資產(chǎn)管理與采購流程模板一、適用范圍與工作場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等各類組織的固定資產(chǎn)、低值易耗品等資產(chǎn)的日常管理與采購流程規(guī)范，涵蓋從資產(chǎn)需求提出、采購執(zhí)行、入庫登記、領(lǐng)用歸還到報(bào)廢處置的全生命周期管理。特別適用于行政部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等多崗位協(xié)同場(chǎng)景，可幫助實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，提升資產(chǎn)使用效率，降低采購成本，防范資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。二、全流程操作步驟詳解（一）資產(chǎn)需求提出與部門初審需求發(fā)起使用部門根據(jù)工作需要（如新增設(shè)備、替換老化資產(chǎn)、補(bǔ)充耗材等），填寫《資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》（見表1），明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說明、使用人及期望到貨時(shí)間等信息。示例：市場(chǎng)部因業(yè)務(wù)拓展需新增筆記本電腦2臺(tái)，用于客戶演示及數(shù)據(jù)分析，預(yù)估單價(jià)6000元/臺(tái)，預(yù)算總額12000元，期望15個(gè)工作日內(nèi)到貨。部門負(fù)責(zé)人審核使用部門負(fù)責(zé)人（如市場(chǎng)部經(jīng)理）對(duì)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)資產(chǎn)用途是否符合部門工作計(jì)劃、數(shù)量是否滿足實(shí)際需求、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)。審核通過后簽字確認(rèn)，提交至采購部門；若不通過，需反饋具體理由并退回需求發(fā)起人調(diào)整。（二）采購部門需求復(fù)核與方案制定需求復(fù)核采購部門收到《資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》后，3個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核：核對(duì)資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算是否與申請(qǐng)表一致；查詢現(xiàn)有資產(chǎn)臺(tái)賬，確認(rèn)是否存在閑置可調(diào)撥資產(chǎn)（如其他部門有閑置同規(guī)格設(shè)備，可協(xié)調(diào)內(nèi)部調(diào)撥，避免重復(fù)采購）；審核采購方式是否符合公司規(guī)定（如單項(xiàng)金額5000元以下可采用詢價(jià)采購，5000元以上需啟動(dòng)招標(biāo)或比價(jià)流程）。制定采購方案復(fù)核通過后，采購部門根據(jù)資產(chǎn)類型、金額、緊急程度制定采購方案：小額采購（≤5000元）：至少聯(lián)系3家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，形成《詢價(jià)記錄表》（見表2），選擇性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商；大額采購（＞5000元）：通過公開招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或單一來源采購等方式確定供應(yīng)商，需編制《采購方案說明書》，明確供應(yīng)商資質(zhì)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購執(zhí)行與合同簽訂供應(yīng)商確定采購部門根據(jù)采購方案確定供應(yīng)商后，通知供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品說明書、資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）材料。合同擬定與審批采購部門與供應(yīng)商擬定《采購合同》（見表3），明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、質(zhì)保條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)（如副總/主任）依次審批，審批通過后加蓋公司公章。訂單下達(dá)與履約跟蹤采購部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按合同約定時(shí)間交付。若遇延遲，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，明確新的交付時(shí)間并書面確認(rèn)。（四）資產(chǎn)驗(yàn)收與入庫登記到貨初驗(yàn)資產(chǎn)送達(dá)后，采購部門牽頭組織使用部門、行政部（或資產(chǎn)管理員）共同進(jìn)行初驗(yàn)：核對(duì)資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與采購訂單一致；檢查外包裝是否完好，資產(chǎn)有無明顯損壞；核對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)文件、產(chǎn)品合格證、保修卡等是否齊全。