公共事務(wù)資源預(yù)約管理系統(tǒng)手冊前言為規(guī)范公共事務(wù)資源的預(yù)約與管理流程，提高資源利用效率，減少溝通成本，特制定本手冊。本手冊適用于部門、企事業(yè)單位、社區(qū)中心等組織內(nèi)部公共資源（如會議室、活動(dòng)場地、設(shè)備器材等）的預(yù)約管理，旨在為用戶提供清晰的操作指引，保證資源預(yù)約與使用過程高效、有序、透明。一、系統(tǒng)概述公共事務(wù)資源預(yù)約管理系統(tǒng)是一款集資源展示、在線預(yù)約、審批管理、記錄查詢于一體的信息化管理工具。系統(tǒng)核心功能包括：資源管理：支持管理員對資源信息（名稱、類型、容量、位置、可用時(shí)段等）進(jìn)行維護(hù)與更新；預(yù)約申請：用戶在線提交預(yù)約申請，填寫使用事由、時(shí)間、參與人數(shù)等關(guān)鍵信息；審批流程：根據(jù)資源類型預(yù)設(shè)審批流程（如部門負(fù)責(zé)人審批、資源管理員審批），支持多級審批與意見反饋；記錄查詢：用戶可查詢個(gè)人預(yù)約歷史、審批進(jìn)度，管理員可統(tǒng)計(jì)資源使用率與沖突情況；沖突檢測：系統(tǒng)自動(dòng)檢測資源時(shí)間沖突，避免重復(fù)預(yù)約。二、典型應(yīng)用場景（一）部門內(nèi)部會議安排某部門需協(xié)調(diào)多個(gè)科室使用3樓會議室召開周例會，傳統(tǒng)方式需通過電話或郵件溝通，易出現(xiàn)時(shí)間沖突或信息遺漏。通過系統(tǒng)，科室負(fù)責(zé)人可實(shí)時(shí)查看會議室空閑時(shí)段，在線提交預(yù)約申請（含參會人員、會議議程），經(jīng)辦公室審批后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送提醒至相關(guān)人員，保證會議場地與時(shí)間高效匹配。（二）社區(qū)活動(dòng)場地預(yù)約某社區(qū)計(jì)劃每月舉辦“鄰里文化節(jié)”，需提前預(yù)約社區(qū)活動(dòng)中心多功能廳。社區(qū)工作人員通過系統(tǒng)查看活動(dòng)廳的可用日期（如每月第二個(gè)周六下午），提交活動(dòng)方案與預(yù)約申請，經(jīng)社區(qū)居委會審批后，系統(tǒng)場地使用憑證，活動(dòng)前3天自動(dòng)推送提醒至組織者與物業(yè)，保障活動(dòng)順利開展。（三）公共設(shè)備借用管理某高?？蒲袌F(tuán)隊(duì)需借用實(shí)驗(yàn)室的高精度顯微鏡用于課題研究，設(shè)備僅在工作日白天開放。團(tuán)隊(duì)成員通過系統(tǒng)查詢顯微鏡的借用狀態(tài)，提交借用申請（含使用時(shí)長、實(shí)驗(yàn)?zāi)康模?，?jīng)實(shí)驗(yàn)室管理員審批后，可在指定時(shí)間到設(shè)備管理室領(lǐng)取，使用后需在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)歸還狀態(tài)，形成完整借用記錄。三、操作指南（一）用戶注冊與登錄注冊（僅首次使用需操作）打開系統(tǒng)登錄頁面，“立即注冊”；選擇用戶類型（個(gè)人用戶/單位用戶），填寫真實(shí)信息（姓名、工號/單位名稱、聯(lián)系方式、所屬部門等）；相關(guān)證明材料（單位用戶需提供營業(yè)執(zhí)照或組織機(jī)構(gòu)代碼證，個(gè)人用戶需提供身份證或工作證）；提交注冊信息，等待管理員審核（審核結(jié)果將通過系統(tǒng)消息通知，一般不超過1個(gè)工作日）。登錄訪問系統(tǒng)登錄頁面，輸入注冊時(shí)設(shè)置的賬號（手機(jī)號/工號）和密碼；支持“記住密碼”功能（建議在私人設(shè)備上使用）；忘記密碼時(shí)，“忘記密碼”，通過預(yù)留手機(jī)號驗(yàn)證后重置新密碼。（二）資源信息查詢按資源類型篩選登錄后進(jìn)入“資源中心”，“資源分類”，選擇目標(biāo)類型（如“會議室”“活動(dòng)場地”“設(shè)備器材”）；系統(tǒng)展示該類型下所有資源列表，包含資源名稱、容量、位置、當(dāng)前狀態(tài)（可用/已預(yù)約/維護(hù)中）。按時(shí)間篩選在資源列表頁“日歷視圖”，選擇具體日期，系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)注該日期內(nèi)各資源的空閑時(shí)段（綠色為可用，紅色為已預(yù)約）；支持按“今天”“明天”“本周”等快捷選項(xiàng)篩選，或自定義日期范圍。