文檔編寫格式與規(guī)范手冊一、手冊概述（一）手冊目的與價值本手冊旨在統(tǒng)一各類文檔的編寫格式與規(guī)范，保證文檔內(nèi)容清晰、結(jié)構(gòu)合理、易于閱讀與維護(hù)，提升團(tuán)隊協(xié)作效率與文檔質(zhì)量。適用于企業(yè)內(nèi)部項目文檔、產(chǎn)品手冊、流程規(guī)范、培訓(xùn)材料等各類正式文本的編寫場景，幫助編寫者快速掌握標(biāo)準(zhǔn)化方法，避免格式混亂、表述不清等問題。（二）手冊適用對象本手冊主要面向以下人群：企業(yè)內(nèi)部文檔編寫者（如產(chǎn)品經(jīng)理、項目專員、技術(shù)文案等）；需要輸出標(biāo)準(zhǔn)化文本的部門負(fù)責(zé)人；參與文檔審核、修訂的管理人員及相關(guān)協(xié)作人員。二、適用范圍與核心應(yīng)用場景（一）適用文檔類型本規(guī)范涵蓋以下常見文檔類型，可根據(jù)實際需求靈活調(diào)整：項目類文檔：項目計劃書、需求規(guī)格說明書、測試報告、驗收報告等；產(chǎn)品類文檔：產(chǎn)品需求文檔（PRD）、用戶手冊、功能說明文檔、版本更新日志等；流程規(guī)范類文檔：業(yè)務(wù)流程指南、管理制度、操作手冊、SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序）等；培訓(xùn)與知識類文檔：培訓(xùn)課件、技術(shù)總結(jié)、知識庫條目、案例分析等。（二）核心應(yīng)用場景新項目啟動：需輸出結(jié)構(gòu)化項目文檔時，可按本規(guī)范搭建框架、填充內(nèi)容；產(chǎn)品迭代更新：修訂產(chǎn)品手冊或功能文檔時，保證格式與舊版保持一致，提升用戶閱讀體驗；跨部門協(xié)作：多人員共同編寫文檔時，統(tǒng)一格式規(guī)范避免反復(fù)修改；知識沉淀與傳承：將經(jīng)驗、流程轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化文檔，便于新人快速學(xué)習(xí)與歷史資料查閱。三、文檔編寫全流程操作指引（一）步驟一：需求分析與目標(biāo)明確操作要點：明確文檔核心目標(biāo)：確定文檔是用于指導(dǎo)操作、匯報進(jìn)度還是傳遞信息（如“用戶手冊”需側(cè)重操作步驟，“項目計劃書”需側(cè)重目標(biāo)與資源規(guī)劃）；分析讀者對象：識別文檔的主要閱讀者（如技術(shù)人員、管理層、普通用戶），根據(jù)其專業(yè)背景調(diào)整內(nèi)容深度與表述方式；梳理核心內(nèi)容清單：列出文檔必須包含的關(guān)鍵模塊（如“需求規(guī)格說明書”需包含需求背景、功能清單、非功能需求等）。輸出成果：《文檔需求分析表》（參考模板一）。（二）步驟二：文檔框架搭建與結(jié)構(gòu)規(guī)劃操作要點：采用“總-分-總”邏輯搭建框架：先概述背景與目標(biāo)，再分模塊詳細(xì)說明，最后總結(jié)關(guān)鍵點或補充說明；設(shè)定層級標(biāo)題層級清晰，建議不超過4級（如“一、→（一）→1.→（1）”），避免層級過深導(dǎo)致閱讀混亂；規(guī)劃章節(jié)關(guān)聯(lián)性：明確各章節(jié)間的邏輯順序（如按“流程順序”“重要性排序”“模塊分類”等），保證內(nèi)容連貫。示例框架（以“項目計劃書”為例）：一、項目背景與目標(biāo)（一）項目背景（二）項目目標(biāo)（可量化指標(biāo)）二、項目范圍與內(nèi)容（一）核心功能模塊（二）excluded內(nèi)容三、實施計劃與時間節(jié)點（一）階段劃分（需求分析、開發(fā)測試、上線運維）（二）各階段起止時間與交付物四、資源需求與分工（一）人員配置（項目經(jīng)理、開發(fā)、測試等）（二）預(yù)算與物資支持五、風(fēng)險預(yù)估與應(yīng)對措施（一）潛在風(fēng)險（資源不足、需求變更等）（二）應(yīng)對方案六、附錄（術(shù)語表、參考資料等）（三）步驟三：內(nèi)容撰寫與規(guī)范填充操作要點：語言規(guī)范：使用簡潔、客觀的書面語，避免口語化（如“盡量做到”改為“需保證”）；同一概念使用統(tǒng)一術(shù)語（如“用戶端”全文統(tǒng)一，不混用“客戶端”“使用者端”）；數(shù)據(jù)表述準(zhǔn)確，包含必要單位（如“響應(yīng)時間≤2秒”而非“響應(yīng)時間很快”）。