行政公文寫作指南含格式與內(nèi)容規(guī)范手冊前言行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在社會(huì)管理中具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請示答復(fù)問題、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。為規(guī)范公文寫作流程，提升公文處理效率與質(zhì)量，本手冊結(jié)合《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）及實(shí)際工作場景，系統(tǒng)梳理公文格式規(guī)范、內(nèi)容要求、寫作步驟及常見問題，為公文撰寫者提供標(biāo)準(zhǔn)化指引。目錄第一章行政公文概述1.1公文的定義與特點(diǎn)1.2公文的分類與應(yīng)用場景第二章公文格式規(guī)范2.1公文的通用格式要素2.2排版與印制標(biāo)準(zhǔn)第三章常見文種寫作指南3.1通知3.2報(bào)告3.3請示3.4函3.5紀(jì)要第四章公文寫作流程與技巧4.1標(biāo)準(zhǔn)化寫作步驟4.2內(nèi)容組織與語言表達(dá)第五章公文模板與填寫示例5.1通知模板及填寫說明5.2報(bào)告模板及填寫說明5.3請示模板及填寫說明5.4函模板及填寫說明5.5紀(jì)要模板及填寫說明第六章寫作常見問題與避坑指南6.1格式易錯(cuò)點(diǎn)6.2內(nèi)容易錯(cuò)點(diǎn)6.3語言表達(dá)規(guī)范第一章行政公文概述1.1公文的定義與特點(diǎn)行政公文是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的格式、規(guī)范程序制作和使用的，具有法定效力和規(guī)范體式的文書。其核心特點(diǎn)包括：法定性（由法定機(jī)關(guān)制發(fā)，代表機(jī)關(guān)意志）、規(guī)范性（格式、語言、程序嚴(yán)格統(tǒng)一）、時(shí)效性（針對特定時(shí)期、特定事項(xiàng)生效）、工具性（作為管理、溝通、執(zhí)行的工具）。1.2公文的分類與應(yīng)用場景根據(jù)《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，公文分為15種主要文種，常見文種應(yīng)用場景通知：發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。示例：《公司關(guān)于2024年節(jié)假日放假安排的通知》。報(bào)告：向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。示例：《部門關(guān)于2023年度工作完成情況的報(bào)告》。請示：向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。示例：《分公司關(guān)于申請采購辦公設(shè)備的請示》。函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。示例：《市稅務(wù)局關(guān)于咨詢企業(yè)所得稅政策適用問題的函》。紀(jì)要：記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。示例：《項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》。第二章公文格式規(guī)范2.1公文的通用格式要素公文由眉首、主體、版記三部分組成，具體要素及規(guī)范組成要素名稱規(guī)范要求眉首發(fā)文字號由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號”組成，年份用六角括號“〔〕”，如“國辦發(fā)〔2024〕1號”。簽發(fā)人上行文需標(biāo)注，由“簽發(fā)人”+簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)姓名+職務(wù)（如“簽發(fā)人：主任”）。主體標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，一般用2號小標(biāo)宋簡體字，如“市人民關(guān)于表彰先進(jìn)單位的通報(bào)”。主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格編排，后加冒號，如“各區(qū)人民，市各部門：”。公文的核心內(nèi)容，一般用3號仿宋GB2312字體，每個(gè)自然段左空2字，回行頂格。行距一般為28.35磅。附件說明如有附件，在下空一行左空2字編排“附件：”，后標(biāo)附件名稱，如“附件：1.名單”。發(fā)文機(jī)關(guān)署名上行文標(biāo)注簽發(fā)機(jī)關(guān)名稱，下行文標(biāo)注成文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，如“2024年3月15日”，右空4字編排。