企業(yè)文件存檔及檔案管理規(guī)范手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)各類文件的形成、收集、整理、歸檔及檔案管理工作，保證檔案的完整性、安全性、可追溯性，提高檔案利用效率，防范檔案丟失或損壞風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、各部門（含子公司、項(xiàng)目部）在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件材料的歸檔管理，涵蓋行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)、研發(fā)等全業(yè)務(wù)領(lǐng)域。（三）基本原則全程管控：文件從形成到歸檔實(shí)行全流程跟蹤管理，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任到人。規(guī)范統(tǒng)一：文件分類、編號、歸檔格式等執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于檢索與利用。安全保密：采取物理與電子雙重防護(hù)措施，保證檔案實(shí)體與信息安全，嚴(yán)控涉密檔案查閱權(quán)限。高效利用：建立便捷的檔案檢索與借閱機(jī)制，平衡檔案利用與安全保密需求。二、管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門企業(yè)綜合管理部（或指定專職檔案管理部門）是檔案管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：制定和完善檔案管理制度及操作規(guī)范；指導(dǎo)各部門開展文件整理與歸檔工作；負(fù)責(zé)檔案的接收、分類、編目、保管、鑒定、銷毀及統(tǒng)計(jì)；管理檔案庫房，保證檔案存放環(huán)境達(dá)標(biāo)；提供檔案查閱、復(fù)制服務(wù)，監(jiān)督檔案利用合規(guī)性。（二）各業(yè)務(wù)部門各部門是文件歸檔的責(zé)任主體，主要職責(zé)包括：指定兼職檔案管理員（如部門文員*），負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、初步整理；按照檔案管理要求，在文件形成后及時(shí)（一般為30日內(nèi)）向檔案管理部門移交；配合檔案管理部門開展文件審核與歸檔工作，保證文件內(nèi)容完整、規(guī)范。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管行政/運(yùn)營的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批檔案管理制度、年度檔案工作計(jì)劃及重大檔案事項(xiàng)（如檔案銷毀、重要檔案借閱等），監(jiān)督檔案管理工作落實(shí)情況。三、文件分類與編號規(guī)則（一）文件分類體系根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)，文件分為以下一級類別，二級類別可根據(jù)部門實(shí)際需求細(xì)化：一級類別二級類別（示例）行政管理制度文件、會議紀(jì)要、公文、證照資質(zhì)、合同等人力資源管理招聘錄用、勞動合同、培訓(xùn)記錄、薪酬福利、績效考核等財(cái)務(wù)管理會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告等業(yè)務(wù)管理項(xiàng)目文件（立項(xiàng)、合同、驗(yàn)收成果）、客戶資料、銷售合同等研發(fā)管理研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、技術(shù)方案、專利申請、研發(fā)成果報(bào)告等法務(wù)管理訴訟仲裁材料、律師函、合規(guī)審查意見、知識產(chǎn)權(quán)文件等（二）文件編號規(guī)則文件編號采用“部門代碼-年度-文件類別代碼-流水號”格式，具體規(guī)則部門代碼：用2位大寫字母表示（如行政部“XZ”、人力資源部“RL”），由檔案管理部門統(tǒng)一制定；年度：文件形成年份，用4位數(shù)字表示（如2024年）；文件類別代碼：用2位大寫字母表示（如制度文件“ZD”、合同“HT”），參照一級類別代碼；流水號：同類別文件當(dāng)年順序號，用3位數(shù)字表示（從001起編）。示例：行政部2024年形成的第5份制度文件，編號為“XZ-2024-ZD-005”。四、文件歸檔全流程操作指引（一）文件形成與收集文件形成要求：業(yè)務(wù)活動中形成的文件需內(nèi)容完整（如合同需包含雙方信息、簽字蓋章、生效日期；會議紀(jì)要需包含時(shí)間、地點(diǎn)、參會人、決議事項(xiàng)等）；文件格式規(guī)范（正式文件需使用公司統(tǒng)一模板，電子文件為PDF或DOC格式，紙質(zhì)文件用A4紙打?。?；涉及重要決策或法律效力的文件（如合同、決議）需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。