合同審批與簽訂流程標(biāo)準(zhǔn)化工具集引言為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，提高審批效率，保證合同簽訂的合規(guī)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，特制定本工具集。本工具集涵蓋合同從需求發(fā)起到歸檔的全流程操作指引、標(biāo)準(zhǔn)化模板及風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)，適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同（如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等）的審批與簽訂管理，涉及業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及管理層等多角色協(xié)同，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與高效化。一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本工具集適用于企業(yè)內(nèi)部所有需通過(guò)審批流程簽訂的合同，包括但不限于：采購(gòu)類合同（原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包采購(gòu)等）；銷售類合同（產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開(kāi)發(fā)等）；合作類合同（戰(zhàn)略合作、項(xiàng)目合作、代理協(xié)議等）；其他涉及企業(yè)權(quán)益的各類書(shū)面協(xié)議。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景日常采購(gòu)場(chǎng)景：采購(gòu)部門因生產(chǎn)需要向供應(yīng)商采購(gòu)原材料，需通過(guò)流程審批簽訂采購(gòu)合同；業(yè)務(wù)合作場(chǎng)景：市場(chǎng)部與外部機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉辦活動(dòng)，需簽訂活動(dòng)服務(wù)合同，明確雙方權(quán)責(zé)；資產(chǎn)租賃場(chǎng)景：行政部因辦公需求租賃寫(xiě)字樓，需簽訂房屋租賃合同，審批通過(guò)后與出租方簽訂；項(xiàng)目外包場(chǎng)景：技術(shù)部將軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目外包給第三方服務(wù)商，需簽訂技術(shù)開(kāi)發(fā)合同，明確交付標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收流程。二、合同審批與簽訂全流程操作指南（一）合同需求發(fā)起與草擬責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購(gòu)專員、市場(chǎng)專員等）操作內(nèi)容：明確需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購(gòu)數(shù)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、合作期限等），梳理合同核心條款，明確對(duì)方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）；草擬合同：參照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或根據(jù)實(shí)際情況定制），填寫(xiě)合同，內(nèi)容包括：合同雙方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式、履行期限與地點(diǎn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、附件清單等；準(zhǔn)備附件：收集與合同相關(guān)的支撐材料，如對(duì)方資質(zhì)證明、報(bào)價(jià)單、技術(shù)規(guī)格書(shū)、過(guò)往合作記錄等，保證附件完整、有效。輸出成果：《合同審批表》（含合同草稿及附件材料）（二）法務(wù)部門初步審核責(zé)任主體：法務(wù)專員*操作內(nèi)容：合法性審查：審核合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如條款歧義、無(wú)效約定、侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)等）；條款完整性審查：檢查合同是否包含核心要素（如標(biāo)的、價(jià)款、履行、違約、爭(zhēng)議解決等），避免遺漏關(guān)鍵條款；合規(guī)性審查：審核合同是否符合企業(yè)內(nèi)部管理制度（如采購(gòu)流程、審批權(quán)限等），是否符合行業(yè)監(jiān)管要求；出具意見(jiàn)：對(duì)合同草稿提出修改建議，明確標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說(shuō)明理由，反饋至業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人。輸出成果：法務(wù)審核意見(jiàn)書(shū)（書(shū)面或系統(tǒng)內(nèi)批注）（三）業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審批責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)可行性審核：確認(rèn)合同內(nèi)容是否符合部門業(yè)務(wù)規(guī)劃，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格等是否合理，是否具備履約能力；資源匹配審核：評(píng)估企業(yè)內(nèi)部資源（如資金、人員、產(chǎn)能）是否能滿足合同履約需求；簽署意見(jiàn)：對(duì)合同的業(yè)務(wù)必要性及可行性進(jìn)行確認(rèn)，在《合同審批表》中簽署“同意”或“不同意”意見(jiàn)，并說(shuō)明理由，若需修改，退回業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人調(diào)整。