合同管理規(guī)范化操作流程手冊一、合同管理規(guī)范化的適用場景與核心價值（一）適用場景合同管理規(guī)范化適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，尤其適用于合同數(shù)量多、類型復雜（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等）、涉及金額較大或法律風險較高的場景。具體包括：企業(yè)日常經(jīng)營：采購原材料、銷售產(chǎn)品、提供服務(wù)、對外合作等業(yè)務(wù)場景中涉及的各類商務(wù)合同；項目合作：工程建設(shè)、研發(fā)外包、聯(lián)合開發(fā)等長期項目中涉及的分期履行、變更頻繁的合同；內(nèi)部管理：勞動合同、保密協(xié)議、采購制度等涉及內(nèi)部權(quán)責劃分的協(xié)議文件；合規(guī)需求：上市公司、國有企業(yè)等需滿足《公司法》《合同法》及行業(yè)監(jiān)管要求的合同管理場景。（二）核心價值規(guī)范化合同管理可有效降低企業(yè)運營風險，提升管理效率：風險防控：通過標準化流程減少條款漏洞、主體不適格等法律風險，避免合同糾紛；效率提升：統(tǒng)一模板與審批流程縮短合同起草、評審周期，加快業(yè)務(wù)推進速度；權(quán)責明確：清晰劃分合同簽訂、履行、變更等環(huán)節(jié)的責任主體，避免推諉扯皮；數(shù)據(jù)支撐：通過歸檔與分析為經(jīng)營決策提供合同履約率、成本控制等數(shù)據(jù)參考。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同準備階段：需求對接與資料收集操作目標：明確合同需求，保證基礎(chǔ)資料完整，為后續(xù)起草與評審奠定基礎(chǔ)。1.業(yè)務(wù)需求提出操作主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如采購需求、銷售訂單），填寫《合同需求審批表》（見表1），明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、預(yù)計金額、履行期限、對方主體信息等核心要素；（2）部門負責人對需求合理性進行初審，重點審核業(yè)務(wù)需求是否符合公司戰(zhàn)略及預(yù)算要求。2.對方主體資格審查操作主體：法務(wù)部配合業(yè)務(wù)部門操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門向?qū)Ψ剿魅≈黧w資格證明文件，包括：企業(yè)法人：營業(yè)執(zhí)照復印件（需加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（若由代理人簽署）；其他組織：社會團體登記證、事業(yè)單位法人證等有效資質(zhì)；自然人：身份證復印件及戶籍證明；（2）法務(wù)部審核文件的真實性與有效性，重點核查：營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標的；是否存在被吊銷、注銷等異常經(jīng)營狀態(tài)；授權(quán)委托書是否載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限。3.資料歸檔與立項輸出成果：《合同需求審批表》《對方主體資格證明文件清單》注意事項：涉及重大金額（如超過年度預(yù)算10%）或高風險業(yè)務(wù)（如涉外合同、知識產(chǎn)權(quán)合同）的，需提交總經(jīng)理辦公會專項立項。（二）合同起草階段：模板選擇與條款填充操作目標：依據(jù)業(yè)務(wù)需求與法律規(guī)定，起草內(nèi)容完整、條款清晰的合同文本。1.選擇標準合同模板操作主體：業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)部指導操作步驟：（1）根據(jù)合同類型（如采購、銷售、服務(wù)），從公司《標準合同模板庫》中選擇對應(yīng)模板；（2）無標準模板的，由法務(wù)部參考行業(yè)示范文本或根據(jù)業(yè)務(wù)需求定制模板。2.