行政文件存檔及保密管理規(guī)范一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的行政文件全生命周期管理，涵蓋文件、流轉(zhuǎn)、歸檔、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)針對(duì)涉密文件、內(nèi)部敏感文件及具有長(zhǎng)期保存價(jià)值行政文件的存檔與保密管控。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常行政文件（如通知、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告）的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔；涉密文件（如未公開(kāi)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事任免材料）的保密存儲(chǔ)與流轉(zhuǎn)；歷史檔案的查閱申請(qǐng)與調(diào)取管理；到期或失效文件的鑒定與安全銷毀。二、行政文件全流程管理操作步驟（一）文件分類與密級(jí)確定文件分類標(biāo)準(zhǔn)按部門：行政部、人事部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等；按類型：通知類、報(bào)告類、合同類、會(huì)議紀(jì)要類、審批類、審計(jì)類等；按密級(jí)：公開(kāi)文件（可對(duì)外發(fā)布）、內(nèi)部文件（僅限內(nèi)部傳閱）、秘密文件（限制知悉范圍，如核心商業(yè)數(shù)據(jù)）、機(jī)密文件（嚴(yán)格管控，如未公開(kāi)并購(gòu)方案）。密級(jí)判定流程文件起草人根據(jù)內(nèi)容敏感度初步判定密級(jí)，填寫《文件密級(jí)審批表》；部門負(fù)責(zé)人審核密級(jí)合理性，必要時(shí)會(huì)同保密委員會(huì)復(fù)核；密級(jí)確定后，在文件首頁(yè)右上角標(biāo)注密級(jí)（如“內(nèi)部★”“秘密★”），并注明保密期限（如“保密至2025年12月31日”）。（二）文件歸檔準(zhǔn)備文件整理清理文件：去除訂書針、回形針等金屬夾，保證無(wú)缺頁(yè)、無(wú)污損；編寫頁(yè)碼：使用鉛筆在每頁(yè)右上角標(biāo)注連續(xù)頁(yè)碼（如“1-10”）；撰寫文件說(shuō)明：對(duì)文件背景、主要內(nèi)容、審批流程進(jìn)行簡(jiǎn)要概述（500字以內(nèi)）。歸檔前檢查核查文件完整性：審批手續(xù)是否齊全（如簽字、蓋章），附件是否齊全；確認(rèn)電子版與紙質(zhì)版一致性：電子文件需命名規(guī)范（如“行政部-2024年-會(huì)議紀(jì)要-001”），與紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)。（三）檔案入庫(kù)管理檔案編號(hào)規(guī)則編號(hào)格式：“部門簡(jiǎn)稱-年份-文件類型流水號(hào)-密級(jí)代碼”，例如：“XZB-2024-HYJY-001-密”；部門簡(jiǎn)稱：行政部（XZB）、人事部（RSB）、財(cái)務(wù)部（CWB）；文件類型代碼：通知（TZ）、報(bào)告（BG）、合同（HT）、會(huì)議紀(jì)要（HYJY）；密級(jí)代碼：公開(kāi)（G）、內(nèi)部（N）、秘密（M）、機(jī)密（J）。入庫(kù)登記檔案管理員填寫《歸檔文件登記表》，記錄文件編號(hào)、名稱、形成日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、責(zé)任人、歸檔日期、存放位置（如“檔案室-A區(qū)-3層-5柜”）；電子檔案同步錄入檔案管理系統(tǒng)，掃描紙質(zhì)文件PDF格式（加密存儲(chǔ)），關(guān)聯(lián)電子編號(hào)。存放要求紙質(zhì)檔案：按編號(hào)順序存入專用檔案柜，涉密文件存放于帶密碼鎖的鐵皮柜，檔案室配備防火、防潮、防盜設(shè)備；電子檔案：存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)管理（如普通員工僅可查閱內(nèi)部文件，部門負(fù)責(zé)人可查閱秘密文件）。（四）保密管理措施涉密文件流轉(zhuǎn)管控傳遞：涉密文件需通過(guò)密封袋封裝，注明“秘密★”標(biāo)識(shí)，由專人送達(dá)（禁止使用普通快遞）；借閱：借閱涉密文件需填寫《涉密文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及保密委員會(huì)審批，借閱期限不超過(guò)3天，到期歸還時(shí)需當(dāng)面清點(diǎn)；復(fù)制：秘密及以上文件禁止復(fù)制，確需復(fù)制須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，復(fù)印件需標(biāo)注“復(fù)制件”及密級(jí)，并納入臺(tái)賬管理。人員權(quán)限管理檔案管理員負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)權(quán)限配置，根據(jù)崗位需求分配查閱權(quán)限（如人事部?jī)H可查閱人事類檔案，財(cái)務(wù)部?jī)H可查閱財(cái)務(wù)類檔案）；離職人員權(quán)限：?jiǎn)T工離職時(shí)，部門負(fù)責(zé)人需通知檔案管理員注銷其檔案系統(tǒng)權(quán)限，收回所有借閱文件及復(fù)制件。（五）檔案查閱與借閱查閱流程申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱文件名稱、編號(hào)、用途、查閱方式（閱覽室查閱或借出）；部門負(fù)責(zé)人審批：查閱內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人審批，查閱秘密及以上文件需經(jīng)分管副總審批；檔案管理員核對(duì)：審批通過(guò)后，管理員調(diào)取檔案，查閱人需在閱覽室當(dāng)場(chǎng)查閱，不得帶出；記錄登記：管理員在《檔案查閱登記表》中記錄查閱人、時(shí)間、文件名稱、用途及歸還情況。