行政管理文件歸檔與存儲(chǔ)規(guī)范一、規(guī)范制定背景與適用范圍（一）背景說(shuō)明行政管理文件是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的重要載體，涵蓋制度、會(huì)議、合同、人事等多類關(guān)鍵信息。為避免文件丟失、損壞或檢索困難，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性，特制定本規(guī)范，統(tǒng)一文件歸檔與存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)形成的行政管理類文件，包括但不限于制度文件、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、證照資質(zhì)、人事檔案、后勤管理資料等。文件形成后至保管期滿的全流程管理均需遵循本規(guī)范。二、行政管理文件分類與歸檔范圍（一）文件大類劃分及說(shuō)明大類代碼大類名稱包含細(xì)項(xiàng)舉例ZD制度類公司章程、管理制度（行政、人事、財(cái)務(wù)等）、操作流程、崗位職責(zé)說(shuō)明書HY會(huì)議類各類會(huì)議通知、議程、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議、會(huì)議PPT及演示文稿HT合同協(xié)議類各類業(yè)務(wù)合同、服務(wù)協(xié)議、合作意向書、補(bǔ)充協(xié)議、合同審批單及附件ZZ證照資質(zhì)類公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、各類許可證、資質(zhì)證書、年檢報(bào)告RS人事管理類員工入職登記表、勞動(dòng)合同、離職申請(qǐng)、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲文件HQ后勤保障類辦公用品采購(gòu)記錄、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、辦公場(chǎng)地租賃合同、維修保養(yǎng)記錄、車輛檔案ZX專項(xiàng)工作類項(xiàng)目立項(xiàng)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審計(jì)報(bào)告、整改通知書、主管部門批復(fù)文件（二）歸檔范圍界定正式文件：經(jīng)審批生效的最終版本（含紙質(zhì)版及電子版），草稿、修改稿不納入歸檔（特殊需保留的除外，需標(biāo)注“草稿”）。關(guān)聯(lián)文件：與正式文件具有直接邏輯關(guān)聯(lián)的審批單、會(huì)簽單、附件等，需與正式文件一并歸檔。特殊載體文件：如會(huì)議錄音、視頻光盤、證照掃描件等，需標(biāo)注對(duì)應(yīng)文件編號(hào)，與紙質(zhì)文件同步管理。三、文件歸檔全流程操作指引（一）第一步：文件收集（責(zé)任主體：各部門*專員）收集周期：每月25日前完成當(dāng)月形成文件的收集；年度重要文件（如年度總結(jié)、審計(jì)報(bào)告）需在次年1月10日前完成收集。收集要求：紙質(zhì)文件需為原件（如無(wú)原件需提供復(fù)印件并注明“與原件一致”及經(jīng)辦人*簽字）；電子文件需為最終版，格式為PDF（合同、制度類）或DOCX（會(huì)議紀(jì)要等），命名規(guī)則為“文件名-形成日期-部門”（例：“2024年行政管理制度-20240115-行政部”）；跨部門協(xié)作文件由牽頭部門負(fù)責(zé)收集，協(xié)作部門配合提供副本。（二）第二步：文件整理（責(zé)任主體：部門專員+行政部檔案員）分類排序：按第二章“文件大類劃分”進(jìn)行分類，同類文件按“形成日期升序”或“重要程度降序”排列。核對(duì)檢查：檢查文件是否齊全、頁(yè)碼是否連續(xù)、有無(wú)破損或涂改，對(duì)缺失文件及時(shí)補(bǔ)充，破損文件需修復(fù)后再歸檔。