采購(gòu)管理流程模板（從需求到驗(yàn)收全流程）一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、商貿(mào)企業(yè)等）的采購(gòu)管理活動(dòng)，覆蓋原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)外包等各類采購(gòu)類型。特別適用于需規(guī)范采購(gòu)流程、控制采購(gòu)成本、降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的場(chǎng)景，如企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)采購(gòu)、項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)、緊急采購(gòu)等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購(gòu)活動(dòng)從需求提出到最終驗(yàn)收的全過(guò)程可控、可追溯，提升采購(gòu)效率與透明度。二、采購(gòu)全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與審批目的：規(guī)范采購(gòu)需求提報(bào)，保證需求合理、預(yù)算可控，從源頭避免盲目采購(gòu)。操作內(nèi)容：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或項(xiàng)目需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、技術(shù)參數(shù)、期望交付日期、預(yù)算金額（需注明預(yù)算來(lái)源，如“年度辦公預(yù)算”“項(xiàng)目專項(xiàng)預(yù)算”）等信息。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部門?？绮块T會(huì)簽：財(cái)務(wù)部門：審核預(yù)算是否符合公司財(cái)務(wù)制度，超預(yù)算需求需說(shuō)明原因并附審批文件；技術(shù)/使用部門（如涉及設(shè)備或?qū)I(yè)技術(shù)服務(wù)）：對(duì)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核；法務(wù)部門（如涉及重大采購(gòu)或服務(wù)）：對(duì)合同條款的合規(guī)性提前預(yù)審（可選）。采購(gòu)部門終審：采購(gòu)部門匯總各部門意見(jiàn)，確認(rèn)需求明確、預(yù)算合規(guī)后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批（根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限，如金額≥5萬(wàn)元需總經(jīng)理審批）。輸出成果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（審批通過(guò)版）。（二）供應(yīng)商尋源與評(píng)估目的：通過(guò)多渠道篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保證采購(gòu)性價(jià)比與供應(yīng)穩(wěn)定性。操作內(nèi)容：尋源方式：根據(jù)采購(gòu)類型選擇合適方式，如：公開(kāi)招標(biāo)：適用于金額較大（如≥10萬(wàn)元）或標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，通過(guò)公司官網(wǎng)、招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告；邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于金額適中或需供應(yīng)商具備特定資質(zhì)，邀請(qǐng)3家及以上合格供應(yīng)商參與；詢價(jià)比價(jià)：適用于金額較?。ㄈ纾?萬(wàn)元）或常規(guī)物料，向至少3家供應(yīng)商詢價(jià)并對(duì)比；單一來(lái)源采購(gòu)：僅適用于唯一供應(yīng)商或緊急情況，需附《單一來(lái)源采購(gòu)審批表》說(shuō)明原因。供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）、過(guò)往合作業(yè)績(jī)證明（如有），保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格及履約能力。綜合評(píng)估：成立評(píng)估小組（含采購(gòu)、技術(shù)、使用部門人員），從價(jià)格（占比30%）、資質(zhì)（占比20%）、交期（占比20%）、質(zhì)量（占比20%）、服務(wù)（占比10%）等維度打分，形成《供應(yīng)商評(píng)估表》，選擇綜合得分最高的供應(yīng)商。輸出成果：《供應(yīng)商評(píng)估表》、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、資質(zhì)文件復(fù)印件。（三）合同簽訂與訂單下達(dá)目的：明確雙方權(quán)責(zé)，規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保證供應(yīng)商按約定履約。操作內(nèi)容：合同擬定：采購(gòu)部門根據(jù)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》和供應(yīng)商報(bào)價(jià)，擬定《采購(gòu)合同》，核心條款包括：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需明確執(zhí)行國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)或提供技術(shù)協(xié)議）；交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程；付款方式（如“預(yù)付30%到貨合格付60%質(zhì)保金10%”）、發(fā)票類型；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的具體賠償標(biāo)準(zhǔn)）。