企業(yè)行政管理標(biāo)準模板：公文管理與保存一、適用范圍本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部公文的全生命周期管理，涵蓋公文的收文、擬辦、批辦、承辦、催辦、發(fā)文、歸檔等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范公文處理流程，保證公文傳遞高效、信息準確、保存安全，適用于企業(yè)總部及各部門、分支機構(gòu)的日常公文管理工作。二、公文管理全流程操作指南（一）收文管理流程收文是指企業(yè)接收外部單位（如部門、合作單位、客戶等）或內(nèi)部各部門發(fā)來的公文，需按以下步驟操作：1.公文簽收操作要點：收到公文后，由辦公室指定人員（如前臺文員或收文專員）當(dāng)場檢查公文密封情況、收件人信息是否準確，確認無誤后拆封。注意事項：涉密公文需單獨簽收，核對密級、份數(shù)，并由專人負責(zé)登記；若發(fā)覺公文破損、份數(shù)不符或誤送，應(yīng)立即與發(fā)件單位聯(lián)系確認，并在《收文登記表》中注明異常情況。2.收文登記操作要點：簽收后，收文專員需在1個工作日內(nèi)完成《收文登記表》（見模板一）的填寫，內(nèi)容包括：收文日期、文號、公文標(biāo)題、來文單位、密級、份數(shù)、簽收人、收文編號等。注意事項：文號、標(biāo)題等信息需與公文原文一致，避免漏登或錯登；電子公文需同步登記，注明“電子版”及存儲路徑，保證與紙質(zhì)公文信息一致。3.公文擬辦操作要點：登記完成后，收文專員將公文交由辦公室主任（或指定負責(zé)人）進行擬辦。擬辦人需根據(jù)公文內(nèi)容提出初步處理意見，明確：承辦部門（如“由人力資源部負責(zé)落實”）；承辦時限（如“需在3個工作日內(nèi)回復(fù)”）；處理建議（如“擬同意，請總經(jīng)理審批”）。注意事項：涉及多部門協(xié)作的公文，需明確主辦部門和協(xié)辦部門；緊急公文需標(biāo)注“特急”，并第一時間通知相關(guān)部門。4.公文批辦操作要點：擬辦意見完成后，根據(jù)公文重要性提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦：一般事務(wù)性公文：由辦公室主任直接審批；重要事項（如人事任免、重大合同）：由分管副總/總經(jīng)理審批；涉及戰(zhàn)略決策的公文：提交總經(jīng)理辦公會集體審批。注意事項：領(lǐng)導(dǎo)審批需明確簽署意見（如“同意”“閱后退辦公室”“需補充材料”）及姓名、日期，不得僅簽名無意見；審批過程中若遇領(lǐng)導(dǎo)外出，可通過OA系統(tǒng)或電話請示，事后需補簽書面意見。5.公文承辦操作要點：承辦部門收到批辦后的公文，需在規(guī)定時限內(nèi)完成辦理：需回復(fù)的公文：起草回復(fù)函，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，按批辦意見提交至發(fā)件單位或相關(guān)部門；需落實的公文：制定實施方案，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，跟蹤執(zhí)行進度；僅需知曉的公文：由部門負責(zé)人組織傳閱，并在《公文傳閱簽》上簽字確認。注意事項：承辦過程中若遇困難無法按時完成，需提前2個工作日向批辦領(lǐng)導(dǎo)說明情況，申請延期；涉及跨部門協(xié)作的事項，需主動溝通，避免推諉。6.公文催辦操作要點：辦公室對公文的辦理進度進行跟蹤催辦：對臨近時限未辦結(jié)的公文，通過電話、OA系統(tǒng)提醒承辦部門；對超期未辦的公文，向承辦部門發(fā)出《催辦通知單》，抄送批辦領(lǐng)導(dǎo)。注意事項：催辦需記錄時間、對象及結(jié)果，形成《催辦記錄表》；對多次催辦仍拖延的事項，需向總經(jīng)理匯報，納入部門績效考核。