行政電子資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政電子資料的規(guī)范化管理，確保電子資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在行政管理活動中產(chǎn)生、收集、整理、存儲、使用、傳輸和銷毀的電子資料管理。（三）定義1.行政電子資料：指公司在行政管理過程中形成的，以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像、音頻、視頻等資料，包括但不限于公文、報告、通知、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報表、人事檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.電子資料管理系統(tǒng)：指公司用于存儲、管理和共享行政電子資料的信息化平臺，包括服務(wù)器、存儲設(shè)備、軟件系統(tǒng)等。（四）管理原則1.合法性原則：行政電子資料的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保資料的合法性和合規(guī)性。2.完整性原則：應(yīng)保證行政電子資料的完整性，避免資料缺失、損壞或丟失，確保資料能夠全面、準(zhǔn)確地反映公司的行政管理活動。3.準(zhǔn)確性原則：行政電子資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄公司的行政管理信息，不得虛假、誤導(dǎo)或遺漏重要內(nèi)容。4.安全性原則：加強(qiáng)行政電子資料的安全保護(hù)，防止資料泄露、篡改或丟失，確保資料的保密性、完整性和可用性。5.可追溯性原則：建立完善的行政電子資料管理記錄，確保資料的來源、流轉(zhuǎn)、使用和處置等環(huán)節(jié)可追溯。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善行政電子資料管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)行政電子資料的收集、整理、分類、存儲和保管工作。3.負(fù)責(zé)行政電子資料管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)對各部門行政電子資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門行政電子資料的產(chǎn)生、收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定及時提交給行政部門。2.負(fù)責(zé)本部門行政電子資料的使用和保管工作，確保資料的安全和完整。3.配合行政部門做好行政電子資料的管理工作，接受行政部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)行政電子資料管理系統(tǒng)的建設(shè)、升級和優(yōu)化，提供技術(shù)支持和保障。2.協(xié)助行政部門制定行政電子資料的安全策略和措施，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.負(fù)責(zé)對行政電子資料管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高用戶的操作技能和安全意識。（四）檔案管理部門（如有）1.負(fù)責(zé)對行政電子資料進(jìn)行檔案化管理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂和保管。2.負(fù)責(zé)行政電子資料的查閱、借閱和歸還工作，確保檔案的安全和完整。3.配合行政部門做好行政電子資料的鑒定和銷毀工作。三、電子資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在行政管理活動中產(chǎn)生的各類電子資料，包括但不限于公文、報告、通知、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報表、人事檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司外部單位發(fā)送給公司的與行政管理相關(guān)的電子資料，如政府部門文件、合作單位函件等。3.公司在行政管理活動中收集的各類電子信息資源，如行業(yè)動態(tài)、市場調(diào)研數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)行政電子資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的行政電子資料應(yīng)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，不得遺漏重要內(nèi)容。3.對于紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料的，應(yīng)確保掃描或錄入的內(nèi)容與紙質(zhì)原件一致。（三）整理原則1.按照行政電子資料的類別、來源、時間等因素進(jìn)行分類整理，確保資料的條理清晰。2.對行政電子資料進(jìn)行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.建立行政電子資料的目錄清單，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號、來源、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。（四）整理方法1.分類：根據(jù)行政電子資料的性質(zhì)和用途，分為公文類、合同協(xié)議類、財(cái)務(wù)報表類、人事檔案類、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類等類別。2.編號：采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，如年份+部門代碼+流水號。例如，2023年行政部門的第1份文件編號為2023XZ001。3.目錄清單編制：使用電子表格軟件編制行政電子資料目錄清單，按照編號順序逐一列出資料的詳細(xì)信息。四、電子資料的存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子資料管理系統(tǒng)進(jìn)行集中存儲，確保資料的安全性和可訪問性。2.對于重要的行政電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲備份等多種方式，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境1.電子資料管理系統(tǒng)的服務(wù)器應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定、通風(fēng)良好的機(jī)房內(nèi)，配備必要的消防、防雷、防靜電等設(shè)施。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管期限1.根據(jù)行政電子資料的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限。保管期限分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。2.具體保管期限參照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（四）保管要求1.建立健全行政電子資料的保管制度，明確保管責(zé)任人和保管流程。2.對行政電子資料進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量和質(zhì)量與目錄清單一致。