行政電費發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政電費發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用流程，確保發(fā)票信息真實、準(zhǔn)確、完整，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在行政辦公過程中發(fā)生的電費發(fā)票管理事項。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則：發(fā)票開具、取得、傳遞等環(huán)節(jié)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并按照規(guī)定的時間節(jié)點及時處理，保證財務(wù)核算的及時性和準(zhǔn)確性。3.責(zé)任明確原則：明確各部門在電費發(fā)票管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保發(fā)票管理工作有序進行。二、發(fā)票管理職責(zé)（一）財務(wù)部門1.負責(zé)制定和完善公司行政電費發(fā)票管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.負責(zé)審核電費發(fā)票的真實性、合法性、完整性，對不符合規(guī)定的發(fā)票有權(quán)拒收，并要求開票方重新開具。3.負責(zé)辦理電費發(fā)票的入賬、核算、歸檔等財務(wù)處理工作，確保發(fā)票信息準(zhǔn)確反映公司費用支出情況。4.定期與供電部門核對電費賬目及發(fā)票信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決差異問題。5.配合稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門的發(fā)票檢查工作，提供必要的資料和解釋。（二）行政部門1.負責(zé)與供電部門溝通協(xié)調(diào)，辦理電費繳納及發(fā)票開具相關(guān)事宜，確保公司及時取得電費發(fā)票。2.負責(zé)審核電費發(fā)票的抬頭、金額、項目等信息與實際用電情況是否相符，如有疑問及時與財務(wù)部門溝通核實。3.負責(zé)保管取得的電費發(fā)票，并按照財務(wù)部門要求及時傳遞給財務(wù)人員。4.協(xié)助財務(wù)部門做好發(fā)票管理相關(guān)工作，如提供必要的證明材料、配合調(diào)查等。（三）使用部門1.負責(zé)提供準(zhǔn)確的用電信息，確保電費發(fā)票開具信息與實際用電情況一致。2.對取得的電費發(fā)票進行妥善保管，不得擅自損毀、丟失。3.發(fā)現(xiàn)電費發(fā)票存在問題時，及時通知行政部門或財務(wù)部門進行處理。三、發(fā)票開具（一）供電部門開票要求1.公司行政用電應(yīng)要求供電部門按照實際用電情況準(zhǔn)確開具發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括：發(fā)票抬頭（公司全稱）、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、用電起止時間、電量、電價、電費金額、稅率、稅額等信息。2.供電部門應(yīng)在電費結(jié)算后的規(guī)定時間內(nèi)開具發(fā)票，并確保發(fā)票開具內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整，不得虛開發(fā)票或開具與實際情況不符的發(fā)票。（二）公司開票流程1.行政部門每月定期與供電部門核對電費賬目，確認(rèn)無誤后，向供電部門申請開具電費發(fā)票。2.供電部門開具發(fā)票后，行政部門應(yīng)及時領(lǐng)取發(fā)票，并對發(fā)票的各項內(nèi)容進行仔細核對。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，應(yīng)立即要求供電部門重新開具。3.行政部門核對無誤后，在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)，并將發(fā)票傳遞給財務(wù)部門。傳遞過程中應(yīng)確保發(fā)票的安全，避免丟失或損壞。四、發(fā)票取得（一）取得要求1.公司取得的電費發(fā)票必須是由供電部門依法開具的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際用電情況相符，包括用電單位名稱、用電地址、用電時間、電量、電費金額等信息。3.取得發(fā)票時，應(yīng)檢查發(fā)票的真實性、合法性和完整性，如發(fā)票存在涂改、偽造、大頭小尾等情況，不得作為報銷憑證。（二）取得流程1.行政部門負責(zé)在規(guī)定時間內(nèi)從供電部門取得電費發(fā)票，并確保發(fā)票的及時傳遞。2.行政部門取得發(fā)票后，應(yīng)按照發(fā)票管理要求進行初步審核，重點審核發(fā)票的抬頭、金額、開票日期等信息是否正確。3.審核無誤后，行政部門將發(fā)票連同相關(guān)附件（如電費結(jié)算清單等）一并傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門在收到發(fā)票后，再次進行審核，審核通過后予以入賬處理。五、發(fā)票保管（一）保管責(zé)任1.行政部門負責(zé)保管取得的電費發(fā)票，并指定專人負責(zé)發(fā)票的保管工作。2.保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保發(fā)票的安全、完整，防止發(fā)票丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。（二）保管方式1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜的專用檔案柜中，并按照發(fā)票號碼順序進行存放，便于查找和核對。2.對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照規(guī)定的期限進行保管，保管期限不得少于五年。保管期滿后，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。（三）保管期限1.電費發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票的保管期限為五年，但涉及稅務(wù)檢查、審計等特殊情況的，應(yīng)按照相關(guān)要求延長保管期限。2.在保管期限內(nèi)，不得擅自銷毀發(fā)票。如因特殊原因需要提前銷毀發(fā)票的，應(yīng)報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行銷毀。六、發(fā)票使用（一）使用范圍公司行政電費發(fā)票僅用于公司行政辦公用電費用的報銷，不得用于其他用途。（二）報銷規(guī)定1.各部門應(yīng)在電費發(fā)票開具后的規(guī)定時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)，報銷時應(yīng)填寫費用報銷單，并附上發(fā)票及相關(guān)附件。2.費用報銷單上應(yīng)注明用電部門、用電時間、電費金額等信息，確保報銷內(nèi)容與發(fā)票信息一致。3.財務(wù)部門應(yīng)按照公司費用報銷制度對電費發(fā)票進行審核，審核通過后予以報銷付款。對于不符合報銷規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。（三）作廢與紅沖1.如因開票有誤等原因需要作廢發(fā)票的，供電部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行作廢處理，并重新開具正確的發(fā)票。2.如發(fā)生銷售退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，供電部門應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定開具紅字發(fā)票。3.公司取得紅字發(fā)票后，應(yīng)按照規(guī)定進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，并將紅字發(fā)票與原藍字發(fā)票一并妥善保管。七、發(fā)票檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.財務(wù)部門應(yīng)定期對公司行政電費發(fā)票管理情況進行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具、取得、保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.內(nèi)部檢查可采用抽查、全面檢查等方式進行，對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。3.行政部門和使用部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門的內(nèi)部檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門的發(fā)票檢查和監(jiān)督，按照要求提供有關(guān)發(fā)票的資料和信息。2.對于稅務(wù)機關(guān)等部門提出的發(fā)票問題，公司應(yīng)及時進行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。3.如因發(fā)票管理不善導(dǎo)致公司受到稅務(wù)處罰等損失的，公司將追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。八、罰則（一）對違反發(fā)票管理規(guī)定行為的界定1.未按照規(guī)定取得發(fā)票的，如取得虛假發(fā)票、發(fā)票內(nèi)容與實際情況不符等。2.未按照規(guī)定開具發(fā)票的，如開具與實際情況不符的發(fā)票、虛開發(fā)票等。3.未按照規(guī)定保管發(fā)票的，如發(fā)票丟失、被盜、損毀等。4.未按照規(guī)定使用發(fā)票的，如將發(fā)票用于非規(guī)定用途、擅自涂改發(fā)票等。（二）處罰措施1.對于違反發(fā)票管理規(guī)定的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、通報批評等。2.如因違反發(fā)票管理規(guī)定給公司造成經(jīng)濟損失的