嚴(yán)格電話使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電話使用管理，規(guī)范員工電話使用行為，提高工作效率，節(jié)約通訊成本，確保公司通訊安全與暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及因工作需要使用公司電話的外部人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電話使用行為合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)工作需要合理使用電話，避免不必要的通話和費(fèi)用支出。3.安全性原則：保障公司電話系統(tǒng)的安全，防止信息泄露和惡意利用。二、電話使用規(guī)定（一）內(nèi)部電話使用1.員工應(yīng)優(yōu)先使用公司內(nèi)部電話進(jìn)行工作溝通，盡量減少私人電話占用工作時(shí)間。2.撥打內(nèi)部電話時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確撥打?qū)Ψ椒謾C(jī)號(hào)碼，如需轉(zhuǎn)接外線，應(yīng)先告知總機(jī)轉(zhuǎn)接部門及分機(jī)號(hào)碼。3.在通話過程中，應(yīng)語(yǔ)言文明、簡(jiǎn)潔明了，避免長(zhǎng)時(shí)間閑聊或談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的話題。4.嚴(yán)禁利用公司內(nèi)部電話撥打與工作無(wú)關(guān)的長(zhǎng)途電話或進(jìn)行私人長(zhǎng)途通話。（二）外線電話使用1.因工作需要撥打外線電話時(shí)，員工應(yīng)填寫《外線電話使用申請(qǐng)表》，注明通話事由、對(duì)方電話號(hào)碼、預(yù)計(jì)通話時(shí)長(zhǎng)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可撥打。2.如需撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話，應(yīng)提前向公司相關(guān)部門提交申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可撥打。3.撥打外線電話時(shí)，應(yīng)盡量選擇合適的通話時(shí)間，避免在對(duì)方休息時(shí)間或工作繁忙時(shí)段撥打。4.嚴(yán)禁利用公司電話撥打聲訊臺(tái)、信息臺(tái)等收費(fèi)電話。（三）移動(dòng)電話使用1.員工應(yīng)保持移動(dòng)電話暢通，以便在工作需要時(shí)能夠及時(shí)聯(lián)系。2.因工作需要使用移動(dòng)電話產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.嚴(yán)禁在公司內(nèi)部使用移動(dòng)電話進(jìn)行私人通話或從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，以免影響工作秩序。三、電話費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.公司電話費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一核算，每月根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.內(nèi)部電話費(fèi)用按照部門進(jìn)行分?jǐn)偅饩€電話費(fèi)用根據(jù)審批后的申請(qǐng)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。3.移動(dòng)電話費(fèi)用按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分由員工個(gè)人承擔(dān)。（二）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司電話費(fèi)用進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施進(jìn)行控制。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工電話使用的管理，合理控制費(fèi)用支出。3.對(duì)于電話費(fèi)用過高的部門或個(gè)人，行政部門將進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，并要求其說明原因，采取整改措施。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程，及時(shí)提交電話費(fèi)用報(bào)銷憑證。2.報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，包括發(fā)票、通話記錄清單等。3.行政部門在審核報(bào)銷憑證時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行把關(guān)，對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)予以駁回。四、電話設(shè)備管理（一）設(shè)備維護(hù)1.行政部門負(fù)責(zé)公司電話設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電話設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔和保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除故障。3.對(duì)于出現(xiàn)故障的電話設(shè)備，應(yīng)及時(shí)通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好記錄。（二）設(shè)備更新1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和電話使用需求，適時(shí)對(duì)電話設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代。2.在采購(gòu)新的電話設(shè)備時(shí)，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的產(chǎn)品。3.新設(shè)備采購(gòu)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行安裝調(diào)試，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工能夠熟練使用。（三）設(shè)備安全1.加強(qiáng)對(duì)公司電話設(shè)備的安全管理，防止設(shè)備被盜、損壞或丟失。2.對(duì)重要的電話設(shè)備應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝防盜報(bào)警裝置等。3.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人使用的電話設(shè)備，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如因個(gè)人原因造成設(shè)備損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。五、電話信息安全管理（一）信息保密1.員工在使用電話過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息。2.嚴(yán)禁在電話中談?wù)撋婕肮旧虡I(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容。3.對(duì)于因工作需要接觸到的公司重要信息，應(yīng)妥善保管，不得私自傳播或用于其他非工作目的。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.公司電話系統(tǒng)涉及網(wǎng)絡(luò)安全，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得利用電話系統(tǒng)進(jìn)行非法網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)。2.不得隨意在公司電話系統(tǒng)中安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或設(shè)備，以免影響系統(tǒng)安全。3.如發(fā)現(xiàn)電話系統(tǒng)存在安全漏洞或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，以便采取措施進(jìn)行處理。（三）應(yīng)急處理1.制定電話信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生信息泄露、網(wǎng)絡(luò)攻擊等緊急情況時(shí)的應(yīng)急處理措施。2.定期組織員工進(jìn)行信息安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高員工的信息安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。3.在信息安全事件發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)查處理，盡量減少損失，并按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司電話使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括電話使用規(guī)定執(zhí)行情況、費(fèi)用控制情況、設(shè)備管理情況、信息安全情況等。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱記錄、抽查通話記錄等方式進(jìn)行。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或個(gè)人限期整改。（二）考核機(jī)制1.建立電話使用考核機(jī)制，將電話使用情況納入員工績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括電話使用規(guī)范執(zhí)行情況、費(fèi)用控制情況、信息安全情況等。3.對(duì)于違反電話使用規(guī)定的員工，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、績(jī)效扣分等。（三）投訴處理1.設(shè)立電話使用投訴渠道，接受員工和其他相關(guān)人員對(duì)電話使用違規(guī)行為的投訴。2.對(duì)于投訴事項(xiàng)，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。3.對(duì)投訴屬實(shí)的違規(guī)行為，將按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并對(duì)投訴人給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。七、附則