初驗(yàn)不合格（如型號(hào)不符、外觀損壞），需當(dāng)場(chǎng)拒收并通知供應(yīng)商退換貨；初驗(yàn)合格后，進(jìn)入復(fù)驗(yàn)環(huán)節(jié)。復(fù)驗(yàn)與入庫固定資產(chǎn)（如設(shè)備、家具）：由技術(shù)部門（如IT部、設(shè)備科）進(jìn)行功能測(cè)試，保證功能正常，測(cè)試合格后填寫《資產(chǎn)驗(yàn)收單》（見表4）；低值易耗品（如文具、耗材）：直接核對(duì)數(shù)量、品牌，確認(rèn)無誤后填寫《驗(yàn)收單》。驗(yàn)收通過后，資產(chǎn)管理員（通常為行政部或財(cái)務(wù)部指定人員）根據(jù)《驗(yàn)收單》信息，在《資產(chǎn)臺(tái)賬》（見表5）中錄入資產(chǎn)編號(hào)（唯一編碼規(guī)則：年份-部門-資產(chǎn)類別-序號(hào)，如2024-市場(chǎng)部-電腦-001）、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、采購日期、供應(yīng)商、使用部門、使用人、存放地點(diǎn)等信息，并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（標(biāo)簽包含編號(hào)、名稱、管理部門）。（五）資產(chǎn)領(lǐng)用與歸還管理領(lǐng)用申請(qǐng)員工因工作需要領(lǐng)用資產(chǎn)時(shí)，填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》（見表6），注明領(lǐng)用資產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人、部門、領(lǐng)用事由、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間（如辦公設(shè)備領(lǐng)用需填寫“長期使用”，臨時(shí)領(lǐng)用需明確歸還日期）。領(lǐng)用審批部門負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用必要性；資產(chǎn)管理員核對(duì)資產(chǎn)狀態(tài)（如是否閑置、是否在保），確認(rèn)可領(lǐng)用后簽字；財(cái)務(wù)部門審核領(lǐng)用資產(chǎn)是否在預(yù)算范圍內(nèi)（如超預(yù)算需重新走審批流程）。審批通過后，領(lǐng)用人憑簽字后的《領(lǐng)用申請(qǐng)表》到資產(chǎn)管理員處領(lǐng)用資產(chǎn)，簽字確認(rèn)資產(chǎn)交接。歸還與轉(zhuǎn)移臨時(shí)領(lǐng)用：使用完畢后，領(lǐng)用人需在約定歸還日期前將資產(chǎn)交回資產(chǎn)管理員，管理員檢查資產(chǎn)完好情況，確認(rèn)無誤后注銷領(lǐng)用記錄；人員離職/調(diào)崗：員工離職或調(diào)崗時(shí)，需將名下資產(chǎn)全部歸還至資產(chǎn)管理員，辦理《資產(chǎn)歸還交接單》（見表7），未歸還資產(chǎn)不得辦理離職/調(diào)崗手續(xù)；部門間轉(zhuǎn)移：資產(chǎn)因工作需要在部門間轉(zhuǎn)移時(shí)，由調(diào)入部門填寫《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》（見表8），經(jīng)原使用部門、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審批后，資產(chǎn)管理員更新《資產(chǎn)臺(tái)賬》中的使用部門、使用人信息。（六）資產(chǎn)盤點(diǎn)與維護(hù)定期盤點(diǎn)資產(chǎn)管理員每季度組織一次全面盤點(diǎn)，每年12月底進(jìn)行年度大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，對(duì)照《資產(chǎn)臺(tái)賬》逐項(xiàng)核對(duì)資產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量、存放地點(diǎn)、使用人等信息，填寫《資產(chǎn)盤點(diǎn)表》（見表9），對(duì)盤盈（臺(tái)賬無實(shí)物）、盤虧（實(shí)物無臺(tái)賬）、損壞、閑置資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)注，分析原因并形成《盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后處理。資產(chǎn)維護(hù)日常維護(hù)：使用人負(fù)責(zé)所使用資產(chǎn)的日常清潔、保管，發(fā)覺故障及時(shí)報(bào)修；專業(yè)維修：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門填寫《資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》（見表10），資產(chǎn)管理員聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修單位進(jìn)行維修，維修費(fèi)用根據(jù)質(zhì)保條款由公司或供應(yīng)商承擔(dān)；保養(yǎng)記錄：對(duì)大型設(shè)備（如生產(chǎn)設(shè)備、服務(wù)器），需建立《資產(chǎn)保養(yǎng)記錄表》（見表11），定期進(jìn)行預(yù)防性保養(yǎng)，延長資產(chǎn)使用壽命。