人事檔案管理制度一、人事檔案管理制度概述

人事檔案管理制度是企業(yè)或組織在人力資源管理中，對員工個人檔案進行系統性收集、整理、保管、利用和保密的重要規(guī)范。其目的是確保檔案信息的真實性、完整性、安全性和規(guī)范性，為員工管理、人才發(fā)展、組織決策等提供可靠依據。

二、人事檔案管理內容

（一）檔案收集與整理

1.檔案收集范圍

(1)個人基本信息：姓名、性別、出生日期、身份證號、聯系方式等。

(2)教育背景：畢業(yè)院校、專業(yè)、學歷、學位等。

(3)工作經歷：入職時間、部門、崗位、離職原因等。

(4)考核記錄：年度考核結果、績效評估、獎懲情況等。

(5)其他材料：勞動合同、培訓證書、職稱證明等。

2.檔案整理要求

(1)按照檔案類別分類歸檔，確保條理清晰。

(2)使用標準檔案盒和標簽，注明檔案編號和所屬人。

(3)定期核對檔案完整性，缺失材料及時補充。

（二）檔案保管與安全

1.保管環(huán)境要求

(1)檔案存放于專用檔案室，保持恒溫恒濕。

(2)防火、防盜、防潮、防蟲蛀，配備溫濕度監(jiān)控設備。

(3)限制檔案室訪問權限，僅授權人員可進入。

2.安全措施

(1)采用電子檔案管理系統，設置訪問權限和操作日志。

(2)紙質檔案定期進行異地備份，防止意外損壞。

(3)檔案借閱需填寫登記表，經審批后方可使用。

（三）檔案利用與保密

1.檔案利用范圍

(1)員工入職、調崗、晉升等人事決策參考。

(2)人才盤點、績效考核、培訓需求分析依據。

(3)外部審計、合規(guī)檢查所需材料。

2.保密要求

(1)嚴禁泄露檔案內容，未經授權不得外傳。

(2)檔案管理人員需簽署保密協議，違規(guī)者承擔相應責任。

(3)檔案銷毀需經審批，并記錄銷毀過程。

三、人事檔案管理流程

（一）入職檔案建立

1.收集材料：入職時提交身份證、學歷證明、勞動合同等。

2.歸檔審核：人力資源部核對材料真實性，無誤后歸檔。

3.電子錄入：將紙質材料掃描錄入系統，生成電子檔案。

（二）檔案動態(tài)更新

1.定期更新：每年審核一次檔案完整性，補充缺失材料。

2.事件記錄：入職、離職、獎懲等事件及時錄入檔案。

3.權限調整：根據員工職位變化，調整檔案訪問權限。

（三）檔案定期盤點

1.盤點周期：每季度對檔案進行一次全面檢查。

2.異常處理：發(fā)現錯漏或損壞，立即修復或補充。

3.統計分析：統計檔案完整率、借閱率等關鍵指標。

四、注意事項

1.檔案管理人員需具備專業(yè)能力，定期接受培訓。

2.建立檔案管理責任制，明確各級人員職責。

3.采用信息化手段提升管理效率，但紙質備份不可替代。

一、人事檔案管理制度概述

人事檔案管理制度是企業(yè)或組織在人力資源管理中，對員工個人檔案進行系統性收集、整理、保管、利用和保密的重要規(guī)范。其目的是確保檔案信息的真實性、完整性、安全性和規(guī)范性，為員工管理、人才發(fā)展、組織決策等提供可靠依據。該制度不僅有助于規(guī)范人力資源管理工作流程，提升管理效率，也是保障員工個人信息安全、維護組織聲譽的重要措施。建立科學有效的人事檔案管理制度，能夠促進組織內部管理的有序化，為員工的職業(yè)發(fā)展提供支持，并應對可能出現的內外部信息核查需求。

