技術(shù)文檔編寫及維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書一、引言技術(shù)文檔是產(chǎn)品研發(fā)、系統(tǒng)運(yùn)維、知識(shí)沉淀的核心載體，其質(zhì)量直接影響團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率、問(wèn)題解決速度及產(chǎn)品生命周期管理。為規(guī)范技術(shù)文檔的編寫邏輯、內(nèi)容格式及維護(hù)流程，保證文檔的準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性，特制定本標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書。本指導(dǎo)書適用于研發(fā)團(tuán)隊(duì)、技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)、產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)等所有參與技術(shù)文檔編寫與維護(hù)的人員，覆蓋需求分析、文檔編寫、評(píng)審修訂、發(fā)布維護(hù)全流程，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作提升文檔質(zhì)量，降低溝通成本，為技術(shù)決策提供可靠依據(jù)。二、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值（一）核心應(yīng)用場(chǎng)景產(chǎn)品研發(fā)階段：用于記錄產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、接口定義、部署流程等，支撐開發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維多角色協(xié)同。系統(tǒng)運(yùn)維階段：用于編寫操作手冊(cè)、故障排查指南、版本更新說(shuō)明，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行及問(wèn)題快速定位。知識(shí)沉淀階段：用于總結(jié)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)、最佳實(shí)踐、歷史問(wèn)題處理方案，形成團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫(kù)，助力新人培養(yǎng)及技術(shù)傳承。合規(guī)與審計(jì)階段：用于記錄系統(tǒng)架構(gòu)、安全配置、數(shù)據(jù)流程等文檔，滿足行業(yè)合規(guī)要求及內(nèi)部審計(jì)需求。（二）核心價(jià)值統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：通過(guò)規(guī)范模板與流程，避免文檔風(fēng)格混亂、內(nèi)容缺失等問(wèn)題，提升文檔專業(yè)性。效率提升：標(biāo)準(zhǔn)化步驟減少重復(fù)溝通成本，模板化結(jié)構(gòu)降低編寫難度，加速文檔產(chǎn)出。風(fēng)險(xiǎn)控制：嚴(yán)格的評(píng)審機(jī)制保證內(nèi)容準(zhǔn)確性，完善的維護(hù)流程保障文檔時(shí)效性，降低因文檔錯(cuò)誤導(dǎo)致的操作風(fēng)險(xiǎn)。知識(shí)復(fù)用：結(jié)構(gòu)化文檔便于檢索與復(fù)用，推動(dòng)團(tuán)隊(duì)知識(shí)資產(chǎn)積累與共享。三、文檔編寫全流程操作步驟（一）前期準(zhǔn)備：明確需求與資源規(guī)劃需求分析與目標(biāo)定位操作說(shuō)明：由產(chǎn)品經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，組織需求方（如開發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維、客戶）召開需求溝通會(huì)，明確文檔的目標(biāo)讀者（如開發(fā)工程師、運(yùn)維人員、終端用戶）、核心用途（如指導(dǎo)開發(fā)、輔助運(yùn)維、用戶培訓(xùn)）及必須包含的關(guān)鍵內(nèi)容（如功能模塊、接口參數(shù)、故障處理邏輯）。