采購授權(quán)及驗收流程制度匯編第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司采購行為，明確采購各環(huán)節(jié)的授權(quán)權(quán)限與責(zé)任，確保采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性與效率性，保障所購物資及服務(wù)的質(zhì)量符合預(yù)期要求，降低采購風(fēng)險，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理章程，特制定本制度匯編。1.2適用范圍本制度匯編適用于公司所有部門及員工涉及的各類物資、設(shè)備、服務(wù)的采購活動及其驗收過程。除非另有特殊規(guī)定，公司所有采購行為均須遵循本制度。1.3基本原則1.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，對符合條件的供應(yīng)商一視同仁。2.效益優(yōu)先、成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，力求以最優(yōu)成本獲取所需資源。3.權(quán)責(zé)明確、流程規(guī)范原則：清晰界定各崗位在采購授權(quán)與驗收中的職責(zé)，嚴(yán)格遵守規(guī)定流程。4.分級授權(quán)、集中管控相結(jié)合原則：根據(jù)采購金額、重要性等因素實行分級授權(quán)審批，同時加強(qiáng)集中管理與監(jiān)督。5.合規(guī)性與風(fēng)險控制原則：確保采購活動符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，有效防范采購風(fēng)險。第二章采購授權(quán)管理2.1授權(quán)定義與分類采購授權(quán)是指公司管理層根據(jù)管理需要及崗位職責(zé)，授予特定人員在一定范圍內(nèi)代表公司進(jìn)行采購決策、執(zhí)行采購操作及簽署相關(guān)文件的權(quán)力。授權(quán)分為：*決策權(quán)授權(quán)：批準(zhǔn)采購需求、采購方式、供應(yīng)商選擇、合同條款等。*執(zhí)行權(quán)授權(quán)：實施采購操作、發(fā)起合同簽訂、辦理付款申請等。*審核權(quán)授權(quán)：對采購過程中的單據(jù)、文件、價格等進(jìn)行審核。2.2授權(quán)原則1.統(tǒng)一授權(quán)、分級負(fù)責(zé)：采購授權(quán)由公司統(tǒng)一規(guī)定，各級授權(quán)人員對其授權(quán)范圍內(nèi)的采購行為負(fù)責(zé)。2.權(quán)責(zé)對等：授權(quán)范圍應(yīng)與被授權(quán)人的崗位職責(zé)、能力及承擔(dān)的責(zé)任相匹配。3.適度授權(quán)與有效控制：在提高效率的同時，確保采購活動處于有效監(jiān)控之下。4.動態(tài)調(diào)整：授權(quán)范圍應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展、崗位變動及管理需求進(jìn)行定期評估與調(diào)整。2.3授權(quán)主體與被授權(quán)主體1.授權(quán)主體：公司總經(jīng)理辦公會或指定的最高決策機(jī)構(gòu)是采購授權(quán)的最終決定主體。2.被授權(quán)主體：通常包括各部門負(fù)責(zé)人、采購部門相關(guān)人員、財務(wù)部門相關(guān)人員等。具體授權(quán)名單及權(quán)限由授權(quán)主體確定并書面通知。2.4授權(quán)權(quán)限劃分（以下為示例框架，具體金額及權(quán)限需公司根據(jù)實際情況制定）1.采購需求審批授權(quán)：*部門日常零星采購需求，由部門負(fù)責(zé)人審批。*超出部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限的大額或?qū)ｍ棽少徯枨?，逐級上報至分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.采購方式選擇授權(quán)：*小額零星采購，可由采購部門負(fù)責(zé)人決定采用直接采購或詢比價方式。*達(dá)到一定金額標(biāo)準(zhǔn)的采購，需采用詢比價、招標(biāo)等方式，具體標(biāo)準(zhǔn)及審批權(quán)限另行規(guī)定。3.供應(yīng)商選擇與合同審批授權(quán)：*供應(yīng)商的準(zhǔn)入、評估與選擇，依據(jù)采購金額和重要性，由相應(yīng)層級授權(quán)人員審批。*采購合同的簽訂，需經(jīng)過采購部門、法務(wù)部門（如需）、財務(wù)部門及相應(yīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)的審核與批準(zhǔn)。4.付款審批授權(quán)：*依據(jù)采購合同約定及驗收合格證明，由財務(wù)部門按照授權(quán)權(quán)限進(jìn)行付款審核與支付。2.5授權(quán)程序1.公司授權(quán)主體根據(jù)管理需要，制定《采購授權(quán)表》，明確各崗位的授權(quán)范圍、權(quán)限級別及有效期。2.《采購授權(quán)表》經(jīng)審批通過后，正式發(fā)布并通知相關(guān)部門及人員。3.被授權(quán)人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時辦理授權(quán)變更或注銷手續(xù)。2.6授權(quán)的變更與終止1.授權(quán)變更：因公司組織架構(gòu)調(diào)整、崗位職責(zé)變動或管理需求變化，授權(quán)主體可對原有授權(quán)進(jìn)行調(diào)整。2.授權(quán)終止：被授權(quán)人離職、調(diào)離原崗位或授權(quán)期限屆滿未獲續(xù)期時，其采購授權(quán)自動終止。2.7授權(quán)的履行與監(jiān)督被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)勤勉盡責(zé)地履行職責(zé)，不得越權(quán)、濫用職權(quán)或轉(zhuǎn)授權(quán)。公司內(nèi)部審計部門及授權(quán)主體有權(quán)對授權(quán)履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。第三章采購驗收管理流程3.1驗收定義與目的采購驗收是指在供應(yīng)商交付物資或提供服務(wù)后，公司相關(guān)部門及人員依據(jù)采購合同、訂單、技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件，對所購物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等進(jìn)行檢驗、核實與確認(rèn)的過程。其目的是確保所購物資或服務(wù)符合約定要求，保障公司權(quán)益。