二、人事檔案管理內容

（一）檔案收集與整理

1.檔案收集范圍

(1)個人基本信息類：包括但不限于：姓名、性別、出生日期、民族、國籍（若適用）、身份證號碼、統一社會信用代碼（若適用）、常用聯系方式（電話、郵箱）、緊急聯系人及聯系方式、血型、過敏史（若組織有相關需求且員工自愿提供）等。確保信息的準確性和時效性。

(2)教育背景類：包括入學、畢業(yè)時間，畢業(yè)院校、專業(yè)、學歷、學位證書編號，在校期間的重要經歷或獎項（如適用）。需收集畢業(yè)證書、學位證書復印件或掃描件，以及學信網等官方出具的學歷證明。

(3)工作經歷類：包括過往工作單位名稱、起止時間、擔任崗位、離職原因（員工填寫）。若可能，可要求提供前單位離職證明復印件。對于內部調動或跳槽至關聯單位的，需收集相關證明材料。

(4)考核記錄類：包括年度/半年度/季度績效考核結果、具體評價內容、考核日期，以及任何形式的獎懲記錄（如：優(yōu)秀員工、先進個人、績效改進計劃、警告、處分等），需有書面文件為證。

(5)專業(yè)技能與資質類：包括職業(yè)技能等級證書、專業(yè)資格證書、語言能力證明、計算機能力證明、培訓證書、專利、著作等能夠證明員工能力的各類證明材料復印件或掃描件。

(6)勞動合同與協議類：包括與組織簽訂的各類勞動合同（含變更、續(xù)訂）、保密協議、競業(yè)限制協議（若有）、員工手冊簽署記錄等。

(7)其他相關材料：如員工自行提交的求職信、個人簡歷（用于核對信息）、內部推薦信（若適用）、符合組織規(guī)定的其他能反映員工情況或貢獻的材料。

2.檔案整理要求

(1)分類歸檔：按照檔案內容性質和形成時間，將收集到的材料進行系統分類。常見的分類方法可包括：基本情況、教育經歷、工作履歷、考核獎懲、專業(yè)技能、合同協議等子模塊。確保分類邏輯清晰、統一。

(2)標準化處理：所有紙質材料應按照統一尺寸（如A4）進行裁剪（若需），并使用標準檔案袋或檔案盒。材料擺放應整齊、有序，重要文件置于前，次要文件置于后。

(3)信息核對與補全：人力資源部在接收檔案材料時，應與員工本人或原始出處進行初步核對，確保關鍵信息準確無誤。對于缺失或信息不完整的部分，應及時與員工溝通，督促其補充提供，并記錄補充過程。

(4)建立目錄與編號：為每個員工的檔案編制唯一的檔案號，并制作詳細的檔案目錄，列明檔案內包含的材料名稱、頁數、形成時間等信息。檔案目錄應與檔案實體一同存放，或作為電子檔案管理系統的一部分。

（二）檔案保管與安全

1.保管環(huán)境要求

(1)專用檔案室：應設立獨立、安全的檔案室，用于存放紙質檔案。檔案室應遠離庫房主要出入口，設置門禁系統或嚴格的出入登記制度。

(2)環(huán)境控制：檔案室應保持恒溫恒濕，溫度建議控制在14℃-24℃，濕度建議控制在45%-60%。避免陽光直射和靠近熱源，防止檔案褪色、變形、霉變。

(3)防火防潮：配備符合標準的消防器材（如滅火器），禁止在檔案室內吸煙或使用明火。采取防潮措施，如使用除濕機或干燥劑，并定期檢查地面和墻體是否有滲漏風險。

(4)防蟲防鼠：定期檢查并投放環(huán)保型防蟲防鼠藥劑或設施，保持檔案室清潔，減少蟲鼠活動可能。

(5)物理隔離：檔案存放應使用密集架，架體應穩(wěn)固，并留有足夠的通道寬度，便于存取和通風。重要或常用檔案可放置于靠近取閱區(qū)，但需確保安全。

2.安全措施

(1)訪問控制：嚴格執(zhí)行檔案室訪問權限管理制度。只有經過授權的管理人員或因工作需要經審批的人員方可進入。所有進入人員需進行登記，并可能需要身份驗證。

(2)電子檔案系統：采用專業(yè)的電子人事檔案管理系統，對檔案信息進行數字化存儲和管理。系統應具備用戶角色和權限管理功能，根據不同崗位設置不同的訪問和操作權限（如：只讀、修改、導出等）。所有操作需記錄日志，便于追溯。