印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。版記抄送機(jī)關(guān)需要知曉公文內(nèi)容的上級、下級或不相隸屬機(jī)關(guān)，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上編排。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期公文送印機(jī)關(guān)和送印日期，如“辦公室2024年3月15日印發(fā)”。2.2排版與印制標(biāo)準(zhǔn)用紙：采用A4型紙（210mm×297mm），幅面成品尺寸為210mm×297mm。頁碼：頁碼位于版心下邊緣之下一行，阿拉伯?dāng)?shù)字左右各放一條一字線，如“-1-”。裝訂：左側(cè)裝訂，訂距為書芯3mm，平訂或騎馬訂均可，保證無缺頁、倒頁。第三章常見文種寫作指南3.1通知核心要素適用場景：發(fā)布規(guī)章、部署工作、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文件、告知事項(xiàng)等。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題（明確事由）+主送機(jī)關(guān)（明確受眾）+（緣由+事項(xiàng)+要求）+落款（發(fā)文機(jī)關(guān)+日期）。示例片段“為規(guī)范公司差旅管理，節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，根據(jù)《公司財(cái)務(wù)管理辦法》，現(xiàn)將2024年差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)通知一、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：部門經(jīng)理及以上人員不超過600元/天，其他人員不超過400元/天；二、交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：市內(nèi)交通費(fèi)憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷，每人每天不超過80元；本通知自發(fā)布之日起執(zhí)行，原有規(guī)定同時(shí)廢止?！?.2報(bào)告核心要素適用場景：向上級匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問（不要求上級批復(fù)）。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題（事由+文種）+主送機(jī)關(guān)（上級單位）+（工作概述+主要成績+存在問題+下一步計(jì)劃）+落款。示例片段“2023年，我部門在工作中，圍繞‘目標(biāo)’，全年完成項(xiàng)目3個(gè)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)值萬元，同比增長15%。主要做法包括：一是優(yōu)化流程，提升效率；二是加強(qiáng)協(xié)作，保障質(zhì)量。存在問題：人員技能有待提升，下一步計(jì)劃開展培訓(xùn)。”3.3請示核心要素適用場景：向上級請求指示、批準(zhǔn)（需上級明確批復(fù)）。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題（事由+文種）+主送機(jī)關(guān)（單一上級）+（請示緣由+請示事項(xiàng)+請求批準(zhǔn)）+附件（如預(yù)算表、方案）+落款。關(guān)鍵要求一文一事：一份請示只請示一件事項(xiàng)，避免多頭請示。理由充分：說明為什么要請示、請示的必要性。示例片段“因業(yè)務(wù)拓展需要，我部門擬采購辦公電腦10臺(tái)，預(yù)算總額5萬元（詳見附件《設(shè)備采購清單》）。目前現(xiàn)有設(shè)備已使用5年，故障頻發(fā)，影響工作效率。懇請批準(zhǔn)采購?！?.4函核心要素適用場景：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題（發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種）+主送機(jī)關(guān)（明確對方機(jī)關(guān)）+（商洽/詢問事項(xiàng)+依據(jù)+希望）+落款。示例片段“市稅務(wù)局：貴局《關(guān)于企業(yè)所得稅稅前扣除政策的函》（X稅函〔2024〕5號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)就函中咨詢的‘費(fèi)用稅前扣除比例’問題答復(fù)根據(jù)《文件》規(guī)定，該費(fèi)用扣除比例為20%?！?.5紀(jì)要核心要素適用場景：記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)（具有執(zhí)行效力）。