采購(gòu)合同審查流程工具包一、采購(gòu)合同審查流程工具包概述采購(gòu)合同是企業(yè)開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)的核心法律文件，其條款的合規(guī)性、嚴(yán)謹(jǐn)性直接關(guān)系到企業(yè)的資金安全、供應(yīng)鏈穩(wěn)定及法律風(fēng)險(xiǎn)控制。為規(guī)范采購(gòu)合同審查流程，提升審查效率，降低合同履行風(fēng)險(xiǎn)，特制定本工具包。本工具包整合了合同審查全流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、操作步驟及標(biāo)準(zhǔn)化表格，覆蓋從合同接收、主體資格審查、條款審查到最終歸檔的全生命周期，適用于企業(yè)采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)人員，助力實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與高效化。二、為何需要這套工具包（一）企業(yè)采購(gòu)合同管理的常見(jiàn)痛點(diǎn)在實(shí)際業(yè)務(wù)中，企業(yè)采購(gòu)合同管理常面臨以下問(wèn)題：流程混亂：審查環(huán)節(jié)不明確，各部門(mén)職責(zé)交叉或缺失，導(dǎo)致合同審查效率低下；風(fēng)險(xiǎn)遺漏：缺乏標(biāo)準(zhǔn)化審查清單，易忽略關(guān)鍵條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決），埋下法律隱患；責(zé)任不清：合同修訂過(guò)程記錄不完整，出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)難以追溯責(zé)任主體；效率低下：重復(fù)勞動(dòng)多，如主體信息反復(fù)核實(shí)、條款表述不規(guī)范等，耗費(fèi)不必要的人力成本。（二）工具包的核心價(jià)值本工具包通過(guò)“流程標(biāo)準(zhǔn)化、工具表格化、責(zé)任明確化”的設(shè)計(jì)，可有效解決上述痛點(diǎn)：規(guī)范流程：明確6大審查步驟及節(jié)點(diǎn)，保證合同審查無(wú)遺漏；控制風(fēng)險(xiǎn)：提供結(jié)構(gòu)化審查清單，覆蓋法律、商業(yè)、合規(guī)等多維度風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化表格可直接套用，減少重復(fù)工作，縮短審查周期；責(zé)任可追溯：全流程記錄留痕，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，便于后續(xù)復(fù)盤(pán)與改進(jìn)。三、采購(gòu)合同審查全流程操作指南（一）第一步：合同接收與初步登記操作內(nèi)容：采購(gòu)合同簽訂前，需由采購(gòu)專(zhuān)員統(tǒng)一接收對(duì)方提交的合同草案，核對(duì)合同基本信息完整性，并進(jìn)行登記編號(hào)，保證后續(xù)審查流程可追溯。關(guān)鍵動(dòng)作：接收合同：核對(duì)合同文本是否完整（包括合同、附件、技術(shù)參數(shù)等），確認(rèn)份數(shù)（通常為一式三份：采購(gòu)方、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)/歸檔各一份）；信息核對(duì)：檢查合同基本信息（合同名稱(chēng)、合同編號(hào)、簽約主體、金額、日期等）是否填寫(xiě)完整，無(wú)空白項(xiàng)（如無(wú)內(nèi)容需注明“無(wú)”并蓋章）；登記編號(hào)：按照企業(yè)合同編號(hào)規(guī)則（如“采購(gòu)-年份-部門(mén)序號(hào)-流水號(hào)”）賦予唯一合同編號(hào)，避免重復(fù)或遺漏。工具表格：表1：合同接收登記表合同編號(hào)合同名稱(chēng)提交日期提交人（供應(yīng)商）采購(gòu)金額（元）合同版本接收人初步備注CG-2024-001原材料采購(gòu)合同2024-03-01（*有限公司）500,000V1.0*專(zhuān)員待審查主體資質(zhì)CG-2024-002設(shè)備采購(gòu)合同2024-03-02（*科技發(fā)展公司）1,200,000V1.0*專(zhuān)員附技術(shù)參數(shù)表表格使用說(shuō)明：“合同編號(hào)”需按企業(yè)統(tǒng)一規(guī)則填寫(xiě)，保證唯一性；“提交人”需填寫(xiě)供應(yīng)商對(duì)接人姓名及公司全稱(chēng)；“初步備注”可記錄合同特殊事項(xiàng)（如是否含附件、緊急程度等），供后續(xù)審查參考。