企業(yè)辦公設(shè)備與資產(chǎn)管理制度第一章總則一、制度目的為規(guī)范企業(yè)辦公設(shè)備與資產(chǎn)的采購(gòu)、領(lǐng)用、維護(hù)、報(bào)廢等全流程管理，保障資產(chǎn)安全完整，提高資產(chǎn)使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)）所有辦公設(shè)備與固定資產(chǎn)的管理，包括但不限于電腦、打印機(jī)、投影儀、辦公家具、生產(chǎn)設(shè)備等。三、術(shù)語(yǔ)定義辦公設(shè)備：指日常辦公所需的各類電子設(shè)備及工具，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、電話機(jī)等。固定資產(chǎn)：指單位價(jià)值2000元以上（含）、使用年限超過(guò)1年的非貨幣性資產(chǎn)，如服務(wù)器、辦公家具、生產(chǎn)設(shè)備等。第二章管理職責(zé)一、行政部（或綜合管理部）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備與資產(chǎn)的采購(gòu)申請(qǐng)初審、登記造冊(cè)、臺(tái)賬管理；組織資產(chǎn)入庫(kù)驗(yàn)收、領(lǐng)用發(fā)放、定期盤點(diǎn)及報(bào)廢處置；監(jiān)督各部門資產(chǎn)使用情況，協(xié)調(diào)解決資產(chǎn)維護(hù)問(wèn)題。二、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算審核、價(jià)值核算及折舊計(jì)提；參與資產(chǎn)盤點(diǎn)、報(bào)廢處置的財(cái)務(wù)審核，保證賬實(shí)相符。三、使用部門提交本部門資產(chǎn)需求計(jì)劃，合理申請(qǐng)、使用及保管資產(chǎn)；負(fù)責(zé)日常資產(chǎn)維護(hù)，及時(shí)報(bào)修或報(bào)損；配合行政部、財(cái)務(wù)部開(kāi)展盤點(diǎn)工作，保證資產(chǎn)信息準(zhǔn)確。第三章采購(gòu)管理一、采購(gòu)場(chǎng)景新部門成立：新增部門需配置基礎(chǔ)辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）；設(shè)備老化/損壞：現(xiàn)有設(shè)備無(wú)法修復(fù)或維修成本過(guò)高需更換；業(yè)務(wù)擴(kuò)張：因業(yè)務(wù)量增加需新增設(shè)備（如新增辦公位需增加電腦、電話）；升級(jí)換代：為提升工作效率需采購(gòu)高功能設(shè)備（如升級(jí)服務(wù)器、更換舊電腦）。二、采購(gòu)操作流程步驟1：需求提報(bào)使用部門填寫《辦公設(shè)備/資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》（見(jiàn)表1），注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及理由，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。步驟2：預(yù)算審核行政部匯總各部門需求，結(jié)合年度預(yù)算審核采購(gòu)必要性，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算需求需提交財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批。步驟3：供應(yīng)商選擇單次采購(gòu)金額5000元以下（含）：行政部至少詢價(jià)2家供應(yīng)商，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量及售后服務(wù)后確定供應(yīng)商；單次采購(gòu)金額5000元以上：行政部組織不少于3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，通過(guò)綜合評(píng)估（價(jià)格占40%、質(zhì)量占30%、服務(wù)占30%）確定中標(biāo)供應(yīng)商，或啟動(dòng)招標(biāo)流程。步驟4：合同簽訂與執(zhí)行采購(gòu)金額5000元以上的需簽訂采購(gòu)合同，明確設(shè)備規(guī)格、交貨期、付款方式、質(zhì)保條款等；行政部跟進(jìn)供應(yīng)商發(fā)貨及到貨時(shí)間。步驟5：驗(yàn)收與付款設(shè)備到貨后，行政部組織使用部門、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收：核對(duì)設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量是否與合同一致，測(cè)試設(shè)備功能是否正常，驗(yàn)收合格后填寫《資產(chǎn)驗(yàn)收單》（見(jiàn)表2），財(cái)務(wù)部憑《驗(yàn)收單》《采購(gòu)合同》《發(fā)票》辦理付款。