借閱規(guī)定借閱期限：內(nèi)部文件不超過(guò)5個(gè)工作日，秘密文件不超過(guò)3個(gè)工作日；逾期處理：逾期未還的，由檔案管理員催收，逾期超過(guò)10天的，暫停該人員檔案查閱權(quán)限1個(gè)月；損失賠償：借閱期間文件損毀、丟失的，按文件價(jià)值（評(píng)估價(jià)）的2-5倍賠償，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。（六）到期文件鑒定與銷毀到期鑒定檔案管理員每年年底對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)《檔案保管期限表》（如文書檔案保管期限為10年、30年、永久），確認(rèn)是否繼續(xù)保存或銷毀；涉密文件到期后，需經(jīng)保密委員會(huì)復(fù)核，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值方可銷毀，仍有價(jià)值的需重新劃定密級(jí)及保管期限。銷毀流程填寫《文件銷毀清單》，列明文件編號(hào)、名稱、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、銷毀原因、銷毀日期；審批：內(nèi)部文件由行政部負(fù)責(zé)人審批，秘密及以上文件由總經(jīng)理審批；銷毀執(zhí)行：由2名以上監(jiān)銷人（含檔案管理員）監(jiān)督，采用粉碎機(jī)銷毀紙質(zhì)文件，電子文件使用專業(yè)軟件徹底刪除（無(wú)法恢復(fù)）；記錄備案：監(jiān)銷人在《文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)，銷毀記錄保存期限不少于10年。三、配套管理工具模板模板1：歸檔文件登記表文件編號(hào)文件名稱形成部門形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)責(zé)任人歸檔日期存放位置備注XZB-2024-HYJY-001-密2024年度行政工作會(huì)議紀(jì)要行政部2024-01-158秘密張*2024-01-20檔案室-A區(qū)-3層-5柜含3份附件模板2：涉密文件借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門聯(lián)系方式借閱文件名稱文件編號(hào)密級(jí)借閱用途借閱期限申請(qǐng)日期李*業(yè)務(wù)部1385678與公司合作協(xié)議HT-2024-003-密秘密合同條款核對(duì)2024-03-01至2024-03-032024-02-29部門負(fù)責(zé)人審批保密委員會(huì)審批檔案管理員意見(jiàn)同意借閱：王*同意借閱：趙*已核對(duì)文件，借閱登記完成：劉*模板3：文件銷毀清單文件編號(hào)文件名稱密級(jí)頁(yè)數(shù)銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人1監(jiān)銷人2備注CWB-2023-BG-002-內(nèi)2023年度財(cái)務(wù)分析報(bào)告（內(nèi)部）內(nèi)部15保管期限已滿（10年）2024-03-10陳*楊*紙質(zhì)文件粉碎銷毀模板4：保密承諾書保密承諾書本人承諾，在行政文件管理過(guò)程中，嚴(yán)格遵守以下保密要求：不擅自復(fù)制、摘抄、傳播涉密文件；不將涉密文件帶出辦公區(qū)域或在非保密場(chǎng)所存放；離職時(shí)主動(dòng)歸還所有借閱文件及復(fù)制件；發(fā)覺(jué)文件泄密風(fēng)險(xiǎn)立即向行政部或保密委員會(huì)報(bào)告。違反上述承諾，愿意承擔(dān)由此造成的一切責(zé)任。承諾人（簽字）：__________所在部門：__________崗位：__________日期：____年__月__日四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）密級(jí)劃分準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)：密級(jí)過(guò)高導(dǎo)致工作效率低下，密級(jí)過(guò)低引發(fā)泄密風(fēng)險(xiǎn)；防范：定期組織文件起草人、部門負(fù)責(zé)人開(kāi)展密級(jí)判定培訓(xùn)，每年對(duì)現(xiàn)有檔案密級(jí)進(jìn)行復(fù)核，保證與文件實(shí)際敏感度匹配。（二）歸檔及時(shí)性風(fēng)險(xiǎn)：文件積壓導(dǎo)致歸檔遺漏，影響檔案完整性；防范：要求文件完成后3個(gè)工作日內(nèi)提交歸檔，逾期未歸檔的，納入部門績(jī)效考核。（三）保密意識(shí)培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)：?jiǎn)T工保密意識(shí)薄弱，違規(guī)操作導(dǎo)致泄密；防范：每季度開(kāi)展保密知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)案例分析強(qiáng)化警示教育，新員工入職時(shí)簽訂《保密承諾書》。（四）檔案存放安全風(fēng)險(xiǎn)：檔案損毀、丟失（如火災(zāi)、盜竊）；防范：檔案室安裝24小時(shí)監(jiān)控及紅外報(bào)警系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案定期除濕（濕度控制在45%-60%），電子檔案每日增量備份、每周全量備份。（五）流程執(zhí)行剛性風(fēng)險(xiǎn)：跳過(guò)審批環(huán)節(jié)違規(guī)借閱、銷毀文件；防范：檔案管理系統(tǒng)設(shè)置審批流程節(jié)點(diǎn)，未完成審批無(wú)法操作；定期開(kāi)展檔案管理