行政管理標準化手冊與操作模板第一章總則一、手冊目的為規(guī)范公司行政管理流程，統(tǒng)一操作標準，提升行政工作效率與服務(wù)質(zhì)量，降低管理風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊涵蓋行政管理核心模塊，為各部門及行政人員提供標準化操作指引，保證行政工作有序、高效開展。二、適用范圍本手冊適用于公司各部門及全體行政管理人員，涵蓋會議管理、檔案管理、辦公用品管理、印章管理、公務(wù)接待等核心行政業(yè)務(wù)場景。三、基本原則標準化：統(tǒng)一流程、模板與標準，避免操作隨意性；規(guī)范化：嚴格遵循制度要求，保證行政行為合規(guī)；高效化：優(yōu)化流程節(jié)點，提升行政服務(wù)響應(yīng)速度；保密性：對涉密文件、信息及數(shù)據(jù)嚴格保密，遵守信息安全規(guī)定。第二章會議管理標準化操作一、適用場景與核心目標適用場景：公司各類會議的組織與執(zhí)行，包括但不限于周例會、月度經(jīng)營分析會、專題研討會、外部對接會等。核心目標：規(guī)范會議籌備、召開及后續(xù)跟進流程，保證會議高效有序，決策事項落地。二、標準化操作流程（一）會議發(fā)起與審批需求提出：由會議發(fā)起人（部門負責(zé)人或項目經(jīng)辦人*）填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程及所需資源（如投影設(shè)備、茶歇等）。審批流程：部門內(nèi)部會議：由發(fā)起人部門負責(zé)人審批；跨部門/公司級會議：需提前3個工作日提交至行政部，由行政部負責(zé)人審核，報請分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。會議發(fā)布：審批通過后，行政部提前1-2個工作日通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)布《會議通知》，附會議議程、參會名單及會議資料（如有）。（二）會議籌備與執(zhí)行場地與物料準備：行政部根據(jù)會議規(guī)模預(yù)訂會議室（優(yōu)先使用視頻會議室，支持遠程參會），布置會場（調(diào)試投影、音響、麥克風(fēng)等設(shè)備，擺放席卡、飲用水、會議資料等）；如需茶歇，提前與供應(yīng)商確認菜單、數(shù)量及送達時間。簽到與記錄：參會人員提前10分鐘簽到，行政部發(fā)放會議資料；指定專人（行政專員或會議發(fā)起人助理*）擔(dān)任會議記錄，記錄會議決議、待辦事項及責(zé)任人、完成時限。（三）會議紀要與跟進紀要編制：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人整理《會議紀要》，經(jīng)會議發(fā)起人及部門負責(zé)人審核后，通過OA系統(tǒng)分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門。事項跟進：行政部負責(zé)跟蹤會議決議落實情況，每周更新《會議待辦事項跟蹤表》，向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報進度，保證閉環(huán)管理。三、常用模板示例表2-1會議申請表會議主題會議時間會議地點參會人員年月日時分會議議程1.2.所需資源□投影設(shè)備□白板□茶歇□其他：________發(fā)起人簽字部門負責(zé)人簽字行政部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批表2-2會議紀要會議主題：____________________時間：____年_月_日_時_分地點：____________________參會人員：____________________缺席人員：____________________（原因：________）會議議程與內(nèi)容：議題一：____________________討論要點：____________________決議：____________________議題二：____________________討論要點：____________________待辦事項：____________________（責(zé)任人：____，完成時限：____）分發(fā)范圍：____________________編制人：____審核人：____日期：____四、關(guān)鍵執(zhí)行要點會議需提前明確議題，避免“無主題會議”；重要會議需提前測試設(shè)備，保證音視頻正常；會議紀要需突出“決議”與“待辦”，避免流水賬式記錄；嚴格執(zhí)行保密紀律，涉密會議禁止無關(guān)人員參與，紀要按密級管理。第三章檔案管理標準化操作一、適用場景與核心目標適用場景：公司各類文件資料（含紙質(zhì)、電子）的分類、歸檔、借閱、保管及銷毀管理，包括行政制度、合同、會議紀要、證照、審計報告等。核心目標：保證檔案完整、安全、可追溯，提高檔案查詢與利用效率。二、標準化操作流程（一）檔案分類與編號分類標準：按“年度-部門-文件類型”三級分類，例如“2023-行政部-會議紀要”；文件類型編碼：制度（ZD）、合同（HT）、會議紀要（YJ）、證照（ZZ）、審計報告（SJ）等；編號規(guī)則：年份（4位）+部門編碼（2位）+文件類型編碼（2位）+流水號（3位），例如“2023-XZ-ZD-001”。