企業(yè)郵箱使用協(xié)議合同編號：【空白】第一章總則1.1目的與依據1.1.1為規(guī)范企業(yè)郵箱的使用，保障企業(yè)信息安全和通信效率，依據國家有關法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度，制定本協(xié)議。1.1.2本協(xié)議適用于使用企業(yè)郵箱的所有員工及相關人員。1.2定義1.2.1本協(xié)議中所使用的術語，若無特別說明，應按照以下定義理解：（1）企業(yè)郵箱：指企業(yè)為員工提供的電子郵箱服務；（2）郵箱用戶：指使用企業(yè)郵箱進行收發(fā)郵件的個人；（3）管理員：指負責企業(yè)郵箱維護、管理和監(jiān)督的人員。1.3協(xié)議的適用范圍1.3.1本協(xié)議適用于企業(yè)內部及合作伙伴、客戶等第三方使用企業(yè)郵箱的情況。1.3.2郵箱用戶在使用企業(yè)郵箱時，應遵守本協(xié)議的約定。1.4協(xié)議的修改1.4.1企業(yè)有權根據需要修改本協(xié)議，并提前通知郵箱用戶。1.4.2郵箱用戶同意遵守修改后的協(xié)議。第二章郵箱賬戶2.1郵箱賬戶的申請2.1.1郵箱用戶須向企業(yè)提交相關申請材料，包括但不限于身份證件、部門證明等。2.1.2企業(yè)審核申請材料無誤后，為郵箱用戶開設郵箱賬戶。2.2郵箱賬戶的分配2.2.1郵箱賬戶的分配應以崗位、職責等實際情況為依據。2.2.2郵箱用戶對分配給本人的郵箱賬戶有保密責任。2.3郵箱賬戶的使用2.3.1郵箱用戶應合理使用郵箱賬戶，不得用于違法、違規(guī)活動。2.3.2郵箱用戶不得擅自將郵箱賬戶轉讓、出租或用于其他商業(yè)目的。第三章郵件安全3.1郵件內容安全3.1.1郵箱用戶不得在郵件中發(fā)送、傳播含有違法、違規(guī)信息的內容。3.1.2郵箱用戶不得在郵件中泄露企業(yè)商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息。3.2郵件傳輸安全3.2.1郵件傳輸過程中，企業(yè)應采取必要的安全措施，保證郵件內容的機密性和完整性。3.2.2郵箱用戶應妥善保管郵箱密碼，防止他人非法獲取。第四章郵箱服務管理4.1管理制度4.1.1企業(yè)應制定郵箱服務管理制度，明確郵箱的使用、管理、維護等方面要求。4.1.2郵箱用戶應遵守郵箱服務管理制度。4.2郵箱維護4.2.1企業(yè)負責對郵箱系統(tǒng)進行定期維護和升級，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行。4.2.2郵箱用戶應配合企業(yè)進行郵箱系統(tǒng)的維護和升級。第五章郵箱服務支持5.1技術支持5.1.1企業(yè)為郵箱用戶提供必要的技術支持，包括但不限于郵箱設置、故障排除等。5.1.2郵箱用戶在遇到技術問題時，應及時向企業(yè)反饋。5.2業(yè)務培訓5.2.1企業(yè)應定期組織郵箱使用培訓，提高郵箱用戶的使用技能。5.2.2郵箱用戶應積極參加企業(yè)組織的郵箱使用培訓。第六章郵件備份與恢復6.1備份策略6.1.1企業(yè)應制定郵件備份策略，保證郵箱數據的安全和完整。6.1.2郵件備份應定期進行，備份周期根據企業(yè)需求和業(yè)務重要性確定。6.2數據恢復6.2.1郵箱用戶如需恢復丟失的郵件，應立即通知企業(yè)管理員。6.2.2企業(yè)管理員應在收到通知后盡快進行數據恢復操作。6.3備份存儲6.3.1郵件備份數據應存儲在企業(yè)指定的安全存儲位置。6.3.2備份存儲介質應定期更換，保證數據長期有效。第七章郵件歸檔7.1歸檔目的7.1.1郵件歸檔旨在保證重要郵件的長期保存，便于查詢和審計。7.2歸檔規(guī)則7.2.1企業(yè)應制定郵件歸檔規(guī)則，明確哪些郵件需要歸檔。