（二）第二步：合同主體資格審查操作內(nèi)容：審查合同簽約主體是否具備合法履約資格，避免與無(wú)資質(zhì)、無(wú)授權(quán)或經(jīng)營(yíng)異常的主體簽約，從源頭防范合同風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)鍵動(dòng)作：企業(yè)基本信息核實(shí)：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方征信平臺(tái)，核查供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、成立日期、經(jīng)營(yíng)期限等）是否真實(shí)有效，確認(rèn)未被列入“經(jīng)營(yíng)異常名錄”或“嚴(yán)重違法失信名單”；特殊資質(zhì)審查：若采購(gòu)標(biāo)的涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械、建筑工程等），需核查供應(yīng)商是否具備相應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）；授權(quán)代表審查：若簽約人非法定代表人，需核查其《授權(quán)委托書(shū)》（是否在有效期內(nèi)、授權(quán)范圍是否包含簽約事項(xiàng)）及授權(quán)代表身份證件；履約能力評(píng)估：通過(guò)供應(yīng)商過(guò)往合作記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表（如為新供應(yīng)商）等，評(píng)估其生產(chǎn)能力、供貨能力及資金實(shí)力，保證其能按合同約定履行義務(wù)。工具表格：表2：主體資格審查表審查項(xiàng)目審查內(nèi)容審查結(jié)果（合格/不合格）證明材料編號(hào)備注企業(yè)名稱(chēng)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否一致合格營(yíng)業(yè)執(zhí)照-001統(tǒng)一社會(huì)信用代碼是否真實(shí)、有效合格營(yíng)業(yè)執(zhí)照-001通過(guò)官網(wǎng)核驗(yàn)經(jīng)營(yíng)期限是否在有效期內(nèi)合格營(yíng)業(yè)執(zhí)照-001有效期至2026-12-31特殊資質(zhì)食品生產(chǎn)許可證（SC編號(hào)）合格許可證-002在有效期內(nèi)授權(quán)委托書(shū)授權(quán)范圍是否包含本次簽約合格授權(quán)書(shū)-003授權(quán)人：*（法定代表人）履約能力評(píng)估過(guò)往3年供貨履約率≥95%合格供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告-004表格使用說(shuō)明：“審查結(jié)果”需明確勾選“合格”或“不合格”，不合格項(xiàng)需在“備注”欄說(shuō)明原因（如“經(jīng)營(yíng)期限已過(guò)期”“特殊資質(zhì)未取得”）；“證明材料編號(hào)”需對(duì)應(yīng)合同附件中的材料順序，便于后續(xù)查閱；若審查不合格，需立即終止流程，要求供應(yīng)商更換主體或補(bǔ)充材料，重新啟動(dòng)審查。（三）第三步：合同核心條款審查操作內(nèi)容：對(duì)合同條款逐項(xiàng)進(jìn)行合法性與合理性審查，重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)的、價(jià)款、履行、違約等核心條款，保證條款明確、無(wú)歧義，符合企業(yè)利益。關(guān)鍵動(dòng)作：標(biāo)的物條款：審查標(biāo)的物名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否清晰明確（如需提供技術(shù)參數(shù)表，需作為合同附件）；價(jià)款與支付條款：審查單價(jià)、總價(jià)是否合理，支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例及支付條件）是否明確，避免出現(xiàn)“分期支付無(wú)具體時(shí)間”“質(zhì)保金無(wú)返還條件”等漏洞；履行期限與地點(diǎn)：審查交貨/服務(wù)期限是否合理（如“收到預(yù)付款后30日內(nèi)交貨”），履行地點(diǎn)（如“采購(gòu)方指定倉(cāng)庫(kù)”）是否明確，避免因“約定期限不明”導(dǎo)致違約爭(zhēng)議；違約責(zé)任條款：審查雙方違約責(zé)任是否對(duì)等（如供應(yīng)商逾期交貨的違約金比例是否與采購(gòu)方逾期付款的比例一致），違約金計(jì)算方式是否明確（如“按逾期金額每日萬(wàn)分之五計(jì)算”），避免出現(xiàn)“違約責(zé)任不對(duì)等”“無(wú)違約責(zé)任約定”等問(wèn)題；爭(zhēng)議解決條款：審查爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確（如“提交采購(gòu)方所在地人民法院訴訟”），避免出現(xiàn)“約定由第三方仲裁但未明確仲裁機(jī)構(gòu)”的無(wú)效條款。