采購需求與報(bào)價(jià)單模板信息全透明型工具指南一、適用場景與核心價(jià)值本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及組織的常態(tài)化采購與專項(xiàng)采購場景，尤其適用于跨部門協(xié)作采購、項(xiàng)目集中采購、供應(yīng)商公開招募等對(duì)信息透明度要求較高的場景。例如：企業(yè)生產(chǎn)原材料采購、辦公設(shè)備批量采購、工程項(xiàng)目服務(wù)采購、行政后勤物資采購等。通過全透明的需求與報(bào)價(jià)信息管理，可實(shí)現(xiàn)以下核心價(jià)值：需求清晰化：避免因需求描述模糊導(dǎo)致的供應(yīng)商理解偏差；流程標(biāo)準(zhǔn)化：規(guī)范采購發(fā)起、審批、報(bào)價(jià)、評(píng)審全流程，減少人為干預(yù)；信息對(duì)稱化：保證供應(yīng)商獲取完整需求信息，采購方掌握全面報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)，提升決策公平性；風(fēng)險(xiǎn)可控化：通過留痕管理與公開機(jī)制，降低采購過程中的廉政風(fēng)險(xiǎn)與合同糾紛。二、全流程操作指南（一）采購需求發(fā)起與確認(rèn)明確采購需求內(nèi)容采購發(fā)起部門（如行政部、采購部、項(xiàng)目部）需根據(jù)實(shí)際需求，梳理采購物品/服務(wù)的核心要素，包括：基礎(chǔ)信息：采購名稱、用途、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交付時(shí)間；技術(shù)參數(shù)：規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、功能要求（如適用）；服務(wù)要求：售后服務(wù)、培訓(xùn)支持、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如適用）；其他特殊要求：如供應(yīng)商資質(zhì)、交付地點(diǎn)、付款方式等。填寫《采購需求表》根據(jù)本指南“核心模板設(shè)計(jì)”部分填寫采購需求表，保證信息完整、無歧義。需求部門負(fù)責(zé)人需對(duì)需求內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性簽字確認(rèn)。需求內(nèi)部審批將確認(rèn)后的《采購需求表》提交至采購管理部門（如采購中心）及財(cái)務(wù)部門審核：采購管理部門：審核需求是否符合采購政策、是否屬于集中采購范圍；財(cái)務(wù)部門：審核預(yù)算金額是否在年度預(yù)算內(nèi)、資金來源是否合規(guī)。審批通過后，進(jìn)入需求公示環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商信息獲取與報(bào)價(jià)需求信息公示采購管理部門通過內(nèi)部采購平臺(tái)、供應(yīng)商庫或指定渠道公示采購需求，公示內(nèi)容應(yīng)包含《采購需求表》核心信息（可隱去企業(yè)內(nèi)部敏感數(shù)據(jù)），公示期不少于3個(gè)工作日，保證潛在供應(yīng)商平等獲取信息。供應(yīng)商報(bào)名與資質(zhì)預(yù)審意向供應(yīng)商需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)名材料（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、過往業(yè)績等），采購管理部門組織資質(zhì)預(yù)審，篩選符合基本要求的供應(yīng)商進(jìn)入報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)。供應(yīng)商報(bào)價(jià)提交采購管理部門向通過預(yù)審的供應(yīng)商發(fā)放《報(bào)價(jià)單模板》，要求供應(yīng)商在截止時(shí)間前完成報(bào)價(jià)并提交。報(bào)價(jià)需嚴(yán)格對(duì)應(yīng)采購需求表中的物品/服務(wù)明細(xì)，不得擅自增減項(xiàng)目或修改需求參數(shù)。（三）報(bào)價(jià)評(píng)審與結(jié)果確認(rèn)組建評(píng)審小組由采購管理部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門及紀(jì)檢部門（可選）組成評(píng)審小組，成員人數(shù)為3人及以上（單數(shù)），保證評(píng)審客觀公正。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)制定評(píng)審小組需提前制定明確的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，可包括：價(jià)格占比（如60%）：報(bào)價(jià)與預(yù)算的符合度、性價(jià)比；資質(zhì)占比（如20%）：供應(yīng)商資質(zhì)等級(jí)、行業(yè)認(rèn)證、過往業(yè)績；服務(wù)占比（如20%）：交付周期、售后方案、技術(shù)支持能力。