（二）檔案歸檔歸檔范圍：凡反映公司經(jīng)營管理活動具有保存價值的文件資料均需歸檔；歸檔時間：年度檔案：次年1月底前完成上一年度檔案整理歸檔；專項檔案（如項目資料）：項目結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔；歸檔流程：文件形成部門整理文件，填寫《檔案歸檔清單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核；行政部檔案管理員核對文件完整性、規(guī)范性，辦理歸檔手續(xù)，移交檔案室。（三）檔案保管與借閱保管要求：紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜，庫房保持通風(fēng)、干燥、防火、防盜，定期檢查（每季度1次）；電子檔案：存儲于公司指定服務(wù)器，定期備份（每周1次），加密管理。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱事由、用途及歸還時間；非密級檔案：部門負責(zé)人審批；密級檔案：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；檔案管理員登記借閱信息，借閱期限一般不超過7天，到期需續(xù)借的重新申請。（四）檔案鑒定與銷毀鑒定：對到期檔案由行政部牽頭，會同法務(wù)部、使用部門組成鑒定小組，確認檔案價值；銷毀：對無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案碎紙?zhí)幚恚娮訖n案徹底刪除并記錄銷毀日志。三、常用模板示例表3-1檔案歸檔清單序號檔案編號文件名稱形成日期頁數(shù)密級備注12部門負責(zé)人簽字檔案管理員簽字表3-2檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案名稱檔案編號借閱事由用途部門負責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批檔案管理員登記四、關(guān)鍵執(zhí)行要點檔案分類需統(tǒng)一標準，避免重復(fù)或遺漏；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；借閱檔案需嚴格審批，嚴禁擅自復(fù)制、外傳涉密內(nèi)容；銷毀檔案需履行完整審批流程，保證可追溯。第四章辦公用品管理標準化操作一、適用場景與核心目標適用場景：公司辦公用品（含耗材、設(shè)備、勞保用品）的采購、入庫、領(lǐng)用、盤點及報廢管理。核心目標：保障辦公用品供應(yīng)，控制采購成本，避免浪費與積壓。二、標準化操作流程（一）需求提報與采購需求提報：每月25日前，各部門填寫《辦公用品需求計劃表》，報行政部匯總；采購審批：行政部根據(jù)庫存及需求編制《辦公用品采購申請表》，經(jīng)行政部負責(zé)人審核，報請分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；供應(yīng)商選擇：行政部通過比價、招標等方式選擇合格供應(yīng)商（至少3家比價），保證性價比；采購執(zhí)行：簽訂采購合同，明確質(zhì)量、價格、交付時間，到貨后由行政部驗收（核對數(shù)量、質(zhì)量）。（二）入庫與登記入庫管理：驗收合格后，行政部管理員填寫《辦公用品入庫單》，登記臺賬（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、入庫日期、供應(yīng)商）；標識管理：辦公用品分類存放，張貼標簽（注明名稱、數(shù)量），定期檢查庫存（每季度1次）。（三）領(lǐng)用與發(fā)放領(lǐng)用流程：員工填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批；行政部管理員核對臺賬，發(fā)放物品并簽字確認；領(lǐng)用標準：按“按需領(lǐng)用、杜絕浪費”原則，消耗品（如筆、紙）每月限領(lǐng)1次，耐用品（如計算器、U盤）需以舊換新。（四）盤點與報廢定期盤點：每月末行政部組織全面盤點，編制《辦公用品盤點表》，保證賬實相符；報廢處理：對損壞、過期無法使用的辦公用品，填寫《辦公用品報廢申請表》，經(jīng)行政部鑒定、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，統(tǒng)一回收處理（電子設(shè)備需清除數(shù)據(jù)）。三、常用模板示例表4-1辦公用品需求計劃表部門月份物品名稱規(guī)格單位需求數(shù)量用途備注部門負責(zé)人簽字日期表4-2辦公用品領(lǐng)用申請表領(lǐng)用人部門日期物品名稱規(guī)格單位領(lǐng)用數(shù)量用途部門負責(zé)人審批行政部發(fā)放人簽字四、關(guān)鍵執(zhí)行要點采購需嚴格執(zhí)行比價流程，杜絕“人情采購”；入庫需驗收合格后方可登記，避免不合格產(chǎn)品入庫；領(lǐng)用需遵循“審批-登記-發(fā)放”流程，嚴禁私下借用；盤點差異需及時查明原因，追究責(zé)任。