采購申請(qǐng)審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板（采購成本控制版）一、適用范圍與核心目標(biāo)本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購申請(qǐng)審批場(chǎng)景，尤其適用于對(duì)采購成本有明確控制需求的組織。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)“需求合理化、預(yù)算剛性化、采購?fù)该骰?、成本可控化”，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，避免重復(fù)采購、超預(yù)算采購、高價(jià)采購等問題，最終達(dá)成降本增效的目標(biāo)。二、采購申請(qǐng)審批全流程操作指南（一）第一步：采購需求發(fā)起與初步填報(bào)操作人：采購申請(qǐng)人（需求部門經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：需求確認(rèn)：申請(qǐng)人需與需求部門負(fù)責(zé)人溝通，明確采購商品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途及期望到貨日期，保證需求真實(shí)、必要，避免“為采購而采購”。成本初步預(yù)估：通過市場(chǎng)調(diào)研（如電商平臺(tái)比價(jià)、歷史采購數(shù)據(jù)查詢、供應(yīng)商初步詢價(jià)等）填寫采購商品的預(yù)估單價(jià)、總價(jià)，并說明成本控制依據(jù)（如“參考近3個(gè)月歷史最低價(jià)”“選擇性價(jià)比更高的國(guó)產(chǎn)品牌替代”等）。填寫《采購申請(qǐng)單》：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)申請(qǐng)單，需完整填寫以下信息：基本信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、采購編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則編制）；商品信息：名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、用途說明；成本控制相關(guān)：預(yù)算科目（需匹配部門年度預(yù)算）、預(yù)算金額、成本控制措施（如“批量采購折扣”“選擇二手設(shè)備”“調(diào)整規(guī)格以降低成本”等）；附件：需求部門負(fù)責(zé)人簽字的《需求確認(rèn)函》、技術(shù)參數(shù)要求（如有）、比價(jià)記錄（至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單截圖）等。成本控制要點(diǎn)：需求部門需優(yōu)先考慮“內(nèi)部調(diào)劑”（如其他部門是否有閑置資產(chǎn)可用），避免新增采購；預(yù)估單價(jià)不得高于歷史采購價(jià)的105%（或企業(yè)設(shè)定的成本控制紅線）。（二）第二步：需求部門負(fù)責(zé)人審核操作人：需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部主管）操作內(nèi)容：需求合理性審核：確認(rèn)采購需求與部門工作計(jì)劃、年度目標(biāo)的匹配度，檢查需求描述是否清晰、數(shù)量是否合理（如是否為“最小采購批量”），避免過度采購。預(yù)算匹配性審核：核對(duì)采購商品的預(yù)算科目、預(yù)算金額，保證申請(qǐng)采購在部門年度預(yù)算額度內(nèi)；若超預(yù)算，需在申請(qǐng)單中注明“超預(yù)算原因”及“成本調(diào)整方案”（如減少數(shù)量、降低規(guī)格等），并附部門負(fù)責(zé)人簽字的《預(yù)算調(diào)整說明》。成本初步把關(guān)：審核申請(qǐng)人填寫的“預(yù)估單價(jià)”“成本控制措施”是否合理，如發(fā)覺價(jià)格虛高或成本控制措施不明確，需退回申請(qǐng)人補(bǔ)充說明或重新比價(jià)。操作結(jié)果：審核通過后，在《采購申請(qǐng)單》“需求部門審核”欄簽字確認(rèn)；審核不通過，注明原因并退回申請(qǐng)人。（三）第三步：采購成本專項(xiàng)審核操作人：成本控制專員/成本管理部門（如成本部、財(cái)務(wù)部成本組）操作內(nèi)容：成本合規(guī)性審核：檢查采購申請(qǐng)是否滿足企業(yè)《采購成本控制管理制度》要求（如是否執(zhí)行“三比一議”原則——比質(zhì)量、比價(jià)格、比服務(wù)，議定最優(yōu)方案）。價(jià)格合理性審核：核對(duì)申請(qǐng)人提交的比價(jià)記錄：至少需有2家及以上合格供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)（或系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商平臺(tái)報(bào)價(jià)），報(bào)價(jià)單需包含品牌、規(guī)格、單價(jià)、供貨周期、付款條件等關(guān)鍵信息；調(diào)取歷史采購數(shù)據(jù)：對(duì)比當(dāng)前預(yù)估價(jià)與近6個(gè)月/1年同商品采購價(jià)的差異，若差異超過5%，需申請(qǐng)人提供書面說明（如市場(chǎng)價(jià)格上漲、規(guī)格升級(jí)等）；市場(chǎng)行情復(fù)核：對(duì)高價(jià)值或關(guān)鍵物料，可通過第三方價(jià)格數(shù)據(jù)庫（如行業(yè)采購平臺(tái)、咨詢機(jī)構(gòu)報(bào)告）或?qū)嵉卣{(diào)研核實(shí)價(jià)格合理性。