工具表格：表3：條款審查清單條款類(lèi)型審查要點(diǎn)審查結(jié)果（通過(guò)/不通過(guò)）修改建議審查人日期標(biāo)的物條款1.標(biāo)的物名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)是否與采購(gòu)訂單一致？2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確（國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/約定標(biāo)準(zhǔn)）？通過(guò)無(wú)*法務(wù)2024-03-03價(jià)款支付條款1.預(yù)付款比例30%（≤30%符合公司制度）？2.到貨款支付條件“驗(yàn)收合格后10日內(nèi)”是否明確？通過(guò)無(wú)*財(cái)務(wù)2024-03-03履行期限條款交貨期限“2024-04-30日前”是否合理（考慮供應(yīng)商生產(chǎn)周期）？通過(guò)無(wú)*采購(gòu)2024-03-03違約責(zé)任條款1.供應(yīng)商逾期交貨違約金“按日萬(wàn)分之五”是否過(guò)高（建議不超過(guò)萬(wàn)分之三）？2.采購(gòu)方逾期付款違約責(zé)任是否明確？不通過(guò)調(diào)整逾期交貨違約金為“日萬(wàn)分之三”，補(bǔ)充采購(gòu)方逾期付款責(zé)任*法務(wù)2024-03-03爭(zhēng)議解決條款約定“由采購(gòu)方所在地人民法院訴訟”是否明確？通過(guò)無(wú)*法務(wù)2024-03-03表格使用說(shuō)明：“審查要點(diǎn)”需根據(jù)合同條款類(lèi)型逐項(xiàng)細(xì)化，保證無(wú)遺漏；“審查結(jié)果”勾選“通過(guò)”或“不通過(guò)”，“不通過(guò)”項(xiàng)需在“修改建議”欄明確具體修改方向（如“降低違約金比例”“補(bǔ)充支付條件”）；審查完成后，需由審查人簽字確認(rèn)，保證責(zé)任可追溯。（四）第四步：合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)專(zhuān)項(xiàng)排查操作內(nèi)容：在核心條款審查基礎(chǔ)上，對(duì)合同中的潛在法律風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)排查，形成風(fēng)險(xiǎn)清單并制定應(yīng)對(duì)措施。關(guān)鍵動(dòng)作：法律風(fēng)險(xiǎn)排查：審查合同條款是否違反《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)（如“格式條款是否排除對(duì)方主要權(quán)利”“是否約定‘霸王條款’”）；商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)排查：評(píng)估市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商履約能力、供應(yīng)鏈穩(wěn)定性等商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)（如“原材料價(jià)格大幅上漲時(shí)，是否約定調(diào)價(jià)機(jī)制”）；合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)排查：審查合同是否符合企業(yè)內(nèi)部管理制度（如“采購(gòu)金額超過(guò)50萬(wàn)元是否需經(jīng)總經(jīng)理審批”“是否履行了招投標(biāo)或詢價(jià)程序”）。工具表格：表4：風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查表風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)描述風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）應(yīng)對(duì)措施責(zé)任人完成時(shí)限法律風(fēng)險(xiǎn)合同未約定“不可抗力”條款中補(bǔ)充不可抗力定義及免責(zé)條款*法務(wù)2024-03-04商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)未約定原材料價(jià)格波動(dòng)調(diào)價(jià)機(jī)制高增加“若材料價(jià)格上漲超5%，雙方可協(xié)商調(diào)整單價(jià)”條款*采購(gòu)2024-03-04合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)合同金額600,000元，未履行詢價(jià)程序高補(bǔ)充詢價(jià)記錄，重新啟動(dòng)審批流程*審計(jì)2024-03-05表格使用說(shuō)明：“風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)”根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率及影響程度劃分：高（可能造成重大損失）、中（可能造成一定損失）、低（影響較?。