(3)紙質檔案異地備份：對重要紙質檔案進行定期（如每半年或一年）的異地安全備份。備份可采取物理載體（如一次性寫光盤、專用硬盤）或遠程數據存儲服務，存放于與原存放地點環(huán)境條件相似且安全的地方。

(4)檔案借閱管理：建立規(guī)范的檔案借閱流程。需借閱檔案時，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱事由、所需材料、借閱時間等，經直接上級和人力資源部負責人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期間應嚴格保管，不得轉借他人或用于非批準用途。歸還時需核對無誤，并在申請表上簽字確認。

(5)保密意識培訓：定期對接觸檔案的管理人員和相關業(yè)務人員進行保密意識培訓，強調檔案信息安全的重要性及違規(guī)操作的后果。

（三）檔案利用與保密

1.檔案利用范圍

(1)員工入職與試用期管理：核實員工提供的資料真實性，評估是否符合崗位要求，為轉正、定級提供依據。

(2)崗位調整與晉升評估：審查員工的工作經歷、能力資質、過往績效等，為內部競聘、崗位輪換、晉升決策提供參考。

(3)薪酬福利調整依據：結合員工學歷、職稱、技能等級、工作年限、績效考核結果等信息，作為調整薪資、計算獎金、確定福利待遇的參考。

(4)培訓與發(fā)展規(guī)劃：分析員工的技能短板和潛力，為制定個性化培訓計劃、職業(yè)發(fā)展路徑提供信息支持。

(5)內部人才盤點與繼任計劃：評估核心人才的能力和潛力，識別關鍵崗位的后備人選。

(6)合規(guī)性審查支持：在組織接受外部審計、資質評審或應對特定合規(guī)性檢查時，能夠及時、準確地提供所需的人事相關證明材料。

(7)離職手續(xù)辦理：審核離職員工的各項手續(xù)是否齊全，計算經濟補償金（若適用），辦理檔案或相關信息的轉移手續(xù)。

2.保密要求

(1)內部保密：任何接觸、查閱、復制、傳遞員工檔案信息的人員，均有義務對該信息保密。嚴禁以任何形式泄露給無關人員，不得將檔案信息用于工作職責之外的目的。對涉及員工隱私（如健康狀況、家庭信息等）的內容，應更加嚴格保密。

(2)授權與審批：檔案信息的利用必須基于明確的工作需要，并遵循授權審批流程。非經授權，任何個人或部門不得擅自查閱、復印或摘錄他人檔案。

(3)安全利用規(guī)范：在利用檔案信息時，應注意保護原始檔案不被損壞，電子檔案需在授權范圍內操作，避免信息泄露或被篡改。打印、復印檔案需經審批，并妥善保管或按規(guī)定銷毀。

(4)離職人員管理：員工離職后，其檔案仍需按照規(guī)定妥善保管。在檔案開放查閱等方面，應遵守相關保密規(guī)定，例如，未經員工本人書面同意或特定法定情況，不得對外提供其離職后的檔案信息。

(5)保密責任：在制度中明確各級管理人員和檔案管理人員的保密責任，將遵守保密規(guī)定作為績效考核的參考指標之一。對于違反保密規(guī)定的行為，應有相應的處理措施。

