塑料廠銷售合同管理辦法

一、總則本辦法適用于塑料廠全體涉及合同管理的員工以及與本廠有業(yè)務往來的客戶。旨在規(guī)范塑料廠合同的簽訂、履行、變更、解除及檔案管理等活動，保障本廠的合法權益，提高經濟效益，促進本廠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。塑料廠秉持“質量至上、誠信為本、合作共贏”的經營理念，在合同管理過程中，遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，確保合同的合法性、有效性和可執(zhí)行性。通過扁平化管理模式，減少不必要的管理層級，提高合同管理的效率和決策的科學性。同時，注重合同管理與社會效益相結合，積極履行社會責任，維護市場秩序。二、合同管理職責分工（一）業(yè)務部門1.負責合同項目的前期調研與客戶資信調查，收集客戶相關信息，評估客戶的履約能力和信用狀況，形成書面報告。例如，在與新客戶簽訂合同前，業(yè)務員需了解客戶的經營狀況、財務狀況、過往交易記錄等信息，為合同簽訂提供參考。2.起草合同文本，確保合同條款準確反映業(yè)務需求和雙方約定。在起草過程中，要充分考慮塑料行業(yè)的特點，明確產品規(guī)格、質量標準、價格、交貨方式等關鍵條款。3.負責合同的洽談與簽訂工作，積極與客戶溝通協(xié)商，爭取有利的合同條款。在洽談過程中，要堅守本廠的利益底線，同時尊重客戶的合理訴求，達成雙方都能接受的合同條款。4.跟蹤合同的履行情況，及時向相關部門反饋信息，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)客戶有違約跡象，應及時采取措施，維護本廠權益。（二）法務部門1.對合同文本進行法律審查，確保合同內容符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風險。重點審查合同的主體資格、條款的合法性、違約責任等方面。2.參與重大合同的談判，提供法律意見和支持。在談判過程中，從法律角度為業(yè)務部門提供建議，確保合同條款的合法性和有效性。3.處理合同糾紛案件，代表本廠參與訴訟、仲裁等法律程序。在糾紛處理過程中，要積極維護本廠的合法權益，爭取有利的判決或裁決結果。（三）財務部門1.負責審核合同的財務條款，如價格、付款方式、結算周期等，確保合同的財務安排合理、合規(guī)。對合同的財務風險進行評估，提出防范措施。2.監(jiān)督合同款項的收付情況，及時與業(yè)務部門溝通，催收到期款項。定期對合同款項的收付情況進行統(tǒng)計和分析，為管理層提供決策依據。（四）行政部門1.負責合同的登記、編號、歸檔等檔案管理工作，建立健全合同檔案管理制度，確保合同檔案的完整性和安全性。2.提供合同管理的后勤支持和服務，如合同文本的打印、復印、傳遞等工作。三、合同簽訂管理（一）合同主體審查1.在簽訂合同前，業(yè)務部門必須對合同對方的主體資格進行嚴格審查，包括但不限于對方的營業(yè)執(zhí)照、經營范圍、法定代表人身份證明、授權委托書等文件。確保對方具有合法的經營資格和簽訂合同的能力。2.對于重要客戶或重大合同項目，業(yè)務部門應委托專業(yè)機構對客戶進行資信調查，評估客戶的信用狀況和履約能力。資信調查內容包括客戶的財務狀況、經營業(yè)績、市場聲譽、行業(yè)地位等方面。（二）合同文本起草1.業(yè)務部門應根據業(yè)務實際情況和雙方協(xié)商結果，起草合同文本。合同文本應包括但不限于合同名稱、合同編號、簽訂時間、簽訂地點、雙方當事人信息、標的、數(shù)量、質量、價格、付款方式、交貨方式、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同文本應使用規(guī)范的法律術語和行業(yè)用語，表達清晰、準確，避免模糊不清或容易產生歧義的表述。對于塑料產品的規(guī)格、型號、質量標準等內容，要明確具體，可操作性強。（三）合同審核與審批1.合同文本起草完成后，業(yè)務部門應先進行內部審核，確保合同條款符合業(yè)務要求和本廠利益。審核通過后，將合同文本提交給法務部門進行法律審查。2.法務部門應在規(guī)定時間內對合同文本進行全面審查，重點審查合同的合法性、有效性、完整性以及潛在的法律風險。