弧皯?yīng)對(duì)措施”需具體可行（如“補(bǔ)充條款”“重新履行程序”“要求對(duì)方提供擔(dān)?！钡龋?；高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)需優(yōu)先處理，完成時(shí)限應(yīng)明確，保證風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)化解。（五）第五步：合同修訂與反饋溝通操作內(nèi)容：根據(jù)審查及風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果，對(duì)合同進(jìn)行修訂，并與供應(yīng)商溝通確認(rèn)修改內(nèi)容，保證雙方達(dá)成一致。關(guān)鍵動(dòng)作：標(biāo)注修訂內(nèi)容：使用修訂模式（如Word“修訂”功能）對(duì)合同進(jìn)行修改，明確標(biāo)注修改處（如刪除線標(biāo)注刪除內(nèi)容、下劃線標(biāo)注新增內(nèi)容），方便供應(yīng)商核對(duì)；出具審查意見(jiàn)書(shū)：對(duì)于復(fù)雜或重大修訂，可出具《合同審查意見(jiàn)書(shū)》，列明修改條款及理由（如“根據(jù)《民法典》第五百八十五條，建議調(diào)整違約金比例”）；溝通確認(rèn)：通過(guò)郵件、會(huì)議等方式與供應(yīng)商溝通修訂內(nèi)容，要求供應(yīng)商在《合同修訂確認(rèn)函》上蓋章確認(rèn)，保證雙方對(duì)修改內(nèi)容無(wú)異議。工具表格：表5：合同修訂記錄表合同編號(hào)修訂條款號(hào)原條款內(nèi)容修訂后內(nèi)容修訂理由確認(rèn)方式（郵件/會(huì)議）確認(rèn)人（供應(yīng)商）確認(rèn)日期CG-2024-001第7.3條逾期交貨違約金按日萬(wàn)分之五計(jì)算逾期交貨違約金按日萬(wàn)分之三計(jì)算違約金過(guò)高，調(diào)整為合理范圍郵件（*有限公司）2024-03-05CG-2024-002第5.2條質(zhì)保金為合同總額的10%，質(zhì)保期2年質(zhì)保金為合同總額的10%，質(zhì)保期自驗(yàn)收合格之日起2年明確質(zhì)保期起算時(shí)間會(huì)議（*科技發(fā)展公司）2024-03-06表格使用說(shuō)明：“修訂條款號(hào)”需對(duì)應(yīng)合同原文中的條款序號(hào)，便于供應(yīng)商快速定位；“修訂理由”需簡(jiǎn)明扼要，說(shuō)明法律依據(jù)或商業(yè)合理性；“確認(rèn)人”需為供應(yīng)商授權(quán)代表，確認(rèn)日期需早于合同簽署日期。（六）第六步：合同最終審批與歸檔操作內(nèi)容：修訂后的合同需履行內(nèi)部審批流程，審批通過(guò)后正式簽署，并完成歸檔管理。關(guān)鍵動(dòng)作：審批流程：根據(jù)合同金額及重要性，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如：采購(gòu)經(jīng)理→法務(wù)經(jīng)理→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理）；簽署蓋章：審批通過(guò)后，由授權(quán)代表簽署合同（需核對(duì)簽署人權(quán)限），并加蓋企業(yè)公章或合同專(zhuān)用章（騎縫章需同時(shí)覆蓋合同與附件）；歸檔管理：簽署后的合同原件由行政部統(tǒng)一歸檔，掃描件分發(fā)至采購(gòu)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門(mén)留存，歸檔信息需登記至《合同歸檔登記表》。