輸出物：《技術(shù)文檔需求分析表》（見(jiàn)表1），需經(jīng)需求方及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。模板選擇與定制操作說(shuō)明：根據(jù)文檔類型（如設(shè)計(jì)文檔、操作手冊(cè)、API文檔）選擇對(duì)應(yīng)模板（見(jiàn)第四章核心工具模板），若現(xiàn)有模板無(wú)法滿足需求，可基于通用模板進(jìn)行定制，新增或調(diào)整章節(jié)結(jié)構(gòu)，但需保持核心字段（如文檔編號(hào)、版本號(hào)、編寫人）完整。注意事項(xiàng)：模板定制需經(jīng)文檔負(fù)責(zé)人審核，保證新增內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，避免過(guò)度定制導(dǎo)致模板失效。資源分配與時(shí)間規(guī)劃操作說(shuō)明：根據(jù)文檔復(fù)雜度及交付時(shí)間，明確編寫人、評(píng)審人、審核人職責(zé)（編寫人需具備相關(guān)技術(shù)背景，評(píng)審人需為領(lǐng)域?qū)＜遥?，制定詳?xì)時(shí)間計(jì)劃，明確各階段（編寫、評(píng)審、修訂、發(fā)布）的截止時(shí)間，并錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)跟蹤進(jìn)度。（二）文檔編寫：結(jié)構(gòu)化內(nèi)容填充文檔結(jié)構(gòu)搭建操作說(shuō)明：基于選定模板，搭建文檔框架，保證章節(jié)邏輯清晰、層級(jí)分明。通用技術(shù)文檔結(jié)構(gòu)建議包含：封面（文檔名稱、編號(hào)、版本、編寫人、日期）修訂記錄（版本號(hào)、修訂內(nèi)容、修訂人、修訂日期）目錄（自動(dòng)，包含章節(jié)標(biāo)題及頁(yè)碼）（范圍說(shuō)明、術(shù)語(yǔ)定義、內(nèi)容主體、附錄等）審批頁(yè)（編寫人、評(píng)審人、審核人、批準(zhǔn)人簽字欄）工具支持：使用、Word或?qū)I(yè)文檔工具（如Confluence）編寫，利用樣式功能統(tǒng)一標(biāo)題、格式，保證排版美觀。內(nèi)容編寫規(guī)范術(shù)語(yǔ)統(tǒng)一：文檔中涉及的技術(shù)術(shù)語(yǔ)、縮寫需保持一致，首次出現(xiàn)時(shí)標(biāo)注全稱（如“API（ApplicationProgrammingInterface，應(yīng)用程序接口）”），可參考團(tuán)隊(duì)《術(shù)語(yǔ)庫(kù)》（見(jiàn)附錄A）。邏輯清晰：內(nèi)容按“總-分”結(jié)構(gòu)展開，先概述核心內(nèi)容，再分章節(jié)詳細(xì)說(shuō)明，避免內(nèi)容交叉重復(fù)。技術(shù)描述需客觀準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“大概”“可能”），優(yōu)先使用數(shù)據(jù)、圖表輔助說(shuō)明。圖表規(guī)范：圖表需有編號(hào)（如圖1、表2）和標(biāo)題，標(biāo)題簡(jiǎn)潔明確（如“圖1用戶登錄流程圖”），圖表內(nèi)容與文字說(shuō)明相互補(bǔ)充，避免重復(fù)。圖表來(lái)源需標(biāo)注（如“數(shù)據(jù)來(lái)源：監(jiān)控系統(tǒng)2023年10月報(bào)表”）。示例代碼：若涉及代碼片段，需注明編程語(yǔ)言、運(yùn)行環(huán)境，并添加必要注釋（如“//獲取用戶信息接口”），代碼長(zhǎng)度超過(guò)10行時(shí)建議作為附錄。初稿自檢操作說(shuō)明：編寫人完成初稿后，需對(duì)照《技術(shù)文檔自檢清單》（見(jiàn)表2）進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查：內(nèi)容完整性：是否覆蓋需求分析階段確定的關(guān)鍵內(nèi)容；格式規(guī)范性：是否符合模板要求，標(biāo)題、圖表、術(shù)語(yǔ)是否統(tǒng)一；邏輯準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、圖表、代碼是否準(zhǔn)確無(wú)誤，是否存在矛盾描述。輸出物：自檢完成后，填寫《文檔自檢記錄表》（見(jiàn)表3），確認(rèn)無(wú)遺漏問(wèn)題后提交評(píng)審。