合同管理制度版本一、總則為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。本制度適用于公司及下屬各部門、分支機構(gòu)簽訂的各類合同。合同管理應遵循合法、公平、誠信、審慎的原則，確保合同的簽訂和履行符合公司的利益和法律法規(guī)的要求。二、合同管理部門及職責公司設立專門的合同管理部門（以下簡稱“合同管理部”），全面負責公司的合同管理工作。合同管理部的主要職責包括：1.制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行。2.組織合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等工作。3.對合同文本進行合法性、合規(guī)性審查，提出修改意見和建議。4.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行跟蹤和記錄。5.負責處理合同糾紛，參與合同爭議的協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟等活動。6.組織合同管理人員的培訓和業(yè)務交流，提高合同管理水平。7.定期對公司合同管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議。各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務范圍內(nèi)合同的前期洽談、起草、履行等工作，并配合合同管理部做好合同的審核、簽訂、變更、解除等工作。各業(yè)務部門的主要職責包括：1.負責與合同相對方進行業(yè)務洽談，了解對方的基本情況和合同需求。2.根據(jù)業(yè)務洽談情況，起草合同文本，并確保合同內(nèi)容符合公司的業(yè)務要求和利益。3.對合同相對方的主體資格、資信狀況等進行調(diào)查和評估，并提供相關資料和信息。4.負責合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.按照合同管理部的要求，提供合同履行情況的相關資料和信息。6.配合合同管理部處理合同糾紛，提供相關證據(jù)和資料。三、合同簽訂前的準備工作1.合同相對方的調(diào)查與評估-業(yè)務部門在與合同相對方進行業(yè)務洽談前，應首先對其主體資格、資信狀況、經(jīng)營業(yè)績、商業(yè)信譽等進行調(diào)查和評估。調(diào)查方式包括但不限于實地考察、查詢工商登記信息、查詢信用報告、向相關機構(gòu)和單位咨詢等。-業(yè)務部門應要求合同相對方提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關資料，并對資料的真實性、合法性進行審核。-對于重大合同或涉及金額較大的合同，業(yè)務部門應組織相關人員對合同相對方進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、財務狀況、技術(shù)實力等情況。-根據(jù)調(diào)查和評估結(jié)果，業(yè)務部門應撰寫《合同相對方調(diào)查評估報告》，對合同相對方的綜合情況進行評價，并提出是否與對方簽訂合同的建議。《合同相對方調(diào)查評估報告》應經(jīng)業(yè)務部門負責人審核簽字后，報合同管理部備案。2.合同文本的起草-業(yè)務部門應根據(jù)業(yè)務洽談情況和合同相對方的要求，起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。-合同文本應使用規(guī)范的語言和格式，條款內(nèi)容應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的表述。-對于公司常用的合同類型，合同管理部應制定標準合同文本，供業(yè)務部門參考使用。業(yè)務部門在起草合同文本時，應優(yōu)先使用標準合同文本，并根據(jù)實際情況進行適當修改和補充。-業(yè)務部門起草的合同文本應經(jīng)本部門內(nèi)部審核，確保合同內(nèi)容符合公司的業(yè)務要求和利益。審核內(nèi)容包括合同條款的完整性、合法性、合理性，以及合同風險的評估和防范等。-業(yè)務部門內(nèi)部審核通過后，應將合同文本及相關資料一并提交合同管理部進行審核。四、合同的審核與簽訂1.合同的審核-合同管理部收到業(yè)務部門提交的合同文本及相關資料后，應在[規(guī)定時間]內(nèi)完成審核工作。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面。-合同管理部應重點審核合同的主體資格、合同標的、合同條款、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容，確保合同符合法律法規(guī)的要求和公司的利益。-對于涉及公司重大利益或法律風險較高的合同，合同管理部應組織相關部門和專業(yè)人員進行會審，共同對合同進行審核和評估。-合同管理部在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)合同文本存在問題或風險，應及時與業(yè)務部門溝通，并提出修改意見和建議。業(yè)務部門應根據(jù)合同管理部的意見和建議，對合同文本進行修改和完善。-經(jīng)合同管理部審核通過的合同文本，應提交公司領導審批。公司領導根據(jù)合同的重要程度和金額大小，分別進行審批。對于重大合同或涉及金額較大的合同，應提交公司董事會或總經(jīng)理辦公會進行審議。2.合同的簽訂-經(jīng)公司領導審批通過的合同，由業(yè)務部門負責與合同相對方進行簽訂。簽訂合同前，業(yè)務部門應再次核對合同文本的內(nèi)容，確保合同條款與審批意見一致。-合同簽訂應采用書面形式，并由雙方當事人簽字或蓋章。對于需要法定代表人簽字的合同，應由法定代表人本人簽字或授權(quán)代理人簽字。授權(quán)代理人簽字的，應出具法定代表人的授權(quán)委托書。-合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本原件送交合同管理部存檔。合同管理部應建立合同檔案，對合同文本及相關資料進行妥善保管。五、合同的履行1.合同履行的監(jiān)督與管理-業(yè)務部門是合同履行的責任主體，應負責合同的全面履行。業(yè)務部門應指定專人負責合同的跟蹤和監(jiān)督，及時掌握合同履行情況，確保合同按照約定的時間、地點和方式履行。-業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，對合同履行過程中的各項情況進行記錄，包括合同的執(zhí)行進度、款項支付情況、貨物交付情況、質(zhì)量驗收情況等。合同履行臺賬應定期進行更新和整理，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。