企業(yè)文件歸檔與管理制度執(zhí)行手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)文件管理流程，保證文件在形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管及利用過程中的完整性、安全性和可追溯性，提高辦公效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本執(zhí)行手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為企業(yè)各部門提供統(tǒng)一的文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)，明確操作規(guī)范與責(zé)任分工，保障企業(yè)檔案資源的有效利用與合規(guī)管理。第一章總則一、適用范圍與行業(yè)應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件，包括但不限于行政文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)報(bào)告等。行業(yè)應(yīng)用場(chǎng)景：適用于制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、信息技術(shù)、建筑工程等各類需要規(guī)范化文件管理的企業(yè)場(chǎng)景，尤其適合需應(yīng)對(duì)合規(guī)檢查、歷史數(shù)據(jù)追溯、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等需求的企業(yè)。二、管理基本原則完整性原則：保證文件在形成、流轉(zhuǎn)過程中無遺漏，歸檔材料齊全、準(zhǔn)確反映工作內(nèi)容。安全性原則：涉密文件與非涉密文件分開管理，采取加密、權(quán)限控制等措施，防止信息泄露或損毀。規(guī)范性原則：統(tǒng)一文件分類、編號(hào)、格式及歸檔流程，保證管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。高效性原則：優(yōu)化文件歸檔與利用流程，減少重復(fù)勞動(dòng)，提升信息檢索與調(diào)用效率。三、制度依據(jù)本手冊(cè)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及企業(yè)內(nèi)部《行政管理制度》《保密管理制度》等制定，保證符合國家法律法規(guī)及企業(yè)管理要求。第二章文件分類與編號(hào)規(guī)則一、文件分類體系企業(yè)文件采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類+三級(jí)分類”逐級(jí)細(xì)分的方法，具體一級(jí)分類二級(jí)分類三級(jí)分類示例行政管理制度流程綜合、人事、財(cái)務(wù)、辦公《考勤管理制度》（行政-制度流程-人事）業(yè)務(wù)管理合同協(xié)議銷售合同、采購合同、服務(wù)合同《產(chǎn)品銷售合同》（業(yè)務(wù)-合同協(xié)議-銷售）項(xiàng)目管理項(xiàng)目資料立項(xiàng)、執(zhí)行、驗(yàn)收、歸檔《項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告》（項(xiàng)目-項(xiàng)目資料-立項(xiàng)）財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)報(bào)告月報(bào)、年報(bào)、審計(jì)報(bào)告《2023年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告》（財(cái)務(wù)-財(cái)務(wù)報(bào)告-年報(bào)）人力資源管理員工檔案入職、離職、培訓(xùn)、考核《員工入職登記表》（人事-員工檔案-入職）二、文件編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)采用“部門代碼-年份-分類代碼-流水號(hào)”格式，保證唯一性與可追溯性。部門代碼：用部門名稱首字母縮寫表示（如行政部“XZ”、人力資源部“RL”、財(cái)務(wù)部“CW”）。年份：文件形成年份，用4位數(shù)字表示（如2024年）。分類代碼：對(duì)應(yīng)二級(jí)分類名稱首字母縮寫（如制度流程“ZD”、合同協(xié)議“HT”）。流水號(hào)：當(dāng)年同一分類文件的順序號(hào)，用3位數(shù)字表示（從001開始）。示例：行政部2024年發(fā)布的第3項(xiàng)考勤管理制度，編號(hào)為“XZ-2024-ZD-003”。三、密級(jí)劃分與標(biāo)識(shí)根據(jù)文件涉密程度，分為以下四級(jí)，并在文件首頁右上角標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)：公開：可對(duì)外公開的文件（如企業(yè)宣傳冊(cè)、公開招標(biāo)文件），標(biāo)識(shí)“★”。內(nèi)部：企業(yè)內(nèi)部使用，禁止外傳的文件（如內(nèi)部通知、部門工作計(jì)劃），標(biāo)識(shí)“★”。秘密：僅限特定人員知悉，泄露可能造成企業(yè)損失的文件（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心業(yè)務(wù)合同），標(biāo)識(shí)“★★”。