成本優(yōu)化建議：若發(fā)覺成本控制空間，需提出優(yōu)化建議（如“建議選擇A供應(yīng)商，單價(jià)較B供應(yīng)商低8%，且質(zhì)保期更長(zhǎng)”“建議將采購數(shù)量從100件增至150件，享受批量采購95折優(yōu)惠”），并反饋給需求部門申請(qǐng)人。操作結(jié)果：審核通過后，在《采購申請(qǐng)單》“成本審核”欄簽字，并填寫“審核意見”（含最終建議單價(jià)、總價(jià)）；審核不通過，注明具體原因（如“比價(jià)記錄不足”“預(yù)估價(jià)高于市場(chǎng)均價(jià)10%”）并退回需求部門。（四）第四步：財(cái)務(wù)預(yù)算與資金審核操作人：財(cái)務(wù)部預(yù)算專員/財(cái)務(wù)經(jīng)理操作內(nèi)容：預(yù)算額度審核：在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中核對(duì)采購申請(qǐng)的預(yù)算科目、預(yù)算金額是否已批復(fù)，保證“?？顚Ｓ谩?；若涉及跨部門預(yù)算，需確認(rèn)預(yù)算分?jǐn)偙壤欠裾_。資金計(jì)劃匹配：結(jié)合企業(yè)當(dāng)前資金狀況（如現(xiàn)金流、付款周期），審核采購申請(qǐng)的資金支付安排（如預(yù)付款比例、到貨付款賬期）是否符合財(cái)務(wù)制度，避免因采購導(dǎo)致資金鏈緊張。成本核算合規(guī)性：檢查采購商品的入賬科目、成本分?jǐn)偡绞绞欠穹掀髽I(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，保證后續(xù)成本核算準(zhǔn)確。操作結(jié)果：審核通過后，在《采購申請(qǐng)單》“財(cái)務(wù)審核”欄簽字確認(rèn)；若資金緊張或預(yù)算不足，需標(biāo)注“暫緩采購”并說明原因，待資金到位或預(yù)算調(diào)整后重新發(fā)起。（五）第五步：管理層審批（分級(jí)授權(quán)）操作人：根據(jù)采購金額及重要性，由不同層級(jí)管理人員審批（示例）：采購金額（預(yù)估總價(jià)）審批人≤5,000元需求部門負(fù)責(zé)人5,001-50,000元采購部經(jīng)理50,001-200,000元分管副總＞200,000元總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會(huì)操作內(nèi)容：審批重點(diǎn)：審核采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性（是否符合企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)）、成本控制效果（是否達(dá)成降本目標(biāo)）、審批流程完整性（前序環(huán)節(jié)是否全部審核通過）。特殊事項(xiàng)處理：對(duì)“緊急采購”（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的備件），需申請(qǐng)人附《緊急采購說明》（注明緊急原因、無法走常規(guī)流程的理由），并由更高層級(jí)管理人員（如總經(jīng)理）直接審批。操作結(jié)果：審批通過后，在《采購申請(qǐng)單》“管理層審批”欄簽字；審批不通過，注明原因并終止流程。（六）第六步：采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作人：采購部采購專員操作內(nèi)容：供應(yīng)商選擇：根據(jù)審批通過的《采購申請(qǐng)單》，從“合格供應(yīng)商名錄”中選擇供應(yīng)商；若需新增供應(yīng)商，需按供應(yīng)商準(zhǔn)入流程進(jìn)行資質(zhì)審核（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量體系認(rèn)證、過往合作評(píng)價(jià)等）。訂單下達(dá)：與供應(yīng)商簽訂采購合同/訂單，明確商品信息、價(jià)格、數(shù)量、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等條款，合同金額不得高于審批通過的預(yù)估總價(jià)（若需調(diào)整，需重新履行審批流程）。成本執(zhí)行跟蹤：采購專員需跟蹤訂單執(zhí)行情況，如供應(yīng)商是否按時(shí)交貨、商品質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)，實(shí)際采購成本與預(yù)估成本的差異率超過3%時(shí)，需向成本管理部門提交《成本差異說明》。操作結(jié)果：采購?fù)瓿珊?，將采購合同、訂單、?yàn)收單等資料掃描至采購管理系統(tǒng)，同步反饋給申請(qǐng)人及成本部門。