采購合同與合同履行評(píng)估工具指南一、工具概述本工具旨在為企業(yè)采購合同管理提供標(biāo)準(zhǔn)化履約評(píng)估框架，通過系統(tǒng)化記錄、分析與反饋，實(shí)現(xiàn)采購過程的風(fēng)險(xiǎn)可控、績效可溯及供應(yīng)商持續(xù)優(yōu)化。適用于各類貨物、服務(wù)及工程類采購合同的履約評(píng)估場(chǎng)景，助力企業(yè)提升采購管理精細(xì)化水平。二、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用主體各類企業(yè)采購部門、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)需求部門及供應(yīng)商管理團(tuán)隊(duì)。（二）適用合同類型貨物采購合同（原材料、設(shè)備、辦公用品等）；服務(wù)采購合同（技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等）；工程采購合同（施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等）。（三）核心應(yīng)用場(chǎng)景日常履約監(jiān)控：在合同執(zhí)行過程中，定期跟蹤供應(yīng)商交付進(jìn)度、質(zhì)量合規(guī)性等關(guān)鍵指標(biāo)；節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收評(píng)估：在合同約定的重要節(jié)點(diǎn)（如交付、驗(yàn)收、質(zhì)保期滿）開展階段性履約評(píng)價(jià)；供應(yīng)商績效考核：結(jié)合履約評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度/季度評(píng)級(jí)，為后續(xù)合作提供依據(jù)；爭議處理支撐：當(dāng)出現(xiàn)履約糾紛時(shí)，評(píng)估表可作為責(zé)任界定、索賠談判的客觀依據(jù)；續(xù)約與淘汰決策：通過歷史履約數(shù)據(jù)，分析供應(yīng)商合作價(jià)值，優(yōu)化供應(yīng)商隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。三、操作流程與實(shí)施步驟步驟一：評(píng)估啟動(dòng)與準(zhǔn)備目標(biāo)：明確評(píng)估范圍、標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任分工，保證評(píng)估工作有序開展。確定評(píng)估周期與節(jié)點(diǎn)根據(jù)合同約定及管理需求，設(shè)定評(píng)估時(shí)間點(diǎn)（如“交付后7個(gè)工作日”“季度末”“質(zhì)保期結(jié)束前30天”）；對(duì)于長期履約合同（如年度框架協(xié)議），可拆分為“月度/季度跟蹤評(píng)估”與“年度綜合評(píng)估”兩級(jí)。組建評(píng)估小組核心成員：采購經(jīng)理（牽頭）、需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部、技術(shù)部）、質(zhì)量驗(yàn)收員、法務(wù)專員；外部參與（可選）：對(duì)于復(fù)雜合同，可邀請(qǐng)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)、審計(jì)人員參與。收集評(píng)估依據(jù)合同文本（含附件：技術(shù)規(guī)格、交付清單、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等）；履約過程中的書面記錄（如訂單函、送貨單、驗(yàn)收單、溝通函件、會(huì)議紀(jì)要）；其他證明材料（檢測(cè)報(bào)告、付款憑證、投訴處理記錄等）。步驟二：信息收集與整理目標(biāo)：全面、準(zhǔn)確收集履約數(shù)據(jù)，為后續(xù)評(píng)估提供事實(shí)支撐。提取合同核心條款從合同中摘取與履約評(píng)估直接相關(guān)的約定，包括：交付要求（時(shí)間、地點(diǎn)、方式）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收流程）；服務(wù)條款（響應(yīng)時(shí)間、培訓(xùn)支持、質(zhì)保期限）；違約責(zé)任（延遲交付、質(zhì)量不合格等的處理措施）。