結(jié)構(gòu)要點(diǎn)：標(biāo)題（會(huì)議名稱+紀(jì)要）+會(huì)議基本情況（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、議題）+會(huì)議主要內(nèi)容（發(fā)言要點(diǎn)、討論情況）+議定事項(xiàng)（明確責(zé)任、時(shí)限）+落款（記錄單位+日期）。示例片段“議定事項(xiàng)：1.由部門負(fù)責(zé)起草《實(shí)施方案》，于3月20日前提交審議（責(zé)任人：）；2.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整為50萬元，由財(cái)務(wù)處辦理審批手續(xù)（完成時(shí)限：3月25日）?！钡谒恼鹿膶懽髁鞒膛c技巧4.1標(biāo)準(zhǔn)化寫作步驟第一步：明確寫作目的與受眾確定公文核心訴求（是匯報(bào)、請求還是通知？）。分析受眾身份（上級、同級、下級？不同受眾內(nèi)容側(cè)重不同，如對上級需突出重點(diǎn)、數(shù)據(jù)支撐，對下級需明確要求、操作步驟）。第二步：收集材料與梳理信息收集政策依據(jù)（如上級文件、法律法規(guī)）、背景資料（如工作進(jìn)展、問題數(shù)據(jù)）、參考案例（類似公文模板）。篩選核心信息，剔除冗余內(nèi)容，保證材料真實(shí)、準(zhǔn)確、時(shí)效性強(qiáng)。第三步：確定文種與框架搭建根據(jù)目的選擇文種（如“請求批準(zhǔn)”用“請示”，“告知事項(xiàng)”用“通知”）。搭建邏輯框架：開頭（緣由/背景）→主體（事項(xiàng)/內(nèi)容）→結(jié)尾（要求/期望）。第四步：撰寫初稿與內(nèi)容填充按框架填充內(nèi)容，保證語言規(guī)范、邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。注意段落銜接，使用“一是……二是……”“首先……其次……”等關(guān)聯(lián)詞增強(qiáng)條理性。第五步：審核校對與格式調(diào)整內(nèi)容審核：檢查是否“一文一事”、有無政策沖突、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。格式審核：核對文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、落款等要素是否完整，排版是否符合規(guī)范。語言校對：修正錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號錯(cuò)誤，避免口語化表達(dá)（如“搞定”改為“完成”，“弄一下”改為“處理”）。4.2內(nèi)容組織與語言表達(dá)內(nèi)容組織：遵循“開門見山、重點(diǎn)突出”原則，部分先講結(jié)論/要求，再講理由/依據(jù)，避免冗長鋪墊。語言表達(dá)：使用書面語、規(guī)范語，力求準(zhǔn)確（避免“大概”“可能”等模糊詞匯）、簡明（每段集中一個(gè)主題）、莊重（避免網(wǎng)絡(luò)用語、俚語）。第五章公文模板與填寫示例5.1通知模板及填寫說明要素填寫規(guī)范示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，如“公司關(guān)于的通知”《集團(tuán)有限公司關(guān)于2024年五一勞動(dòng)節(jié)放假安排的通知》主送機(jī)關(guān)頂格編排，后加冒號，多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號分隔各分公司、各部門：開頭說明發(fā)文緣由（如“根據(jù)……”“為……”）為合理安排假期，保證節(jié)后工作有序開展，根據(jù)國家法定節(jié)假日安排，現(xiàn)將2024年五一勞動(dòng)節(jié)放假事宜通知主體分條列出具體事項(xiàng)，用“一、二、三……”標(biāo)注一、放假時(shí)間：4月29日至5月1日，共3天；二、注意事項(xiàng)：放假前關(guān)閉電源、鎖好門窗，做好安全防護(hù)。結(jié)尾提出要求或號召請各單位提前做好工作安排，保證假期安全。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱集團(tuán)有限公司成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日2024年3月20日印章發(fā)文機(jī)關(guān)名稱居中，印章上沿不壓成文日期，下沿壓成文日期（騎年蓋月）（加蓋公章）5.2請示模板及填寫說明要素填寫規(guī)范示例標(biāo)題事由+文種，如“關(guān)于的請示”《分公司關(guān)于申請?jiān)黾愚k公經(jīng)費(fèi)的請示》主送機(jī)關(guān)頂格編排，后加冒號，僅填寫單一上級機(jī)關(guān)集團(tuán)有限公司：開頭說明請示緣由（背景、問題、必要性）因2024年業(yè)務(wù)量擴(kuò)大，辦公耗材、差旅費(fèi)等支出增加，年度預(yù)算已無法滿足實(shí)際需求，特申請?jiān)黾愚k公經(jīng)費(fèi)。