合同審批：合同經(jīng)法務(wù)部門審核（金額≥5萬(wàn)元必審）、采購(gòu)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，加蓋公司公章；供應(yīng)商需在3個(gè)工作日內(nèi)簽字蓋章并回傳，合同正式生效。訂單下達(dá)：采購(gòu)部門根據(jù)生效合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，注明訂單號(hào)、合同號(hào)、交付要求等信息，同時(shí)抄送需求部門、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)部門。輸出成果：《采購(gòu)合同》（雙方簽字蓋章版）、《采購(gòu)訂單》。（四）訂單執(zhí)行與交付跟蹤目的：實(shí)時(shí)監(jiān)控訂單進(jìn)度，保證供應(yīng)商按時(shí)、按量交付。操作內(nèi)容：進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)專員通過(guò)電話、郵件或供應(yīng)商系統(tǒng)跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，要求供應(yīng)商每周反饋生產(chǎn)計(jì)劃、物流安排（如涉及大宗物資）。異常處理：若供應(yīng)商可能無(wú)法按期交付，需提前3個(gè)工作日書(shū)面通知采購(gòu)部門，說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)交付時(shí)間；采購(gòu)部門需評(píng)估影響（如是否影響生產(chǎn)），協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整計(jì)劃或?qū)ふ姨娲桨?，必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商。到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，需及時(shí)將物流單號(hào)（如運(yùn)單號(hào)）反饋至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門提前1個(gè)工作日通知需求部門、倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備收貨。輸出成果：物流跟蹤記錄、到貨通知單。（五）質(zhì)量驗(yàn)收與入庫(kù)目的：保證交付物品/服務(wù)符合合同約定，杜絕不合格品入庫(kù)。操作內(nèi)容：現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收：貨物送達(dá)后，由需求部門、倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)檢部門（或指定驗(yàn)收人）共同參與驗(yàn)收：數(shù)量核對(duì)：清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量是否與《采購(gòu)訂單》一致；外觀檢查：檢查包裝是否完好，物品是否有破損、變形；質(zhì)量檢測(cè)：按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)，如提供檢測(cè)報(bào)告、試用測(cè)試（需填寫(xiě)《試用記錄表》）、核對(duì)規(guī)格型號(hào)等。驗(yàn)收結(jié)果處理：合格：三方在《到貨驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)，倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，入庫(kù)單；不合格：驗(yàn)收單備注不合格原因（如“規(guī)格不符”“功能不達(dá)標(biāo)”），采購(gòu)部門在2個(gè)工作日內(nèi)通知供應(yīng)商，協(xié)商處理方案（退貨、換貨或折價(jià)），并跟蹤執(zhí)行結(jié)果。緊急驗(yàn)收：對(duì)于生產(chǎn)急需物資，可先“緊急放行”（需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批），但后續(xù)需補(bǔ)全驗(yàn)收手續(xù)，并保留“緊急放行”記錄。輸出成果：《到貨驗(yàn)收單》、入庫(kù)單（或退貨/換貨憑證）。（六）結(jié)算付款與檔案歸檔目的：規(guī)范資金支付，保證采購(gòu)閉環(huán)管理，便于后續(xù)審計(jì)與追溯。操作內(nèi)容：對(duì)賬申請(qǐng)：供應(yīng)商根據(jù)《到貨驗(yàn)收單》和合同約定，開(kāi)具合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號(hào)需與公司一致），提交至采購(gòu)部門。審核結(jié)算：采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票信息與合同、驗(yàn)收單是否一致（品名、數(shù)量、金額、稅率等），填寫(xiě)《結(jié)算申請(qǐng)表》，附發(fā)票、合同、驗(yàn)收單復(fù)印件，提交財(cái)務(wù)部門。付款審批：財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按審批權(quán)限（如金額≤5萬(wàn)元由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，＞5萬(wàn)元需總經(jīng)理審批）辦理付款手續(xù)，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付至供應(yīng)商指定賬戶。檔案歸檔：采購(gòu)部門在付款完成后，整理采購(gòu)全流程資料（含需求申請(qǐng)、評(píng)估表、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等），按“一單一檔”原則歸檔（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限不少于3年。