（三）第三步：文件鑒定（責(zé)任主體：部門負(fù)責(zé)人+行政部*經(jīng)理）保管期限確定：根據(jù)文件重要性劃分保管期限，具體標(biāo)準(zhǔn)永久：公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告、重大合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議）；長(zhǎng)期（10-30年）：管理制度、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、審計(jì)報(bào)告；短期（3-10年）：日常通知、辦公用品采購(gòu)記錄、維修保養(yǎng)記錄。鑒定流程：部門負(fù)責(zé)人提出保管期限建議，行政部*經(jīng)理審核確認(rèn)，填寫《文件保管期限鑒定表》（見第五章模板3）。（四）第四步：文件編號(hào)（責(zé)任主體：行政部*檔案員）編號(hào)規(guī)則：“部門代碼-年份-大類代碼-流水號(hào)”，示例：行政部2024年形成的第3份制度類文件編號(hào)為“XZ-2024-ZD-003”；人事部2024年形成的第15份人事檔案編號(hào)為“RS-2024-RS-015”。編號(hào)標(biāo)注：紙質(zhì)文件在右上角用鉛筆標(biāo)注編號(hào)，電子文件將編號(hào)作為文件名前綴。（五）第五步：文件登記（責(zé)任主體：行政部*檔案員）登記工具：使用《行政管理文件歸檔登記表》（見第五章模板1），逐項(xiàng)填寫文件信息。登記要求：紙質(zhì)文件與電子文件需分別登記，保證編號(hào)、名稱、日期等信息一致，登記后由部門*專員與檔案員雙方簽字確認(rèn)。（六）第六步：文件裝訂（責(zé)任主體：部門*專員）紙質(zhì)文件裝訂：去除文件夾、回形針等金屬物品，避免銹蝕；采用左側(cè)膠裝或線裝，厚度不超過(guò)2cm，超過(guò)2份的文件需分冊(cè)裝訂，標(biāo)注“共X冊(cè)第X冊(cè)”；每?jī)?cè)文件添加封面（含文件名稱、編號(hào)、保管期限、部門、裝訂日期等信息）。電子文件整理：按編號(hào)建立文件夾，每份文件單獨(dú)存放，禁止將多份文件合并為一個(gè)文件；重要電子文件需刻錄光盤備份，光盤標(biāo)注編號(hào)及文件概要。（七）第七步：檔案入庫(kù)（責(zé)任主體：行政部*檔案員）紙質(zhì)檔案入庫(kù)：按編號(hào)順序放入檔案柜，標(biāo)注“部門-大類”索引標(biāo)簽（如“行政部-制度類”）；檔案柜存放于干燥、通風(fēng)的房間，遠(yuǎn)離陽(yáng)光直射和水源，每柜張貼《檔案存放位置示意圖》。電子檔案存儲(chǔ)：存儲(chǔ)至公司專用檔案服務(wù)器，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅部門負(fù)責(zé)人及檔案員可編輯）；每季度進(jìn)行一次異地備份（存儲(chǔ)于云服務(wù)器或外部硬盤），備份數(shù)據(jù)加密管理。（八）第八步：借閱管理（責(zé)任主體：借閱人+部門負(fù)責(zé)人+行政部*檔案員）借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見第五章模板2），說(shuō)明借閱用途、歸還日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部；檔案員核對(duì)文件信息，辦理借閱登記，借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日（特殊需延期的需經(jīng)行政總監(jiān)*批準(zhǔn)）。歸還要求：歸還時(shí)檔案員檢查文件是否完好、有無(wú)涂改，確認(rèn)無(wú)誤后登記歸還日期；涉密文件（如未公開合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得帶出。四、檔案存儲(chǔ)環(huán)境與管理要求（一）存儲(chǔ)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)檔案類型溫度要求濕度要求環(huán)境防護(hù)要求紙質(zhì)檔案14-24℃45%-60%配備防火、防盜、防潮、防蟲、防光設(shè)施（如滅火器、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥）電子檔案服務(wù)器溫度≤30℃濕度≤70%服務(wù)器機(jī)房配備UPS不間斷電源、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，定期除塵（每季度1次）（二）安全保密措施權(quán)限管理：電子檔案按“公開-內(nèi)部-秘密”三級(jí)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，密碼由檔案員專人保管，每季度更新一次。