按關(guān)鍵詞搜索在搜索框輸入資源名稱（如“3樓會議室”“投影儀”），“搜索”，系統(tǒng)匹配并顯示相關(guān)資源。（三）提交預(yù)約申請選擇資源與時(shí)段在資源查詢結(jié)果頁，目標(biāo)資源右側(cè)“預(yù)約”按鈕；選擇預(yù)約日期及時(shí)段（支持連續(xù)多時(shí)段預(yù)約，如“2024-05-2014:00-17:00”），系統(tǒng)自動(dòng)檢測該時(shí)段是否沖突，若沖突則提示“該時(shí)段已被預(yù)約，請選擇其他時(shí)間”。填寫申請信息按頁面提示準(zhǔn)確填寫以下信息：預(yù)約事由：簡要說明使用目的（如“項(xiàng)目研討會”“社區(qū)文藝匯演”）；參與人數(shù)：預(yù)計(jì)參與人數(shù)（需不超過資源最大容量）；使用需求：如是否需要設(shè)備支持（投影儀、音響等）、是否布置場地（桌椅擺放形式等）；申請人信息：系統(tǒng)自動(dòng)帶出注冊時(shí)的姓名與聯(lián)系方式，無需重復(fù)填寫；緊急聯(lián)系人：填寫活動(dòng)或使用期間的負(fù)責(zé)人姓名及電話（可選）。附件：如有需要，可活動(dòng)方案、審批文件等材料（支持PDF、Word、Excel格式，單個(gè)文件不超過10MB）。提交審批確認(rèn)信息無誤后，“提交申請”，系統(tǒng)根據(jù)資源類型自動(dòng)流轉(zhuǎn)至審批人（如普通會議室需部門負(fù)責(zé)人審批，大型活動(dòng)場地需分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；提交成功后，預(yù)約申請編號（如“YY202405200001”），請記錄編號以便查詢進(jìn)度。（四）審批流程跟蹤審批人操作審批人登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“待辦審批”頁面，查看待處理預(yù)約申請列表；申請編號，查看詳細(xì)信息（申請人、資源時(shí)段、事由、附件等）；根據(jù)資源使用規(guī)則進(jìn)行審批：通過：“同意”，系統(tǒng)發(fā)送預(yù)約成功通知至申請人；駁回：“駁回”，填寫駁回原因（如“時(shí)間沖突”“資源不足”“事由不符合規(guī)定”），申請人將收到駁回通知及修改建議。申請人查詢進(jìn)度申請人登錄后，進(jìn)入“我的預(yù)約”-“審批中”頁面，查看申請當(dāng)前狀態(tài)（待審批/已通過/已駁回）；若審批通過，系統(tǒng)自動(dòng)《資源使用確認(rèn)單》，可打印；若駁回，可“修改申請”調(diào)整信息后重新提交。（五）預(yù)約記錄管理查看歷史預(yù)約在“我的預(yù)約”-“歷史記錄”頁面，查看本人所有預(yù)約信息（含已取消、已過期記錄），支持按“時(shí)間”“狀態(tài)”“資源名稱”篩選；記錄詳情，可查看審批意見、使用確認(rèn)狀態(tài)等信息。取消預(yù)約僅限“待審批”或“已通過但未使用”的預(yù)約可取消；在歷史記錄中找到目標(biāo)預(yù)約，“取消預(yù)約”，填寫取消原因（可選），提交后系統(tǒng)自動(dòng)釋放資源并通知相關(guān)審批人；注意：若預(yù)約已通過且臨近使用時(shí)間（如提前2小時(shí)內(nèi)），需聯(lián)系資源管理員手動(dòng)取消，避免資源浪費(fèi)。使用確認(rèn)預(yù)約使用完成后，申請人需在“我的預(yù)約”-“待確認(rèn)”頁面中找到對應(yīng)記錄，“確認(rèn)使用”，填寫實(shí)際使用情況（如“按時(shí)使用”“設(shè)備故障”）；資源管理員定期核對確認(rèn)記錄，作為資源使用率統(tǒng)計(jì)依據(jù)。四、常用模板示例（一）預(yù)約申請表（模板）字段名稱填寫說明示例申請編號系統(tǒng)自動(dòng)YY202405200001申請人姓名注冊時(shí)真實(shí)姓名*某所屬部門申請人所在部門綜合管理部聯(lián)系電話常用手機(jī)號1385678（示例，非真實(shí)號碼）資源名稱預(yù)約的資源全稱3樓第一會議室資源類型系統(tǒng)分類（會議室/場地/設(shè)備等）會議室預(yù)約日期年-月-日2024-05-20預(yù)約時(shí)段開始時(shí)間-結(jié)束時(shí)間14:00-17:00使用事由簡明扼要說明目的項(xiàng)目季度總結(jié)會議參與人數(shù)預(yù)計(jì)參與人數(shù)（≤資源容量）15人使用需求是否需要設(shè)備、場地布置等需使用投影儀，桌椅按“回字形”擺放緊急聯(lián)系人活動(dòng)負(fù)責(zé)人姓名及電話*某，139（示例