企業(yè)采購審批流程標準化手冊前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購審批職責(zé)，提高采購效率，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊基于企業(yè)內(nèi)部管理需求，結(jié)合采購業(yè)務(wù)全流程設(shè)計，適用于企業(yè)各部門采購活動的審批管理，旨在實現(xiàn)采購流程的標準化、透明化和合規(guī)化。第一章采購審批流程概述1.1流程目標保證采購需求合理、預(yù)算可控，符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標；規(guī)范采購行為，杜絕違規(guī)采購，防范廉潔風(fēng)險；優(yōu)化審批節(jié)點，縮短采購周期，提升采購效率；完善采購檔案管理，支持后續(xù)審計與追溯。1.2基本原則需求導(dǎo)向：以實際業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點，杜絕盲目采購；預(yù)算控制：嚴格執(zhí)行預(yù)算管理，超預(yù)算采購需履行特殊審批；分級審批：根據(jù)采購金額、品類差異設(shè)置審批權(quán)限，保證權(quán)責(zé)匹配；合規(guī)優(yōu)先：遵守國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，保證流程合法合規(guī)。1.3適用范圍本手冊適用于企業(yè)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購（如咨詢、運維等）。采購品類分為生產(chǎn)物料、非生產(chǎn)物料、固定資產(chǎn)、服務(wù)類四大類，不同品類審批流程可結(jié)合實際適當簡化，但核心審批節(jié)點不得缺失。第二章采購審批全流程操作細則2.1需求提報與部門初審操作主體：需求部門申請人、部門負責(zé)人操作要點：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)工作計劃或?qū)嶋H需要，填寫《采購申請單》（詳見第四章模板1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途、期望交付時間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)支撐材料（如《需求說明書》《市場初步詢價單》《項目立項批文》等）。部門初審：部門負責(zé)人對需求的合理性、必要性進行審核，重點確認：采購內(nèi)容是否與部門職責(zé)及工作計劃匹配；需求數(shù)量、規(guī)格是否滿足實際工作需要，是否存在過度采購；是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）。提交材料：初審?fù)ㄟ^后，申請人將《采購申請單》及附件提交至采購部，同時通過OA系統(tǒng)發(fā)起審批流程（如無OA系統(tǒng)，以紙質(zhì)形式逐級傳遞）。關(guān)鍵輸出：《采購申請單》（部門負責(zé)人簽字版）、支撐材料清單。2.2采購預(yù)算審核操作主體：采購專員、財務(wù)部預(yù)算專員、財務(wù)負責(zé)人操作要點：預(yù)算核對：采購部收到《采購申請單》后，由采購專員核對采購項目是否納入年度/季度預(yù)算，預(yù)算金額與申請金額是否匹配。預(yù)算內(nèi)采購：若申請金額≤預(yù)算金額，直接進入下一環(huán)節(jié)；超預(yù)算采購：若申請金額＞預(yù)算金額，需需求部門填寫《預(yù)算調(diào)整申請表》（詳見第四章模板2），說明超預(yù)算原因，并報財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審核。預(yù)算確認：財務(wù)部預(yù)算專員在1個工作日內(nèi)完成預(yù)算核對，確認預(yù)算合規(guī)性后，在《采購申請單》“預(yù)算審核”欄簽字；超預(yù)算采購需經(jīng)財務(wù)負責(zé)人及總經(jīng)理審批通過后方可繼續(xù)流程。關(guān)鍵輸出：《采購申請單》（財務(wù)部審核簽字版）、《預(yù)算調(diào)整申請表》（如適用）。2.3采購方式確定與供應(yīng)商選擇操作主體：采購部、需求部門、審計監(jiān)察部（如需）操作要點：采購方式匹配：根據(jù)采購金額、品類及市場情況，選擇合適的采購方式（詳見下表）：采購金額（人民幣）采購方式審批要求≤5,000元詢價采購/直接采購采購部負責(zé)人審批5,000-50,000元比價采購（≥3家供應(yīng)商）采購部負責(zé)人審批50,000-200,000元招標采購/競爭性談判分管副總審批＞200,000元公開招標/戰(zhàn)略采購總經(jīng)理審批，審計監(jiān)察部備案供應(yīng)商尋源：詢價/比價采購：采購部通過合格供應(yīng)商庫、公開市場渠道獲取≥3家供應(yīng)商報價，填寫《供應(yīng)商比價表》（詳見第四章模板3），注明各供應(yīng)商資質(zhì)、報價、交期、服務(wù)承諾等；招標/談判采購：采購部編制招標文件/談判方案，組織需求部門、審計監(jiān)察部等部門成立評審小組，按《招標采購管理辦法》開展評審，形成《供應(yīng)商評審報告》。供應(yīng)商確定：采購部綜合價格、質(zhì)量、交期、信譽等因素確定供應(yīng)商，報需求部門確認后，在《采購申請單》“供應(yīng)商選擇”欄簽字。