企業(yè)文件歸檔管理制度文件管理標準化版一、制度適用范圍與實施對象本制度適用于各類企業(yè)（含集團總部、子公司、分支機構(gòu)）的文件歸檔管理工作，涵蓋行政、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)、研發(fā)等各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各類文件。實施對象包括企業(yè)全體員工、檔案管理員、部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)，旨在規(guī)范文件從形成到歸檔的全流程管理，保證文件完整、安全、可追溯。二、文件歸檔標準化操作流程（一）文件分類與歸檔范圍界定明確分類標準按部門屬性劃分：行政類、人力資源類、財務(wù)類、業(yè)務(wù)類（含銷售、采購、合同等）、研發(fā)類、法務(wù)類、審計類等。按文件價值劃分：永久保存（如公司章程、重大決策文件）、長期保存（如年度工作總結(jié)、財務(wù)報表）、短期保存（如日常通知、會議紀要）。按載體形式劃分：紙質(zhì)文件、電子文件（含文檔、表格、音頻、視頻等）、實物檔案（如獎杯、樣品）。確定歸檔范圍納入歸檔的文件：反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的文件（如戰(zhàn)略規(guī)劃、管理制度、合同協(xié)議、項目報告、人事任免、財務(wù)憑證等）；具有查考利用價值的文件（如會議記錄、客戶資料、研發(fā)成果、審計報告等）；作為企業(yè)資產(chǎn)或權(quán)益證明的文件（如產(chǎn)權(quán)證明、商標證書、專利文件等）。不納入歸檔的文件：未經(jīng)正式發(fā)布的草稿、重復(fù)性文件（如抄送件）、無保存價值的臨時性材料（如過期通知、草稿紙）、涉及個人隱私且無業(yè)務(wù)價值的文件（如員工私人信件）。編制分類目錄各部門根據(jù)上述標準，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點編制《部門文件分類目錄》（參考模板1），明確各類別文件的代碼、名稱、包含范圍及保管期限，報行政部門備案后執(zhí)行。（二）文件收集與整理收集責任分工各部門：指定專人（兼職檔案員）負責本部門形成文件的日常收集，保證文件在完成后3個工作日內(nèi)移交至檔案管理員。檔案管理員：每月末向各部門發(fā)出《文件歸檔提醒單》，督促未按時移交的文件；對重大活動（如項目驗收、審計檢查）形成的文件，提前介入指導(dǎo)收集。文件整理規(guī)范檢查完整性：核對文件是否齊全，如有缺失需及時補充（如合同需附雙方簽字頁、審批單）。去除無關(guān)材料：去除文件中的回形針、夾子等金屬物，剔除草稿、復(fù)印件等非正式材料（特殊情況需注明）。排序與裝訂：按文件形成時間或邏輯順序排序，紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂（較厚文件可使用打孔穿繩），保證頁碼連續(xù)（在右上角標注）；電子文件按“部門-年份-類別-流水號”命名并存儲至指定服務(wù)器文件夾。（三）文件編號與登記編號規(guī)則制定采用“部門代碼-年份-類別代碼-流水號”的編號規(guī)則，示例：行政部2023年制度文件：XZ-2023-ZD-001（XZ為行政部代碼，ZD為制度類別代碼）財務(wù)部2023年憑證文件：CW-2023-PZ-015（CW為財務(wù)部代碼，PZ為憑證類別代碼）部門代碼及類別代碼由行政部門統(tǒng)一編制并發(fā)布。登記造冊紙質(zhì)文件：檔案管理員核對無誤后，填寫《文件歸檔登記表》（參考模板2），登記文件名稱、歸檔日期、檔案編號、頁數(shù)、保管期限、移交人等信息，一式兩份（檔案室留存一份，移交部門留存一份）。電子文件：在檔案管理系統(tǒng)中錄入文件元數(shù)據(jù)（包括編號、名稱、形成部門、關(guān)鍵詞、存儲路徑等），同時紙質(zhì)《電子文件歸檔登記表》與紙質(zhì)文件一并歸檔。（四）文件保管與保護存儲環(huán)境要求檔案室：配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防磁等設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，遠離易燃易爆物品。電子文件：存儲服務(wù)器需定期備份（每日增量備份、每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放；涉密電子文件需加密存儲，訪問權(quán)限分級控制。定期檢查維護檔案管理員每季度對紙質(zhì)檔案進行抽樣檢查，查看有無霉變、蟲蛀、損壞等情況，發(fā)覺問題及時處理；每半年對電子文件備份有效性進行驗證，保證可正常讀取。