輸出成果：《結(jié)算申請(qǐng)表》、付款憑證、采購(gòu)檔案。三、核心流程模板表格表1：采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)需求部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期需求類型（□物料□服務(wù)□工程）需求詳情（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途）技術(shù)參數(shù)（可附頁(yè)）預(yù)算金額（大寫(xiě)：______小寫(xiě)：￥______）預(yù)算來(lái)源緊急程度（□緊急□一般□不緊急）期望交付日期部門負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)：采購(gòu)部審核意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)：總經(jīng)理審批意見(jiàn)：表2：供應(yīng)商評(píng)估表評(píng)估單號(hào)采購(gòu)項(xiàng)目名稱供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人*聯(lián)系電話（固話）評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（100分制）得分備注資質(zhì)文件（20分）營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)齊全且有效（20分）；缺少1項(xiàng)（10分）；資質(zhì)過(guò)期（0分）價(jià)格報(bào)價(jià)（30分）最低價(jià)（30分）；中間價(jià)（20分）；最高價(jià)（10分）交期能力（20分）按期交付（20分）；延遲1-3天（10分）；延遲＞3天（0分）質(zhì)量保證（20分）提供質(zhì)檢報(bào)告、過(guò)往無(wú)質(zhì)量投訴（20分）；無(wú)報(bào)告但有口碑（10分）；有質(zhì)量記錄（0分）服務(wù)能力（10分）售后響應(yīng)及時(shí)、方案完善（10分）；響應(yīng)一般（5分）；無(wú)服務(wù)（0分）綜合得分評(píng)估結(jié)論（□推薦□備選□淘汰）評(píng)估小組簽字：*（采購(gòu)、技術(shù)、使用部門）評(píng)估日期表3：到貨驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱到貨日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收參與人（需求部門、倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)檢*）序號(hào)物料名稱規(guī)格型號(hào)采購(gòu)數(shù)量12驗(yàn)收結(jié)論（□合格□不合格）不合格處理方式（□退貨□換貨□折價(jià)）需求部門確認(rèn)：*（簽字）倉(cāng)庫(kù)確認(rèn)：*（簽字）質(zhì)檢確認(rèn)：*（簽字）驗(yàn)收日期表4：結(jié)算申請(qǐng)表結(jié)算單號(hào)采購(gòu)合同號(hào)供應(yīng)商名稱結(jié)算內(nèi)容（訂單號(hào)、物料名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額）應(yīng)付總金額已付金額本次申請(qǐng)金額付款方式（□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票）附件清單（□合同□驗(yàn)收單□發(fā)票）申請(qǐng)人*采購(gòu)部審核意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)：總經(jīng)理審批意見(jiàn)：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）需求審批環(huán)節(jié)需求描述需具體明確，避免“一批辦公用品”“部分設(shè)備”等模糊表述，需明確規(guī)格、型號(hào)、參數(shù)，防止采購(gòu)偏差；預(yù)算需嚴(yán)格執(zhí)行公司財(cái)務(wù)制度，超預(yù)算需求需提前走預(yù)算調(diào)整流程，禁止“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”；緊急需求需注明原因（如“生產(chǎn)急需”“設(shè)備故障搶修”），并經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)雙簽，避免濫用緊急流程。（二）供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)資質(zhì)審核需核驗(yàn)原件，留存復(fù)印件并加蓋公章，避免“假資質(zhì)”“過(guò)期資質(zhì)”參與采購(gòu)；詢價(jià)比價(jià)需保留供應(yīng)商書(shū)面報(bào)價(jià)記錄（含蓋章掃描件），避免僅通過(guò)口頭溝通定價(jià)；評(píng)估小組需獨(dú)立打分，禁止個(gè)人主觀臆斷，保證選擇過(guò)程公平公正。（三）合同簽訂環(huán)節(jié)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款需量化（如“抗壓強(qiáng)度≥20MPa”“誤差率≤1%”），避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述；付款節(jié)點(diǎn)需與履約進(jìn)度掛鉤（如“預(yù)付款用于啟動(dòng)生產(chǎn)”“到貨款需驗(yàn)收合格后支付”），避免全款預(yù)付；違約責(zé)任需明確具體（如“逾期交付按日收取合同總額0.05%違約金”“質(zhì)量不達(dá)標(biāo)需無(wú)條件退換”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等無(wú)效條款。（四）驗(yàn)收環(huán)節(jié)驗(yàn)收人員需與采購(gòu)、需求部門分離，避免“既采購(gòu)又驗(yàn)收”的舞弊風(fēng)險(xiǎn)；不合格品需拍照留