2025年檔案安全制度一、總則為了切實(shí)加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本檔案安全制度。本制度適用于本單位各類檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案安全管理工作應(yīng)遵循“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的方針，堅(jiān)持“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，明確責(zé)任，落實(shí)措施，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。二、檔案安全管理組織與職責(zé)成立檔案安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案安全管理工作，研究解決檔案安全管理中的重大問題，制定檔案安全管理工作的政策和措施。檔案管理部門是檔案安全管理的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和安全保護(hù)工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和本單位的檔案安全制度，制定檔案安全管理的具體操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的完整與安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案安全設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保其正常運(yùn)行。5.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高工作人員的檔案安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。各部門應(yīng)明確一名檔案安全管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案安全管理工作。其主要職責(zé)包括：1.按照本單位檔案管理的要求，及時(shí)收集、整理本部門的檔案資料，并按時(shí)移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)本部門臨時(shí)保管檔案的安全保護(hù)工作，確保檔案不丟失、不損壞。3.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查和整改工作。三、檔案收集與整理安全各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的齊全、完整。檔案收集范圍包括本單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等各種載體的檔案。在檔案收集過程中，要嚴(yán)格按照檔案管理的要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行初步篩選和整理，剔除無(wú)保存價(jià)值的文件和資料。對(duì)收集到的檔案資料，要及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并填寫檔案移交清單，一式兩份，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，一份由移交部門留存，一份由檔案管理部門保存。檔案整理工作應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。檔案整理過程中，要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料和工具，確保檔案的裝訂牢固、整齊。對(duì)整理好的檔案，要按照分類方案進(jìn)行上架排列，并建立檔案檢索目錄，方便查找和利用。四、檔案庫(kù)房安全管理檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的要求，選擇地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方建設(shè)。庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和其他雜物，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控。庫(kù)房鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙管理制度，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，確保庫(kù)房的溫濕度符合檔案保管的要求。一般情況下，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行清掃和消毒，保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生。對(duì)檔案架、檔案盒等設(shè)備要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完好無(wú)損。五、檔案存儲(chǔ)與保管安全檔案應(yīng)按照不同的載體和類型進(jìn)行分類存儲(chǔ)，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。不同類型的檔案應(yīng)存放在不同的庫(kù)房或區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜內(nèi)，檔案架和檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和存取。檔案架和檔案柜應(yīng)采用金屬或木質(zhì)材料制作，具有一定的強(qiáng)度和穩(wěn)定性。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。聲像檔案應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，如光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。對(duì)重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，以便長(zhǎng)期保存和利用。檔案保管應(yīng)建立嚴(yán)格的登記制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案出入庫(kù)時(shí)，要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理。對(duì)珍貴、重要的檔案，要實(shí)行專人保管，嚴(yán)格控制查閱和利用范圍。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、霉變的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理；對(duì)超過保管期限的檔案，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案利用安全管理檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，嚴(yán)格按照本單位的檔案利用制度辦理。查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和利用范圍，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，決定是否同意查閱。對(duì)同意查閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期和用途。對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。查閱此類檔案，必須經(jīng)本單位保密部門審核同意，并簽訂保密協(xié)議。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用的需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考。七、檔案信息化安全管理加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的安全管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化管理部門和人員的職責(zé)，規(guī)范檔案信息化工作流程。檔案信息化管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對(duì)檔案信息系統(tǒng)的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，分配不同的訪問權(quán)限。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的安全技術(shù)和設(shè)備，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)。對(duì)重要的檔案信息，要進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化操作人員的安全培訓(xùn)和教育，提高其安全意識(shí)和操作技能。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自修改、刪除檔案信息。八、檔案安全應(yīng)急管理制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序和救援措施等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。檔案管理部門應(yīng)建立應(yīng)急救援隊(duì)伍，配備必要的應(yīng)急救援設(shè)備和物資，如滅火器、消防水帶、急救藥品等。應(yīng)急救援隊(duì)伍應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)和演練，提高應(yīng)急處置能力。當(dāng)發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急措施，保護(hù)檔案的安全。在應(yīng)急處置過程中，要及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告情況，爭(zhēng)取支持和援助。對(duì)因突發(fā)事件造成的檔案損失，要及時(shí)進(jìn)行清理和統(tǒng)計(jì)，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)檔案安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，防止類似事件再次發(fā)生。九、檔案安全監(jiān)督與檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案安全制度的執(zhí)行情況、檔案庫(kù)房的安全狀況、檔案存儲(chǔ)和保管情況、檔案利用情況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令有關(guān)部門和人員限期整改。各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的檔案安全管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并將自查情況報(bào)告檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)建立檔案安全管理工作考