合同管理審核與執(zhí)行流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織在對(duì)外合作中，從合同需求發(fā)起至最終履行完畢的全流程管理，涵蓋采購(gòu)、服務(wù)外包、項(xiàng)目合作、資產(chǎn)處置等典型場(chǎng)景。無(wú)論是新簽合同、補(bǔ)充協(xié)議還是合同變更，均可通過(guò)本模板規(guī)范操作，保證合同管理合規(guī)、高效，降低履約風(fēng)險(xiǎn)。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)需求提出業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要（如采購(gòu)物資、委托服務(wù)、合作開(kāi)發(fā)等），填寫(xiě)《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息（名稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等）、合同標(biāo)的、預(yù)算金額、履行期限、核心需求（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等）。需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至合同管理部門(mén)（如行政部、法務(wù)部或綜合管理部）。立項(xiàng)評(píng)估合同管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門(mén)對(duì)需求進(jìn)行聯(lián)合評(píng)估：財(cái)務(wù)部門(mén)審核預(yù)算合理性，保證符合公司年度預(yù)算及成本控制要求；法務(wù)部門(mén)初步審查合作方主體資格（如是否為失信被執(zhí)行人、經(jīng)營(yíng)范圍是否匹配等）；業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)充說(shuō)明合作背景及合作必要性。評(píng)估通過(guò)后，由合同管理部門(mén)出具《合同立項(xiàng)審批表》，明確項(xiàng)目編號(hào)、合同類(lèi)型、關(guān)鍵條款框架，啟動(dòng)合同起草工作。（二）合同起草與內(nèi)部審核合同起草業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)立項(xiàng)審批結(jié)果，結(jié)合合作方初步溝通意見(jiàn)，起草合同文本。合同內(nèi)容需包含核心要素：雙方主體信息（名稱(chēng)、地址、法定代表人/負(fù)責(zé)人）；合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款/報(bào)酬及支付方式；履行期限、地點(diǎn)、方式；權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式；保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如適用）、合同生效條件。復(fù)雜合同（如重大項(xiàng)目、涉外合同）需由業(yè)務(wù)部門(mén)與法務(wù)部門(mén)共同起草，保證條款嚴(yán)謹(jǐn)、合法合規(guī)。內(nèi)部審核合同文本起草完成后，按以下流程逐級(jí)審核：業(yè)務(wù)部門(mén)審核：由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人審核條款是否滿(mǎn)足需求，履約可行性（如交付時(shí)間、技術(shù)要求是否可實(shí)現(xiàn)）；財(cái)務(wù)部門(mén)審核：重點(diǎn)審核價(jià)款構(gòu)成、支付節(jié)點(diǎn)、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開(kāi)具要求等財(cái)務(wù)相關(guān)條款，保證資金安全；法務(wù)部門(mén)審核：全面審查合同合法性（是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范）、條款完整性（有無(wú)遺漏關(guān)鍵內(nèi)容）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任可執(zhí)行性，避免“霸王條款”或法律漏洞；分管領(lǐng)導(dǎo)審核：對(duì)合同整體內(nèi)容及各部門(mén)審核意見(jiàn)進(jìn)行復(fù)核，從公司戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制角度提出修改意見(jiàn)。審核過(guò)程中，如需修改，由業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)與法務(wù)部門(mén)、合作方溝通調(diào)整，直至所有部門(mén)無(wú)異議。（三）合同審批與簽署最終審批內(nèi)部審核通過(guò)后，由合同管理部門(mén)匯總《合同審批流轉(zhuǎn)單》（含各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)、修改記錄），提交至公司法定代表人/主要負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人簽署審批意見(jiàn)。重大合同（如金額超過(guò)萬(wàn)元、涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。合作方確認(rèn)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)將最終合同文本發(fā)送至合作方確認(rèn)，保證雙方對(duì)條款無(wú)異議。如合作方提出修改，需重新履行內(nèi)部審核流程（僅針對(duì)修改部分）。合同簽署雙方簽署合同：加蓋合同專(zhuān)用章或公章（需保證印章使用已履行內(nèi)部審批程序）；法定代表人/負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表簽字（授權(quán)委托書(shū)需作為合同附件）；合同一式多份（通常至少3份，雙方各執(zhí)1份，公司存檔1份），騎縫章簽署保證完整；電子合同需符合《電子簽名法》要求，使用可靠的電子簽名及存證平臺(tái)。（四）合同履行與跟蹤履約計(jì)劃制定合同簽署后，業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭制定《合同履行計(jì)劃表》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)）、責(zé)任人（業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、部門(mén)負(fù)責(zé)人）、所需支持部門(mén)（如技術(shù)部、財(cái)務(wù)部）。