主體明確請示事項(xiàng)（具體需求、預(yù)算金額等）擬增加辦公經(jīng)費(fèi)10萬元，主要用于采購辦公耗材5萬元、差旅費(fèi)5萬元（詳見附件《經(jīng)費(fèi)預(yù)算表》）。結(jié)尾請求批準(zhǔn)用語，如“妥否，請批示”“請予審批”妥否，請批示。附件說明如有附件，注明附件名稱及數(shù)量附件：1.2024年辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算表發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱分公司成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日2024年3月18日簽發(fā)人上行文需標(biāo)注，由“簽發(fā)人：”+簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)姓名+職務(wù)簽發(fā)人：經(jīng)理5.3會(huì)議紀(jì)要模板及填寫說明要素填寫規(guī)范示例標(biāo)題會(huì)議名稱+紀(jì)要，如“項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要”《項(xiàng)目2024年第一次推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》會(huì)議基本情況頂格或分段標(biāo)注會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、議題時(shí)間：2024年3月15日14:00-16:00地點(diǎn)：公司301會(huì)議室參會(huì)人員：（總經(jīng)理）、（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）、（財(cái)務(wù)部經(jīng)理）主持人：議題：討論項(xiàng)目進(jìn)度及資金保障問題會(huì)議主要內(nèi)容記錄參會(huì)人員發(fā)言要點(diǎn)、討論情況，突出不同觀點(diǎn)：項(xiàng)目需按原計(jì)劃6月底前完工，目前進(jìn)度滯后10%，需加快施工；：滯后原因是材料供應(yīng)延遲，已協(xié)調(diào)供應(yīng)商3月20日前到貨；：項(xiàng)目資金充足，可提前支付30%預(yù)付款。議定事項(xiàng)分條列出結(jié)論，明確責(zé)任主體、完成時(shí)限一、由負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商3月20日前完成材料供應(yīng)（責(zé)任人：，完成時(shí)限：3月20日）；二、項(xiàng)目部增加施工人員，保證6月底完工（責(zé)任人：，完成時(shí)限：5月31日）。落款記錄單位+日期（也可，視會(huì)議重要性而定）項(xiàng)目部2024年3月15日第六章寫作常見問題與避坑指南6.1格式易錯(cuò)點(diǎn)發(fā)文字號錯(cuò)誤：年份用方括號“〔〕”而非圓括號“（）”，如“〔2024〕”而非“（2024）”。標(biāo)題不規(guī)范：缺少文種（如“關(guān)于的安排”應(yīng)為“關(guān)于安排的通知”）或事由模糊（如“通知”應(yīng)為“關(guān)于的通知”）。主送機(jī)關(guān)頂格錯(cuò)誤：未頂格編排或后未加冒號，如“各部門：”正確，“各部門”錯(cuò)誤。印章位置錯(cuò)誤：印章上沿壓成文日期，正確做法是“騎年蓋月”（印章中心壓成文年份，下沿壓日期）。6.2內(nèi)容易錯(cuò)點(diǎn)一文多事：一份請示中同時(shí)請示“采購設(shè)備”和“申請經(jīng)費(fèi)”，應(yīng)拆分為兩份請示。數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確：引用數(shù)據(jù)未核對來源，如“同比增長20%”實(shí)際為15%，需以統(tǒng)計(jì)部門數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。邏輯混亂：內(nèi)容前后矛盾，如前面說“經(jīng)費(fèi)充足”，后面又說“無法開展工作”，需統(tǒng)一口徑。6.3語言表達(dá)規(guī)范避免口語化：“搞定”改為“完成”，“弄一下”改為“處理”，“差不多”改為“基本符合”。禁用模糊表述：“盡快”“適當(dāng)”等詞需明確具體時(shí)限或標(biāo)準(zhǔn)，如“盡快完成”改為“3個(gè)工作日內(nèi)完成”。正確使用標(biāo)點(diǎn)：文件名、書名用書名號《》，如《管理辦法》；并列詞語用頓號“、”，如“通知、通報(bào)、報(bào)告”；多個(gè)機(jī)關(guān)用逗號“，”分隔，如“市各部門、各單位”。附錄：公文常用詞匯與排版規(guī)范速查表附錄1：公文常用詞