報(bào)價(jià)材料評(píng)審評(píng)審小組對(duì)照《采購需求表》和《報(bào)價(jià)單》，逐項(xiàng)審查供應(yīng)商報(bào)價(jià)的完整性、合規(guī)性及符合度，形成《評(píng)審記錄表》，記錄各供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)與不足，并給出綜合評(píng)分。結(jié)果公示與確認(rèn)評(píng)審結(jié)束后，采購管理部門通過內(nèi)部渠道公示評(píng)審結(jié)果（含中標(biāo)/成交供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)金額、評(píng)審得分），公示期不少于3個(gè)工作日。公示無異議后，與供應(yīng)商簽訂采購合同，并將全套采購資料（需求表、報(bào)價(jià)單、評(píng)審記錄等）存檔備查。三、核心模板設(shè)計(jì)（一）采購需求表采購需求基本信息需求編號(hào)[由采購管理部門按規(guī)則，如CG-2024-001]需求發(fā)起部門需求名稱[如：2024年度辦公用打印機(jī)批量采購]需求發(fā)起人聯(lián)系電話[部門辦公電話，避免個(gè)人隱私]提交日期需求明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容1激光打印機(jī)支持自動(dòng)雙面打印，分辨率≥1200*1200dpi，月打印量≥10000頁2打印機(jī)維保服務(wù)整機(jī)保修3年，4小時(shí)響應(yīng)，24小時(shí)上門維修其他要求1.供應(yīng)商需具備辦公設(shè)備銷售資質(zhì)；2.交付地點(diǎn)為公司各指定辦公地點(diǎn)；3.付款方式為驗(yàn)收合格后60%付全款，質(zhì)保期滿付剩余40%審批意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：_______采購管理部門審核：__________日期：_______財(cái)務(wù)部門審核：__________日期：_______（二）報(bào)價(jià)單模板報(bào)價(jià)基本信息報(bào)價(jià)單編號(hào)[供應(yīng)商自行編制，需與需求編號(hào)對(duì)應(yīng)，如XY-001]供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)日期[YYYY-MM-DD]聯(lián)系人聯(lián)系電話[供應(yīng)商辦公電話]電子郵箱報(bào)價(jià)明細(xì)（對(duì)應(yīng)采購需求編號(hào)：CG-2024-001）序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容1激光打印機(jī)[需與需求表一致，可補(bǔ)充具體品牌型號(hào)]2打印機(jī)維保服務(wù)[需與需求表一致，明確維保范圍]報(bào)價(jià)總價(jià)大寫[人民幣壹拾萬零伍佰元整]報(bào)價(jià)有效期自報(bào)價(jià)提交日起30天內(nèi)有效其他說明1.本次報(bào)價(jià)包含運(yùn)輸、安裝、調(diào)試費(fèi)用；2.提供原廠授權(quán)書及售后服務(wù)承諾函；3.如需調(diào)整需求，需提前3個(gè)工作日書面通知供應(yīng)商簽章（加蓋公章）法定代表人或授權(quán)代表簽字：__________日期：_______四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息完整性管理采購需求表中的“規(guī)格型號(hào)”“質(zhì)量要求”“交付時(shí)間”等核心字段必須填寫完整，避免使用“品牌不限”“質(zhì)量合格”等模糊表述，防止供應(yīng)商理解偏差導(dǎo)致后期爭議。報(bào)價(jià)單需嚴(yán)格對(duì)應(yīng)采購需求表中的序號(hào)與名稱，不得漏項(xiàng)或增項(xiàng)，如有特殊說明需在“其他說明”中詳細(xì)備注，并經(jīng)采購方確認(rèn)。（二）流程規(guī)范性要求需求審批需按“發(fā)起部門→采購管理部門→財(cái)務(wù)部門”逐級(jí)審核，未經(jīng)審批的需求不得進(jìn)入公示環(huán)節(jié)；供應(yīng)商報(bào)名與報(bào)價(jià)需通過指定渠道（如內(nèi)部系統(tǒng)、指定郵箱）提交，截止時(shí)間后收到的報(bào)價(jià)一律無效，保證流程公平；評(píng)審過程需全程留痕，《評(píng)審記錄表》需由評(píng)審小組成員簽字確認(rèn)，評(píng)分依據(jù)需與預(yù)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)一致，避免主觀臆斷。（三）保密與公開平衡涉及企業(yè)內(nèi)部敏感信息（如具體項(xiàng)目預(yù)算、核心技術(shù)參數(shù)）的需求公示時(shí)，可進(jìn)行脫敏處理，僅向通過資質(zhì)預(yù)審的供應(yīng)商開放完整信息；評(píng)審結(jié)果公示需包含必要信息（供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)、得分），但不得泄露供應(yīng)商的商業(yè)秘密（如成本明細(xì)、內(nèi)部定價(jià)策略）。（四）存檔與動(dòng)態(tài)優(yōu)化全套采購資料（需求