文件收集范圍：已辦理完畢的正式文件（含紅頭文件、通知、報(bào)告等）；具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)過程文件（如項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、會議記錄、審批單）；外部來文（如公文、客戶函件、合作方提供的資料）；電子文件（含郵件、掃描件、系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)等）。（二）部門初步整理各部門兼職檔案員在文件形成后30日內(nèi)完成以下整理工作：檢查文件完整性：核對文件是否缺失頁碼、簽字或蓋章，如有缺失及時(shí)補(bǔ)充；分類排序：按文件類別編號規(guī)則對文件進(jìn)行分類，同類別文件按形成時(shí)間順序排序；填寫《文件歸檔移交清單》（詳見第五章模板一），注明文件編號、名稱、形成日期、頁數(shù)、密級（如公開、內(nèi)部秘密、機(jī)密）等信息；裝訂成冊：紙質(zhì)文件按“左上角裝訂”方式固定，厚度不超過2cm；超過2cm的按“件”分開裝訂，每份文件單獨(dú)封裝并標(biāo)注編號。（三）檔案管理部門審核接收審核內(nèi)容：文件是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交；文件內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范；分類編號是否準(zhǔn)確，是否符合歸檔范圍；《文件歸檔移交清單》與實(shí)際文件是否一致。接收流程：檔案管理部門審核通過后，在《文件歸檔移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，部門留存一份，檔案管理部門留存一份；審核不通過的，退回部門重新整理，并在5個(gè)工作日內(nèi)完成二次移交。（四）檔案入庫登記檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行以下操作：電子檔案錄入：將電子文件信息錄入檔案管理系統(tǒng)，包括文件編號、名稱、形成部門、存放位置、保管期限等；實(shí)體檔案上架：紙質(zhì)檔案按“年度-類別-流水號”順序存入檔案柜，在檔案柜側(cè)脊標(biāo)注類別及年度；更新檔案臺賬：登記《檔案總臺賬》（詳見第五章模板二），記錄檔案數(shù)量、存放位置、移交日期等信息。五、檔案保管與利用（一）檔案保管要求庫房環(huán)境管理：溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，每日記錄溫濕度；庫房內(nèi)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)備（如滅火器、溫濕度計(jì)、防蟲藥），定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)；禁止在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。檔案保管期限：永久保存：公司章程、股東會決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同、專利文件等；長期保存（10-30年）：會議紀(jì)要、管理制度、項(xiàng)目文件、員工檔案等；短期保存（3-10年）：日常通知、臨時(shí)性請示報(bào)告、一般業(yè)務(wù)憑證等。檔案清點(diǎn)與鑒定：每年年底對檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對臺賬與實(shí)物是否一致，形成《檔案清點(diǎn)報(bào)告》；對保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門牽頭，組織法務(wù)、業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，提出鑒定意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后按規(guī)定銷毀。（二）檔案借閱與利用借閱權(quán)限：公開檔案：企業(yè)所有員工可查閱，需填寫《檔案借閱申請表》（詳見第五章模板三）；內(nèi)部秘密檔案：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批；機(jī)密檔案：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過3天。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明檔案編號、名稱、借閱用途、歸還期限；審批人審批通過后，檔案管理員核對借閱人身份，提供檔案復(fù)印件（原件原則上不外借，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）；借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理員檢查檔案是否完好，確認(rèn)無誤后收回并在借閱登記表上注銷。電子檔案利用：企業(yè)內(nèi)部員工可通過檔案管理系統(tǒng)在線查閱公開及內(nèi)部秘密檔案，需使用工號登錄，系統(tǒng)自動記錄查閱日志；涉密電子檔案禁止通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，需存儲在加密U盤或內(nèi)部服務(wù)器，拷貝需經(jīng)審批并登記。