填充核心條款操作主體：業(yè)務(wù)部門起草，法務(wù)部審核必填條款及填寫規(guī)范：當事人信息：名稱、住所、法定代表人/負責人需與主體資格證明文件一致，自然人需注明身份證號；標的描述：明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、服務(wù)內(nèi)容等，避免模糊表述（如“一批貨物”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）；數(shù)量與質(zhì)量：數(shù)量需注明單位（如噸、臺、項），質(zhì)量需符合國家標準或行業(yè)標準，約定驗收方法；價款與支付：明確金額、幣種、計價方式（單價/總價），支付條件（如預(yù)付款比例、到貨款、驗收款、質(zhì)保金比例）及期限（如“收到發(fā)票后10個工作日內(nèi)”）；履行期限與地點：起始/結(jié)束日期需具體到日，履行地點需明確至省、市、區(qū)（縣）；違約責任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達標）及違約金計算方式（如按逾期金額日萬分之五），上限不超過合同總金額的30%；爭議解決：優(yōu)先約定公司所在地有管轄權(quán)法院訴訟，或選擇仲裁時需明確仲裁機構(gòu)（如“中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會”）；附件：技術(shù)協(xié)議、圖紙、清單等附件需在中注明“詳見附件1、附件2”，并與具有同等效力。3.內(nèi)部審核與修改輸出成果：合同草案（含附件）注意事項：合同文本需使用公司統(tǒng)一模板字體（如宋體小四）、頁邊距，頁腳注明“第X頁共Y頁”，避免涂改（若有修改需加蓋騎縫章）。（三）合同評審階段：多維度風險把控操作目標：通過多部門協(xié)同評審，識別并消除合同條款中的法律、財務(wù)、業(yè)務(wù)風險。1.評審主體與職責評審部門評審重點法務(wù)部合同合法性（條款是否違反法律強制性規(guī)定）、完整性（必填條款是否齊全）、邏輯性（權(quán)利義務(wù)是否對等）財務(wù)部付款條件是否與公司資金計劃匹配、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、稅務(wù)風險、質(zhì)保金比例是否合理業(yè)務(wù)部門技術(shù)參數(shù)、履行可行性、對方履約能力與配合度采購部（若為采購合同）供應(yīng)商資質(zhì)、價格市場公允性、交貨周期2.評審流程操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門將合同草案及《合同評審表》（見表2）發(fā)送至各評審部門，預(yù)留評審時間不少于2個工作日；（2）各評審部門在《合同評審表》中填寫意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明具體修改理由；（3）法務(wù)部匯總評審意見，與業(yè)務(wù)部門共同修改合同文本；（4）若存在重大分歧（如違約責任爭議、價格分歧），組織召開評審會，由分管領(lǐng)導協(xié)調(diào)解決。3.評審結(jié)論確認輸出成果：評審通過的合同終稿（各評審部門負責人簽字確認）注意事項：未經(jīng)評審或評審未通過的合同，不得進入簽署環(huán)節(jié)。（四）合同簽署階段：用印管理與文本分發(fā)操作目標：保證合同簽署合法有效，文本分發(fā)及時準確。1.用印申請與審批操作主體：行政部（用印管理部門），業(yè)務(wù)部門（申請部門）操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》（見表3），附評審通過的合同終稿、對方主體資格證明文件及《合同評審表》；（2）行政部審核申請材料完整性，重點核查合同文本與評審版本是否一致；（3）按用印權(quán)限審批：一般合同：部門負責人審批；重大合同（如金額超過50萬元）：總經(jīng)理審批；對外擔保、重大資產(chǎn)處置合同：需提交董事會審批。2.合同簽署與用印操作步驟：（1）雙方簽署人需核對身份，法定代表人/負責人需簽字并加蓋公章（合同專用章）；（2）行政部在指定位置（如落款處、騎縫處）加蓋公章，保證“騎縫章”覆蓋合同連接部分；（3）簽署完成后，業(yè)務(wù)部門收回對方簽署的合同正本（至少2份，雙方各執(zhí)1份）。3.