機(jī)密：核心機(jī)密信息，泄露將嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)利益的文件（如核心技術(shù)資料、并購方案），標(biāo)識(shí)“★★★”。第三章文件歸檔全流程操作指引一、文件收集：明確責(zé)任范圍與時(shí)間節(jié)點(diǎn)責(zé)任主體：各業(yè)務(wù)部門指定專人（如*部門助理）作為本部門文件收集第一責(zé)任人。收集范圍：部門在履職過程中形成的正式文件（含紙質(zhì)版與電子版）；上級(jí)單位發(fā)來的需執(zhí)行的文件（含批復(fù)、通知）；外單位發(fā)來的與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的文件（如合同、函件）；會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)形成的記錄材料（如會(huì)議紀(jì)要、PPT、照片）。時(shí)間要求：月度文件：每月25日前完成當(dāng)月文件收集；年度文件：次年1月10日前完成上一年度文件匯總；專項(xiàng)活動(dòng)文件：活動(dòng)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)完成收集。二、初步整理：規(guī)范文件基礎(chǔ)信息操作步驟：檢查完整性：核對(duì)文件是否齊全，如有缺失，及時(shí)聯(lián)系經(jīng)辦人補(bǔ)充（如合同需附簽字頁、會(huì)議紀(jì)要需附參會(huì)人員簽到表）。去除無關(guān)材料：剔除文件草稿、重復(fù)件及與業(yè)務(wù)無關(guān)的附件（如無關(guān)的網(wǎng)頁打印件）。排序與裝訂：按文件形成時(shí)間順序排序，紙質(zhì)文件使用無酸紙夾裝訂（不得使用訂書釘），電子文件按“文件名+日期”重命名（如“合同-20240315”）。三、分類編號(hào)：嚴(yán)格執(zhí)行分類標(biāo)準(zhǔn)操作步驟：確定分類：根據(jù)文件內(nèi)容對(duì)照第二章“文件分類體系”選擇一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)分類。賦予編號(hào)：按“文件編號(hào)規(guī)則”唯一編號(hào)，用鉛筆輕寫在文件右上角（電子文件編號(hào)嵌入文件名）。填寫標(biāo)簽：紙質(zhì)文件粘貼《文件標(biāo)簽》（含編號(hào)、名稱、密級(jí)、形成日期、部門），電子文件在文件屬性中填寫“摘要”“關(guān)鍵詞”等信息。四、歸檔移交：保證交接可追溯操作步驟：填寫《文件歸檔登記表》：一式兩份，列明文件編號(hào)、名稱、密級(jí)、份數(shù)、形成日期、移交人、接收人等信息（詳見第五章模板1）。移交文件：移交人攜帶整理好的文件及登記表至檔案管理部門，與檔案管理員*共同核對(duì)文件數(shù)量與信息。簽字確認(rèn)：雙方核對(duì)無誤后，在登記表上簽字，各執(zhí)一份作為交接憑證。五、入庫保管：規(guī)范存儲(chǔ)與維護(hù)存儲(chǔ)要求：紙質(zhì)文件：存入符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的鐵皮柜，柜內(nèi)放置防蟲劑、干燥劑，庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，定期（每季度）檢查防火、防潮、防霉情況。電子文件：存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器，定期（每周）進(jìn)行增量備份，每月進(jìn)行全量備份，備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤）需異地存放。密級(jí)文件保管：秘密以上文件需單獨(dú)存放，由檔案管理員專人保管，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；電子涉密文件需加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限（如僅特定IP地址可訪問）。六、利用申請(qǐng)：規(guī)范借閱與歸還流程適用場(chǎng)景：因工作需要查閱、復(fù)制或借閱歸檔文件時(shí)。操作步驟：提交申請(qǐng)：填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（詳見第五章模板2），說明借閱原因、文件名稱、借閱期限、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字后提交檔案管理部門。審批與登記：公開、內(nèi)部文件：檔案管理員*審核后直接登記；秘密、機(jī)密文件：需經(jīng)分管副總審批，檔案管理員登記后提供。借閱與歸還：查閱/復(fù)制：在檔案管理部門指定區(qū)域進(jìn)行，檔案管理員*現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督；借出：借閱期限不超過5個(gè)工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前1天申請(qǐng)；逾期未還：檔案管理員催促，超過10天未還需提交書面說明并報(bào)部門負(fù)責(zé)人處理。