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商比價表》或《供應(yīng)商評審報告》、供應(yīng)商資質(zhì)文件復(fù)印件。2.4采購合同審批操作主體：采購專員、法務(wù)專員、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理操作要點：合同起草：采購部根據(jù)確定的供應(yīng)商及采購需求，起草采購合同，明確標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責(zé)任等核心條款，合同文本需符合《合同法》及企業(yè)合同管理規(guī)范。合同審核：部門審核：采購部負責(zé)人審核合同條款與采購需求的一致性；法務(wù)審核：法務(wù)專員審核合同的法律合規(guī)性，重點排查歧義條款、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)等風(fēng)險點，出具《法務(wù)審核意見書》；領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額及重要性，由分管副總或總經(jīng)理審批（審批權(quán)限參照2.3表）。合同簽訂：審批通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或其指定人）與供應(yīng)商簽訂合同，合同正本交采購部、財務(wù)部、需求部門存檔。關(guān)鍵輸出：采購合同（最終版）、《法務(wù)審核意見書》。2.5訂單下達與執(zhí)行跟進操作主體：采購專員、供應(yīng)商操作要點：訂單：采購部根據(jù)審批通過的《采購申請單》及采購合同，在ERP系統(tǒng)中《采購訂單》（詳見第四章模板4），明確訂單編號、供應(yīng)商信息、物料編碼、數(shù)量、單價、交貨日期、收貨地址等，并加蓋采購專用章后送達供應(yīng)商。執(zhí)行跟進：采購專員定期跟進訂單履行情況，督促供應(yīng)商按期交貨，若遇延期、質(zhì)量問題等異常情況，需及時與供應(yīng)商溝通，并報采購部負責(zé)人及需求部門協(xié)調(diào)處理，必要時啟動合同違約條款。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》（供應(yīng)商簽字確認版）、訂單執(zhí)行跟蹤記錄。2.6驗收入庫與差異處理操作主體：需求部門、倉儲部、質(zhì)檢部（如需）、采購部操作要點：到貨驗收：數(shù)量驗收：供應(yīng)商交貨時，倉儲部根據(jù)《采購訂單》核對實物數(shù)量，確認是否與訂單一致；質(zhì)量驗收：需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部（對質(zhì)量有要求的物料）對實物質(zhì)量進行檢驗，出具《質(zhì)檢報告》（詳見第四章模板5），確認是否符合合同約定的質(zhì)量標準；驗收確認：驗收合格后，需求部門、倉儲部在《驗收入庫單》（詳見第四章模板6）上簽字確認；若存在數(shù)量不符、質(zhì)量問題，需在單據(jù)中注明，并拍照留存證據(jù)，采購部據(jù)此與供應(yīng)商協(xié)商處理（如換貨、退貨、索賠）。入庫登記：倉儲部將驗收合格的物料辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并在ERP系統(tǒng)中錄入入庫信息，同步反饋至財務(wù)部及采購部。關(guān)鍵輸出：《驗收入庫單》、《質(zhì)檢報告》（如適用）、差異處理記錄。2.7付款申請與財務(wù)審核操作主體：采購專員、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)操作要點：付款申請：采購部根據(jù)合同約定及驗收情況，在付款到期前3個工作日填寫《付款申請單》（詳見第四章模板7），附《采購合同》《驗收入庫單》《發(fā)票》（或發(fā)票收據(jù)）等材料，提交財務(wù)部審核。財務(wù)審核：財務(wù)部核對付款申請與合同條款、驗收記錄、發(fā)票信息的一致性，確認付款金額、時間、賬戶是否準確，重點審核：發(fā)票真?zhèn)渭昂弦?guī)性；是否存在未驗收先付款、超合同付款等違規(guī)情況；預(yù)算余額是否充足。資金支付：審核通過后，按企業(yè)資金審批流程報批（審批權(quán)限參照2.3表），審批通過后由財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票等方式支付款項，付款憑證及時反饋至采購部歸檔。關(guān)鍵輸出：《付款申請單》（財務(wù)部審核簽字版）、付款憑證、發(fā)票復(fù)印件。2.8采購檔案歸檔操作主體：采購部、檔案管理員操作要點：檔案收集：采購專員負責(zé)收集采購全流程資料，包括但不限于《采購申請單》《預(yù)算調(diào)整申請表》《供應(yīng)商比價表》《采購合同》《驗收入庫單》《付款申請單》《發(fā)票》、溝通記錄等，保證資料完整、真實。分類歸檔：按“一采購一檔”原則，將資料整理成冊，標注檔案編號（格式：CG-年份-流水號），存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)。保管期限：采購檔案保管期限不少于5年，其中固定資產(chǎn)采購、戰(zhàn)略采購檔案保管期限不少于10年，到期按規(guī)定銷毀并履行審批手續(xù)。關(guān)鍵輸出：采購檔案目錄、檔案保管記錄。第三章流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項3.1需求真實性把控需求部門不得虛報、瞞報采購需求，不得拆分采購項目規(guī)避審批；對高頻、常規(guī)采購（如辦公用品），需求部門可按季度提報匯總需求，減少單次審批頻次，但需明確明細清單。