檔案管理制度及資料歸檔操作流程一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范本單位檔案管理工作，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本單位實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門及全體員工在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等管理工作。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、安全保密、便于利用的原則。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的初步收集、整理和移交工作。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）管理機構(gòu)單位檔案工作由綜合管理部門（或指定專門檔案室）統(tǒng)一歸口管理，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案工作。（二）工作職責(zé)1.綜合管理部門（檔案室）職責(zé)：*貫徹執(zhí)行國家及上級有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)；*制定和完善本單位檔案管理制度及相關(guān)工作細(xì)則；*負(fù)責(zé)對各部門形成的檔案材料進(jìn)行接收、審核、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用；*組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；*負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案安全。2.各部門職責(zé)：*指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的文件材料的及時收集、初步整理、定期向檔案室移交；*協(xié)助檔案室做好本部門檔案的鑒定、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍凡是本單位在各項工作活動中直接形成的，反映工作主要過程和結(jié)果，對單位具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，均屬歸檔范圍。主要包括：*行政管理類：各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、請示報告及批復(fù)等；*業(yè)務(wù)管理類：與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議、項目資料、客戶資料、技術(shù)文檔等；*人事管理類：員工檔案、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利等相關(guān)材料（按人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行）；*財務(wù)會計類：各類會計憑證、賬簿、報表等（按會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行）；*其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保不遺漏、不丟失。2.文件材料的收集應(yīng)遵循其自然形成規(guī)律，保持其完整性和有機聯(lián)系。3.歸檔的文件材料應(yīng)為原件，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實準(zhǔn)確。復(fù)印件須注明原件保管處及復(fù)印原因，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）整理原則與方法1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：*分類：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)或形成部門進(jìn)行分類，可采用年度-機構(gòu)（或問題）-保管期限的分類方法。*組卷（件）：將具有共同特征或聯(lián)系密切的文件材料組合在一起，形成案卷或件。*排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照其形成時間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行系統(tǒng)排列。*編號：對卷內(nèi)文件材料進(jìn)行頁碼編號，填寫卷內(nèi)文件目錄。*編目：填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等，編制檔案檢索目錄。四、檔案的保管（一）庫房管理檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。（二）日常管理1.檔案入庫前必須進(jìn)行嚴(yán)格檢查，防止不合格或有問題的檔案入庫。2.檔案應(yīng)按不同類別、保管期限和編號順序排列存放，做到定位管理，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期、短期三種（或按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。各單位應(yīng)根據(jù)檔案的實際價值確定具體保管期限，并在檔案整理時明確標(biāo)注。五、檔案的利用與保密（一）利用制度1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱密級檔案須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行。檔案原件一般不得帶出檔案室，確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。3.查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。如有損壞或丟失，按有關(guān)規(guī)定處理。4.復(fù)制檔案材料，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。（二）保密規(guī)定1.檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和單位保密制度，嚴(yán)守檔案秘密。2.密級檔案的管理、利用，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁泄密。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案內(nèi)容告知無關(guān)人員。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定對于已到保管期限的檔案，由檔案室會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對其價值進(jìn)行重新鑒定。仍有保存價值的，應(yīng)延長保管期限；無保存價值的，予以銷毀。（二）銷毀程序1.對鑒定為銷毀的檔案，由檔案室編制《檔案銷毀清冊》，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀時，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案材料。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、資料歸檔操作流程（一）歸檔范圍與時限的明確1.范圍確認(rèn)：各部門根據(jù)本制度第三章“檔案的收集與整理”中關(guān)于歸檔范圍的規(guī)定，明確本部門應(yīng)歸檔的文件材料種類。2.時限要求：日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在辦理完畢后及時整理；年度性文件材料，應(yīng)在次年第一季度內(nèi)完成整理歸檔；專項工作或項目文件材料，應(yīng)在工作或項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成整理歸檔。（二）文件材料的收集1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門日常文件材料的隨時收集，確保應(yīng)歸檔材料不遺漏。2.對于已辦理完畢的各類公文、合同、報告等，承辦人應(yīng)及時將原件交本部門兼職檔案員。（三）文件材料的初步整理1.分類：兼職檔案員將收集到的文件材料，按照本部門業(yè)務(wù)特點和檔案分類方案進(jìn)行初步分類。2.排序：將同一類別的文件材料，按照形成時間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編寫頁碼：對排序后的文件材料，在有文字的頁面右下角（或左下角）編寫頁碼。4.填寫卷內(nèi)目錄：根據(jù)文件材料的內(nèi)容，填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、文件標(biāo)題、日期、頁碼、備注等項。（四）著錄與編目1.檔案室接收各部門移交的檔案后，對檔案進(jìn)行進(jìn)一步審核和規(guī)范化整理。2.按照檔案著錄規(guī)則，對檔案的題名、責(zé)任者、文號、日期、頁數(shù)、保管期限、分類號等信息進(jìn)行著錄，錄入檔案管理系統(tǒng)。3.編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄等，方便檔案查找利用。（五）裝訂與裝盒1.對整理好的文件材料，采用規(guī)范的裝訂方式進(jìn)行裝訂，做到整齊牢固。2.將裝訂好的案卷裝入符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，并在檔案盒封面、盒脊上填寫相應(yīng)的檔案信息，如全宗號、年度、類別、案卷號、保管期限等。（六）歸檔與入庫1.檔案整理完畢并經(jīng)檔案室審核合格后，辦理正式移交手續(xù)，填寫《檔案移交清冊》，雙方簽字確認(rèn)。2.