2025合同檔案管理規(guī)范XX第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范合同檔案的管理，確保合同的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于本單位所有合同的檔案管理工作。第二條合同檔案的范圍本規(guī)范所稱合同檔案，是指在合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等過(guò)程中形成的，具有法律效力和保存價(jià)值的所有文件、資料及電子數(shù)據(jù)，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄、履行憑證、往來(lái)函件、法律意見(jiàn)書(shū)等。第三條管理原則完整性原則：合同檔案應(yīng)全面、真實(shí)地反映合同的全生命周期，確保所有相關(guān)文件齊全。準(zhǔn)確性原則：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與合同的實(shí)際履行情況相符。安全性原則：合同檔案應(yīng)采取必要措施，防止遺失、損壞或被篡改，確保檔案的安全性。保密性原則：合同檔案屬于本單位的內(nèi)部機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自向外泄露。便捷性原則：合同檔案的管理應(yīng)注重效率，便于存儲(chǔ)、檢索和利用。第二章合同檔案的收發(fā)與登記第四條合同檔案的收發(fā)收發(fā)范圍：所有合同及其相關(guān)文件在簽訂后，應(yīng)立即由合同承辦部門(mén)移交至檔案管理部門(mén)。收發(fā)程序：收發(fā)雙方應(yīng)對(duì)合同檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，并在交接清單上簽字確認(rèn)。第五條合同檔案的登記登記內(nèi)容：合同檔案的登記應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、生效日期、履行期限、金額、簽約雙方信息、檔案類別等。登記要求：檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到合同檔案后五個(gè)工作日內(nèi)完成登記工作，并建立電子目錄，便于查詢和管理。第三章合同檔案的整理與分類第六條整理要求分類整理：合同檔案應(yīng)按照項(xiàng)目的性質(zhì)、部門(mén)的職責(zé)或合同的類別進(jìn)行分類整理。歸檔順序：合同檔案的整理應(yīng)保持其形成順序，確保文件之間的邏輯關(guān)聯(lián)性。編號(hào)管理：合同檔案應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，采用“項(xiàng)目編號(hào)-合同編號(hào)”的方式，確保每份檔案的唯一性。第七條檔案分類分類標(biāo)準(zhǔn)：合同檔案按項(xiàng)目性質(zhì)分為建設(shè)工程類、物資采購(gòu)類、服務(wù)類、金融投資類等；按簽訂部門(mén)分為法律事務(wù)部、財(cái)務(wù)部、人力資源部等；按合同狀態(tài)分為在履行類、已完成類、已終止類等。分類管理：檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)和整理，確保分類的科學(xué)性和規(guī)范性。第四章電子合同檔案的管理第八條電子合同的管理電子文件的生成：電子合同的生成應(yīng)符合《電子簽名法》的相關(guān)規(guī)定，確保其法律效力。存儲(chǔ)介質(zhì)：電子合同檔案應(yīng)存儲(chǔ)于本單位指定的電子檔案管理系統(tǒng)中，并定期備份至光盤(pán)、硬盤(pán)等介質(zhì)。加密與備份：電子檔案應(yīng)采取加密措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案的安全性和可恢復(fù)性。第九條電子與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)聯(lián)管理：電子合同檔案與紙質(zhì)合同檔案應(yīng)建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保兩者內(nèi)容一致。查閱權(quán)限：電子合同檔案的查閱權(quán)限應(yīng)與紙質(zhì)合同檔案的查閱權(quán)限一致，避免信息泄露。第五章合同檔案的借閱與查閱第十條借閱與查閱程序借閱申請(qǐng)：借閱合同檔案的人員需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。查閱方式：查閱合同檔案可采取現(xiàn)場(chǎng)查閱或電子閱覽的方式，但不得將檔案帶離指定場(chǎng)所。借閱期限：借閱期限一般不得超過(guò)五個(gè)工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。第十一條借閱與查閱的管理借閱記錄：檔案管理部門(mén)應(yīng)建立借閱登記簿，詳細(xì)記錄借閱人、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容及歸還時(shí)間。查閱權(quán)限：非本單位人員查閱合同檔案需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。第六章合同檔案的銷毀第十二條銷毀條件存檔期限：合同檔案的存檔期限應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)和相關(guān)法律法規(guī)確定，一般不少于五年，特殊情況另行規(guī)定。銷毀審核：合同檔案的銷毀應(yīng)由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，并形成銷毀報(bào)告。第十三條銷毀程序銷毀申請(qǐng)：檔案管理部門(mén)應(yīng)在合同檔案超過(guò)存檔期限后，提交銷毀申請(qǐng)。監(jiān)督銷毀：銷毀過(guò)程應(yīng)有兩名以上監(jiān)督人員在場(chǎng)，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。第七章合同檔案管理的罰則第十四條違約責(zé)任檔案遺失：因管理不善導(dǎo)致合同檔案遺失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并依法賠償損失。檔案損壞：因人為原因?qū)е潞贤瑱n案損壞的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)修復(fù)或賠償責(zé)任。檔案泄露：未經(jīng)批準(zhǔn)泄露合同檔案內(nèi)容的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。第十五條爭(zhēng)議解決內(nèi)部爭(zhēng)議：因合同檔案管理引發(fā)的內(nèi)部爭(zhēng)議，應(yīng)在十五個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)協(xié)商解決。外部爭(zhēng)議：因合同檔案管理引發(fā)的外部爭(zhēng)議，應(yīng)通過(guò)法律途徑解決。第八章附則第十六條生效與修訂生效日期：本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施，原相關(guān)制度廢止。修訂程序：本規(guī)范的修訂應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并通過(guò)內(nèi)部發(fā)文形式公布。第十七條說(shuō)明本規(guī)范是本單位合同