段落與條目規(guī)范：每段集中說明一個核心觀點，避免內(nèi)容混雜；需分點說明時，采用“（1）”“①”“?”等統(tǒng)一符號，層級清晰（如：第一點核心內(nèi)容（1）子內(nèi)容A（2）子內(nèi)容B第二點核心內(nèi)容）。圖表與公式規(guī)范：圖表需有編號與標(biāo)題（如“圖1系統(tǒng)架構(gòu)圖”“表2用戶權(quán)限配置表”），編號按章節(jié)連續(xù)（如“圖1-1”“表2-3”）；圖表下方需注明數(shù)據(jù)來源（如“數(shù)據(jù)來源：2023年Q1用戶調(diào)研”）；公式需單獨成行，居中顯示，編號用括號標(biāo)注（如：[E=mc^2(1-1)]）。引用與注釋規(guī)范：引用外部內(nèi)容時，注明來源（如“據(jù)《行業(yè)報告（2023）》顯示”）；注釋用“①”“②”等上標(biāo)標(biāo)注，注釋內(nèi)容置于頁面底部（“頁下注”）。（四）步驟四：格式排版與視覺優(yōu)化操作要點：字體與字號：微軟雅黑，小四（12pt），行距1.5倍；一級標(biāo)題（黑體，三號，加粗，居中），二級標(biāo)題（黑體，四號，加粗，左對齊），三級標(biāo)題（宋體，小四，加粗，左對齊）。段落與頁邊距：段首空2字符，段前段后間距0.5行；頁邊距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合標(biāo)準(zhǔn)公文格式）。頁眉頁腳與頁碼：頁眉：左側(cè)標(biāo)注文檔名稱（如“項目需求規(guī)格說明書”），右側(cè)標(biāo)注章節(jié)標(biāo)題（如“一、項目背景”）；頁腳：居中插入頁碼（如“-1-”），首頁不顯示頁碼。目錄自動：完成內(nèi)容撰寫后，通過Word“引用→目錄→自動目錄”目錄，目錄層級不超過3級，包含頁碼且與實際內(nèi)容對應(yīng)。（五）步驟五：審核修訂與定稿發(fā)布操作要點：內(nèi)部審核：編寫者完成初稿后，自查格式、內(nèi)容邏輯、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性；交叉審核：邀請協(xié)作人員（如技術(shù)、產(chǎn)品、業(yè)務(wù)部門）審核內(nèi)容完整性、可行性，記錄修改意見；終審確認(rèn)：由部門負(fù)責(zé)人或指定審核人確認(rèn)文檔合規(guī)性，重點核對目標(biāo)達(dá)成度與核心信息準(zhǔn)確性；版本管理：定稿后按“主版本號.次版本號.修訂號”規(guī)則命名（如“V1.0.0”），修訂時更新次版本號（小改動）或主版本號（大改動），并記錄修訂內(nèi)容（參考模板四）。輸出成果：定稿文檔+《修訂記錄表》。四、標(biāo)準(zhǔn)化模板與填寫說明（一）模板一：文檔需求分析表文檔名稱填寫示例：系統(tǒng)用戶手冊編寫目的指導(dǎo)新用戶快速上手系統(tǒng)核心功能目標(biāo)讀者普通用戶（無技術(shù)背景）核心內(nèi)容模塊賬號注冊、功能導(dǎo)航、常見問題解答特殊要求需搭配截圖說明操作步驟，避免專業(yè)術(shù)語完成時限2023年月日編寫人*某某審核人*某某（二）模板二：文檔封面模板公司[文檔類型]（示例：產(chǎn)品需求文檔）文檔編號：[PRD-2023-001]版本號：V1.0.0編寫部門：產(chǎn)品部編寫人：*某某審核人：*某某批準(zhǔn)人：*某某發(fā)布日期：2023年月日密級：□公開□內(nèi)部□機(jī)密□絕密（三）模板三：章節(jié)內(nèi)容模板（示例）一、系統(tǒng)登錄功能（一）功能概述系統(tǒng)登錄功能是用戶進(jìn)入系統(tǒng)的入口，支持賬號密碼登錄與短信驗證碼登錄兩種方式，需保證登錄過程安全、便捷。