七、到期銷毀：合規(guī)處理與記錄適用場(chǎng)景：保管期限屆滿且無繼續(xù)保存必要的文件。操作步驟：鑒定與審批：檔案管理員每年12月編制《到期文件清單》（含編號(hào)、名稱、保管期限、到期日期），提交檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成）鑒定；鑒定后填寫《文件銷毀審批表》（詳見第五章模板3），經(jīng)總經(jīng)理*簽字批準(zhǔn)。銷毀與監(jiān)督：紙質(zhì)文件：采用碎紙機(jī)銷毀，由檔案管理員與行政部共同監(jiān)銷，保證文件無法復(fù)原；電子文件：使用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件徹底刪除，并記錄銷毀時(shí)間、操作人。記錄存檔：銷毀完成后，《文件銷毀審批表》《銷毀記錄表》由檔案管理員*整理存檔，保存期限不少于10年。第四章部門職責(zé)分工一、行政部（檔案管理部門）負(fù)責(zé)制定、修訂企業(yè)文件歸檔與管理制度，監(jiān)督各部門執(zhí)行；指導(dǎo)各部門文件分類、編號(hào)及整理工作，提供培訓(xùn)支持；負(fù)責(zé)歸檔文件的接收、保管、維護(hù)、利用及銷毀工作；定期組織檔案管理檢查，對(duì)違規(guī)行為提出整改意見。二、各業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件收集、整理、初步審核及歸檔移交；保證本部門文件完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求；配合檔案管理部門開展文件鑒定、銷毀等工作。三、檔案管理員*負(fù)責(zé)接收、登記、分類、保管歸檔文件，保證存儲(chǔ)環(huán)境達(dá)標(biāo)；辦理文件借閱、復(fù)制手續(xù)，監(jiān)督借閱過程；定期檢查文件狀態(tài)，對(duì)損壞、丟失的文件及時(shí)報(bào)告并處理；建立文件管理臺(tái)賬，定期更新檔案目錄。四、管理層（部門負(fù)責(zé)人*及以上）審批本部門文件歸檔、借閱、銷毀等重要事項(xiàng)；支持本部門檔案管理工作，提供必要資源（如設(shè)備、時(shí)間）；對(duì)本部門檔案管理違規(guī)行為承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第五章實(shí)用工具模板清單模板1：文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱密級(jí)形成日期形成部門份數(shù)移交人接收人歸檔日期備注XZ-2024-ZD-003考勤管理制度內(nèi)部2024-03-10行政部22024-03-25附電子版CW-2024-HT-015辦公設(shè)備采購合同秘密2024-03-12財(cái)務(wù)部12024-03-26正本1份模板2：文件借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱日期趙六銷售部1382024-03-20文件信息文件編號(hào)文件名稱密級(jí)借閱期限XZ-2024-ZD-001會(huì)議紀(jì)要內(nèi)部3個(gè)工作日借閱原因需查閱2024年Q1部門會(huì)議安排，用于工作總結(jié)撰寫。部門負(fù)責(zé)人審批同意借閱。簽字：*部門負(fù)責(zé)人日期：2024-03-20檔案管理員處理已提供復(fù)印件，借閱登記完成。簽字：*檔案管理員日期：2024-03-20模板3：文件銷毀審批表文件編號(hào)文件名稱保管期限到期日期銷毀原因RL-2020-KP-120員工績(jī)效考核表（2020年）10年2030-12-31保管期限屆滿鑒定小組意見經(jīng)鑒定，該文件無繼續(xù)保存價(jià)值，同意銷毀。簽字：*（鑒定小組組長）日期：2024-03-15總經(jīng)理審批同意銷毀。簽字：*總經(jīng)理日期：2024-03-18銷毀執(zhí)行情況紙質(zhì)文件已通過碎紙機(jī)銷毀，監(jiān)銷人：檔案管理員、行政部。日期：2024-03-25第六章執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示一、常見問題與解決措施文件收集不及時(shí)、不完整風(fēng)險(xiǎn)：導(dǎo)致歸檔文件缺失，影響歷史數(shù)據(jù)追溯。措施：各部門設(shè)置文件收集節(jié)點(diǎn)（如每月25日），檔案管理員*每月初發(fā)送催收通知；將文件歸檔納入部門績(jī)效考核。文件分類錯(cuò)誤、編號(hào)重復(fù)風(fēng)險(xiǎn)：文件檢索困難，管理混亂。措施：定期組織檔案管理培訓(xùn)，發(fā)放《文件分類手冊(cè)》；檔案管理員*在接收文件時(shí)嚴(yán)格審核分類與編號(hào)，發(fā)覺錯(cuò)誤及時(shí)退回更正。涉密文件管理不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)：信息泄露，造成企業(yè)損失。措施：加強(qiáng)保密教育，涉密文件單獨(dú)存放，借閱實(shí)行“雙人審批”；電子涉密文件定期檢查訪問權(quán)限，禁止外傳。借閱文件逾期不還或損壞風(fēng)險(xiǎn)：文件丟失或損毀，影響后續(xù)利用。措施：借閱前明確借閱期限與保管責(zé)任，逾期未還暫停借閱權(quán)限；損壞文件需照價(jià)賠償并書面檢討。二、持續(xù)改進(jìn)機(jī)制定期評(píng)估：檔案管理部門每半年組織一次檔