輸出成果：業(yè)務(wù)部門審批意見(jiàn)（《合同審批表》簽字確認(rèn)）（四）跨部門會(huì)簽（如涉及財(cái)務(wù)、采購(gòu)等）責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門（或其他相關(guān)部門）操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門審核：審核合同價(jià)款、支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)等是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；評(píng)估對(duì)方收款賬戶信息是否合規(guī)，避免資金風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)大額合同進(jìn)行資金預(yù)算審核，確認(rèn)是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)。采購(gòu)部門審核（如為采購(gòu)合同）：審核供應(yīng)商選擇是否符合采購(gòu)流程（如招投標(biāo)、詢比價(jià)等）；確認(rèn)采購(gòu)價(jià)格是否低于市場(chǎng)均價(jià)或歷史采購(gòu)價(jià)，存在異常時(shí)說(shuō)明原因。其他部門審核：如涉及技術(shù)、人力等部門，需審核對(duì)應(yīng)條款（如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、人員資質(zhì)等）。輸出成果：各相關(guān)部門會(huì)簽意見(jiàn)（《合同審批表》簽字確認(rèn)）（五）管理層最終審批責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（或根據(jù)合同金額確定審批層級(jí)）操作內(nèi)容：審批權(quán)限劃分：金額≤10萬(wàn)元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，總經(jīng)理審批；金額＞50萬(wàn)元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。審核重點(diǎn)：評(píng)估合同對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的影響；審批合同條款的最終版本，確認(rèn)重大風(fēng)險(xiǎn)已規(guī)避；對(duì)超出常規(guī)授權(quán)的特殊事項(xiàng)進(jìn)行決策。簽署意見(jiàn)：在《合同審批表》中簽署“同意簽訂”或“否決”意見(jiàn)，若否決需說(shuō)明理由，流程終止。輸出成果：管理層審批意見(jiàn)（《合同審批表》簽字確認(rèn)）（六）合同定稿與用印管理責(zé)任主體：行政部、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人操作內(nèi)容：定稿排版：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人根據(jù)最終審批意見(jiàn)修改合同文本，確認(rèn)無(wú)誤后，按企業(yè)公文格式排版（如字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等），形成正式合同文本（一式X份，根據(jù)簽訂份數(shù)需求確定）；用印申請(qǐng)：填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，附《合同審批表》及最終版合同文本，提交至行政部；用印審核：行政部核對(duì)合同文本與審批意見(jiàn)是否一致，確認(rèn)用印權(quán)限合規(guī)后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同用印）；用印登記：記錄用印日期、合同名稱、份數(shù)、用印人等信息，存檔備查。輸出成果：加蓋公章的正式合同文本、《用印申請(qǐng)表》及登記記錄（七）合同簽訂與分發(fā)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法定代表人或授權(quán)代表*操作內(nèi)容：簽訂準(zhǔn)備：攜帶正式合同文本、法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)（如需）、對(duì)方主體資格證明等材料，與對(duì)方對(duì)接簽訂事宜；簽訂規(guī)范：合同簽訂需由法定代表人或授權(quán)代表簽字（授權(quán)委托需明確授權(quán)范圍），并加蓋對(duì)方公章；保證合同文本與審批版本一致，涂改處需雙方加蓋騎縫章；簽訂順序：先由甲方簽字蓋章，后由乙方簽字蓋章（或按雙方約定順序）。合同分發(fā)：簽訂完成后，將合同文本按份數(shù)分發(fā)給相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部等），并做好《合同發(fā)放登記表》記錄，明確持有部門及用途。輸出成果：雙方簽字蓋章的正式合同文本、《合同發(fā)放登記表》（八）歸檔與后續(xù)管理責(zé)任主體：檔案管理員、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人操作內(nèi)容：資料整理：將合同文本、《合同審批表》《用印申請(qǐng)表》、附件材料、簽訂過(guò)程記錄等整理齊全，保證資料完整、無(wú)缺失；歸檔登記：按合同編號(hào)（規(guī)則：年份+部門簡(jiǎn)稱+序號(hào)，如2024采字001號(hào)）分類歸檔，電子版至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版存入檔案柜；履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、付款節(jié)點(diǎn)等），定期向管理層匯報(bào)，發(fā)覺(jué)異常及時(shí)處理并記錄《合同履行跟蹤表》；到期處理：合同到期前，業(yè)務(wù)部門評(píng)估是否續(xù)簽，需續(xù)簽的按流程重新審批，無(wú)需續(xù)簽的辦理終止手續(xù)，并歸檔相關(guān)記錄。