工具表格：表6：合同審批流轉(zhuǎn)表合同編號(hào)合同名稱(chēng)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期審批節(jié)點(diǎn)審批人審批意見(jiàn)審批日期CG-2024-001原材料采購(gòu)合同*專(zhuān)員2024-03-06采購(gòu)經(jīng)理*經(jīng)理同意2024-03-07法務(wù)經(jīng)理*法務(wù)同意2024-03-07財(cái)務(wù)總監(jiān)*總監(jiān)同意2024-03-08總經(jīng)理*總同意2024-03-09表7：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱(chēng)簽署日期簽署人歸檔日期歸檔人存檔位置借閱記錄（如有）CG-2024-001原材料采購(gòu)合同2024-03-10*總2024-03-11*文員檔案室-2024-采購(gòu)-001無(wú)CG-2024-002設(shè)備采購(gòu)合同2024-03-12*總2024-03-13*文員檔案室-2024-采購(gòu)-0022024-03-15*法務(wù)借閱表格使用說(shuō)明：《合同審批流轉(zhuǎn)表》需完整記錄各審批節(jié)點(diǎn)意見(jiàn)，審批人需簽字確認(rèn)，不得跳審批流程；《合同歸檔登記表》中“存檔位置”需明確檔案柜編號(hào)或電子檔案路徑，“借閱記錄”需記錄借閱人、借閱日期及歸還日期；合同歸檔后，如需借閱，需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)審批后方可借閱。四、工具包使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）法律合規(guī)性底線條款合法性：所有合同條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，如“不得約定‘造成人身?yè)p害免責(zé)’條款”“不得約定‘爭(zhēng)議提交未成立仲裁機(jī)構(gòu)’”等；主體真實(shí)性：嚴(yán)格審查供應(yīng)商主體資格，避免與“皮包公司”“空殼公司”簽約，必要時(shí)可通過(guò)“天眼查”“企查查”等工具核實(shí)；程序合規(guī)性：達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目，必須履行招投標(biāo)程序，避免因“程序違法”導(dǎo)致合同無(wú)效。（二）商業(yè)條款合理性價(jià)款公允性：參考市場(chǎng)價(jià)格歷史數(shù)據(jù)、第三方詢價(jià)結(jié)果等，保證合同價(jià)格合理，避免“高價(jià)采購(gòu)”或“低價(jià)劣質(zhì)”風(fēng)險(xiǎn)；權(quán)責(zé)對(duì)等性：合同條款需平衡雙方權(quán)利義務(wù)，避免“單方面義務(wù)過(guò)重”“違約責(zé)任不對(duì)等”等問(wèn)題；可操作性：條款表述需清晰、具體，避免“盡快”“合理”等模糊詞匯（如“盡快交貨”可明確為“收到預(yù)付款后30日內(nèi)交貨”）。（三）流程規(guī)范性要求節(jié)點(diǎn)不遺漏：嚴(yán)格按照“接收登記-主體審查-條款審查-風(fēng)險(xiǎn)排查-修訂溝通-審批歸檔”流程操作，不得簡(jiǎn)化或跳過(guò)；責(zé)任可追溯：各環(huán)節(jié)表格需由責(zé)任人簽字確認(rèn)，保證審查過(guò)程有記錄、責(zé)任可追溯；動(dòng)態(tài)更新：根據(jù)法律法規(guī)變化及企業(yè)實(shí)際需求，定期更新審查清單及表格內(nèi)容（如《民法典》實(shí)施后，需更新違約責(zé)任條款審查要點(diǎn)）。五、常見(jiàn)問(wèn)題與解決方案（一）問(wèn)題1：供應(yīng)商拒絕修改合同條款怎么辦？解決步驟：溝通協(xié)商：向供應(yīng)商說(shuō)明修改理由（如“違反法律法規(guī)”“不符合公司管理制度”），爭(zhēng)取理解與配合；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：若供應(yīng)商拒絕修改，需評(píng)估該條款的法律風(fēng)險(xiǎn)及商業(yè)影響（如“違約金過(guò)高是否可能導(dǎo)致企業(yè)重大損失”）；高層介入：必要時(shí)由采購(gòu)經(jīng)理或法務(wù)負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商高層溝通，或考慮更換供應(yīng)商。（二）問(wèn)題2：緊急合同如何快速審查？解決步驟：?jiǎn)?dòng)綠色通道：由采購(gòu)部門(mén)提出緊急審查申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，同步開(kāi)展主體審查、條款審查（重點(diǎn)審查核心條款，簡(jiǎn)化非核心條款審查）；并行審批：法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)可并行審查，縮短審批時(shí)間；事后補(bǔ)正：緊急合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，需完成完整審查流程并