7.2.2郵件歸檔規(guī)則應遵循法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定。7.3歸檔操作7.3.1郵箱用戶應按照歸檔規(guī)則，將需要歸檔的郵件移動到歸檔文件夾。7.3.2企業(yè)管理員負責監(jiān)控和執(zhí)行郵件歸檔操作。第八章郵件權限管理8.1權限設置8.1.1企業(yè)應根據員工職責和崗位要求，設置郵箱賬戶的權限。8.1.2郵箱權限包括但不限于發(fā)送、接收、刪除、管理等。8.2權限變更8.2.1郵箱用戶的權限變更需經過企業(yè)相關部門的審批。8.2.2企業(yè)管理員負責執(zhí)行權限變更操作。8.3權限監(jiān)控8.3.1企業(yè)應定期對郵箱權限進行監(jiān)控，保證權限設置的正確性和合理性。8.3.2郵箱用戶和企業(yè)管理員均應遵守權限管理規(guī)定。第九章郵件監(jiān)控與審計9.1監(jiān)控目的9.1.1郵件監(jiān)控旨在維護企業(yè)信息安全，防止內部郵件濫用。9.2監(jiān)控內容9.2.1郵件監(jiān)控內容應包括但不限于郵件發(fā)送、接收、主題、內容等。9.2.2監(jiān)控內容應符合法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定。9.3審計要求9.3.1企業(yè)應定期進行郵件審計，保證郵件監(jiān)控的有效性。9.3.2審計結果應記錄在案，并作為企業(yè)內部管理的依據。第十章郵件服務終止10.1終止條件10.1.1郵箱用戶違反本協(xié)議條款，企業(yè)有權終止其郵箱服務。10.1.2員工離職或調離原崗位，企業(yè)有權終止其郵箱服務。10.2終止流程10.2.1郵箱用戶違反協(xié)議時，企業(yè)應提前通知并給予整改機會。10.2.2企業(yè)有權在通知后一定期限內終止其郵箱服務。10.3數據處理10.3.1郵箱服務終止后，企業(yè)應對用戶郵箱內的數據進行處理。10.3.2數據處理應遵循國家相關法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定。第十一章郵件服務升級與更新11.1升級通知11.1.1企業(yè)在計劃進行郵箱服務升級或更新時，應提前通知所有郵箱用戶。11.1.2通知應包含升級或更新的內容、時間、預期影響等信息。11.2升級執(zhí)行11.2.1郵箱服務升級或更新應在非工作時間進行，以減少對企業(yè)運營的影響。11.2.2企業(yè)應保證升級或更新過程穩(wěn)定，并準備好相應的應急預案。11.3用戶適應11.3.1企業(yè)應提供必要的用戶適應和支持，包括培訓、FAQ、在線幫助等。11.3.2郵箱用戶應積極配合企業(yè)完成服務升級或更新。第十二章郵件服務支持與反饋12.1支持渠道12.1.1企業(yè)應設立郵箱服務支持渠道，包括電話、郵箱、在線客服等。12.1.2支持渠道應保持暢通，保證用戶問題能夠及時得到解決。12.2反饋機制12.2.1郵箱用戶應通過企業(yè)提供的反饋機制提出意見和建議。12.2.2企業(yè)應定期收集和分析用戶反饋，持續(xù)改進郵箱服務。12.3支持記錄12.3.1企業(yè)應記錄所有用戶支持請求和解決過程。12.3.2支持記錄應保密，僅用于內部分析和改進服務。第十三章郵件服務終止后的處理13.1數據清理13.1.1郵箱服務終止后，企業(yè)應對用戶郵箱內的數據進行清理。13.1.2清理過程應保證不影響其他用戶的郵箱使用。13.2賬戶注銷13.2.1用戶郵箱服務終止后，企業(yè)應在規(guī)定時間內注銷用戶郵箱賬戶。13.2.2注銷賬戶前，企業(yè)應通知用戶并給予必要的協(xié)助。13.3合同解除13.3.1本協(xié)議在履行完畢或雙方約定的其他情況下終止。13.3.2協(xié)議終止后