采購申請審批標(biāo)準(zhǔn)化流程工具引言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購申請審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購效率，控制采購成本，防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化流程工具。本工具適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購管理場景，涵蓋從需求發(fā)起至資料歸檔的全流程操作指引，配套實(shí)用模板與執(zhí)行要點(diǎn)，助力采購管理規(guī)范化、透明化。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本工具適用于企業(yè)除生產(chǎn)原料直接采購（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）外的各類采購活動(dòng)，包括但不限于：辦公用品采購、固定資產(chǎn)采購（如設(shè)備、家具）、服務(wù)類采購（如咨詢、維修、外包服務(wù)）、市場推廣物料采購等。（二）典型應(yīng)用場景日常辦公需求：如行政部申請采購打印機(jī)墨盒、A4紙等消耗品，需走采購審批流程以保證需求合理性與預(yù)算可控。新增資產(chǎn)采購：如市場部因業(yè)務(wù)擴(kuò)張申請采購筆記本電腦、投影儀等固定資產(chǎn)，需通過審批明確采購必要性及預(yù)算來源。服務(wù)項(xiàng)目采購：如人力資源部申請招聘服務(wù)外包，需審批服務(wù)商資質(zhì)、服務(wù)內(nèi)容及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)急采購：如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需緊急采購維修配件，需啟動(dòng)簡化審批流程（但需保留完整審批記錄）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解步驟一：需求確認(rèn)與申請發(fā)起責(zé)任主體：采購需求申請人（如部門專員、部門負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：明確采購需求：申請人需確認(rèn)采購物品/服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額及期望交付時(shí)間，保證需求符合部門工作計(jì)劃且無冗余。填寫《采購申請審批表》：根據(jù)模板要求完整填寫申請信息，包括但不限于：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、采購類型、物品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)預(yù)算、總價(jià)預(yù)算、資金來源（如“部門年度預(yù)算”“專項(xiàng)費(fèi)用”）、附件清單（如需求說明、報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等）。提交申請：將填寫完整的審批表及附件提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，電子版可通過OA系統(tǒng)/釘釘/企業(yè)等線上渠道提交，紙質(zhì)版需簽字確認(rèn)。輸出成果：《采購申請審批表》（含附件）步驟二：部門初審責(zé)任主體：申請人所在部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：審核需求合理性：確認(rèn)采購需求是否符合部門年度工作目標(biāo)，是否存在重復(fù)采購、可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配）等情況。審核預(yù)算匹配性：核對申請預(yù)算是否在部門可用預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合企業(yè)成本控制要求。審核附件完整性：檢查報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等附件是否齊全、清晰，保證采購需求可執(zhí)行。簽署初審意見：通過初審的，在審批表“部門初審”欄簽字確認(rèn)；不通過的，注明原因并退回申請人修改。注意事項(xiàng)：初審需在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至4小時(shí)內(nèi)）。步驟三：采購部復(fù)核責(zé)任主體：采購部專員/采購經(jīng)理操作內(nèi)容：審核采購合規(guī)性：檢查采購申請是否符合企業(yè)《采購管理辦法》規(guī)定（如是否屬于集中采購目錄、是否需要招標(biāo)/詢價(jià)）。審核需求與預(yù)算準(zhǔn)確性：與申請人溝通確認(rèn)采購細(xì)節(jié)，必要時(shí)核實(shí)市場價(jià)格（如通過電商平臺比價(jià)、咨詢供應(yīng)商），保證預(yù)算合理。審核流程完整性：確認(rèn)初審手續(xù)完備、附件齊全，不符合要求的退回并說明原因。簽署復(fù)核意見：通過復(fù)核的，提交至下一級審批；不通過的，反饋申請人或部門負(fù)責(zé)人調(diào)整。特殊情況處理：單次采購金額超過[具體金額，如5萬元]（企業(yè)可根據(jù)實(shí)際設(shè)定），需啟動(dòng)詢價(jià)/比價(jià)流程，至少獲取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)作為附件。涉及特種設(shè)備、保密服務(wù)等特殊采購，需相關(guān)部門（如行政部、法務(wù)部）會(huì)簽意見。步驟四：分級審批責(zé)任主體：按采購金額/類型劃分的審批人（如分管副總、總經(jīng)理、董事會(huì)）審批權(quán)限劃分（示例）：采購類型金額范圍審批人辦公用品/低值易耗品≤5000元部門負(fù)責(zé)人+采購經(jīng)理辦公用品/低值易耗品5000-20000元分管副總固定資產(chǎn)/服務(wù)類20000-100000元分管副總+總經(jīng)理固定資產(chǎn)/服務(wù)類＞100000元總經(jīng)理+董事會(huì)操作內(nèi)容：審批人審核重點(diǎn)：采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性（是否符合企業(yè)發(fā)展方向）；投入產(chǎn)出比（預(yù)算是否與采購價(jià)值匹配）；流程合規(guī)性（前續(xù)環(huán)節(jié)是否完成、手續(xù)是否齊全）。簽署審批意見：同意的，在對應(yīng)審批欄簽字；需調(diào)整的，注明修改意見并退回；不同意的，說明理由并終止流程。注意事項(xiàng)：審批需在收到申請后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購可同步溝通加急）。