文本分發(fā)與登記操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門將合同正本分送至法務(wù)部（1份，歸檔）、財務(wù)部（1份，付款依據(jù)）、行政部（1份，用印備案）；（2）在《合同分發(fā)登記表》（見表4）中記錄接收部門、接收人、接收日期，并由接收人簽字確認。4.注意事項禁止在空白合同或未填寫關(guān)鍵條款的合同上蓋章；合同專用章僅限于簽訂合同使用，不得與其他公章混用；對方為自然人的，需由本人簽字并按捺手印。（五）合同履行階段：跟蹤監(jiān)控與驗收確認操作目標：保證合同按約定履行，及時處理履行異常情況。1.履行計劃制定操作主體：業(yè)務(wù)部門操作步驟：（1）根據(jù)合同約定，制定《合同履行計劃表》，明確各階段任務(wù)、責任人、時間節(jié)點（如“2024年6月30日前完成供貨”“2024年7月15日前完成驗收”）；（2）將計劃抄送法務(wù)部、財務(wù)部，便于協(xié)同監(jiān)控。2.履行跟蹤與記錄操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門按計劃跟蹤履行進度，在《合同履行跟蹤表》（見表5）中記錄實際完成情況、異常事項（如延遲交貨、質(zhì)量瑕疵）及處理措施；（2）若發(fā)覺對方可能違約（如經(jīng)營異常、拒不配合），立即向法務(wù)部報告，啟動風險預(yù)警機制。3.驗收與確認操作步驟：（1）按合同約定組織驗收（如現(xiàn)場驗收、書面驗收），驗收小組由業(yè)務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量人員組成；（2）驗收合格的，出具《合同驗收報告》（見表6），由驗收組成員簽字確認；（3）驗收不合格的，書面通知對方限期整改，并保留整改證據(jù)（如照片、檢測報告）。4.付款申請與憑證管理操作主體：財務(wù)部操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門提交付款申請（附《合同驗收報告》、發(fā)票等憑證）；（2）財務(wù)部審核付款條件是否成就（如驗收合格、發(fā)票無誤），按審批流程辦理付款；（3）付款憑證（如銀行回單、支付審批單）需與合同一并歸檔。（六）合同變更與解除：程序規(guī)范與責任清晰操作目標：依法依規(guī)處理合同變更與解除，避免因程序不當引發(fā)糾紛。1.合同變更適用情形：履行過程中因市場變化、需求調(diào)整等原因需修改合同條款（如數(shù)量增減、價格調(diào)整、履行期限延長）。操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》（見表7），說明變更原因、變更內(nèi)容及對合同金額的影響；（2）按原合同評審流程完成變更評審；（3）雙方簽訂《合同變更協(xié)議》（需明確變更條款生效時間，與原合同具有同等效力）；（4）行政部收回原合同正本，更換為變更后的合同文本，并重新分發(fā)登記。2.合同解除適用情形：因?qū)Ψ竭`約（如逾期履行、質(zhì)量不達標）或不可抗力（如自然災(zāi)害、政策調(diào)整）導致合同無法履行。操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門收集對方違約證據(jù)（如催告函、驗收不合格報告），向法務(wù)部提交《合同解除建議書》；（2）法務(wù)部審核解除條件是否成就（如是否達到約定解除權(quán)行使期限），擬定《合同解除協(xié)議》；（3）雙方協(xié)商一致后簽訂解除協(xié)議，明確：已履行部分的處理方式（如退貨、退款）；違約責任承擔（如違約金賠償）；合同終止時間。（4）若對方不同意解除，可通過訴訟/仲裁途徑解決，并做好證據(jù)保全。（七）合同歸檔階段：系統(tǒng)化保管與利用操作目標：保證合同資料完整、安全，便于后續(xù)查詢與審計。1.歸檔范圍與整理歸檔范圍：合同正本、副本、附件、評審記錄、履行記錄（驗收報告、付款憑證）、變更/解除協(xié)議等所有相關(guān)文件。整理要求：按合同編號順序排序，每份合同單獨裝訂（使用檔案袋或文件夾）；在檔案袋封面標注“合同編號、合同名稱、簽署日期、保管期限”；電子版合同同步至公司合同管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)版檔案關(guān)聯(lián)。