第五章印章管理標準化操作一、適用場景與核心目標適用場景：公司公章、合同章、財務(wù)章、法人章等印章的保管、使用、登記及停用管理。核心目標：規(guī)范印章使用流程，防范法律風(fēng)險，保證印章使用合規(guī)、安全。二、標準化操作流程（一）印章保管保管責(zé)任：公章、合同章由行政部指定專人（印章管理員*）保管，實行“專人專管、專柜存放”；財務(wù)章、法人章由財務(wù)部保管，印章管理員不得擅自委托他人代管；保管要求：印章存放于帶鎖保險柜，鑰匙由管理員隨身攜帶或存放于保密處，非工作時間需鎖入保險柜。（二）印章使用用印申請：使用印章需填寫《印章使用申請表》，說明用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印日期；審批權(quán)限：日常行政類文件（如通知、函件）：部門負責(zé)人審批；合同、協(xié)議、擔(dān)保等法律文件：需經(jīng)法務(wù)部審核，總經(jīng)理*審批；重大事項用?。盒杞?jīng)董事會或股東會決議；用印登記：管理員核對審批手續(xù)及文件內(nèi)容無誤后，加蓋印章，在《印章使用登記表》記錄用印人、文件名稱、份數(shù)、審批人等信息；文件留存：用印文件需復(fù)印1份，隨《印章使用登記表》一并存檔。（三）印章停用與銷毀停用：因機構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因需停用印章的，由行政部發(fā)布停用通知，收回舊印章；銷毀：停用印章需經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部、監(jiān)審部共同監(jiān)督銷毀，記錄銷毀過程并簽字確認。三、常用模板示例表5-1印章使用申請表用印部門用印日期用印事由文件名稱份數(shù)審批意見部門負責(zé)人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字總經(jīng)理簽字印章管理員登記表5-2印章使用登記表用印日期用印時間用印部門用印人文件名稱份數(shù)審批人備注四、關(guān)鍵執(zhí)行要點印章管理員需嚴格審核用印文件內(nèi)容，與審批手續(xù)一致后方可用??；嚴禁在空白紙張、空白合同上用印，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理書面批準；印章遺失需立即報告，并在2個工作日內(nèi)登報聲明作廢，辦理補刻手續(xù)；用印記錄需長期保存，以備查驗。第六章公務(wù)接待標準化操作一、適用場景與核心目標適用場景：公司客戶來訪、上級單位檢查、合作伙伴交流等公務(wù)接待活動。核心目標：規(guī)范接待流程，展現(xiàn)公司形象，控制接待成本，提升接待服務(wù)質(zhì)量。二、標準化操作流程（一）接待申請與審批需求提出：對接待部門或經(jīng)辦人*填寫《公務(wù)接待申請表》，明確接待對象（單位、姓名、職務(wù)、人數(shù)）、接待事由、時間、地點、預(yù)算及陪同人員；審批流程：部門級接待：部門負責(zé)人審批；公司級接待（含重要客戶、上級單位）：需提前3個工作日提交至行政部，經(jīng)行政部負責(zé)人審核，報請分管領(lǐng)導(dǎo)*或總經(jīng)理審批。（二）接待方案制定方案內(nèi)容：行政部根據(jù)審批通過的申請，制定《公務(wù)接待方案》，包括行程安排、用餐標準、住宿標準、陪同人員分工、物料準備（如禮品、宣傳資料等）；標準要求：用餐：按人均200-300元標準（特殊情況另行審批），禁止鋪張浪費；住宿：按協(xié)議酒店標準安排，優(yōu)先安排單間，提前確認入住信息；禮品：價值不超過500元，以公司定制禮品或地方特產(chǎn)為主，避免送貴重禮品。（三）接待執(zhí)行與總結(jié)現(xiàn)場接待：迎接：提前15分鐘到達約定地點，接待人員佩戴工牌，主動問候；陪同：引導(dǎo)客人至?xí)h室或接待區(qū)，奉茶（茶水溫度適宜，杯身無指紋），介紹與會人員；用餐/住宿：提前確認預(yù)訂信息，安排客人入住或引導(dǎo)至餐廳，注意用餐禮儀；費用結(jié)算：接待結(jié)束后，經(jīng)辦人收集發(fā)票、消費清單，填寫《公務(wù)接待報銷單》，附《接待申請表》《接待方案》，按財務(wù)審批流程報銷；總結(jié)反饋：重要接待后2個工作日內(nèi)，接待部門填寫《接待總結(jié)報告》，反饋接待效果及改進建議，報行政部存檔。三、常用模板示例表6-1公務(wù)接待申請表接待單位接待人姓名/職務(wù)人數(shù)接待事由時間地點預(yù)算明細□用餐□住宿□禮品□其他：________金額：________陪同人員部門負責(zé)人審批行政部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批表6-2公務(wù)接待總結(jié)報告接待主題：____________________接待時間：____年_月_日接待對象：____________________（單位、姓名、職務(wù)）接待內(nèi)容：____________________反饋意見：__