房地產(chǎn)公司印章使用與管理規(guī)范一、引言房地產(chǎn)行業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)涉及大量法律文件簽署、資金往來(lái)及產(chǎn)權(quán)交易，印章作為企業(yè)權(quán)責(zé)的重要載體，其規(guī)范管理直接關(guān)系到公司法律風(fēng)險(xiǎn)防控與經(jīng)營(yíng)安全。結(jié)合行業(yè)特性與公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本規(guī)范，明確印章管理全流程要求，提升管理效能。二、印章分類與管理職責(zé)（一）印章類型及用途1.公章：用于公司對(duì)外正式文件、行政事務(wù)、資質(zhì)申報(bào)等具有法律效力的文書(shū)。2.合同專用章：僅限簽署各類經(jīng)濟(jì)合同（如商品房買賣合同、工程承包合同、合作協(xié)議等）。3.財(cái)務(wù)專用章：與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)，如銀行結(jié)算、票據(jù)出具、財(cái)務(wù)報(bào)表用印等。4.法人章（法定代表人印鑒）：常與財(cái)務(wù)專用章配合使用，或用于法定代表人簽署的文件。5.項(xiàng)目專用章：針對(duì)具體房地產(chǎn)項(xiàng)目，用于項(xiàng)目?jī)?nèi)部文件、工程指令、階段性報(bào)告等（注：項(xiàng)目章一般不具備對(duì)外簽約的完全效力，需在授權(quán)范圍內(nèi)使用）。6.銷售專用章：多用于商品房銷售過(guò)程中的認(rèn)購(gòu)書(shū)、宣傳物料、客戶告知函等（需明確其使用邊界，避免超范圍用?。?。（二）管理職責(zé)分工行政部（或總經(jīng)辦）：統(tǒng)籌印章的刻制、保管、使用監(jiān)督等工作，牽頭制定管理細(xì)則。業(yè)務(wù)部門（營(yíng)銷部、工程部、財(cái)務(wù)部等）：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的印章使用申請(qǐng)與合規(guī)性初審。印章管理員：由行政部指定專人擔(dān)任，需具備責(zé)任心與保密意識(shí)，無(wú)不良信用記錄，負(fù)責(zé)印章日常保管、用印登記及風(fēng)險(xiǎn)防控。三、印章的刻制與啟用（一）刻制流程因業(yè)務(wù)需要新增印章時(shí)，由需求部門提交《印章刻制申請(qǐng)表》（說(shuō)明刻制原因、印章名稱、使用范圍），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政部審核。行政部需選擇具備公安部門備案資質(zhì)的刻章單位，確保印章規(guī)格符合國(guó)家規(guī)定（如公章直徑、字體等）。刻制完成后，行政部需到公安機(jī)關(guān)備案，留存?zhèn)浒富貓?zhí)。（二）啟用流程印章啟用前，行政部需發(fā)布《印章啟用通知》，明確啟用日期、使用范圍及對(duì)應(yīng)管理責(zé)任人；同時(shí)建立《印章登記臺(tái)賬》，記錄印章編號(hào)、刻制日期、保管人等信息，啟用當(dāng)日需在臺(tái)賬中登記并由保管人簽字確認(rèn)。四、印章的使用流程申請(qǐng)人填寫《用印申請(qǐng)表》，注明用印內(nèi)容、份數(shù)、緊急程度，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交印章管理員審核。管理員需核對(duì)申請(qǐng)事由與印章使用范圍是否匹配，確認(rèn)無(wú)誤后登記用印，留存用印文件復(fù)印件（或掃描件）備案。（二）外部使用（如合同、協(xié)議）以簽署商品房買賣合同為例，流程如下：1.經(jīng)辦人填寫《用印申請(qǐng)表》，附合同文本（需經(jīng)法務(wù)部合規(guī)審查、財(cái)務(wù)部成本審核）；2.部門負(fù)責(zé)人（如營(yíng)銷部經(jīng)理）初審，確認(rèn)合同條款與公司利益無(wú)沖突；3.分管領(lǐng)導(dǎo)（如營(yíng)銷副總）復(fù)審，涉及重大合同（如金額超千萬(wàn)、合作期限超5年）需報(bào)總經(jīng)理或董事會(huì)審批；4.印章管理員核對(duì)審批流程完整性、合同版本與審批版一致后，在指定位置用印，同時(shí)登記用印時(shí)間、合同編號(hào)、經(jīng)辦人等信息，留存合同復(fù)印件備案。（三）特殊情況處理異地用?。阂蝽?xiàng)目拓展等需要異地使用印章時(shí)，需提前提交申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由印章管理員陪同或指定專人攜帶印章，全程監(jiān)督用印過(guò)程，用印后立即帶回保管。緊急用印：如遇搶險(xiǎn)救災(zāi)、政府緊急公文等特殊情況，可先電話請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)，同時(shí)需有第三人見(jiàn)證用印過(guò)程。五、印章的保管要求（一）保管場(chǎng)所所有印章需存放于行政部專用保險(xiǎn)柜，保險(xiǎn)柜需設(shè)置雙重密碼（管理員密碼+分管領(lǐng)導(dǎo)密碼），鑰匙與密碼由不同人員保管。