對到期的檔案，由檔案管理員會同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部進行鑒定，確認無保存價值的按規(guī)定銷毀，仍有保存價值的需重新劃定保管期限。（五）文件借閱與利用借閱審批流程內(nèi)部員工借閱：填寫《文件借閱申請表》（參考模板3），經(jīng)部門負責人審批后，交檔案管理員辦理借閱手續(xù)；借閱涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。外部單位借閱：需持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)法務(wù)部和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，在檔案管理員陪同下查閱，原則上不借出原件。借閱期限與歸還一般文件借閱期限不超過7天，特殊情況可續(xù)借（續(xù)借需提前1天申請）；涉密文件借閱期限不超過3天。歸還時，檔案管理員需檢查文件是否完好、有無缺失，確認無誤后辦理歸還登記；如損壞或丟失，按企業(yè)《資產(chǎn)管理辦法》相關(guān)規(guī)定處理。（六）文件鑒定與銷毀鑒定組織對保管期限屆滿的檔案，由檔案管理員牽頭，會同形成部門負責人、法務(wù)專員組成鑒定小組，對檔案的價值進行鑒定，形成《檔案鑒定意見書》。銷毀流程經(jīng)鑒定需銷毀的檔案，由檔案管理員編制《文件銷毀審批表》（參考模板4），列明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、鑒定意見，報總經(jīng)理審批。銷毀時需有2人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人核對無誤后在《文件銷毀審批表》上簽字；銷毀完成后，檔案管理員將審批表、鑒定意見書等資料存檔備查，嚴禁私自銷毀或隨意丟棄。三、配套管理工具表單模板1：部門文件分類目錄（示例）部門類別代碼類別名稱包含文件范圍示例保管期限行政部XZ-ZD管理制度文件公司章程、行政管理制度、會議紀要等長期人力資源部RL-RS人事檔案員工入職登記表、勞動合同、任免文件等永久財務(wù)部CW-PZ會計憑證原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等10年模板2：文件歸檔登記表（示例）歸檔日期文件名稱形成部門檔案編號頁數(shù)保管期限移交人接收人備注2023-09-012023年半年度工作總結(jié)銷售部XS-2023-ZJ-00525長期含附件3份2023-09-02采購合同（供應(yīng)商）采購部CG-2023-HT-0128永久合同編號CG-2023008模板3：文件借閱申請表（示例）借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還期限趙六研發(fā)部1382023-09-102023-09-17文件名稱及編號借閱原因?qū)徟藗渥⒀邪l(fā)項目立項報告（YF-2023-XM-003）項目進度評審參考*經(jīng)理僅限查閱模板4：文件銷毀審批表（示例）申請部門檔案管理員申請日期行政部2023-09-05銷毀檔案清單序號檔案編號———-——————–1XZ-2020-TZ-0012020年通知匯總（1-50號）2CW-2019-PZ-0502019年憑證（5-10月）審批意見部門負責人：部長法務(wù)專員：專員分管領(lǐng)導(dǎo)：總總經(jīng)理：董日期：2023-09-10四、執(zhí)行關(guān)鍵要點與風險規(guī)避責任到人，避免推諉明確各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，檔案管理員負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督，將文件歸檔工作納入部門年度績效考核，未按要求完成的責任人需承擔相應(yīng)責任。定期培訓，提升能力每年組織至少2次檔案管理培訓，內(nèi)容包括最新法規(guī)（如《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》）、制度解讀、實操技能（如文件分類、電子文件管理），保證相關(guān)人員掌握歸檔要求。保密管控，防范風險涉密文件（如未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料）需單獨存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；電子文件傳輸需加密，嚴禁通過非企業(yè)指定渠道（如個人郵箱）傳遞涉密信息。動態(tài)調(diào)整，適應(yīng)發(fā)展當企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍發(fā)生重大變化時（如新增子公司、調(diào)整部門職能），需及時修訂《文件分類目錄》和歸檔流程，保證制度與實際