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與業(yè)務部門溝通，提出修改意見。3.經過法務部門審查后的合同文本，根據合同金額和重要程度，按照本廠的審批流程提交給相關領導進行審批。審批通過后方可簽訂合同。（四）合同簽訂1.合同簽訂應采用書面形式，由雙方當事人或其授權代表簽字并加蓋公章或合同專用章。在簽訂合同前，要仔細核對對方簽字人的身份和授權權限，確保簽字的有效性。2.對于重大合同或涉及重要條款變更的合同，應組織雙方進行合同簽署儀式，以增強合同的嚴肅性和雙方的合作信心。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據合同條款制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務、責任人和時間節(jié)點。合同執(zhí)行計劃應包括生產安排、原材料采購、質量檢驗、運輸配送等方面的內容。2.將合同執(zhí)行計劃及時傳達給相關部門，確保各部門了解自己在合同履行過程中的職責和任務，密切配合，共同推進合同的順利履行。（二）生產與供應管理1.生產部門應根據合同執(zhí)行計劃，合理安排生產任務，確保按時、按質、按量完成產品生產。在生產過程中，要嚴格控制產品質量，遵守塑料行業(yè)的相關標準和規(guī)范。2.采購部門應根據生產計劃，及時采購所需的原材料和零部件，確保原材料的質量和供應的及時性。加強與供應商的溝通與合作，建立穩(wěn)定的供應渠道。（三）質量控制1.質量檢驗部門應按照合同約定的質量標準和檢驗方法，對產品進行嚴格的質量檢驗。在生產過程中，加強對關鍵工序和環(huán)節(jié)的質量監(jiān)控，確保產品質量符合要求。2.對于檢驗不合格的產品，要及時采取措施進行處理，如返工、返修或報廢等。同時，要分析原因，采取改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。（四）交付與驗收1.業(yè)務部門應按照合同約定的交貨方式和時間，組織產品的交付工作。在交付過程中，要確保產品的包裝、運輸安全，避免產品損壞或丟失。2.客戶驗收時，業(yè)務部門應積極配合，提供必要的文件和資料。如客戶對產品質量或數(shù)量有異議，應及時進行溝通和處理，協(xié)商解決問題。（五）款項收付1.財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項的收付工作。在收款過程中，要加強與客戶的溝通，催收到期款項，確保本廠資金的及時回籠。2.對于客戶逾期付款的情況，要按照合同約定收取違約金，并采取相應的催款措施，如發(fā)催款函、電話催收、上門催收等。必要時，可通過法律途徑維護本廠的合法權益。五、合同變更與解除管理（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因客觀原因需要變更合同條款，提出變更的一方應及時通知對方，并提供書面的變更申請。變更申請應說明變更的原因、內容和對合同履行的影響。2.對方收到變更申請后，應在規(guī)定時間內進行答復。如雙方達成一致意見，應簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的條款、變更后的權利義務以及對合同履行的調整等內容。3.合同變更協(xié)議簽訂后，相關部門應根據變更內容及時調整合同執(zhí)行計劃，確保合同的順利履行。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，一方有權提出解除合同。提出解除合同的一方應及時通知對方，并提供書面的解除合同通知。通知應說明解除合同的原因和依據。2.雙方應就合同解除后的相關事宜進行協(xié)商，如已履行部分的結算、未履行部分的處理、違約責任的承擔等。協(xié)商一致后，簽訂書面的合同解除協(xié)議。3.合同解除后，相關部門應及時清理合同檔案，對已履行的合同進行總結和評估，為今后的合同管理提供經驗教訓。六、合同糾紛處理（一）糾紛預警與報告1.在合同履行過程中，業(yè)務部門如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象，應及時進行預警，并向主管領導報告。報告內容應包括糾紛的起因、現(xiàn)狀、可能產生的影響等。2.