人力資源檔案管理規(guī)范流程指南一、引言人力資源檔案作為組織人力資源管理的核心信息載體，系統(tǒng)記錄了員工從入職到離職的全周期關(guān)鍵信息，是組織進(jìn)行人才選拔、任用、培養(yǎng)、激勵(lì)及保障員工合法權(quán)益的重要依據(jù)。為確保人力資源檔案信息的真實(shí)、完整、安全與合規(guī)，提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，特制定本規(guī)范流程指南，旨在為組織人力資源檔案管理實(shí)踐提供系統(tǒng)性的操作指引。二、人力資源檔案管理基本原則人力資源檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循以下基本原則，以確保管理行為的合規(guī)性與有效性：1.真實(shí)性原則：檔案材料的收集、錄入與更新必須基于客觀事實(shí)，確保信息的準(zhǔn)確性，杜絕虛假材料與信息。2.完整性原則：檔案應(yīng)全面反映員工在組織內(nèi)的職業(yè)發(fā)展歷程及相關(guān)重要信息，材料收集應(yīng)齊全，避免關(guān)鍵信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，限制檔案查閱范圍，確保員工個(gè)人信息及組織敏感信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、保管、查閱、流轉(zhuǎn)及銷毀等各環(huán)節(jié)均需遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與流程，確保管理工作的有序性。5.安全性原則：采取必要的物理與技術(shù)措施，保障檔案實(shí)體與電子數(shù)據(jù)的安全，防止丟失、損壞或被非法篡改。三、人力資源檔案的建立與接收檔案的建立是檔案管理的起點(diǎn)，規(guī)范的接收與建檔流程是保證檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)。1.入職檔案材料收集：*在員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)明確告知其需提交的個(gè)人材料清單，通常包括但不限于個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位證明、身份證明、職業(yè)資格證書、與前單位解除勞動(dòng)關(guān)系證明、體檢報(bào)告等。*對(duì)于關(guān)鍵崗位或有特殊要求的崗位，可根據(jù)需要收集推薦信、背景調(diào)查資料等補(bǔ)充材料。*材料提交應(yīng)盡可能為原件，確需使用復(fù)印件的，應(yīng)由提交人在復(fù)印件上簽字確認(rèn)與原件一致。2.材料審核與驗(yàn)證：*人力資源專員需對(duì)收集到的材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查材料的完整性、真實(shí)性及有效性。*對(duì)學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)資格等關(guān)鍵信息，可通過(guò)官方渠道或授權(quán)機(jī)構(gòu)進(jìn)行核實(shí)。*發(fā)現(xiàn)材料不全或存疑的，應(yīng)及時(shí)與員工溝通，要求補(bǔ)充或澄清。3.檔案建立與編號(hào)：*審核無(wú)誤的材料，方可歸入員工個(gè)人檔案。*為每位員工建立獨(dú)立的檔案卷（或電子檔案目錄），并賦予唯一的檔案編號(hào)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)具有邏輯性，便于識(shí)別與檢索。*檔案封面應(yīng)清晰標(biāo)注員工姓名、檔案編號(hào)、部門等基本信息。四、人力資源檔案的日常管理與維護(hù)檔案建立后，需進(jìn)行科學(xué)有效的日常管理與動(dòng)態(tài)維護(hù)，確保信息的時(shí)效性與可用性。1.材料的及時(shí)歸檔：*員工在任職期間產(chǎn)生的各類重要材料，如勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)記錄、薪酬調(diào)整記錄、績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲決定、職稱評(píng)定材料、黨團(tuán)材料等，均應(yīng)及時(shí)收集并歸入個(gè)人檔案。*歸檔材料應(yīng)履行交接手續(xù)，由相關(guān)部門或人員提交，人力資源檔案管理員簽收確認(rèn)。2.檔案信息的更新：*當(dāng)員工個(gè)人信息發(fā)生變更（如聯(lián)系方式、家庭住址、緊急聯(lián)系人等），應(yīng)督促員工及時(shí)提供更新信息，并將相關(guān)證明材料歸檔，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。*對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立便捷的信息更新機(jī)制，確保紙質(zhì)材料與電子信息的同步。3.檔案的規(guī)范存放：*紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光等基本條件。*檔案存放應(yīng)按照一定的順序（如檔案編號(hào)順序或部門順序）排列，便于查找。*不同狀態(tài)的檔案（如在職、離職、退休）應(yīng)分區(qū)存放，并做明顯標(biāo)識(shí)。*電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，做好數(shù)據(jù)備份與加密防護(hù)。4.定期清點(diǎn)與核對(duì)：*人力資源部門應(yīng)定期（如每半年或每年）對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量與實(shí)際人數(shù)相符，檔案材料完整無(wú)缺。*對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題（如檔案丟失、材料散落等）應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取補(bǔ)救措施。五、人力資源檔案的查閱與借閱檔案的查閱與借閱是檔案利用的主要形式，必須嚴(yán)格遵守保密制度和審批流程，防止信息泄露。1.查閱權(quán)限與范圍：*明確規(guī)定不同層級(jí)人員的檔案查閱權(quán)限。通常情況下，人力資源部門負(fù)責(zé)人、直接上級(jí)因工作需要可查閱相關(guān)員工檔案的特定內(nèi)容。*除法律法規(guī)另有規(guī)定或組織特殊安排外，檔案原則上不對(duì)外查閱。*員工本人一般不得查閱本人檔案中的評(píng)價(jià)性、保密性內(nèi)容，確有必要查閱本人基本信息的，需提出書面申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱與借閱審批：*查閱或借閱檔案必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。查閱人需填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱事由、檔案名稱、查閱/借閱人、日期等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。