項(xiàng)目章、銷售章可由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人保管，但需報(bào)行政部備案，保管場(chǎng)所需具備防盜、防火條件（如加裝監(jiān)控、配備滅火器）。（二）保管人職責(zé)印章管理員需每日下班前檢查印章是否歸位、保險(xiǎn)柜是否鎖閉；每月末進(jìn)行印章盤點(diǎn)，填寫《印章盤點(diǎn)表》，確保賬實(shí)一致。保管人離職或崗位調(diào)整時(shí)，需辦理印章移交手續(xù)，由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)交，移交清單需列明印章數(shù)量、狀態(tài)，雙方簽字確認(rèn)后存檔。（三）節(jié)假日/出差期間保管人節(jié)假日或出差時(shí)，需提前向行政部申請(qǐng)，由行政部指定臨時(shí)保管人，移交時(shí)需填寫《臨時(shí)保管委托書(shū)》，明確保管期限與責(zé)任，臨時(shí)保管人需遵守相同的保管要求。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形當(dāng)公司名稱變更、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成、印章?lián)p壞無(wú)法使用時(shí)，需啟動(dòng)印章停用流程。停用前，由使用部門提交《印章停用申請(qǐng)》，說(shuō)明停用原因，經(jīng)行政部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，收回印章。（二）停用后的處理收回的印章需封存于行政部專用檔案柜，粘貼“停用”標(biāo)識(shí)，登記《停用印章臺(tái)賬》，注明停用日期、封存位置。如需重新啟用，需按新印章刻制流程辦理。（三）銷毀流程對(duì)無(wú)需保留的停用印章（如損壞印章、項(xiàng)目結(jié)束后的項(xiàng)目章），由行政部提出銷毀申請(qǐng)，附《停用印章臺(tái)賬》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，選擇公安備案的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)需有行政部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部人員共同監(jiān)銷，填寫《印章銷毀記錄表》，留存銷毀現(xiàn)場(chǎng)照片與機(jī)構(gòu)回執(zhí)。七、風(fēng)險(xiǎn)防控與監(jiān)督機(jī)制（一）日常檢查行政部每季度組織一次印章管理專項(xiàng)檢查，內(nèi)容包括：用印記錄與文件的一致性、保管場(chǎng)所的安全性、臺(tái)賬登記的完整性。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即整改，整改情況納入部門績(jī)效考核。（二）審計(jì)監(jiān)督內(nèi)部審計(jì)部每年至少開(kāi)展一次印章管理審計(jì)，重點(diǎn)核查大額合同用印、異地用印的合規(guī)性，審計(jì)報(bào)告提交董事會(huì)審議。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)成相關(guān)部門限期整改，并追究責(zé)任人責(zé)任。（三）法律合規(guī)審查所有對(duì)外用印的文件（尤其是合同），需經(jīng)法務(wù)部審查，確保內(nèi)容符合法律法規(guī)與公司制度。法務(wù)部需建立“合同合規(guī)審查清單”，明確審查要點(diǎn)（如權(quán)利義務(wù)對(duì)等、違約責(zé)任清晰、爭(zhēng)議解決條款合法等），未經(jīng)審查的文件不得用印。（四）應(yīng)急預(yù)案如發(fā)生印章遺失、被盜，保管人需立即向行政部、法務(wù)部報(bào)告，24小時(shí)內(nèi)到公安機(jī)關(guān)報(bào)案，同時(shí)在省級(jí)以上報(bào)刊發(fā)布《印章作廢聲明》。行政部需啟動(dòng)印章補(bǔ)辦流程，新印章刻制完成后，按啟用流程發(fā)布通知，原遺失印章自動(dòng)失效。八、違規(guī)處理與責(zé)任追究（一）違規(guī)行為類型1.未經(jīng)審批擅自用?。?.超越授權(quán)范圍用?。ㄈ珥?xiàng)目章簽署對(duì)外合同）；3.保管不善導(dǎo)致印章遺失、被盜；4.私刻、偽造公司印章；5.用印后擅自修改文件內(nèi)容。（二）處罰措施對(duì)違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予：行政處分：警告、記過(guò)、降職、辭退；經(jīng)濟(jì)賠償：因違規(guī)用印給公司造成損失的，責(zé)任人需承擔(dān)賠償責(zé)任；法律追究：涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。（三）案例警示202X年，某房地產(chǎn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人擅自使用項(xiàng)目章簽署超出授權(quán)范圍的工程分包合同，導(dǎo)致公司額外支付工程款。公司依據(jù)本規(guī)范，對(duì)該負(fù)責(zé)人予以辭退，并要求其賠償全部損失；同時(shí)修訂項(xiàng)目章使用授權(quán)