（三）評(píng)審修訂：多維度質(zhì)量把控內(nèi)部評(píng)審操作說(shuō)明：由編寫人組織，邀請(qǐng)2-3名相關(guān)技術(shù)骨干（如開發(fā)工程師、測(cè)試工程師）參與評(píng)審，重點(diǎn)檢查技術(shù)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可操作性。評(píng)審需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，評(píng)審人需填寫《評(píng)審意見(jiàn)記錄表》（見(jiàn)表4），明確問(wèn)題點(diǎn)（如“接口參數(shù)描述缺少必填項(xiàng)標(biāo)識(shí)”）及修改建議（如“補(bǔ)充‘參數(shù)名：user_id；必填：是’”）。處理方式：編寫人需在1個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)評(píng)審意見(jiàn)，逐條修訂文檔，并在《評(píng)審意見(jiàn)記錄表》中標(biāo)注處理結(jié)果（如“已修改”“不采納，原因：”）。專家評(píng)審操作說(shuō)明：對(duì)于關(guān)鍵文檔（如系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔、核心接口文檔），需邀請(qǐng)領(lǐng)域?qū)＜遥ㄈ缂軜?gòu)師、技術(shù)負(fù)責(zé)人）進(jìn)行評(píng)審，重點(diǎn)檢查技術(shù)方案的合理性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。評(píng)審需在3個(gè)工作日內(nèi)完成，輸出《專家評(píng)審報(bào)告》（見(jiàn)表5），包含評(píng)審結(jié)論（如“通過(guò)”“修改后通過(guò)”“不通過(guò)”）及重大問(wèn)題說(shuō)明。處理方式：若評(píng)審結(jié)論為“修改后通過(guò)”，編寫人需根據(jù)專家意見(jiàn)修訂文檔，并再次提交專家確認(rèn)；若為“不通過(guò)”，需重新編寫或大幅調(diào)整內(nèi)容。終審確認(rèn)操作說(shuō)明：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或文檔負(fù)責(zé)人組織終審，確認(rèn)文檔是否滿足需求及評(píng)審要求，終審?fù)ㄟ^(guò)后，在《審批頁(yè)》簽字確認(rèn)，文檔進(jìn)入發(fā)布階段。（四）發(fā)布維護(hù)：全生命周期管理文檔發(fā)布操作說(shuō)明：終審?fù)ㄟ^(guò)后，由指定人員（如文檔管理員）將文檔發(fā)布至團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫(kù)（如Confluence、SharePoint），發(fā)布時(shí)需填寫《文檔發(fā)布信息表》（見(jiàn)表6），包含文檔編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期、訪問(wèn)權(quán)限（如“全員可見(jiàn)”“僅開發(fā)團(tuán)隊(duì)可見(jiàn)”）及存儲(chǔ)路徑。注意事項(xiàng)：文檔發(fā)布后，原版本需歸檔保存（建議保留最近3個(gè)版本），避免覆蓋歷史記錄。文檔更新觸發(fā)條件：當(dāng)發(fā)生以下情況時(shí)，需啟動(dòng)文檔更新流程：產(chǎn)品或系統(tǒng)功能變更；技術(shù)方案優(yōu)化或調(diào)整；發(fā)覺(jué)文檔內(nèi)容存在錯(cuò)誤或遺漏；用戶反饋文檔內(nèi)容不適用。操作說(shuō)明：由變更提出人（如開發(fā)工程師、產(chǎn)品經(jīng)理）填寫《文檔更新申請(qǐng)表》（見(jiàn)表7），說(shuō)明變更原因及具體內(nèi)容，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后，交由原編寫人或指定人員修訂，修訂流程參照“文檔編寫-評(píng)審修訂”階段，更新后重新發(fā)布并更新版本號(hào)（如V1.1→V1.2）。文檔歸檔與廢棄操作說(shuō)明：對(duì)于已失效文檔（如舊版本系統(tǒng)文檔），由文檔管理員移至歸檔庫(kù)，并填寫《文檔歸檔記錄表》（見(jiàn)表8），記錄歸檔日期、歸檔原因、歸檔人；對(duì)于無(wú)保留價(jià)值的文檔，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后刪除，刪除操作需記錄在《文檔廢棄記錄表》（見(jiàn)表9）中，保證文檔可追溯。