（七）資產(chǎn)報(bào)廢與處置報(bào)廢申請(qǐng)資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢條件（如使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等），使用部門填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（見表12），注明資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、報(bào)廢原因、數(shù)量、原值、殘值預(yù)估等信息，附報(bào)廢資產(chǎn)照片、技術(shù)鑒定意見（如維修部門出具的“無法修復(fù)”證明）。報(bào)廢審批報(bào)廢申請(qǐng)按審批權(quán)限逐級(jí)審批：單項(xiàng)原值≤5000元：部門負(fù)責(zé)人→資產(chǎn)管理員→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)；單項(xiàng)原值＞5000元：部門負(fù)責(zé)人→資產(chǎn)管理員→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理/主任。處置與賬務(wù)處理審批通過后，由資產(chǎn)管理員聯(lián)系處置渠道（如回收公司、拍賣行），對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行處置，簽訂《資產(chǎn)處置協(xié)議》，回收殘值并開具收款憑證。處置完成后，資產(chǎn)管理員在《資產(chǎn)臺(tái)賬》中標(biāo)注“已報(bào)廢”，財(cái)務(wù)部門根據(jù)處置憑證進(jìn)行賬務(wù)核銷，保證賬實(shí)相符。三、核心流程配套表單模板表1：資產(chǎn)采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門使用人申請(qǐng)日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總額（元）資產(chǎn)類別（□固定資產(chǎn)□低值易耗品）用途說明（需詳細(xì)描述使用場(chǎng)景及必要性）期望到貨日期是否存在閑置可調(diào)撥資產(chǎn)（□是□否，如需說明來源）部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：日期：采購部門復(fù)核意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：表2：詢價(jià)記錄表資產(chǎn)名稱：規(guī)格型號(hào)：數(shù)量：詢價(jià)日期：序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話123采購部門意見（最優(yōu)供應(yīng)商選擇理由）：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：表3：采購合同（節(jié)選）合同編號(hào)簽訂日期簽約地點(diǎn)甲方（采購方）：乙方（供應(yīng)商）：一、采購資產(chǎn)清單序號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)12二、質(zhì)量保證1.乙方保證所供資產(chǎn)為全新、未使用產(chǎn)品，符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及合同約定規(guī)格；2.質(zhì)保期：____年，自驗(yàn)收合格之日起計(jì)算；質(zhì)保期內(nèi)非人為損壞，乙方免費(fèi)維修或更換。三、付款方式1.合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付預(yù)付款____%；2.驗(yàn)收合格后_個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付尾款_%。四、違約責(zé)任1.乙方延遲交付，每延遲1日按合同總額的_%支付違約金；延遲超過_日，甲方有權(quán)解除合同；2.甲方逾期付款，每延遲1日按應(yīng)付未付金額的____%支付違約金。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：授權(quán)代表簽字：授權(quán)代表簽字：日期：日期：表4：資產(chǎn)驗(yàn)收單驗(yàn)收日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)供應(yīng)商數(shù)量驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果（□合格□不合格）備注外觀檢查包裝完好、無明顯損壞規(guī)格核對(duì)與采購合同一致功能測(cè)試（如：開機(jī)正常、接口可用等）資料齊全合格證、保修卡、說明書等驗(yàn)收結(jié)論：□合格，準(zhǔn)予入庫□不合格，需退換貨參驗(yàn)人員簽字：采購部門：使用部門：技術(shù)部門：日期：表5：資產(chǎn)臺(tái)賬（節(jié)選）資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)資產(chǎn)類別采購日期供應(yīng)商原值（元）使用部門使用人存放地點(diǎn)狀態(tài)（□在用□閑置□維修中□已報(bào)廢）備注2024-市場(chǎng)部-電腦-001聯(lián)想ThinkPadT14固定資產(chǎn)2024-03-15科技公司6000市場(chǎng)部*3樓辦公室301在用2024-行政部-打印機(jī)-002HPLaserJetP1108固定資產(chǎn)2024-02-20數(shù)碼商行3500行政部*2樓會(huì)議室閑置可調(diào)撥表6：資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人申請(qǐng)日