三、采購(gòu)注意事項(xiàng)嚴(yán)禁未經(jīng)審批自行采購(gòu)，嚴(yán)禁超預(yù)算采購(gòu)；優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的合作方；驗(yàn)收時(shí)需保留設(shè)備原廠包裝、說(shuō)明書、保修卡等資料，交行政部存檔；涉及進(jìn)口設(shè)備需提前辦理報(bào)關(guān)、商檢等手續(xù)，避免延誤使用。第四章入庫(kù)與領(lǐng)用管理一、入庫(kù)操作流程資產(chǎn)登記：行政部根據(jù)《資產(chǎn)驗(yàn)收單》信息，為每件資產(chǎn)分配唯一“資產(chǎn)編號(hào)”（規(guī)則：部門簡(jiǎn)稱+年份+流水號(hào)，如“HR-2024-001”），錄入《辦公設(shè)備/資產(chǎn)臺(tái)賬》（見(jiàn)表3），記錄資產(chǎn)名稱、型號(hào)、采購(gòu)日期、金額、使用部門、保管人等信息。貼標(biāo)管理：資產(chǎn)編號(hào)標(biāo)簽粘貼于設(shè)備顯眼位置（如電腦主機(jī)背面、打印機(jī)側(cè)面），標(biāo)簽內(nèi)容包含編號(hào)、名稱、入庫(kù)日期。二、領(lǐng)用操作流程步驟1：提交申請(qǐng)員工因新入職、崗位變動(dòng)或設(shè)備損壞需領(lǐng)用設(shè)備時(shí)，填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》（見(jiàn)表4），注明領(lǐng)用設(shè)備名稱、編號(hào)、用途，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。步驟2：審批發(fā)放行政部審核申請(qǐng)表與庫(kù)存臺(tái)賬，確認(rèn)設(shè)備可用后，通知申請(qǐng)人領(lǐng)用；領(lǐng)用時(shí)雙方核對(duì)設(shè)備信息，簽字確認(rèn)《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》（見(jiàn)表5），明保證管責(zé)任。三、領(lǐng)用注意事項(xiàng)設(shè)備領(lǐng)用后，保管人需妥善使用，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借、拆卸、外帶；員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，需將設(shè)備交回行政部，辦理《資產(chǎn)歸還/轉(zhuǎn)移表》（見(jiàn)表6），更新臺(tái)賬信息；部門間設(shè)備調(diào)撥需填寫《資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表》（見(jiàn)表7），經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，更新臺(tái)賬保管人信息。第五章維護(hù)與保養(yǎng)管理一、維護(hù)場(chǎng)景日常保養(yǎng)：定期清潔設(shè)備（如電腦主機(jī)除塵、打印機(jī)清理卡紙）；故障維修：設(shè)備出現(xiàn)無(wú)法正常運(yùn)行的情況（如電腦藍(lán)屏、打印機(jī)無(wú)法打?。欢ㄆ跈z修：對(duì)大型設(shè)備（如服務(wù)器、空調(diào)）進(jìn)行季度/年度專業(yè)檢修。二、維護(hù)操作流程步驟1：報(bào)修申請(qǐng)?jiān)O(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，保管人填寫《設(shè)備維修申請(qǐng)單》（見(jiàn)表8），描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間，提交至行政部。步驟2：故障診斷行政部初步判斷故障原因：小故障（如軟件問(wèn)題、連接線松動(dòng)）：由行政部技術(shù)人員自行修復(fù)；硬件故障或復(fù)雜問(wèn)題：聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修服務(wù)商上門維修。步驟3：維修與記錄維修完成后，保管人確認(rèn)設(shè)備功能正常，在《維修申請(qǐng)單》簽字確認(rèn)；行政部記錄維修時(shí)間、費(fèi)用、更換部件等信息，更新臺(tái)賬。步驟4：定期保養(yǎng)行政部制定《設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃表》（見(jiàn)表9），明確各類設(shè)備的保養(yǎng)周期（如電腦每季度清潔1次、打印機(jī)每月清理1次），組織人員執(zhí)行并記錄。