主管領導接到報告后，應立即組織相關部門進行分析和研究，制定應對措施，防止糾紛的擴大。（二）糾紛協(xié)商解決1.發(fā)生合同糾紛后，本廠應首先嘗試與對方進行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，要保持冷靜、理性，以維護雙方的合作關系為出發(fā)點，尋求雙方都能接受的解決方案。2.業(yè)務部門應負責具體的協(xié)商工作，法務部門提供法律支持。協(xié)商達成一致意見后，應簽訂書面的和解協(xié)議，明確雙方的權利義務和糾紛的解決方案。（三）法律途徑解決1.如協(xié)商無法解決合同糾紛，本廠應及時采取法律途徑維護自身合法權益。法務部門應根據糾紛的具體情況，選擇合適的法律程序，如訴訟或仲裁。2.在法律程序中，法務部門應積極收集證據，準備相關法律文件，代表本廠參與訴訟或仲裁活動。同時，要與業(yè)務部門密切配合，提供必要的業(yè)務信息和支持。3.對于生效的法律文書，本廠應及時履行相關義務。如對方未履行法律文書確定的義務，應及時申請強制執(zhí)行，確保本廠的合法權益得到實現(xiàn)。七、合同檔案管理（一）檔案建立1.行政部門應在合同簽訂后及時建立合同檔案，對每份合同進行單獨編號，并按照合同類別、簽訂時間等進行分類管理。2.合同檔案應包括合同文本、審批文件、相關附件（如客戶資信調查材料、招投標文件、補充協(xié)議等）、履行過程中的往來函件、結算憑證等資料。（二）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。行政部門應建立專門的合同檔案室或使用檔案管理軟件，對合同檔案進行集中管理。2.對電子合同檔案，要做好數(shù)據備份工作，定期進行檢查和維護，確保數(shù)據的完整性和可讀性。（三）檔案查閱與借閱1.本廠員工因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，要遵守檔案管理制度，不得擅自摘抄、復制、涂改檔案內容。2.如需借閱合同檔案，應填寫借閱申請表，經部門負責人和主管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應按時歸還檔案。（四）檔案銷毀1.對于超過保存期限或已無保存價值的合同檔案，行政部門應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，要編制銷毀清單，經主管領導批準后進行銷毀。2.銷毀合同檔案時，應采用合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案內容無法恢復。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認。八、績效考核與激勵（一）合同管理績效考核指標1.設立合同簽訂及時率、合同履行率、合同款項回收率、合同糾紛發(fā)生率等績效考核指標，對業(yè)務部門和相關人員的合同管理工作進行量化考核。2.合同簽訂及時率=實際及時簽訂的合同數(shù)量/應簽訂的合同數(shù)量×100%；合同履行率=實際履行的合同數(shù)量/應履行的合同數(shù)量×100%；合同款項回收率=實際收回的合同款項金額/應收回的合同款項金額×100%；合同糾紛發(fā)生率=發(fā)生合同糾紛的合同數(shù)量/簽訂的合同總數(shù)量×100%。（二）激勵措施1.對于在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，以激勵員工積極做好合同管理工作。2.對因工作失誤導致合同出現(xiàn)重大風險或造成經濟損失的部門和個人，按照本廠的相關規(guī)定進行責任追究和處罰。處罰方式包括扣發(fā)獎金、警告、降職、辭退等。九、人力資源管理與人文關懷（一）培訓與發(fā)展1.定期組織合同管理相關的培訓課程，提高員工的合同管理知識和技能水平。培訓內容包括法律法規(guī)、合同起草與審核、談判技巧、風險防范等方面。2.鼓勵員工參加外部培訓和學習交流活動，拓寬視野，了解行業(yè)最新動態(tài)和合同管理的先進經驗。為員工提供晉升和職業(yè)發(fā)展機會，根據員工的工作表現(xiàn)和能力，合理安排崗位和職責。（二）人文關懷1.關注員工在合同管理工作中的壓力和需求，為員工提供必要的