過(guò)程跟蹤與記錄業(yè)務(wù)部門(mén)按履行計(jì)劃定期跟蹤履約情況，填寫(xiě)《合同執(zhí)行跟蹤表》，記錄：各節(jié)點(diǎn)完成情況（如“2024年X月X日完成貨物交付，驗(yàn)收合格”）；出現(xiàn)的問(wèn)題（如延遲交付、質(zhì)量不符）及處理措施（如催告、協(xié)商變更）；雙方溝通記錄（如會(huì)議紀(jì)要、郵件往來(lái)）。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定及履約進(jìn)度辦理款項(xiàng)支付，保證“款到發(fā)貨”或“驗(yàn)收后付款”等條款執(zhí)行到位，留存支付憑證（如發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)賬記錄）。驗(yàn)收與確認(rèn)合同標(biāo)的交付后，由業(yè)務(wù)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（如技術(shù)部、質(zhì)量部）及合作方共同驗(yàn)收，填寫(xiě)《合同驗(yàn)收單》，明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格處理方式（如退貨、整改）。驗(yàn)收單需雙方簽字確認(rèn)，作為履約完成的依據(jù)。（五）合同變更、終止與歸檔合同變更履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容（如標(biāo)的、金額、履行期限），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，履行與原合同相同的內(nèi)部審核、審批流程。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充，與原合同具有同等法律效力。合同終止出現(xiàn)下列情形時(shí)，合同可終止：履行完畢（雙方確認(rèn)驗(yàn)收合格）；協(xié)商一致終止（簽訂《合同終止協(xié)議》，明確清算條款）；因不可抗力導(dǎo)致無(wú)法履行（提供相關(guān)證明材料）；一方違約導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)（守約方發(fā)出書(shū)面終止通知）。合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)需完成清算（如剩余款項(xiàng)支付、物品退還），形成《合同終止報(bào)告》。合同歸檔合同履行完畢或終止后，由合同管理部門(mén)牽頭，業(yè)務(wù)部門(mén)配合整理合同資料，包括：合同文本及附件（如立項(xiàng)表、審批單、變更協(xié)議、驗(yàn)收單、終止報(bào)告）；簽署文件（授權(quán)委托書(shū)、簽字頁(yè)）；履約過(guò)程中的溝通記錄、付款憑證、驗(yàn)收材料等。資料整理完成后，按“一合同一檔”原則歸檔，電子檔案同步存儲(chǔ)至公司檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行期滿(mǎn)后5年（涉及法律糾紛的保存至糾紛解決完畢）。三、核心流程模板與工具表單（一）合同需求申請(qǐng)表項(xiàng)目名稱(chēng)合作方名稱(chēng)需求部門(mén)預(yù)算金額（元）合同標(biāo)的履行期限核心需求說(shuō)明附件清單需求部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：日期：合同管理部門(mén)意見(jiàn)簽字：日期：（二）合同審批流轉(zhuǎn)單合同名稱(chēng)合同編號(hào)合同類(lèi)型申請(qǐng)人審核環(huán)節(jié)審核部門(mén)審核人審核意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)審核*經(jīng)理財(cái)務(wù)部門(mén)審核*會(huì)計(jì)主管法務(wù)部門(mén)審核*律師分管領(lǐng)導(dǎo)審批*總監(jiān)法定代表人審批*總經(jīng)理（三）合同執(zhí)行跟蹤表合同名稱(chēng)合同編號(hào)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人完成情況說(shuō)明貨物交付2024-06-302024-06-28*業(yè)務(wù)員按時(shí)交付驗(yàn)收2024-07-052024-07-07*技術(shù)主管延期2天，原因：客戶(hù)方人員請(qǐng)假付款2024-07-102024-07-10*財(cái)務(wù)專(zhuān)員按時(shí)支付（四）合同變更記錄表原合同編號(hào)變更原因變更內(nèi)容摘要變更后金額（元）審批流程2024采字001號(hào)客戶(hù)需求調(diào)整，增加服務(wù)項(xiàng)增加“售后培訓(xùn)”服務(wù)，費(fèi)用+2萬(wàn)元52萬(wàn)元按原合同審批流程重新審核雙方確認(rèn)簽字甲方：*經(jīng)理乙方：*負(fù)責(zé)人日期：2024-05-20四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與執(zhí)行規(guī)范（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)合作方需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)（如行業(yè)許可、認(rèn)證證書(shū)）等復(fù)印件，并通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)其是否合法存續(xù)、有無(wú)失信記錄或涉訴信息，避免與無(wú)資質(zhì)主體簽約。（二）條款完整性風(fēng)險(xiǎn)合同條款不得遺漏核心要素（如標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任），避免使用“按雙方協(xié)商確定”“具體以實(shí)際為準(zhǔn)”等模糊表述，保證權(quán)利義務(wù)明確、可執(zhí)行。（三）審批流程風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁越級(jí)審批或“先簽后批”，所有合同必須按流程完成業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)及管理層審核，重大合同需集體決策，保證審批環(huán)節(jié)無(wú)遺漏。（四）履約跟蹤風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)需定期跟蹤履約進(jìn)度，發(fā)覺(jué)延遲、違約等問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)合同管理部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)采取催告、協(xié)商、訴訟等措施，避免損失擴(kuò)大。（五）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)合同資料需在