（七）第七步：資料歸檔與成本復(fù)盤操作人：采購部檔案管理員、成本管理部門操作內(nèi)容：資料歸檔：將《采購申請(qǐng)單》、審批記錄、比價(jià)資料、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等紙質(zhì)/電子資料統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年（按企業(yè)檔案管理制度執(zhí)行）。成本復(fù)盤：成本管理部門每月/季度對(duì)采購執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括：實(shí)際采購成本與預(yù)算差異、各供應(yīng)商價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、成本控制措施有效性等，形成《采購成本分析報(bào)告》，反饋給管理層及相關(guān)部門，持續(xù)優(yōu)化采購策略。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購申請(qǐng)單模板采購申請(qǐng)單編號(hào)：CGQD-2024-X基本信息內(nèi)容申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日采購編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)/按規(guī)則編制，如“部門代碼-年份-序號(hào)”）商品/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說明（需詳細(xì)描述，如“用于生產(chǎn)線日常維修”“行政部辦公設(shè)備補(bǔ)充”）技術(shù)參數(shù)要求（如有，可另附頁或附件）成本控制相關(guān)預(yù)算科目（如“原材料采購-材料”“管理費(fèi)用-辦公設(shè)備”）預(yù)算金額（元）成本控制措施（如“選擇國(guó)產(chǎn)替代品牌，降低成本15%”“批量采購享受9折優(yōu)惠”“內(nèi)部調(diào)劑使用閑置資產(chǎn)”）比價(jià)記錄（至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，可粘貼截圖或填寫：供應(yīng)商A：元，供應(yīng)商B：元）供應(yīng)商推薦（如有，填寫名稱及推薦理由）審批流程簽字/意見日期需求部門審核（部門負(fù)責(zé)人簽字）年月日成本審核（成本專員簽字，附審核意見）年月日財(cái)務(wù)審核（財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字）年月日管理層審批（審批人簽字，按金額分級(jí)）年月日附件清單（如《需求確認(rèn)函》《技術(shù)參數(shù)書》《比價(jià)記錄》等，需注明份數(shù)）備注（如緊急采購、特殊說明等）四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（一）預(yù)算剛性控制嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購、超預(yù)算不審批”原則，確因特殊情況需超預(yù)算采購的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管副總審批后方可發(fā)起流程。預(yù)算執(zhí)行情況按月通報(bào)，需求部門需對(duì)預(yù)算偏差率超過±5%的事項(xiàng)進(jìn)行書面說明。（二）價(jià)格審核機(jī)制建立合格供應(yīng)商名錄，定期（每季度）對(duì)供應(yīng)商價(jià)格進(jìn)行復(fù)核，淘汰報(bào)價(jià)長(zhǎng)期高于市場(chǎng)均價(jià)的供應(yīng)商。對(duì)高價(jià)值采購（單筆≥10萬元），原則上需公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)，保證價(jià)格公允。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理供應(yīng)商資質(zhì)需每年審核一次，對(duì)提供虛假報(bào)價(jià)、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或交付延遲的供應(yīng)商，采取“警告-降級(jí)-淘汰”措施。建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，從價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)四個(gè)維度進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分結(jié)果與后續(xù)訂單分配掛鉤。（四）成本動(dòng)態(tài)監(jiān)控采購專員需在訂單完成后3個(gè)工作日內(nèi)，將實(shí)際采購成本錄入系統(tǒng)，成本管理部門每月對(duì)比“預(yù)估成本”與“實(shí)際成本”，分析差異原因并跟蹤改進(jìn)。對(duì)“降本增效”顯著的采購項(xiàng)目（如實(shí)際成本低于預(yù)估成本10%以上），可對(duì)需求部門及采購專員給予獎(jiǎng)勵(lì)。