輸出成果：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、《合同履行跟蹤表》、到期處理記錄三、關(guān)鍵流程模板工具（一）合同審批表合同基本信息合同名稱合同編號(hào)合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□其他______簽訂日期______年______月______日合同金額人民幣（大寫(xiě)）：__________________元整（小寫(xiě)：￥______元）對(duì)方方名稱：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：___________履行期限______年______月______日至______年______月______日合同摘要（簡(jiǎn)要說(shuō)明合同標(biāo)的、主要條款及合作目的，不超過(guò)200字）附件清單1.___________________________2.___________________________3.___________________________審批流程部門/崗位審批意見(jiàn)簽名日期業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人□同意□修改后同意□不同意意見(jiàn)：__________________法務(wù)部門□同意□修改后同意□不同意意見(jiàn)：__________________財(cái)務(wù)部門□同意□修改后同意□不同意意見(jiàn)：__________________其他會(huì)簽部門□同意□修改后同意□不同意意見(jiàn)：__________________分管領(lǐng)導(dǎo)□同意□修改后同意□不同意意見(jiàn)：__________________總經(jīng)理□同意□簽訂□不同意意見(jiàn)：__________________使用說(shuō)明：本表一式兩份，業(yè)務(wù)部門、行政部各存一份；審批意見(jiàn)需明確具體，避免“同意”但未說(shuō)明修改要求的模糊表述；合同金額或條款發(fā)生重大變更時(shí)，需重新填寫(xiě)審批表。（二）合同簽訂清單合同編號(hào)合同名稱對(duì)方方簽訂日期合同份數(shù)持有部門歸檔號(hào)備注使用說(shuō)明：合同簽訂完成后，由業(yè)務(wù)部門填寫(xiě)，分發(fā)部門簽字確認(rèn)；歸檔號(hào)需與檔案管理系統(tǒng)中的編號(hào)一致，便于查詢。（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)間負(fù)責(zé)人履行情況說(shuō)明異常處理措施更新日期□未開(kāi)始□履行中□已完成□異?！跷撮_(kāi)始□履行中□已完成□異常使用說(shuō)明：業(yè)務(wù)部門每月更新一次履行情況，異常情況需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)；履行階段根據(jù)實(shí)際情況勾選，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)間包括交付、付款、驗(yàn)收等。四、操作風(fēng)險(xiǎn)防范與管理要點(diǎn)（一）合同內(nèi)容審核要點(diǎn)主體資格審核：對(duì)方方需提供有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等證明文件，保證其具備履約能力，避免與無(wú)民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的主體簽訂合同；核心條款審核：標(biāo)的：明確名稱、規(guī)格、型號(hào)等，避免模糊表述（如“一批貨物”需明確數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款：明確金額、計(jì)價(jià)方式、幣種、支付條件（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付”），避免“按市場(chǎng)價(jià)”等不確定表述；履行：明確履行期限、地點(diǎn)、方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，避免“盡快”“盡快交付”等模糊約定；違約責(zé)任：明確違約情形、違約金計(jì)算方式、損失賠償范圍，避免“違約方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)表述；附件完整性：保證附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單）與合同一致，附件中涉及金額、數(shù)量的部分需與核對(duì)無(wú)誤。（二）審批流程風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避權(quán)限不越級(jí)：嚴(yán)格按照合同金額劃分審批權(quán)限，不得“化整為零”規(guī)避審批，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自簽訂合同；意見(jiàn)明確可追溯：審批人需簽署具體意見(jiàn)，避免只簽字不表態(tài)，保證責(zé)任可追溯；流程時(shí)限管理：每個(gè)審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成（特殊情況除外），避免流程拖延導(dǎo)致合同簽訂延誤。（三）簽訂與歸檔管理要點(diǎn)用印規(guī)范：嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同或修改處未蓋章的合同上用印，用印前需再次核對(duì)合同文本與審批