設(shè)計部文件管理辦法一、總則（一）目的為加強設(shè)計部文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進設(shè)計工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司設(shè)計部所有文件的管理，包括但不限于設(shè)計圖紙、技術(shù)文檔、項目資料、合同文件等。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：設(shè)計部文件由專人負責統(tǒng)一管理，確保文件的集中存放和有序流轉(zhuǎn)。2.分類歸檔原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和來源進行分類歸檔，便于查找和使用。3.保密原則：嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密和客戶隱私的文件進行妥善保管，防止泄露。4.動態(tài)更新原則：文件應根據(jù)工作進展和實際需求及時進行更新和修訂，確保文件的時效性和準確性。二、文件分類與編號（一）文件分類1.設(shè)計圖紙類：包括各類產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工程設(shè)計圖紙等。2.技術(shù)文檔類：如設(shè)計規(guī)范、技術(shù)標準、工藝流程、技術(shù)報告等。3.項目資料類：項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。4.合同文件類：設(shè)計合同、采購合同、服務合同等。5.其他文件類：如部門規(guī)章制度、會議紀要、培訓資料、往來信函等。（二）文件編號1.文件編號采用“部門代碼+年份+流水號”的形式，確保文件編號的唯一性。2.部門代碼：設(shè)計部代碼為“SJ”。3.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字。4.流水號：按照文件形成的先后順序依次編排，從001開始。5.示例：SJ23001，表示設(shè)計部2023年形成的第1份文件。三、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草由相關(guān)責任人負責，確保文件內(nèi)容準確、清晰、完整，符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。2.起草文件應使用規(guī)范的語言和格式，注明文件名稱、編號、起草部門、起草人、起草日期等信息。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責起草，并征求相關(guān)部門意見。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。2.部門負責人應認真審核文件內(nèi)容，確保文件符合公司政策和業(yè)務需求，審核通過后簽字確認。3.對于重要文件或涉及重大事項的文件，需提交公司領(lǐng)導審批。四、文件的發(fā)布與發(fā)放（一）文件發(fā)布1.審核通過的文件由專人負責在公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)中發(fā)布，確保文件能夠及時傳達給相關(guān)人員。2.文件發(fā)布后，應在文件管理系統(tǒng)中記錄發(fā)布時間、發(fā)布范圍等信息。（二）文件發(fā)放1.根據(jù)文件的使用范圍和需求，由文件管理人員負責將文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員。2.文件發(fā)放時，應填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放人、發(fā)放日期等信息，并由接收人簽字確認。3.對于需要保密的文件，應采取加密、專人傳遞等方式進行發(fā)放，確保文件安全。五、文件的使用與借閱（一）文件使用1.各部門和人員應按照文件規(guī)定的使用范圍和要求使用文件，不得擅自修改、復制、傳播文件內(nèi)容。2.在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要進一步明確的事項，應及時與文件管理人員溝通。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并提交部門負責人審批。2.文件管理人員根據(jù)審批結(jié)果辦理文件借閱手續(xù)，將文件借給借閱人，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱情況。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、標記、污損。借閱期限屆滿后，應及時歸還文件。如需延長借閱期限，應重新辦理借閱手續(xù)。六、文件的保管與存儲（一）文件保管1.文件管理人員應定期對文件進行整理、歸檔和保管，確保文件的安全和完整。2.文件應存放在專門的文件柜或存儲設(shè)備中，按照分類和編號順序排列，便于查找和使用。3.對于重要文件和保密文件，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件丟失或泄露。（二）文件存儲1.文件存儲應采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保文件的備份和可追溯性。2.電子文件應存儲在服務器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備中，并定期進行備份。備份文件應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)文件應按照檔案管理要求進行裝訂、編目和存放，建立紙質(zhì)檔案庫。七、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司業(yè)務發(fā)展和法律法規(guī)的變化，文件需要及時進行修訂。2.文件修訂由原起草部門或相關(guān)部門提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等信息，并提交部門負責人審核。3.審核通過的修訂申請?zhí)峤还绢I(lǐng)導審批后，由文件管理人員負責組織修訂文件，并按照文件起草與審核程序進行審核和發(fā)布。4.文件修訂后，應在文件管理系統(tǒng)中更新文件版本信息，并通知相關(guān)部門和人員。（二）文件廢止1.對于已不再適用或已被新文件替代的文件，應及時進行廢止。2.文件廢止由原起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因等信息，并提交部門負責人審核。3.審核通過的廢止申請?zhí)峤还绢I(lǐng)導審批后，由文件管理人員負責在文件管理系統(tǒng)中標記廢止文件，并將廢止文件從文件存儲設(shè)備中刪除。八、文件的保密管理（一）保密制度1.設(shè)計部應嚴格遵守公司的保密制度，加強對文件的保密管理。2.所有涉及公司機密和客戶隱私的文件，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準，不得對外泄露。（二）保密措施1.對保密文件應進行加密存儲和傳輸，設(shè)置訪問權(quán)限，限制無關(guān)人員的訪問。2.在文件使用過程中，應采取必要的保密措施，如簽訂保密協(xié)議、限制文件傳閱范圍等。3.對離職人員，應及時收回其保管的保密文件，并進行保密提醒。九、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已廢止的文件、過期的文件、無保存價值的文件等應進行銷毀。2.銷毀文件應確保不涉及公司機密和客戶隱私。（二）銷毀程序1.文件銷毀由文件管理人員提出申請，填寫《文件銷毀申請表》，說明銷毀文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交部門負責人審核。2.審核通過的銷毀申請?zhí)峤还绢I(lǐng)導審批后，由文件管理人員負責組織銷毀文