2.歸檔登記與保管操作主體：行政部（檔案管理部門）操作步驟：（1）行政部在《合同歸檔登記表》（見表8）中登記合同信息，歸檔人簽字確認；（2）按檔案管理規(guī)定保管：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲；保密合同（如技術(shù)秘密合同）單獨存放，限制借閱權(quán)限；保管期限：一般合同不少于10年，重大合同（如不動產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、長期合作合同）不少于20年。3.查閱與借閱操作步驟：（1）內(nèi)部員工因工作需要查閱合同，填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批；（2）借閱合同原件需經(jīng)行政部負責人批準，借閱期限不超過3個工作日，到期歸還并簽字確認；（3）外部單位（如審計機關(guān)、法院）查閱合同，需出具單位介紹信及有效證件，由行政部陪同查閱。三、標準化工具表格表1：合同需求審批表申請部門申請人申請日期合同名稱對方主體標的描述預(yù)計金額履行期限需求背景附件清單部門負責人意見簽字：日期：法務(wù)部意見簽字：日期：財務(wù)部意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：表2：合同評審表合同編號合同名稱評審日期評審部門法務(wù)部財務(wù)部評審意見評審結(jié)論□同意□修改后同意□不同意評審人簽字：備注表3：合同用印申請表申請部門申請人申請日期合同編號合同名稱用印份數(shù)用印原因附件清單評審通過的合同終稿（份）、對方主體資格證明（份）部門負責人審批簽字：日期：行政部審核意見簽字：日期：審批意見□同意用印□不同意用印□補充材料后用印審批人簽字：表4：合同分發(fā)登記表合同編號合同名稱簽署日期分送部門接收人接收日期法務(wù)部財務(wù)部行政部業(yè)務(wù)部門留存表5：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段計劃完成時間實際完成時間履行情況描述異常情況記錄處理措施責任人備注表6：合同驗收報告合同編號合同名稱驗收日期驗收地點驗收內(nèi)容驗收標準驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：）驗收小組成員簽字業(yè)務(wù)：技術(shù)：質(zhì)量：備注表7：合同變更申請表原合同編號合同名稱變更日期變更原因變更條款原內(nèi)容：變更后：變更后金額影響原金額：變更后：對方確認情況□已確認□未確認（確認函編號：）評審意見法務(wù)部：財務(wù)部：審批意見簽字：日期：表8：合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱簽署日期保管期限存放位置歸檔人歸檔日期借閱記錄借閱人借閱日期歸還日期經(jīng)辦人四、合同管理操作中的關(guān)鍵風險提示（一）主體資格風險風險表現(xiàn)：對方為無民事行為能力人或限制民事行為能力人（如未成年人、精神病人），或超越經(jīng)營范圍簽訂合同，導致合同無效或效力待定。防控措施：嚴格審查對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營異常信息，禁止與無資質(zhì)主體簽訂合同。（二）條款歧義風險風險表現(xiàn)：條款表述模糊（如“盡快”“合理時間”），導致履行標準不明確，引發(fā)爭議。防控措施：使用“具體日期”“明確金額”“量化指標”等精確表述，避免歧義；對專業(yè)術(shù)語（如“行業(yè)標準”）需在合同中定義說明。（三）審批流程風險風險表現(xiàn)：越權(quán)簽署（如部門負責人未經(jīng)審批簽署重大合同），或未完成必要評審（如法務(wù)部未參與評審），導致合同效力瑕疵。防控措施：嚴格執(zhí)行審批權(quán)限，禁止“先簽后批”；評審部門需在規(guī)定時限內(nèi)反饋意見，逾期未反饋視為“同意”。（四）履行證據(jù)風險風險表現(xiàn)：未保留履行過程中的證據(jù)（如交貨單、驗收報告），導致對方違約時無法舉證。防控措施：履行關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如交貨、驗收）需