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)領(lǐng)用事由預(yù)計(jì)歸還日期（如長期領(lǐng)用請(qǐng)?zhí)顚憽伴L期”）部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：資產(chǎn)管理員意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見：簽字：日期：領(lǐng)用簽字確認(rèn)：領(lǐng)用人：資產(chǎn)管理員：表7：資產(chǎn)歸還交接單歸還部門歸還人歸還日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)資產(chǎn)狀況（□完好□輕微損壞□嚴(yán)重?fù)p壞）：損壞原因說明（如損壞需詳細(xì)描述）：使用部門確認(rèn)：簽字：日期：資產(chǎn)管理員確認(rèn)：簽字：日期：財(cái)務(wù)部門確認(rèn)：簽字：日期：表8：資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表轉(zhuǎn)移資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量原使用部門原使用人新使用部門新使用人轉(zhuǎn)移原因原使用部門意見：簽字：日期：新使用部門意見：簽字：日期：資產(chǎn)管理員更新記錄：簽字：日期：表9：資產(chǎn)盤點(diǎn)表盤點(diǎn)部門盤點(diǎn)日期盤點(diǎn)人資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量盤點(diǎn)結(jié)果說明：部門負(fù)責(zé)人簽字：資產(chǎn)管理員簽字：日期：表10：資產(chǎn)維修申請(qǐng)表維修資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)故障描述（需詳細(xì)說明故障現(xiàn)象及發(fā)生時(shí)間）使用部門使用人申請(qǐng)日期維修方式（□供應(yīng)商維修□第三方維修□自行維修）維修費(fèi)用預(yù)估（元）是否在質(zhì)保期內(nèi)（□是□否）部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：資產(chǎn)管理員意見：簽字：日期：維修結(jié)果：維修日期：維修費(fèi)用（元）：維修人：使用人確認(rèn)簽字：日期：表11：資產(chǎn)保養(yǎng)記錄表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱保養(yǎng)日期保養(yǎng)類型（□日常保養(yǎng)□定期保養(yǎng)□特殊保養(yǎng)）保養(yǎng)內(nèi)容（如清潔、潤滑、部件更換等）保養(yǎng)人使用人確認(rèn)下次保養(yǎng)日期表12：資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表報(bào)廢資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量原值（元）已使用年限報(bào)廢原因（□達(dá)到使用年限□無法修復(fù)□技術(shù)淘汰□其他）技術(shù)鑒定意見（維修部門/技術(shù)負(fù)責(zé)人）：殘值預(yù)估（元）處置方式（□回收□拍賣□銷毀）部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：資產(chǎn)管理員意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見：簽字：日期：四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示合規(guī)性優(yōu)先采購流程需嚴(yán)格遵守國家《采購法》《招標(biāo)投標(biāo)法》及公司內(nèi)部采購管理制度，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)、指定供應(yīng)商等違規(guī)行為；大額采購需留存完整的招標(biāo)文件、合同、驗(yàn)收單等資料，保證審計(jì)可追溯。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性保障《資產(chǎn)臺(tái)賬》是資產(chǎn)管理的核心數(shù)據(jù)源，資產(chǎn)編號(hào)需唯一且規(guī)范，新增、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢資產(chǎn)時(shí)需及時(shí)更新臺(tái)賬，保證“賬、卡、物”三相符，避免因信息滯后導(dǎo)致資產(chǎn)流失或重復(fù)采購。責(zé)任分工明確使用部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)日常保管與合理使用，采購部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理與采購執(zhí)行，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制與賬務(wù)核算，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)臺(tái)賬維護(hù)與流程監(jiān)督，各部門需各司其職，避免責(zé)任推諉。定期盤點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)排查除季度、年度盤點(diǎn)外，對(duì)高價(jià)值資產(chǎn)（如服務(wù)器、生產(chǎn)設(shè)備）需每月進(jìn)行抽查，對(duì)閑置資產(chǎn)（