（二）操作步驟打開系統(tǒng)登錄頁面（網(wǎng)址：[系統(tǒng)登錄頁地址，僅示例]）；輸入已注冊的手機(jī)號/郵箱；選擇登錄方式：（1）賬號密碼登錄：輸入密碼，“登錄”；（2）短信驗證碼登錄：“獲取驗證碼”，輸入收到的6位驗證碼，“登錄”；登錄成功后，跳轉(zhuǎn)至系統(tǒng)首頁。（三）注意事項密碼長度需為8-16位，包含字母、數(shù)字及特殊字符；短信驗證碼有效期為5分鐘，超時需重新獲??；連續(xù)輸錯密碼5次，賬號將被鎖定15分鐘。（四）模板四：修訂記錄表版本號修訂日期修訂人修訂內(nèi)容摘要審核人V1.0.02023–*某某初稿創(chuàng)建，包含登錄、注冊功能模塊*某某V1.1.02023–*某某新增“忘記密碼”功能說明*某某V2.0.02023–*某某重構(gòu)框架，增加“權(quán)限管理”章節(jié)*某某五、編寫過程中的關(guān)鍵注意事項（一）術(shù)語與表述規(guī)范術(shù)語統(tǒng)一：建立《術(shù)語表》（參考附錄），同一概念（如“用戶”“客戶”）在文檔中保持一致，避免混用；避免歧義：使用無歧義的表述（如“30分鐘內(nèi)響應(yīng)”改為“30分鐘內(nèi)首次響應(yīng)”）；禁用口語化詞匯：如“搞定”“差不多”等，替換為“完成”“基本符合”。（二）圖表與數(shù)據(jù)呈現(xiàn)規(guī)范圖表可讀性：圖表顏色對比鮮明，文字標(biāo)注清晰，避免背景圖干擾信息；數(shù)據(jù)來源標(biāo)注：所有數(shù)據(jù)需注明來源（如“內(nèi)部統(tǒng)計”“第三方調(diào)研機(jī)構(gòu)”），保證可追溯；圖表編號連續(xù)：按章節(jié)獨立編號（如“圖1-1”“表2-3”），避免重復(fù)或跳號。（三）引用與參考文獻(xiàn)規(guī)范引用準(zhǔn)確性：直接引用需加引號，間接引用需注明觀點來源；參考文獻(xiàn)格式：統(tǒng)一采用“[序號]作者.文獻(xiàn)名稱[文獻(xiàn)類型標(biāo)識].出版地：出版社，出版年份.”格式（如：[1].產(chǎn)品設(shè)計方法論[M].北京：出版社，2022.）。（四）版本管理與更新規(guī)范版本號規(guī)則：主版本號（大改動，如架構(gòu)調(diào)整）、次版本號（功能增減）、修訂號（錯誤修正），如“V2.1.3”；更新記錄完整：每次修訂需在《修訂記錄表》中注明修改內(nèi)容、原因及人員，保證版本可追溯；舊版處理：定版后及時歸檔舊版文檔，保留歷史版本至少1年（根據(jù)公司規(guī)定調(diào)整）。（五）常見錯誤避坑指南格式不統(tǒng)一：避免標(biāo)題字體、字號、行距混用，可通過Word“樣式”功能統(tǒng)一格式；邏輯混亂：章節(jié)間缺乏關(guān)聯(lián)，需提前規(guī)劃框架，保證內(nèi)容層層遞進(jìn)；信息過載：避免堆砌無關(guān)細(xì)節(jié)，突出核心內(nèi)容，復(fù)雜信息可附錄說明；審核疏漏：發(fā)布前務(wù)必交叉審核，檢查錯別字、數(shù)據(jù)錯誤、格式錯位等問題。六、附錄：術(shù)語解釋與速查表（一）核心術(shù)語解釋術(shù)語解釋說明PRD產(chǎn)品需求文檔（ProductRequirementsDocument），詳細(xì)說明產(chǎn)品功能、需求的文檔SOP標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（StandardOperatingProcedure），規(guī)范某項操作的步驟指南UI用戶界面（UserInterface），用戶與產(chǎn)品交互