3.加強(qiáng)對行政電子資料存儲環(huán)境的安全管理，防止資料因自然災(zāi)害、人為破壞等原因造成損失。五、電子資料的使用與共享（一）使用權(quán)限1.根據(jù)行政電子資料的保密級別和使用范圍，設(shè)定不同的使用權(quán)限。使用權(quán)限分為查閱、借閱、修改、刪除等。2.查閱權(quán)限：一般員工可查閱與其工作相關(guān)的行政電子資料；部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及相關(guān)部門的行政電子資料；公司領(lǐng)導(dǎo)可查閱公司所有行政電子資料。3.借閱權(quán)限：因工作需要借閱行政電子資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。4.修改權(quán)限：只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能對行政電子資料進(jìn)行修改。修改前應(yīng)進(jìn)行備份，并記錄修改的內(nèi)容和原因。5.刪除權(quán)限：嚴(yán)格控制行政電子資料的刪除操作，只有在資料已過保管期限且經(jīng)過鑒定和審批后，方可進(jìn)行刪除。刪除操作應(yīng)進(jìn)行記錄。（二）共享范圍1.行政電子資料的共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則，確保資料的保密性和完整性。2.共享范圍一般限于公司內(nèi)部各部門之間，如需與外部單位共享，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要行政電子資料，應(yīng)嚴(yán)格限制共享范圍，并采取相應(yīng)的保密措施。（三）共享方式1.通過電子資料管理系統(tǒng)進(jìn)行共享，設(shè)置不同的共享權(quán)限和訪問級別，確保共享資料的安全性。2.對于需要共享給特定人員或部門的行政電子資料，可通過電子郵件、即時通訊工具等方式進(jìn)行發(fā)送，但應(yīng)確保發(fā)送的資料符合保密要求。六、電子資料的傳輸與交換（一）傳輸方式1.行政電子資料的傳輸應(yīng)采用安全可靠的方式，如公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、加密電子郵件、專用數(shù)據(jù)傳輸通道等。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要行政電子資料，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保資料在傳輸過程中的保密性。（二）交換要求1.與外部單位進(jìn)行行政電子資料交換時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保資料的安全交換。2.在行政電子資料交換過程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證和授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.對交換的行政電子資料進(jìn)行記錄，包括交換的時間、內(nèi)容、對方單位等信息，以便于追溯和管理。七、電子資料的安全管理（一）安全策略1.制定行政電子資料安全策略，明確安全管理目標(biāo)、原則和措施。2.安全策略應(yīng)包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、安全審計(jì)等方面的內(nèi)容。（二）訪問控制1.采用身份認(rèn)證技術(shù)，對訪問行政電子資料管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，確保只有授權(quán)用戶才能訪問系統(tǒng)。2.根據(jù)用戶的角色和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，限制用戶對資料的訪問范圍。3.定期對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限的合理性和有效性。（三）數(shù)據(jù)加密1.對存儲和傳輸?shù)男姓娮淤Y料進(jìn)行加密處理，采用對稱加密和非對稱加密相結(jié)合的方式，確保資料的保密性。2.加密密鑰應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行更換，防止密鑰泄露。（四）用戶認(rèn)證1.采用多種用戶認(rèn)證方式，如用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識別、面部識別等，提高用戶認(rèn)證的安全性。2.定期提醒用戶更新密碼，設(shè)置密碼強(qiáng)度要求，防止密碼被破解。（五）安全審計(jì)1.建立行政電子資料安全審計(jì)機(jī)制，對系統(tǒng)的操作日志、訪問記錄等進(jìn)行審計(jì)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全事件。2.審計(jì)內(nèi)容包括用戶登錄時間、操作內(nèi)容、數(shù)據(jù)訪問情況等，審計(jì)記錄應(yīng)保存一定期限，以便于追溯和調(diào)查。八、電子資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)行政電子資料的保管期限和實(shí)際價值，定期對資料進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、準(zhǔn)確的原則，確保鑒定結(jié)果的可靠性。（二）鑒定方法1.成立行政電子資料鑒定小組，由行政部門、檔案管理部門（如有）、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)行政電子資料的內(nèi)容、性質(zhì)、用途等因素，結(jié)合國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，對資料進(jìn)行逐一審查和評估。3.對于已過保管期限且無保存價值的行政電子資料，鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.填寫行政電子資料銷毀申請表，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或邏輯銷毀（如數(shù)據(jù)擦除等）。3.對銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、操作人員等信息，并存檔備查。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對公司各部門行政電子資料管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查資料的收集、整理、存儲、使用等情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對行政電子資料管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，檢查資料管理的合規(guī)性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.行政電子資料的收集是否完整、及時，整理是否規(guī)范、準(zhǔn)確。2.電子資料管理系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)是否安全、可靠。3.行政電子資料的使用和共享是否符合規(guī)定，權(quán)限設(shè)置是否合理。4.行政電子資料的存儲和保管是否符合要求，保管期限是否正確。5.