銷毀流程：保管期滿的檔案需經(jīng)行政部經(jīng)理、法務(wù)部負(fù)責(zé)人共同鑒定，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值后，填寫《檔案銷毀審批表》（見第五章模板4），由2人以上監(jiān)銷，紙質(zhì)檔案采用粉碎銷毀，電子檔案徹底刪除并覆蓋存儲(chǔ)介質(zhì)。定期檢查：紙質(zhì)檔案：每季度檢查檔案柜密封性、文件有無(wú)霉變、蟲蛀，填寫《檔案檢查記錄表》；電子檔案：每半年檢查服務(wù)器存儲(chǔ)狀態(tài)、備份有效性，保證文件可正常讀取。五、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔管理模板工具模板1：行政管理文件歸檔登記表歸檔編號(hào)文件名稱形成部門形成日期文件頁(yè)數(shù)保管期限存放位置（柜-層-格）備注歸檔人歸檔日期XZ-2024-ZD-0012024年行政管理制度修訂版行政部2024-01-1512長(zhǎng)期A-3-2含審批單張*2024-01-20RS-2024-RS-015李*入職登記表人事部2024-02-104長(zhǎng)期B-1-5王*2024-02-15模板2：文件借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門借閱日期文件編號(hào)及名稱借閱用途預(yù)計(jì)歸還日期審批人借閱人簽字歸還日期管理員簽字劉*市場(chǎng)部2024-03-01HT-2024-HT-008（廣告服務(wù)合同）項(xiàng)目審計(jì)2024-03-05趙*劉*2024-03-05陳*模板3：文件保管期限鑒定表文件名稱編號(hào)形成部門建議保管期限鑒定人部門負(fù)責(zé)人意見行政部意見最終保管期限備注2024年第一季度會(huì)議紀(jì)要HY-2024-HY-005行政部長(zhǎng)期（10年）孫*同意同意長(zhǎng)期（10年）模板4：檔案銷毀審批表銷毀檔案清單（編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限）銷毀原因鑒定人監(jiān)銷人部門負(fù)責(zé)人意見行政總監(jiān)審批銷毀日期監(jiān)銷人簽字ZD-2014-ZD-002（2014年考勤管理制度，短期）保管期滿，無(wú)保存價(jià)值周*吳、鄭同意同意2024-03-20吳、鄭六、歸檔存儲(chǔ)管理常見風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避要點(diǎn)（一）風(fēng)險(xiǎn)1：歸檔不及時(shí)導(dǎo)致文件丟失規(guī)避措施：將文件歸檔納入部門月度考核，未按期完成扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績(jī)效5%；行政部每月5日前發(fā)布《文件歸檔提醒函》。（二）風(fēng)險(xiǎn)2：分類編號(hào)混亂影響檢索效率規(guī)避措施：編制《行政管理文件分類編號(hào)細(xì)則》，組織各部門*專員培訓(xùn)；每季度開展編號(hào)抽查，對(duì)錯(cuò)誤編號(hào)文件責(zé)令整改并記錄。（三）風(fēng)險(xiǎn)3：電子文件因設(shè)備損壞丟失規(guī)避措施：強(qiáng)制要求電子文件歸檔時(shí)同步提交本地備份及云端備份；行政部每半年驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)完整性，未備份的文件需重新補(bǔ)歸檔。（四）風(fēng)險(xiǎn)4：借閱登記不全造成文件外流規(guī)避措施：實(shí)行“借閱必登記、無(wú)登記不借閱”制度，未登記借閱導(dǎo)致文件丟失的，由借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并通報(bào)批評(píng)。（五）風(fēng)險(xiǎn)5：存儲(chǔ)環(huán)境不達(dá)標(biāo)損壞檔案規(guī)避措施：每日記錄檔案室溫