三、維護(hù)注意事項(xiàng)嚴(yán)禁非專業(yè)人員私自拆解設(shè)備，避免擴(kuò)大故障；維修費(fèi)用需控制在設(shè)備原值的30%以內(nèi)，超過(guò)此標(biāo)準(zhǔn)需評(píng)估報(bào)廢或更換；保修期內(nèi)設(shè)備出現(xiàn)故障，優(yōu)先聯(lián)系供應(yīng)商免費(fèi)維修；設(shè)備維修期間，行政部需協(xié)調(diào)備用設(shè)備，保證工作不受影響。第六章盤點(diǎn)與清查管理一、盤點(diǎn)場(chǎng)景定期盤點(diǎn)：每季度末、年末進(jìn)行全面盤點(diǎn)；臨時(shí)盤點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人變動(dòng)、離職交接、資產(chǎn)異常（如丟失、損壞）時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)盤點(diǎn)。二、盤點(diǎn)操作流程步驟1：制定計(jì)劃行政部提前3個(gè)工作日下發(fā)盤點(diǎn)通知，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、分組（每組至少2人，1人清點(diǎn)、1人記錄）。步驟2：現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)盤點(diǎn)小組對(duì)照《資產(chǎn)臺(tái)賬》，逐部門、逐設(shè)備清點(diǎn)：核對(duì)資產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量、使用狀態(tài)（在用、閑置、維修中），記錄實(shí)際信息與臺(tái)賬的差異。步驟3：差異處理對(duì)盤盈（臺(tái)賬無(wú)實(shí)物）、盤虧（實(shí)物無(wú)臺(tái)賬）、毀損（設(shè)備損壞無(wú)法使用）等情況，盤點(diǎn)小組填寫《資產(chǎn)盤點(diǎn)差異報(bào)告》（見(jiàn)表10），分析原因（如漏登記、丟失、損壞），提出處理建議。步驟4：審批與調(diào)整《盤點(diǎn)差異報(bào)告》提交行政部、財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)總經(jīng)理審批后：盤盈：補(bǔ)登記入賬，追溯原采購(gòu)流程；盤虧：追究保管人責(zé)任（人為丟失需賠償），核銷資產(chǎn)；毀損：按報(bào)廢流程處理。三、盤點(diǎn)注意事項(xiàng)盤點(diǎn)需在工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，避免影響正常工作；盤點(diǎn)表需由盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人、部門負(fù)責(zé)人三方簽字確認(rèn)；每次盤點(diǎn)結(jié)果需在3個(gè)工作日內(nèi)完成臺(tái)賬更新，保證賬實(shí)一致。第七章報(bào)廢與處置管理一、報(bào)廢場(chǎng)景達(dá)到使用年限：如電腦使用年限5年、打印機(jī)8年，雖可運(yùn)行但功能低下；嚴(yán)重?fù)p壞：因意外導(dǎo)致設(shè)備無(wú)法修復(fù)（如進(jìn)水、摔壞）；技術(shù)淘汰：設(shè)備功能無(wú)法滿足工作需求（如低配置電腦無(wú)法運(yùn)行新軟件）；維修成本過(guò)高：維修費(fèi)用超過(guò)設(shè)備凈值的50%。二、報(bào)廢操作流程步驟1：提交申請(qǐng)使用部門填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（見(jiàn)表11），注明資產(chǎn)信息、報(bào)廢原因、使用年限、殘值預(yù)估，部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。步驟2：技術(shù)鑒定行政部組織技術(shù)人員（或第三方機(jī)構(gòu)）對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件，出具《資產(chǎn)報(bào)廢鑒定意見(jiàn)書》。步驟3：審批公示《報(bào)廢申請(qǐng)表》《鑒定意見(jiàn)書》按審批權(quán)限逐級(jí)審批（金額5000元以下由行政部負(fù)責(zé)人審批；5000元以上由總經(jīng)理審批）；審批通過(guò)后，在企業(yè)內(nèi)部公示3個(gè)工作日，無(wú)異議后啟動(dòng)處置。步驟4：殘值回收與銷賬殘值處理：行政部通過(guò)公開(kāi)拍賣、變賣或回收商收購(gòu)方式處置報(bào)廢資產(chǎn)，回收款項(xiàng)交財(cái)務(wù)部入賬；銷賬：財(cái)務(wù)部根據(jù)處置結(jié)果，在資產(chǎn)臺(tái)賬中標(biāo)注“已報(bào)廢”，停止計(jì)提折舊。