四、核心工具模板表格表1：技術(shù)文檔需求分析表文檔編號(hào)文檔名稱需求來(lái)源目標(biāo)讀者核心內(nèi)容要求交付時(shí)間需求方簽字項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字TD-2023-001系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)文檔產(chǎn)品需求PRD-003開發(fā)工程師、聯(lián)調(diào)方1.接口功能描述；2.請(qǐng)求/響應(yīng)參數(shù)（含類型、是否必填）；3.錯(cuò)誤碼定義；4.調(diào)用示例2023-10-30*工*經(jīng)理表2：技術(shù)文檔自檢清單檢查項(xiàng)檢查內(nèi)容是否通過(guò)（是/否）問(wèn)題描述及修改計(jì)劃封面信息文檔名稱、編號(hào)、版本、編寫人、日期是否完整準(zhǔn)確修訂記錄是否記錄所有版本修訂內(nèi)容、修訂人及日期目錄是否自動(dòng)，包含所有章節(jié)標(biāo)題及頁(yè)碼，與實(shí)際內(nèi)容一致術(shù)語(yǔ)定義首次出現(xiàn)術(shù)語(yǔ)是否標(biāo)注全稱，術(shù)語(yǔ)是否統(tǒng)一圖表編號(hào)圖表是否有連續(xù)編號(hào)及標(biāo)題，標(biāo)題是否準(zhǔn)確反映內(nèi)容代碼示例是否注明編程語(yǔ)言、運(yùn)行環(huán)境，注釋是否清晰內(nèi)容完整性是否覆蓋需求分析階段確定的所有關(guān)鍵內(nèi)容邏輯一致性數(shù)據(jù)、圖表、文字描述是否存在矛盾表3：文檔自檢記錄表文檔編號(hào)文檔名稱編寫人自檢日期自檢結(jié)果（通過(guò)/不通過(guò)）未通過(guò)問(wèn)題說(shuō)明修改完成時(shí)間TD-2023-001系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)文檔*工2023-10-25通過(guò)無(wú)-表4：評(píng)審意見(jiàn)記錄表文檔編號(hào)文檔名稱評(píng)審人評(píng)審日期評(píng)審環(huán)節(jié)（內(nèi)部/專家）意見(jiàn)類型（修改建議/問(wèn)題指出）具體內(nèi)容處理結(jié)果（已修改/不采納）修改人修改日期TD-2023-001系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)文檔*工2023-10-26內(nèi)部評(píng)審修改建議接口“獲取用戶信息”缺少錯(cuò)誤碼“1003”的說(shuō)明（用戶不存在）已修改*工2023-10-27TD-2023-001系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)文檔*經(jīng)理2023-10-27專家評(píng)審問(wèn)題指出圖1登錄流程圖中“密碼校驗(yàn)”步驟未考慮密碼加密邏輯，需補(bǔ)充加密方式說(shuō)明已修改*工2023-10-28表5：專家評(píng)審報(bào)告文檔編號(hào)文檔名稱評(píng)審專家評(píng)審日期評(píng)審結(jié)論（通過(guò)/修改后通過(guò)/不通過(guò)）重大問(wèn)題說(shuō)明改進(jìn)建議TD-2023-001系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)文檔*架構(gòu)師2023-10-28修改后通過(guò)接口安全章節(jié)未描述鑒權(quán)機(jī)制，存在安全風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)充“鑒權(quán)方式：OAuth2.0，token有效期2小時(shí)”說(shuō)明表6：文檔發(fā)布信息表文檔編號(hào)文檔名稱版本號(hào)發(fā)布日期發(fā)布人存儲(chǔ)路徑（知識(shí)庫(kù)）訪問(wèn)權(quán)限備注TD-2023-001系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)文檔V1.02023-10-30*管理員wikipany/td/TD-2023-001全員可見(jiàn)首次發(fā)布表7：文檔更新申請(qǐng)表文檔編號(hào)文檔名稱當(dāng)前版本更新版本變更原因變更內(nèi)容簡(jiǎn)述