，或按照規(guī)定進行銷毀。2.在報廢物資處置過程中，應(yīng)做好記錄，包括處置時間、處置方式、處置單位等信息。處置記錄應(yīng)歸檔保存，以備查閱。信息化管理物資管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、存儲、使用、盤點、報廢等全過程的信息化管理。2.物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計分析、報表生成等功能，提高物資管理工作效率和準確性。數(shù)據(jù)維護與更新1.明確物資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護人員，負責物資信息的錄入、修改、刪除等操作。數(shù)據(jù)維護人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定權(quán)限進行操作，確保數(shù)據(jù)的安全性和準確性。2.定期對物資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，及時更新物資信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際情況一致。信息共享與應(yīng)用1.實現(xiàn)物資管理信息系統(tǒng)與公司/組織其他相關(guān)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，如財務(wù)系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等，實現(xiàn)信息共享。2.利用物資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為公司/組織決策提供依據(jù)。如通過分析物資采購數(shù)據(jù)，優(yōu)化采購策略；通過分析物資庫存數(shù)據(jù)，合理控制庫存水平等。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物資管理工作進行審計監(jiān)督，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準確性等方面。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反物資管理制度的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。日常檢查1.物資管理部門應(yīng)加強對物資管理工作的日常檢查，定期對倉庫、采購現(xiàn)場等進行巡查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.建立物資管理工作檢查記錄制度，對檢查情況進行詳細記錄。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)明確整改責任人、整改期限和整改要求，確保問題得到及時解決?？冃Э己?.建立物資管理工作績效考核制度，對各部門