7.收文歸檔操作要點：公文辦結(jié)后（含回復(fù)、落實、傳閱完畢），由收文專員在3個工作日內(nèi)收集公文正本（含電子版），按“一事一檔”原則整理，移交檔案室歸檔。注意事項：歸檔材料需包括公文正本、批辦意見、承辦結(jié)果、相關(guān)附件等，保證材料完整；電子公文需刻錄成光盤或存儲至企業(yè)專用服務(wù)器，標(biāo)注歸檔編號及日期。（二）發(fā)文管理流程發(fā)文是指企業(yè)向外單位或內(nèi)部各部門發(fā)出的公文，需按以下步驟操作：1.公文擬稿操作要點：由擬稿部門（如辦公室、業(yè)務(wù)部）根據(jù)工作需要起草公文，使用企業(yè)統(tǒng)一的公文模板（見模板二），內(nèi)容包括：標(biāo)題、主送機關(guān)、附件、發(fā)文機關(guān)、成文日期等。注意事項：標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，準確反映公文內(nèi)容（如“關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”）；邏輯清晰，數(shù)據(jù)準確，引用政策需注明文號；涉及多個部門內(nèi)容的公文，需提前征求相關(guān)部門意見，避免矛盾。2.公文審核操作要點：擬稿完成后，按以下流程審核：部門審核：擬稿部門負責(zé)人審核公文內(nèi)容是否準確、是否符合部門職責(zé)，簽署審核意見；辦公室審核：辦公室審核公文格式（字體、字號、行距等）、文號規(guī)范性、是否需會簽等；法律審核：涉及合同、合規(guī)事項的公文，需交由法務(wù)部門審核，出具法律意見書。注意事項：審核中發(fā)覺問題，需退回擬稿部門修改，修改后重新提交審核；審核意見需明確具體（如“第三條需補充具體時間”“文號應(yīng)為‘辦發(fā)2024號’”）。3.公文會簽操作要點：公文內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)的（如財務(wù)、人事），需由相關(guān)部門負責(zé)人會簽，確認無異議后簽署姓名、日期。注意事項：會簽需在2個工作日內(nèi)完成，緊急公文可同步進行會簽；對會簽意見有分歧的，由辦公室協(xié)調(diào)解決，必要時提交分管領(lǐng)導(dǎo)裁定。4.公文簽發(fā)操作要點：審核、會簽完成后，根據(jù)公文重要性提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：內(nèi)部通知、函件：由分管副總簽發(fā)；規(guī)章制度、重要報告：由總經(jīng)理簽發(fā)；對外正式公文：需加蓋企業(yè)公章，由總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。注意事項：簽發(fā)需使用黑色簽字筆，簽署姓名、日期及“同意”字樣，不得代簽；簽發(fā)后的公文原則上不得修改，確需修改的需重新履行審核簽發(fā)流程。5.公文印制與用印操作要點：印制：辦公室根據(jù)簽發(fā)后的公文稿，在企業(yè)指定印刷部門印制，核對份數(shù)、格式無誤后分發(fā)；用?。河糜∏靶韬藢灠l(fā)手續(xù)是否完備，確認無誤后在公文指定位置（如落款處）加蓋企業(yè)公章或合同專用章，做到“騎年蓋月”。注意事項：涉密公文需在符合保密要求的場所印制，并由專人監(jiān)?。挥糜〉怯浶栌涗浻糜∪掌?、公文標(biāo)題、份數(shù)、用印人等信息，留存《用印登記表》（見模板三）。6.公文分發(fā)操作要點：印制完成后，辦公室按主送機關(guān)、抄送機關(guān)進行分發(fā)：外部單位：通過快遞（需留存快遞單號）、機要交換或電子郵箱（加密）送達；內(nèi)部部門：通過OA系統(tǒng)發(fā)送電子版，同時發(fā)放紙質(zhì)版（需由接收人簽字確認）。