）附件材料活動(dòng)方案、審批文件等（可選）《項(xiàng)目會議議程.pdf》提交時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)記錄2024-05-1510:30:00（二）資源信息表（模板）資源編號資源名稱類型容量（人/臺）位置可用時(shí)段當(dāng)前狀態(tài)管理員M0013樓第一會議室會議室203樓301室工作日8:00-18:00可用*華D002高精度顯微鏡設(shè)備器材1實(shí)驗(yàn)樓A區(qū)105室工作日9:00-17:00（需提前1天預(yù)約）維護(hù)中*麗S003社區(qū)活動(dòng)中心活動(dòng)場地100社區(qū)廣場東側(cè)周末及節(jié)假日9:00-21:00已預(yù)約（5.20）*剛（三）審批記錄表（模板）申請編號資源名稱申請人申請時(shí)間審批人審批意見審批時(shí)間審批結(jié)果YY2024052000013樓第一會議室*某2024-05-1510:30*強(qiáng)同意使用2024-05-1514:20通過YY202405200002社區(qū)活動(dòng)中心*敏2024-05-1609:15*剛時(shí)間沖突（5.20已被占用）2024-05-1610:00駁回五、使用規(guī)范與常見問題提示（一）使用規(guī)范預(yù)約時(shí)間限制一般需提前至少2個(gè)工作日提交預(yù)約申請（緊急事務(wù)需聯(lián)系資源管理員特殊處理）；單次預(yù)約時(shí)長不超過資源單日最大可用時(shí)段（如會議室單日預(yù)約不超過8小時(shí)）。取消與修改規(guī)則已通過預(yù)約的，需在預(yù)約開始時(shí)間前4小時(shí)取消或修改，否則系統(tǒng)將記錄“違約1次”（累計(jì)3次違約暫停預(yù)約權(quán)限1個(gè)月）；修改預(yù)約信息（時(shí)間、資源、事由等）需重新提交審批，原預(yù)約自動(dòng)作廢。資源使用要求申請人需按預(yù)約時(shí)段準(zhǔn)時(shí)使用，不得超時(shí)；若需延時(shí)，需提前1小時(shí)在系統(tǒng)中申請“延時(shí)使用”（需資源管理員確認(rèn)空閑時(shí)段）；使用期間需愛護(hù)資源設(shè)備，保持場地整潔，使用后恢復(fù)原狀；禁止將預(yù)約資源轉(zhuǎn)租、轉(zhuǎn)借或用于非申請事由的活動(dòng)，否則將取消預(yù)約資格并通報(bào)批評。信息真實(shí)性申請人需保證提交的信息（姓名、部門、聯(lián)系方式、事由等）真實(shí)準(zhǔn)確，虛假信息一經(jīng)發(fā)覺，立即凍結(jié)賬號并追究責(zé)任。（二）常見問題解答Q：忘記登錄密碼怎么辦？A：在登錄頁面“忘記密碼”，通過注冊時(shí)預(yù)留的手機(jī)號接收驗(yàn)證碼，驗(yàn)證成功后可重置新密碼。若更換手機(jī)號，需聯(lián)系系統(tǒng)管理員（*華，電話：內(nèi)線8001）更新信息。Q：預(yù)約后如何查看審批進(jìn)度？A：登錄系統(tǒng)后，“我的預(yù)約”-“審批中”，頁面實(shí)時(shí)顯示申請狀態(tài)（待審批/已通過/已駁回），審批意見可在詳情中查看。Q：資源時(shí)段顯示“沖突”，但實(shí)際未使用，如何處理？A：可能是其他申請人已預(yù)約但未及時(shí)取消，或管理員未更新資源狀態(tài)?？陕?lián)系資源管理員（*麗，內(nèi)線8002）核實(shí)，確認(rèn)空閑后可手動(dòng)開啟時(shí)段。Q：預(yù)約被駁回后，如何修改重新提交？A：在“我的預(yù)約”-“已駁回”頁面找到目標(biāo)記錄，“修改申請”，根據(jù)駁回意見調(diào)整信息（如更換時(shí)段、補(bǔ)充事由），修改后重新提交審批。Q：使用資源時(shí)遇到設(shè)備故障，如何反饋？A：立即聯(lián)系資源管理員（*剛，內(nèi)線8003），說明故障情況；同時(shí)在系統(tǒng)“我的預(yù)約”-“待確認(rèn)”頁面中標(biāo)記“設(shè)備故障”，管理員將安排維修并記錄問題。六、附錄（一）系統(tǒng)登錄方式訪問路徑：單位內(nèi)部OA系統(tǒng)首頁→“公共事務(wù)”板塊→“資源預(yù)約管理系統(tǒng)”；移動(dòng)端支持：通過單位內(nèi)部APP掃描二維碼登錄（二維碼可在系統(tǒng)首頁）。（二）術(shù)語解釋資源沖突：同一資源在同一時(shí)段被多個(gè)預(yù)約申請占用，系統(tǒng)自動(dòng)阻止重復(fù)預(yù)約；審批流：預(yù)約申請需經(jīng)過