收集履約過程記錄交付環(huán)節(jié)：供應(yīng)商提供的發(fā)貨單、物流跟蹤信息、采購方簽收記錄；質(zhì)量環(huán)節(jié)：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、不合格項(xiàng)處理記錄、復(fù)檢結(jié)果；服務(wù)環(huán)節(jié)：服務(wù)日志、用戶反饋表、問題解決時(shí)效記錄；溝通環(huán)節(jié)：雙方郵件往來、重要電話記錄（需書面確認(rèn)）、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議紀(jì)要。分類整理數(shù)據(jù)按“交付、質(zhì)量、數(shù)量、服務(wù)、付款”等維度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，標(biāo)注異常情況（如延遲交付、數(shù)量不符等），并附相關(guān)證明材料編號(hào)。步驟三：履約評(píng)估與評(píng)分目標(biāo)：基于量化指標(biāo)與定性分析，對(duì)供應(yīng)商履約表現(xiàn)進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。確定評(píng)估維度與權(quán)重根據(jù)合同類型及企業(yè)重點(diǎn)，設(shè)置評(píng)估維度及參考權(quán)重（可調(diào)整）：評(píng)估維度權(quán)重（參考）說明交付履約25%交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式的合規(guī)性質(zhì)量履約30%產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)率、驗(yàn)收合格率數(shù)量履約15%實(shí)際交付數(shù)量與合同約定數(shù)量的偏差服務(wù)履約20%響應(yīng)速度、問題解決效果、服務(wù)態(tài)度付款履約10%供應(yīng)商對(duì)付款條款的配合度（如發(fā)票開具）逐項(xiàng)評(píng)分與記錄采用“百分制”評(píng)分，每個(gè)維度下設(shè)置具體評(píng)分細(xì)則（見“四、模板表格”）；對(duì)于不符合項(xiàng)，需注明“扣分原因”“具體問題描述”及“證據(jù)材料編號(hào)”，避免主觀判斷。計(jì)算綜合得分公式：綜合得分=Σ（各維度得分×對(duì)應(yīng)權(quán)重）；根據(jù)綜合得分劃分履約等級(jí)（示例）：90分及以上：優(yōu)秀（履約表現(xiàn)優(yōu)異，可優(yōu)先續(xù)約）；80-89分：良好（履約達(dá)標(biāo)，需持續(xù)關(guān)注）；60-79分：合格（存在輕微問題，需限期整改）；60分以下：不合格（履約存在嚴(yán)重缺陷，啟動(dòng)違約處理）。步驟四：結(jié)果反饋與改進(jìn)目標(biāo)：推動(dòng)供應(yīng)商履約問題整改，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。內(nèi)部評(píng)審與確認(rèn)評(píng)估小組匯總評(píng)分結(jié)果，形成《采購合同履行評(píng)估報(bào)告》，經(jīng)采購總監(jiān)、法務(wù)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。供應(yīng)商溝通反饋向供應(yīng)商發(fā)送《評(píng)估結(jié)果告知函》，附評(píng)估表及相關(guān)證明材料，明確：履約亮點(diǎn)（可表彰或加分）；存在問題（具體條款、影響程度）；整改要求（措施、時(shí)限、責(zé)任人）。跟蹤整改效果對(duì)于不合格項(xiàng)，要求供應(yīng)商提交《整改計(jì)劃》，并在約定時(shí)限內(nèi)跟蹤落實(shí)；整改完成后，組織復(fù)評(píng)，驗(yàn)證問題是否解決，記錄復(fù)評(píng)結(jié)果。步驟五：歸檔與應(yīng)用目標(biāo)：沉淀履約數(shù)據(jù)，支撐后續(xù)采購決策。資料歸檔將評(píng)估表、評(píng)估報(bào)告、溝通函件、整改記錄等資料整理歸檔，與合同文本統(tǒng)一存放，保存期限不少于合同終止后3年。結(jié)果應(yīng)用供應(yīng)商管理：將評(píng)估結(jié)果納入供應(yīng)商檔案，作為供應(yīng)商分級(jí)、獎(jiǎng)懲（如訂單分配比例調(diào)整、優(yōu)秀供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)）的核心依據(jù)；合同優(yōu)化：分析履約中高頻問題（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），修訂采購合同模板，完善條款約定；流程改進(jìn)：針對(duì)評(píng)估中暴露的管理漏洞（如驗(yàn)收流程不規(guī)范），優(yōu)化內(nèi)部采購管理流程。