三、報(bào)廢注意事項(xiàng)嚴(yán)禁私自處置報(bào)廢資產(chǎn)，嚴(yán)禁將可修復(fù)設(shè)備按報(bào)廢處理；涉及涉密設(shè)備（如涉密電腦）報(bào)廢需按保密規(guī)定銷毀硬盤等存儲(chǔ)部件，并由保密部門監(jiān)督；報(bào)廢資產(chǎn)處置需保留合同、收款憑證等資料，交財(cái)務(wù)部存檔。第八章附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門可根據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)行政部備案；本制度未盡事宜，按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)其他管理制度執(zhí)行。表1：辦公設(shè)備/資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)用途申請(qǐng)理由部門負(fù)責(zé)人簽字申請(qǐng)人行政部意見(jiàn)財(cái)務(wù)部意見(jiàn)總經(jīng)理審批表2：資產(chǎn)驗(yàn)收單供應(yīng)商名稱采購(gòu)日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收項(xiàng)目□型號(hào)正確□數(shù)量無(wú)誤□功能正?！跖浼R全驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：________________）驗(yàn)收人簽字日期使用部門確認(rèn)日期表3：辦公設(shè)備/資產(chǎn)臺(tái)賬（部分示例）資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)采購(gòu)日期金額（元）使用部門保管人狀態(tài)折舊年限凈值（元）HR-2024-001聯(lián)想電腦ThinkPad142024-01-154500人力資源部*在用53600MK-2024-002惠普打印機(jī)LaserJetP11082024-02-201800市場(chǎng)部*在用81575表4：資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門申請(qǐng)日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)領(lǐng)用原因□新入職□崗位變動(dòng)□設(shè)備損壞□其他部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)行政部審批表5：資產(chǎn)領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱領(lǐng)用人部門保管人備注2024-03-01HR-2024-003戴爾顯示器*銷售部*新入職2024-03-02MK-2024-001佳能相機(jī)*趙六市場(chǎng)部*趙六活動(dòng)使用表6：資產(chǎn)歸還/轉(zhuǎn)移表歸還/轉(zhuǎn)移人日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱原保管人新保管人歸還/轉(zhuǎn)移原因□離職□崗位調(diào)動(dòng)□部門調(diào)撥部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)行政部確認(rèn)表7：資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)表調(diào)出部門調(diào)入部門調(diào)撥日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)調(diào)撥原因調(diào)出部門負(fù)責(zé)人調(diào)入部門負(fù)責(zé)人行政部審批表8：設(shè)備維修申請(qǐng)單申請(qǐng)人部門申請(qǐng)日期資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱故障現(xiàn)象故障發(fā)生時(shí)間維修方式□自行維修□供應(yīng)商維修□第三方維修維修結(jié)果維修費(fèi)用申請(qǐng)人確認(rèn)維修人表9：設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃表（部分示例）設(shè)備類型保養(yǎng)周期保養(yǎng)內(nèi)容責(zé)任人記錄人電腦設(shè)備每季度1次清潔主機(jī)灰塵、檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)行政部技術(shù)人員*打印機(jī)每月1次清理卡紙、清潔硒鼓、檢查連接線行政部技術(shù)人員*空調(diào)每年2次（春