*跨部門查閱需經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人或更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱與借閱規(guī)范：*查閱檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，一般不得帶出檔案管理室。*借閱檔案需限期歸還，借閱期限一般不超過(guò)規(guī)定時(shí)長(zhǎng)。確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。*查閱/借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄。*檔案管理員應(yīng)對(duì)查閱/借閱過(guò)程進(jìn)行記錄，包括查閱/借閱人、時(shí)間、內(nèi)容、歸還日期等。4.檔案材料的復(fù)制與摘錄：*因工作確需復(fù)制或摘錄檔案材料的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制/摘錄，復(fù)制件需加蓋檔案管理部門印章方為有效。*復(fù)制/摘錄的材料同樣需遵守保密規(guī)定。六、人力資源檔案的流轉(zhuǎn)員工發(fā)生崗位變動(dòng)、內(nèi)部調(diào)動(dòng)、離職、退休或因其他原因與組織解除/終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，檔案需進(jìn)行相應(yīng)的流轉(zhuǎn)處理。1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)：*員工在組織內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，其檔案可根據(jù)需要隨員工人事關(guān)系一并轉(zhuǎn)移至新的部門，或仍由人力資源部門集中管理。*內(nèi)部流轉(zhuǎn)需辦理檔案交接手續(xù)，由原保管部門（或人員）與接收部門（或人員）簽字確認(rèn)。2.外部轉(zhuǎn)出：*員工因離職、調(diào)動(dòng)至其他單位等原因需轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，應(yīng)由接收單位出具檔案調(diào)閱函或商調(diào)函。*人力資源部門根據(jù)相關(guān)證明材料，對(duì)檔案材料進(jìn)行整理核對(duì)，確保材料齊全后，按規(guī)定途徑（如機(jī)要郵寄、專人送達(dá)）將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。*檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，需填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明材料份數(shù)、頁(yè)數(shù)等，并由接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后存檔備查。3.離職檔案處理：*員工離職后，其檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行整理、封存。*對(duì)于未辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)的離職員工檔案，應(yīng)按照國(guó)家及地方相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保管期限屆滿后按規(guī)定處理。七、人力資源檔案的保管期限與銷毀檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容的重要性及相關(guān)法規(guī)要求確定，到期檔案的銷毀需嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。1.保管期限的確定：*根據(jù)國(guó)家勞動(dòng)人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合組織實(shí)際，明確不同類型檔案材料的保管期限（如永久、長(zhǎng)期、短期）。*對(duì)于記載員工重要?dú)v史信息、獎(jiǎng)懲記錄、勞動(dòng)合同等核心材料，應(yīng)列為長(zhǎng)期或永久保管。2.到期檔案的鑒定：*對(duì)于達(dá)到保管期限的檔案，應(yīng)由人力資源部門組織相關(guān)人員（必要時(shí)可邀請(qǐng)法律顧問(wèn)或上級(jí)主管部門人員參與）進(jìn)行鑒定。*鑒定工作需對(duì)檔案材料的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定其是否仍有保存必要或可以銷毀。3.銷毀程序與監(jiān)銷：*經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，需填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明待銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、鑒定意見(jiàn)等，并報(bào)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。*檔案銷毀應(yīng)有嚴(yán)格的保密措施和監(jiān)銷制度。銷毀過(guò)程需有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。*銷毀方式應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)，避免造成信息泄露。電子檔案的銷毀還需確保存儲(chǔ)介質(zhì)中的數(shù)據(jù)徹底清除。*《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為永久檔案保存。八、人力資源檔案管理的保障措施為確保人力資源檔案管理規(guī)范流程的有效執(zhí)行，需建立健全相關(guān)保障措施。1.組織保障：明確人力資源部門為檔案管理的責(zé)任部門，指定專人（或設(shè)立檔案管理員崗位）負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保責(zé)任到人。2.制度保障：不斷完善檔案管理相關(guān)制度，如檔案收集制度、保管制度、查閱制度、保密制度、銷毀制度等，使檔案管理工作有章可循。3.人員培訓(xùn)：定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和保密意識(shí)，確保其熟悉并能嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程。4.設(shè)施保障：配備必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，如專用檔案柜、防火防潮設(shè)備、計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等，為檔案管理提供物質(zhì)支持。5.信息化建設(shè)：積極推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，利用專業(yè)的人力資源信息系統(tǒng)或檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索與管理，提高檔案管理效率與安全性。同時(shí)，要注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的銜接與同步。6.