（三）檔案保密要求嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄、傳播涉密檔案；檔案管理人員需簽訂《保密協(xié)議》，離職時(shí)需辦理檔案交接手續(xù)；檔案利用過程中發(fā)覺涉密內(nèi)容泄露，需立即報(bào)告檔案管理部門及分管領(lǐng)導(dǎo)，采取補(bǔ)救措施。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定流程鑒定啟動：檔案管理部門于每年第四季度開展檔案鑒定工作，編制《檔案鑒定計(jì)劃》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。鑒定實(shí)施：鑒定小組對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行逐一審查，區(qū)分“繼續(xù)保存”和“銷毀”兩類，填寫《檔案鑒定表》（詳見第五章模板四），注明鑒定意見及依據(jù)。結(jié)果審批：《檔案鑒定表》經(jīng)鑒定小組組長簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批結(jié)果報(bào)總經(jīng)理*備案。（二）銷毀流程編制銷毀清冊：對批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、名稱、類別、數(shù)量、銷毀日期等信息。監(jiān)銷執(zhí)行：銷毀時(shí)由檔案管理部門、法務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒處理，電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀），監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。記錄存檔：《檔案銷毀清冊》及監(jiān)銷證明由檔案管理部門永久保存。七、常用管理表格模板模板一：文件歸檔移交清單部門：移交日期：2024年月日移交人：*接收人：*序號文件編號文件名稱形成日期1XZ-2024-ZD-001公司考勤管理制度2024-01-152RL-2024-HT-002勞動合同（員工）2024-02-20…………合計(jì)共份--模板二：檔案總臺賬年度：2024年類別：行政管理序號檔案編號1XZ-2024-ZD-0012XZ-2024-GW-005……模板三：檔案借閱申請表借閱人姓名*工號部門檔案編號檔案名稱借閱用途希望歸還日期2024年月日是否復(fù)印件□是□否借閱期限天部門負(fù)責(zé)人審批意見簽字：*日期：2024年月日檔案管理員審核意見簽字：*日期：2024年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見（涉密檔案）簽字：*日期：2024年月日借閱登記歸還日期：2024年月日簽收人：*模板四：檔案鑒定表檔案編號檔案名稱類別保管期限形成日期鑒定意見鑒定依據(jù)RL-2014-HT-005勞動合同（員工）人力資源長期（10年）2014-03-10繼續(xù)保存5年員工仍在職，需保存至離職后5年XZ-2010-GW-0012010年工作總結(jié)行政短期（10年）2010-12-20銷毀超過保管期限，無利用價(jià)值…鑒定小組組長：*成員：、鑒定日期：2024年月日八、檔案管理常見問題與規(guī)避措施（一）文件歸檔不及時(shí)問題描述：部分部門因業(yè)務(wù)繁忙，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（30日）完成文件整理移交，導(dǎo)致檔案堆積、歸檔滯后。規(guī)避措施：檔案管理部門每月發(fā)送《歸檔提醒函》，督促未按時(shí)移交的部門；將文件歸檔及時(shí)性納入部門績效考核，與部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案員績效掛鉤。（二）文件分類編號混亂問題描述：部門自行分類編號，未按統(tǒng)一規(guī)則執(zhí)行，導(dǎo)致檔案檢索困難，重復(fù)歸檔或漏歸。規(guī)避措施：檔案管理部門定期組織檔案管理培訓(xùn)，講解分類編號規(guī)則；對移交文件實(shí)行“預(yù)審制”，在部門整理階段提前介入指導(dǎo)，保證編號準(zhǔn)確。（三）涉密檔案管理漏洞問題描述：涉密檔案未標(biāo)注密級，借閱審批流程不規(guī)范，存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)避措施：制定《涉密檔案管理辦法》，明確密級劃分標(biāo)準(zhǔn)（如公開、內(nèi)部秘密、機(jī)密）及標(biāo)識要求；涉密檔案借閱實(shí)行“雙審批”（部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)），借閱后24小時(shí)內(nèi)歸還，全程監(jiān)控。（四）電子檔案備份缺失問題描述：電子檔案僅存儲在本地電腦，未定期備份，存在因設(shè)備故障、病毒攻擊導(dǎo)致檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)避措施：電子檔