四、采購合同履行評(píng)估表（模板）（一）基礎(chǔ)信息區(qū)合同編號(hào)合同名稱簽訂日期采購方聯(lián)系人*供應(yīng)商聯(lián)系人*合同金額（元）履約期限評(píng)估日期評(píng)估小組采購經(jīng)理、質(zhì)量驗(yàn)收員、需求部門、法務(wù)專員（二）履約評(píng)估區(qū)評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）標(biāo)準(zhǔn)分實(shí)際得分扣分原因及問題描述（附證據(jù)材料編號(hào)）交付履約（25%）1.1交付時(shí)間準(zhǔn)時(shí)性按合同約定時(shí)間交付得10分；每延遲1天扣2分，延遲超過5天本項(xiàng)0分101.2交付地點(diǎn)準(zhǔn)確性按約定地點(diǎn)交付得5分；錯(cuò)交付導(dǎo)致額外費(fèi)用扣3-5分51.3交付方式合規(guī)性按約定方式（如運(yùn)輸方式、包裝標(biāo)準(zhǔn)）交付得10分；違規(guī)每項(xiàng)扣2分10質(zhì)量履約（30%）2.1驗(yàn)收合格率首次驗(yàn)收100%合格得15分；每有1項(xiàng)不合格扣5分，復(fù)驗(yàn)仍不合格本項(xiàng)0分152.2質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合性完全符合技術(shù)參數(shù)/國家標(biāo)準(zhǔn)得15分；輕微偏差扣5分，重大偏差扣10分15數(shù)量履約（15%）3.1數(shù)量準(zhǔn)確性實(shí)際數(shù)量與合同約定誤差≤0%得10分；每偏差1%扣2分，偏差超5%本項(xiàng)0分103.2配套完整性配件、資料等齊全得5分；缺失每項(xiàng)扣1分5服務(wù)履約（20%）4.1響應(yīng)及時(shí)性約定時(shí)間內(nèi)響應(yīng)（如2小時(shí)內(nèi)）得8分；延遲1次扣2分，延遲超3次本項(xiàng)0分84.2問題解決效果首次解決得7分；需二次解決扣3分，未解決扣7分74.3服務(wù)態(tài)度與專業(yè)性態(tài)度積極、專業(yè)得5分；態(tài)度惡劣或?qū)I(yè)不足扣2-5分5付款履約（10%）5.1發(fā)票開具規(guī)范性按時(shí)開具合規(guī)發(fā)票得5分；延遲/錯(cuò)誤每項(xiàng)扣1分55.2配合度積極配合對(duì)賬、付款流程得5分；推諉拖延扣2-5分5（三）綜合評(píng)估區(qū)綜合得分履約等級(jí)評(píng)估結(jié)論（示例）（計(jì)算得出）優(yōu)秀/良好/合格/不合格□繼續(xù)合作□限期整改□終止合作主要履約亮點(diǎn)：（如：交付及時(shí)、質(zhì)量穩(wěn)定、服務(wù)響應(yīng)迅速等，可具體描述）存在主要問題及改進(jìn)建議：（如：延遲交付3次，建議優(yōu)化生產(chǎn)計(jì)劃；驗(yàn)收不合格項(xiàng)2項(xiàng)，需加強(qiáng)出廠檢驗(yàn)等）（四）簽字確認(rèn)區(qū)采購方評(píng)估人簽字*采購方審核人（采購總監(jiān)*）簽字供應(yīng)商確認(rèn)簽字*（蓋章）日期：日期：日期：五、使用要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）評(píng)估原則：客觀公正，以合同為唯一依據(jù)所有評(píng)分需基于合同條款及客觀證據(jù)，避免個(gè)人主觀臆斷；對(duì)于模糊條款，需雙方書面確認(rèn)后再評(píng)估。（二）及時(shí)性：動(dòng)態(tài)跟蹤，避免數(shù)據(jù)滯后在履約過程中及時(shí)記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果），避免事后回憶導(dǎo)致信息失真；建議建立“履約日志”，由專人實(shí)時(shí)更新。（三）協(xié)同性：多部門參與，保證評(píng)估全面評(píng)估小組需包含采購、需求、質(zhì)量、法務(wù)等相關(guān)部門人員，從不同視角評(píng)價(jià)履約情況，避免單一部門視角片面性。（四）閉環(huán)管理：重視反饋與整改評(píng)估不是終點(diǎn)，需針對(duì)問題推動(dòng)供應(yīng)商整改，并跟蹤驗(yàn)證效果；對(duì)