注意事項：緊急公文需標(biāo)注“特急”，優(yōu)先分發(fā)并跟蹤送達情況；分發(fā)后需在《發(fā)文登記表》（見模板四）中詳細記錄分發(fā)日期、對象、方式等信息。7.發(fā)文歸檔操作要點：發(fā)文辦結(jié)后，由辦公室在1個月內(nèi)將公文定稿（含審核意見、簽發(fā)稿、印制件、分發(fā)記錄等）整理歸檔，參照收文歸檔標(biāo)準執(zhí)行。三、公文管理關(guān)鍵表格模板模板一：收文登記表收文日期文號公文標(biāo)題來文單位密級份數(shù)簽收人收文編號擬辦意見承辦部門承辦結(jié)果歸檔日期2024-03-01國辦發(fā)〔2024〕號關(guān)于印發(fā)《2024年政務(wù)公開工作要點》的通知國務(wù)院辦公廳普通1*SW20240301請辦公室組織學(xué)習(xí)，各部門落實辦公室已組織學(xué)習(xí)，各部門提交落實計劃2024-03-15模板二：發(fā)文稿紙標(biāo)題關(guān)于2024年員工體檢安排的通知主送機關(guān)各部門抄送機關(guān)總經(jīng)理辦公室、人力資源部擬稿部門辦公室擬稿人*審核人*（辦公室主任）會簽部門人力資源部（趙六）、財務(wù)部（周七）簽發(fā)人*吳八（總經(jīng)理）文號辦發(fā)2024號成文日期2024-03-10份數(shù)15份附件《2024年員工體檢須知》《體檢機構(gòu)名單》內(nèi)容摘要明確體檢時間、地點、注意事項及各部門分工備注請各部門于3月15日前反饋體檢人員名單模板三：用印登記表用印日期公文標(biāo)題文號用印類型份數(shù)用印人審批人備注2024-03-12關(guān)于與公司合作協(xié)議的函辦發(fā)2024號合同專用章3**吳八已留存復(fù)印件模板四：發(fā)文登記表發(fā)文日期文號公文標(biāo)題主送機關(guān)抄送機關(guān)份數(shù)分發(fā)方式接收人發(fā)文人2024-03-10辦發(fā)2024號關(guān)于2024年員工體檢安排的通知各部門總經(jīng)理辦公室、人力資源部15OA系統(tǒng)+紙質(zhì)*趙六*四、公文管理注意事項（一）規(guī)范性要求公文格式：嚴格執(zhí)行《政機關(guān)公文處理工作條例》及企業(yè)內(nèi)部公文格式標(biāo)準，字體（標(biāo)題二號小標(biāo)宋簡體，三號仿宋GB2312）、行距（28磅）、頁碼（頁腳居中）等需統(tǒng)一，避免格式混亂。文號管理：文號按“部門簡稱+年份+序號”規(guī)則編制（如“辦發(fā)2024號”），不得重復(fù)、跳號，發(fā)文后需在《發(fā)文登記表》中及時記錄。印章管理：公章由辦公室專人保管，用印需履行審批手續(xù)，嚴禁在空白紙張、空白合同上用印，保證印章使用安全。（二）保密性要求涉密公文：涉密公文需標(biāo)注“秘密”“機密”“絕密”字樣，單獨存放于密碼文件柜，傳遞時通過機要渠道，閱限范圍內(nèi)人員需簽字登記，嚴禁復(fù)印、拍照外泄。電子公文：電子公文需存儲在加密服務(wù)器或?qū)Ｓ肬盤，傳輸時使用企業(yè)內(nèi)部加密郵箱，禁止通過QQ等公共平臺傳輸涉密信息。（三）時效性要求緊急公文：收到緊急公文后，需在30分鐘內(nèi)啟動處理流程，標(biāo)注“特急”并跟蹤辦理進度，保證在規(guī)定時限內(nèi)完成。超期處理：對超期未辦的公文，辦公室需向承辦部門發(fā)出《催辦通知單》，并記錄超期原因，納入部門績效考核。（四）歸檔管理要求歸檔范圍：包括公文正本、定稿、審批意見、附件、分發(fā)記錄、電子版等，保證“齊全、完整、準確”。歸檔時間：收文辦結(jié)后3個工作日內(nèi)、發(fā)文后1個月內(nèi)完成歸檔，避免材料積壓遺失。保管期限：根據(jù)公文價值劃分