-合同管理部應定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，了解合同的執(zhí)行情況和存在的問題。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風險，合同管理部應及時向公司領導報告，并提出處理意見和建議。2.合同款項的支付與收取-業(yè)務部門應按照合同約定的時間和方式支付合同款項。支付合同款項前，業(yè)務部門應填寫《合同付款申請表》，并附合同文本、發(fā)票、驗收報告等相關資料，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報財務部門審核。-財務部門應根據(jù)合同約定和相關財務制度，對《合同付款申請表》及相關資料進行審核。審核通過后，財務部門應按照規(guī)定的程序辦理付款手續(xù)。-業(yè)務部門應及時收取合同款項，確保公司的資金安全。對于到期未收回的合同款項，業(yè)務部門應及時與合同相對方進行溝通和協(xié)商，了解款項未支付的原因，并采取相應的措施進行催收。-對于逾期未支付合同款項的合同相對方，業(yè)務部門應按照合同約定追究其違約責任，并及時向合同管理部報告。合同管理部應根據(jù)情況，采取法律手段維護公司的合法權(quán)益。3.合同變更與解除-在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或其他原因需要變更或解除合同的，業(yè)務部門應及時與合同相對方進行溝通和協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。-業(yè)務部門提出合同變更或解除申請時，應填寫《合同變更/解除申請表》，說明變更或解除合同的原因、內(nèi)容和對公司的影響，并附相關資料和證據(jù)?！逗贤兏?解除申請表》應經(jīng)部門負責人審核簽字后，報合同管理部審核。-合同管理部應組織相關部門和專業(yè)人員對合同變更或解除申請進行評估和審核，分析變更或解除合同的必要性、合法性和可行性，以及對公司的利益和風險影響。審核通過后，合同管理部應將《合同變更/解除申請表》及相關資料提交公司領導審批。-經(jīng)公司領導審批通過的合同變更或解除協(xié)議，由業(yè)務部門負責與合同相對方進行簽訂。簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同變更或解除協(xié)議原件送交合同管理部存檔。-合同變更或解除后，業(yè)務部門應按照變更或解除協(xié)議的約定，及時調(diào)整合同履行計劃，并處理好相關的善后事宜。六、合同糾紛的處理1.糾紛的預防與預警-合同管理部和業(yè)務部門應加強合同管理，提高合同風險防范意識，從源頭上預防合同糾紛的發(fā)生。在合同簽訂前，應嚴格審查合同相對方的主體資格和資信狀況，確保合同條款明確、具體、完整，避免出現(xiàn)模糊、歧義的表述。-在合同履行過程中，應加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免問題擴大化導致合同糾紛的發(fā)生。-合同管理部應建立合同糾紛預警機制，對可能出現(xiàn)的合同糾紛進行及時預警。當發(fā)現(xiàn)合同相對方存在違約行為或其他可能導致合同糾紛的情況時，合同管理部應及時向業(yè)務部門發(fā)出預警通知，并協(xié)助業(yè)務部門采取相應的措施進行處理。2.糾紛的處理程序-當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務部門應及時向合同管理部報告，并提供相關的合同文本、履行記錄、往來函件等資料和證據(jù)。合同管理部應組織相關部門和專業(yè)人員對糾紛情況進行分析和評估，制定處理方案。-對于一般的合同糾紛，合同管理部應首先與合同相對方進行溝通和協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商的方式解決糾紛。在協(xié)商過程中，應注意收集和保留相關的證據(jù)，為可能的法律訴訟做好準備。-如協(xié)商不成，合同管理部應根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇通過仲裁或訴訟的方式解決糾紛。在選擇仲裁或訴訟時，應考慮糾紛的性質(zhì)、金額大小、證據(jù)情況等因素，選擇合適的爭議解決機構(gòu)和方式。-合同管理部應委托專業(yè)的律師代理仲裁或訴訟案件，并與律師保持密切溝通，及時了解案件的進展情況。在仲裁或訴訟過程中，應積極配合律師的工作，提供相關的證據(jù)和資料，確保案件的順利進行。-仲裁或訴訟結(jié)束后，合同管理部應根據(jù)裁決或判決結(jié)果，及時執(zhí)行相關的義務，并對糾紛處理情況進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，避免類似糾紛的再次發(fā)生。七、合同檔案管理1.檔案的建立與保管-合同管理部應建立合同檔案管理制度，對合同文本及相關資料進行統(tǒng)一管理和保管。合同檔案應包括合同文本、合同審批文件、合同履行記錄、往來函件、糾紛處理資料等。-合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本原件送交合同管理部存檔。合同管理部應按照合同的類別、簽訂時間、合同相對方等因素，對合同檔案進行分類整理和編號，并建立合同檔案目錄。-合同檔案應存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全和完整。檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和維護，防止檔案的損壞、丟失和泄露。2.檔案的查閱與借閱-公司內(nèi)部各部門和人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報合同管理部批準。-合同管理部應根據(jù)查閱或借閱的目的和范圍，決定是否批準查閱或借閱申請。對于涉及公司機密或敏感信息的合同檔案，應嚴格控制查閱和借閱的范圍和權(quán)限。-查閱或借閱合同檔案時，應遵守檔案管理制度的相關規(guī)定，不得損壞、涂改、復制或泄露檔案內(nèi)容。查閱或借閱完畢后，應及時歸還合同檔案。八、合同管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制-公司應建立合同管理監(jiān)督機制，加強對合同管理工作的監(jiān)督和檢查。審計部門應定期對合同管理工作進行審計，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行的合規(guī)性、合同檔案的管理情況等。-合同管理部應定期對各業(yè)務部門的合同管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見和建議。各業(yè)務部門應積極配合合同管理部的檢查和評估工作，對存在的問題及時進行整改。2.