3.2驗收基本原則1.獨立客觀、實事求是：驗收人員應(yīng)不受干擾，依據(jù)事實和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷。2.標(biāo)準(zhǔn)明確、依據(jù)充分：驗收必須以經(jīng)批準(zhǔn)的采購合同、訂單、技術(shù)協(xié)議、國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)。3.及時準(zhǔn)確、規(guī)范高效：在規(guī)定時間內(nèi)完成驗收，確保結(jié)果準(zhǔn)確，并按規(guī)范流程記錄。4.誰驗收、誰負(fù)責(zé)：驗收人員對驗收結(jié)果的真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.3驗收組織與職責(zé)1.驗收組織：*采購部門：負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)驗收工作，收集整理驗收相關(guān)資料。*需求部門（使用部門）：是物資或服務(wù)質(zhì)量與適用性的主要驗收部門，對物資的功能、性能是否符合使用要求進(jìn)行確認(rèn)。*技術(shù)部門（如需要）：對采購物資的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號等進(jìn)行專業(yè)技術(shù)驗證。*質(zhì)量部門（如需要）：對采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合性進(jìn)行監(jiān)督和檢驗。*財務(wù)部門：參與驗收過程或?qū)︱炇蘸细褡C明進(jìn)行審核，作為付款依據(jù)。可根據(jù)采購標(biāo)的的性質(zhì)和重要性，成立臨時驗收小組。2.驗收職責(zé)：*核對交付物資或服務(wù)與合同約定的一致性。*檢驗物資的數(shù)量、外觀、包裝、標(biāo)識等。*驗證物資的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)是否符合要求。*檢查相關(guān)技術(shù)文件、質(zhì)量證明文件、使用說明書等是否齊全。*對驗收過程進(jìn)行記錄，出具驗收報告。3.4驗收依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)1.主要依據(jù)：采購合同、采購訂單、中標(biāo)通知書、技術(shù)規(guī)格確認(rèn)書、圖紙、樣品等。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙方約定的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)協(xié)議中明確的標(biāo)準(zhǔn)。3.5驗收流程1.驗收準(zhǔn)備：*采購部門在物資到貨或服務(wù)提供前，將相關(guān)合同、訂單等資料傳遞給需求部門及其他相關(guān)驗收部門。*需求部門及相關(guān)部門準(zhǔn)備驗收所需的工具、場地、人員及資料。2.到貨（或服務(wù)提供）通知：供應(yīng)商完成交付后，應(yīng)及時通知采購部門，采購部門通知相關(guān)驗收部門進(jìn)行驗收。3.外觀與數(shù)量檢驗：*檢查物資包裝是否完好，有無破損、潮濕等情況。*核對物資名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期/批號等是否與訂單一致。*清點物資數(shù)量是否與訂單相符。4.內(nèi)在質(zhì)量與性能檢驗：*對于有明確技術(shù)參數(shù)要求的物資，由需求部門或技術(shù)部門按照約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行抽樣檢驗或全檢。*對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，應(yīng)在安裝調(diào)試完成后進(jìn)行功能性測試。*對于服務(wù)類采購，檢查服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)成果是否達(dá)到合同約定。5.文件資料驗收：檢查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品合格證、檢驗報告、使用說明書、保修卡、圖紙等技術(shù)資料是否齊全、有效。6.驗收結(jié)果確認(rèn)與記錄：*驗收合格：各參與驗收部門人員在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)。*驗收不合格：詳細(xì)記錄不合格項，由采購部門及時通知供應(yīng)商，協(xié)商處理方案（如退貨、換貨、索賠等），并跟蹤處理結(jié)果。7.驗收報告：驗收完成后，由采購部門或主導(dǎo)驗收的部門整理驗收報告，作為財務(wù)付款、入庫等后續(xù)工作的依據(jù)。3.6驗收結(jié)果處理1.驗收合格：*倉庫部門憑合格的驗收單辦理入庫手續(xù)（物資類）。*財務(wù)部門憑合格的驗收單、發(fā)票等原始憑證辦理付款手續(xù)。2.驗收不合格：*拒收/退貨：對于嚴(yán)重不合格品，應(yīng)予以拒收或退貨，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商交涉。*讓步接收：對于輕微不合格但不影響主要使用功能，且經(jīng)需求部門、技術(shù)部門同意并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可作讓步接收處理，并注明原因及處理意見。*索賠：因供應(yīng)商原因?qū)е买炇詹缓细?，給公司造成損失的，公司有權(quán)依據(jù)合同約定向供應(yīng)商索賠。3.7驗收爭議處理在驗收過程中如發(fā)生爭議，由采購部門組織相關(guān)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式處理。3.8驗收記錄與檔案管理所有驗收過程中的記錄、《采購驗收單》、檢驗報告等文件應(yīng)妥善保管，作為采購檔案的重要組成部分，保存期限符合公司檔案管理規(guī)定。第四章監(jiān)督與責(zé)任4.1監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門及相關(guān)管理部門有權(quán)對采購授權(quán)執(zhí)行情況及驗收流程的合規(guī)性進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。4.2責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，造成公司損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。第五章附則5.1制度解釋權(quán)本制度匯編由公司采購部（或指定部門）負(fù)責(zé)解釋。5.2制度生效日