步驟五：采購執(zhí)行責(zé)任主體：采購部操作內(nèi)容：供應(yīng)商選擇：根據(jù)審批結(jié)果，通過招標(biāo)、詢價(jià)、定點(diǎn)采購等方式確定供應(yīng)商，優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商。簽訂采購合同：金額超過[具體金額，如1萬元]需簽訂書面合同，明確標(biāo)的、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。下達(dá)采購訂單：向供應(yīng)商發(fā)送正式采購訂單（或合同），跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付。輸出成果：采購合同、采購訂單、供應(yīng)商溝通記錄。步驟六：驗(yàn)收與付款責(zé)任主體：申請人所在部門、采購部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：到貨驗(yàn)收：申請人/部門指定人員按采購訂單核對物品/服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《采購驗(yàn)收單》（需附照片或檢測報(bào)告作為附件）；不合格物品，需在驗(yàn)收單注明原因，及時(shí)聯(lián)系采購部處理（如退換貨、索賠）。發(fā)票審核：采購部收到供應(yīng)商發(fā)票后，與采購訂單、驗(yàn)收單核對“三單一致”，保證發(fā)票信息準(zhǔn)確。付款審批：采購部將“三單”及合同提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核無誤后按付款流程辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付）。輸出成果：《采購驗(yàn)收單》、發(fā)票、付款憑證。步驟七：資料歸檔責(zé)任主體：采購部、行政部（或檔案管理部門）操作內(nèi)容：整理資料：采購全流程資料（含申請表、審批表、報(bào)價(jià)單、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）需按“單次采購”整理成冊，標(biāo)注編號（如“CG-2024-X”）。歸檔保存：電子版資料存入企業(yè)指定共享服務(wù)器/檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版資料裝訂后移交檔案室，保存期限不少于[具體年限，如3-5年]（按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、配套工具模板示例表1：采購申請審批表（模板）基本信息申請部門申請人聯(lián)系電話申請日期年月日采購類型□辦公用品□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他（請注明：_________）采購明細(xì)序號物品名稱/服務(wù)內(nèi)容12預(yù)算信息預(yù)算總額（大寫）資金來源□部門年度預(yù)算□專項(xiàng)費(fèi)用□項(xiàng)目預(yù)算□其他（請注明：_________）附件清單□需求說明□報(bào)價(jià)單（至少_家）□技術(shù)參數(shù)□合同草案□其他：______審批流程部門初審意見簽字：_________日期：_________采購部復(fù)核意見簽字：_________日期：_________分管副總意見簽字：_________日期：_________（如需）總經(jīng)理意見簽字：_________日期：_________（如需）董事會(huì)意見簽字：_________日期：_________（如需）備注表2：采購驗(yàn)收單（模板）基本信息采購申請編號供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期年月日驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收人員□申請人□部門負(fù)責(zé)人□采購部□其他（請注明：_________）驗(yàn)收明細(xì)序號物品名稱/服務(wù)內(nèi)容12驗(yàn)收結(jié)論□符合要求，同意入庫/使用□存在質(zhì)量問題，需整改（整改要求：_________）附件□照片□檢測報(bào)告□服務(wù)驗(yàn)收說明驗(yàn)收人員簽字采購部確認(rèn)簽字部門負(fù)責(zé)人簽字四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)申請材料完整性：采購申請需附清晰需求說明、準(zhǔn)確預(yù)算及必要附件（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)），避免因信息不全導(dǎo)致審批延誤。審批時(shí)效性：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，緊急采購可通過“綠色通道”加急處理，但需同步記錄加急原因。預(yù)算剛性約束：采購金額不得超過審批預(yù)算，確需調(diào)整的需重新履行審批流程，杜絕“先采購后補(bǔ)預(yù)算”。供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需審核營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）等。驗(yàn)收嚴(yán)謹(jǐn)性：驗(yàn)收需對照采購訂單逐項(xiàng)核對，涉及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的需附第三方檢測報(bào)告，保證“貨單相符、質(zhì)價(jià)相符”。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對措施風(fēng)險(xiǎn)一：需求描述模糊導(dǎo)致采購偏差應(yīng)對：申請人需明確物品/服務(wù)的規(guī)格、參數(shù)、用途，必要時(shí)附圖紙或樣品，采購部可要求補(bǔ)充說明后再啟動(dòng)流程。風(fēng)險(xiǎn)二：審批流程因權(quán)限不清延誤應(yīng)對：企業(yè)需明確分級審批權(quán)限表，通過系統(tǒng)設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，避免人工判斷失誤。風(fēng)險(xiǎn)三：采購價(jià)格虛高應(yīng)對：建立價(jià)格信息庫，定期收集市場價(jià)格；大額采購采用公開招標(biāo)或競爭性談判，引入多方比價(jià)機(jī)制。風(fēng)險(xiǎn)四：驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式應(yīng)對：驗(yàn)收需由使用部門、采購部共同參與，不合格物品需在驗(yàn)收單中明確問題并留存證據(jù)，追溯供應(yīng)商責(zé)任。風(fēng)險(xiǎn)五：資料歸檔不全影響審計(jì)