三、人事檔案管理流程

（一）入職檔案建立

1.材料收集階段(StepbyStep)：

(1)Step1:新員工入職后，人力資源部指定專人與其溝通，告知需要準備的檔案材料清單（依據第二部分（一）1.中的范圍確定，并提前發(fā)送給員工）。

(2)Step2:員工按照清單準備材料。對于需要前單位開具的證明（如離職證明、工作經歷證明），提醒員工提前辦理。

(3)Step3:員工在規(guī)定時間內將準備好的材料提交至人力資源部。人力資源部接收材料時，進行初步核對，檢查材料是否齊全、基本格式是否規(guī)范。

(4)Step4:如有材料缺失或疑問，人力資源部應及時與員工聯系，明確補充要求。員工按要求補充完整后再次提交。

2.材料審核與歸檔階段(StepbyStep)：

(1)Step1:材料收集齊全后，由人力資源部檔案管理員或指定人員進行審核，重點核對身份證、學歷學位證、勞動合同等關鍵材料的真實性和有效性。可借助學信網、證書官方查詢渠道等進行驗證。

(2)Step2:審核無誤后，將所有紙質材料按照第二部分（一）2.的要求進行分類、整理、裝訂（如需）、貼標。

(3)Step3:為新員工檔案分配唯一的檔案號，并制作檔案目錄。

(4)Step4:將整理好的紙質檔案放置于檔案柜中指定的位置。同時，將相關材料掃描成電子版，錄入電子檔案管理系統，并與紙質檔案對應。

(5)Step5:在電子檔案管理系統中為該員工建立完整的電子檔案條目，包含檔案號、姓名、基本信息、存放位置等。

（二）檔案動態(tài)更新

1.入職/轉崗/晉升材料補充(StepbyStep)：

(1)Step1:員工入職、內部調動、崗位晉升、學歷/職稱提升、獲得重要證書或獎項等事件發(fā)生后，員工或相關部門（如用人部門）應及時將新的相關證明材料或文件提交給人力資源部。

(2)Step2:人力資源部接收新材料，進行與入職時類似的審核。

(3)Step3:審核通過后，將新材料補充到對應員工的紙質檔案中，放置在適當的位置，并更新檔案目錄。

(4)Step4:將新材料掃描并錄入電子檔案管理系統，更新電子檔案信息。

2.離職檔案處理(StepbyStep)：

(1)Step1:員工離職手續(xù)辦理完畢后，人力資源部應收集整理其所有在職期間形成的檔案材料，確保完整。

(2)Step2:對紙質檔案進行最終核對，確保無遺漏。

(3)Step3:在電子檔案管理系統中將該員工的檔案狀態(tài)更新為“已歸檔”或“待轉移”。

(4)Step4:根據組織規(guī)定，將紙質檔案按照要求（如：存放在本部門指定地點、移交公司檔案室、或根據勞動合同約定轉移至員工檔案保管地）進行妥善保管或處理。

(5)Step5:若需要轉移，確保檔案在規(guī)定時間內安全送達目的地，并辦理交接手續(xù)。

（三）檔案定期盤點

1.盤點準備：確定盤點周期（如每季度或每半年），明確盤點范圍（所有員工檔案或特定類別檔案），準備盤點表格或清單。

2.實地盤點(StepbyStep)：

(1)Step1:檔案管理員根據檔案號或存放順序，逐一核對檔案柜內的紙質檔案實體，檢查是否存在缺失、損壞、錯放等情況。

(2)Step2:將盤點結果記錄在盤點表格上，注明檔案號、員工姓名、應存數量、實存數量、差異情況等。

(3)Step3:對于發(fā)現的差異（如缺失），立即查找原因，如找到則補充入檔，如找不到則啟動調查程序。

3.電子記錄核對：核對電子檔案管理系統中的檔案條目數量、狀態(tài)與紙質檔案實際存放情況是否一致。

4.問題處理與記錄：對盤點中發(fā)現的任何問題（如信息錯誤、材料缺失、保管環(huán)境不符合要求等）進行登記，分析原因，提出整改