申請(qǐng)人申請(qǐng)日期審批人審批結(jié)果（同意/不同意）TD-2023-001系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)文檔V1.0V1.1系統(tǒng)新增“用戶狀態(tài)查詢”接口新增“用戶狀態(tài)查詢”接口說(shuō)明，包含參數(shù)、響應(yīng)示例及錯(cuò)誤碼；修改“獲取用戶信息”接口響應(yīng)參數(shù)，增加“status”字段*工2023-11-05*經(jīng)理同意表8：文檔歸檔記錄表文檔編號(hào)文檔名稱歸檔版本歸檔日期歸檔原因歸檔人存儲(chǔ)路徑（歸檔庫(kù)）備注TD-2022-005舊系統(tǒng)運(yùn)維手冊(cè)V3.22023-09-30系統(tǒng)下線，文檔失效*管理員archivepany/td/TD-2022-005保留至2024-09-30表9：文檔廢棄記錄表文檔編號(hào)文檔名稱廢棄版本廢棄日期廢棄原因廢棄人審批人備注說(shuō)明TD-2021-003原型設(shè)計(jì)文檔（2021版）V1.02023-08-15產(chǎn)品迭代，文檔內(nèi)容過(guò)時(shí)*工*經(jīng)理已歸檔至歷史文檔庫(kù)，禁止訪問(wèn)五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：文檔中技術(shù)參數(shù)、接口定義、操作步驟與實(shí)際情況不符，導(dǎo)致用戶操作錯(cuò)誤或開發(fā)偏差。規(guī)避措施：編寫人需保證內(nèi)容基于最新系統(tǒng)版本或設(shè)計(jì)稿，數(shù)據(jù)來(lái)源于官方測(cè)試報(bào)告或需求文檔；評(píng)審階段必須邀請(qǐng)相關(guān)技術(shù)角色參與，重點(diǎn)核對(duì)技術(shù)細(xì)節(jié)；關(guān)鍵內(nèi)容（如接口地址、錯(cuò)誤碼）需經(jīng)過(guò)實(shí)際環(huán)境測(cè)試驗(yàn)證。（二）版本管理混亂風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：文檔更新后未及時(shí)變更版本號(hào)，或新舊版本同時(shí)發(fā)布，導(dǎo)致用戶使用失效文檔。規(guī)避措施：嚴(yán)格執(zhí)行版本號(hào)規(guī)則（如主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)，V1.0.0→V1.0.1→V1.1.0）；文檔發(fā)布前必須填寫《文檔發(fā)布信息表》，明確版本號(hào)及存儲(chǔ)路徑；知識(shí)庫(kù)設(shè)置版本控制功能，禁止直接覆蓋舊版本，僅允許創(chuàng)建新版本。（三）更新不及時(shí)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：產(chǎn)品或系統(tǒng)變更后，文檔未同步更新，導(dǎo)致文檔內(nèi)容與實(shí)際功能脫節(jié)。規(guī)避措施：建立“變更-通知-更新”聯(lián)動(dòng)機(jī)制，產(chǎn)品或開發(fā)團(tuán)隊(duì)發(fā)生變更時(shí)，需同步通知文檔負(fù)責(zé)人；關(guān)鍵文檔（如操作手冊(cè)）設(shè)定更新周期（如每月末檢查更新），保證內(nèi)容時(shí)效性；用戶反饋渠道（如文檔評(píng)論、工單）暢通，及時(shí)響應(yīng)用戶提出的文檔問(wèn)題。（四）格式規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：文檔標(biāo)題層級(jí)混亂、圖表編號(hào)不連續(xù)、字體樣式不統(tǒng)一，影響文檔可讀性。規(guī)避措施：使用文檔工具的樣式功能（如Word的“標(biāo)題1”“標(biāo)題2”樣式）統(tǒng)一標(biāo)題格式；圖表編號(hào)按章節(jié)連續(xù)編排（如第1章圖1-1、圖1-2，第2章圖2-1）；編寫前最新模板，嚴(yán)格按模板結(jié)構(gòu)填充內(nèi)容，避免隨意刪減章節(jié)。六、附錄附錄A：技術(shù)術(shù)語(yǔ)表示例術(shù)語(yǔ)名稱英文全稱中文定義適用場(chǎng)景APIApplicationProgrammingInterface應(yīng)用程序接口，是軟件系統(tǒng)不同組成部分銜接的約定接口設(shè)計(jì)文檔OAuth2.0OpenAuthorization2.