3.2供應(yīng)商資質(zhì)審核供應(yīng)商必須具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等），特殊品類（如食品、醫(yī)療器械）需提供生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等；新供應(yīng)商需通過《供應(yīng)商準入評估》（詳見第四章模板8），評估合格后方可納入合格供應(yīng)商庫；定期對供應(yīng)商進行績效評價（每年至少1次），對評價不合格的供應(yīng)商予以清退或限期整改。3.3合同條款風(fēng)險防范合同中必須明確“質(zhì)量驗收標準”“違約責(zé)任”“爭議解決方式”等核心條款，避免模糊表述；涉及金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購合同，需經(jīng)法務(wù)部審核通過后方可簽訂；禁止簽訂“開口合同”或與供應(yīng)商私下約定合同外條款。3.4采購過程透明化詢價、比價、招標等采購過程需留存書面記錄，保證至少3家供應(yīng)商參與，且價格、條款公開透明；采購部需定期公示采購結(jié)果（如內(nèi)部公告欄、OA系統(tǒng)），接受各部門監(jiān)督，公示期不少于3個工作日。3.5應(yīng)急采購處理因突發(fā)事件（如生產(chǎn)急需、設(shè)備故障搶修）需緊急采購時，需求部門可先口頭申請，經(jīng)分管副總批準后先行采購，但需在2個工作日內(nèi)補辦《采購申請單》及審批手續(xù)；緊急采購金額≤10,000元時可適當簡化供應(yīng)商比選流程，但需留存采購過程記錄（如電話溝通記錄、截圖）。3.6審批時限要求各審批節(jié)點需在規(guī)定時限內(nèi)完成，具體部門初審：1個工作日；預(yù)算審核：1個工作日；采購方式確定與供應(yīng)商選擇：小額采購（≤5,000元）1個工作日，大額采購（＞5,000元）3個工作日；合同審批：法務(wù)審核2個工作日，領(lǐng)導(dǎo)審批1個工作日；付款審核：2個工作日。因特殊情況無法按時審批的，需提前告知申請人并說明原因，最長不超過5個工作日。第四章標準化模板文件模板1：采購申請單申請部門申請人申請日期年月日采購類別□生產(chǎn)物料□非生產(chǎn)物料□固定資產(chǎn)□服務(wù)類預(yù)算編號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明附件清單□需求說明書□市場詢價單□項目立項批文□其他：部門負責(zé)人意見簽字：日期：年月日預(yù)算審核（財務(wù)部）簽字：日期：年月日采購部意見簽字：日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：年月日總經(jīng)理審批（如需）簽字：日期：年月日模板2：預(yù)算調(diào)整申請表申請部門申請人申請日期年月日原預(yù)算編號原預(yù)算金額調(diào)整后金額調(diào)整金額調(diào)整原因說明附件清單□成本測算表□項目變更說明□領(lǐng)導(dǎo)批示□其他：需求部門意見簽字：日期：年月日財務(wù)部審核意見簽字：日期：年月日分管副總審批簽字：日期：年月日總經(jīng)理審批簽字：日期：年月日模板3：供應(yīng)商比價表采購項目名稱比價日期年月日序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話123比價結(jié)論建議選擇供應(yīng)商：理由：采購部負責(zé)人簽字簽字：日期：年月日模板4：采購訂單訂單編號CG-年份-供應(yīng)商名稱收貨地址聯(lián)系人訂單日期年月日交貨日期年月日序號物料編碼物料名稱規(guī)格型號12訂單總額（大寫）付款方式□預(yù)付□貨到付款□分期付款□其他：備注采購部簽字簽字：日期：年月日供應(yīng)商確認簽字簽字：（蓋章）年月日模板5：質(zhì)檢報告物料名稱規(guī)格型號供應(yīng)商名稱采購訂單號檢測日期年月日檢測地點檢測項目標準要求檢測結(jié)果是否合格檢測結(jié)論□合格□不合格□讓步接收檢測員簽字簽字：審核人簽字簽字：備注模板6：驗收入庫單驗收單編號YR-年份-采購訂單號供應(yīng)商名稱收貨日期年月日收貨倉庫驗收人序號物料編碼物料名稱規(guī)格型號12驗收結(jié)論□全部合格□部分合格（不合格數(shù)量：）□拒收需求部門確認簽字簽字：日期：年月日倉庫確認簽字簽字：日期：年月日模板7：付款申請單付款申請編號FK-年份-供應(yīng)商名稱采購合同號付款階段□預(yù)付款□到貨款□尾款申請金額（大寫）申請日期年月日付款賬戶信息開戶行：賬戶名稱：賬號：付款事由附件清單□采購合同□驗收入庫單□發(fā)票□其他：采購部意見簽字：日期：年月日財務(wù)部審核意見簽字：日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：年月日總經(jīng)理審批（如需）簽字：日期：年月日模板8：供應(yīng)商準入評估表供應(yīng)商名稱申請日期年月日聯(lián)系人聯(lián)系電話經(jīng)營地址注冊資本主營業(yè)務(wù)資質(zhì)文件清單□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□質(zhì)量體系認證□其他：業(yè)績評估近3年類似采購項目案例（可附合同復(fù)印件）：技術(shù)能力評估□滿足□基本滿足□不滿足（說明：）質(zhì)量保障評估□滿足□基本