電梯維保技術(shù)文檔與檔案管理規(guī)范一、總則1.1目的與依據(jù)為確保電梯維保工作的規(guī)范性、科學(xué)性和可追溯性，保障電梯安全運(yùn)行，提高維保質(zhì)量與效率，依據(jù)國家及地方相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并結(jié)合行業(yè)實(shí)踐，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于從事電梯維護(hù)保養(yǎng)活動(dòng)的單位（以下簡(jiǎn)稱“維保單位”）對(duì)電梯維保過程中產(chǎn)生的各類技術(shù)文檔及相關(guān)檔案的管理。1.3基本原則電梯維保技術(shù)文檔與檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、可追溯性和安全性原則，確保文檔與檔案的有效管理和合理利用。二、技術(shù)文檔管理2.1技術(shù)文檔的分類與構(gòu)成維保單位應(yīng)根據(jù)電梯類型、型號(hào)及維保工作的實(shí)際需要，建立健全技術(shù)文檔體系。主要包括但不限于：2.1.1維保方案與計(jì)劃針對(duì)不同品牌、型號(hào)電梯制定的年度、季度、月度維保方案和具體實(shí)施計(jì)劃，明確維保項(xiàng)目、周期、方法、標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任人。2.1.2維保作業(yè)指導(dǎo)文件包括各類電梯的維保作業(yè)指導(dǎo)書、工藝流程、安全操作規(guī)程等，用于指導(dǎo)維保人員規(guī)范作業(yè)。作業(yè)指導(dǎo)文件應(yīng)具有可操作性，并根據(jù)電梯技術(shù)發(fā)展和實(shí)際維保經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行優(yōu)化。2.1.3維保記錄表格統(tǒng)一規(guī)范的維保記錄表格，用于記錄每次維保工作的具體內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題、處理措施、更換的零部件（型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家等信息）、測(cè)試數(shù)據(jù)及結(jié)果、維保人員及復(fù)核人員簽字等。記錄表格應(yīng)設(shè)計(jì)合理，欄目清晰，滿足追溯要求。2.1.4故障處理與應(yīng)急處置文檔電梯常見故障分析與排除指南、典型案例記錄、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急通訊聯(lián)絡(luò)表等。2.1.5技術(shù)資料與圖紙電梯安裝使用維護(hù)說明書、電氣原理圖、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、部件安裝圖、調(diào)試資料等由制造單位提供的原始技術(shù)資料，以及維保單位自行繪制或整理的相關(guān)技術(shù)圖紙。2.1.6法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)文件與電梯維保相關(guān)的國家、行業(yè)及地方法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、通知、公告等文件的有效版本。2.2技術(shù)文檔的編制、審核與修訂2.2.1編制技術(shù)文檔的編制應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范要求，內(nèi)容應(yīng)科學(xué)、準(zhǔn)確、規(guī)范、實(shí)用。編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。2.2.2審核技術(shù)文檔在發(fā)布前應(yīng)經(jīng)過相關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人或質(zhì)量管理人員的審核，確保其內(nèi)容的正確性、完整性和適用性。審核過程應(yīng)有記錄。2.2.3修訂維保單位應(yīng)建立技術(shù)文檔的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。當(dāng)相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)更新、電梯技術(shù)變更、維保工藝改進(jìn)或在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行評(píng)審和修訂。修訂后的文檔應(yīng)重新履行審核程序，并明確版本號(hào)和修訂日期，確保使用的是最新有效版本。作廢文檔應(yīng)及時(shí)標(biāo)識(shí)和回收。三、檔案管理3.1檔案的分類與歸檔范圍電梯維保檔案應(yīng)全面反映電梯維保的全過程，主要分類及歸檔范圍如下：3.1.1電梯基本信息檔案包括電梯產(chǎn)品合格證、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用登記證復(fù)印件、電梯主要參數(shù)（型號(hào)、規(guī)格、額定載重量、速度、層站等）、制造單位、安裝單位、使用單位等基本信息。3.1.2維保記錄檔案按電梯臺(tái)號(hào)和時(shí)間順序整理歸檔的各類維保記錄、維保計(jì)劃及完成情況總結(jié)。3.1.3故障與維修檔案電梯發(fā)生故障的詳細(xì)記錄，包括故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、處理過程、更換的零部件、維修結(jié)果及預(yù)防措施等。重大維修、改造項(xiàng)目還應(yīng)包括相應(yīng)的施工方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。3.1.4零部件更換檔案詳細(xì)記錄電梯重要零部件（如曳引機(jī)、控制柜、門機(jī)、安全鉗、緩沖器等）的更換情況，包括更換原因、更換時(shí)間、零部件型號(hào)規(guī)格、生產(chǎn)廠家、序列號(hào)（如有）、供應(yīng)商信息等。3.1.5培訓(xùn)與資質(zhì)檔案維保人員的培訓(xùn)記錄、考核合格證明、特種設(shè)備作業(yè)人員證書復(fù)印件及其復(fù)審記錄等。3.1.6應(yīng)急處置檔案電梯困人、沖頂、蹾底等突發(fā)事件的應(yīng)急救援記錄、事件分析報(bào)告等。3.1.7其他相關(guān)檔案如與使用單位的溝通記錄、維保合同（復(fù)印件）、用戶反饋及處理記錄等。3.2檔案的收集與整理3.2.1收集維保單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作。維保人員應(yīng)在每次維保工作完成后，及時(shí)將填寫完整、簽字確認(rèn)的維保記錄等資料提交給檔案管理人員。其他各類應(yīng)歸檔資料也應(yīng)在事件發(fā)生或辦理完畢后及時(shí)收集。3.2.2整理檔案資料應(yīng)按照分類進(jìn)行系統(tǒng)整理，做到條理清晰、便于查閱。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用規(guī)范的文件夾或檔案盒存放，填寫卷內(nèi)目錄和備考表；對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件命名規(guī)范統(tǒng)一，并做好備份。3.3檔案的保管與防護(hù)3.3.1保管檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案室，環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、避光、防蟲、防火、防盜、防高溫、防潮。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，并采取有效的病毒防護(hù)和數(shù)據(jù)備份措施。3.3.2期限電梯維保檔案的保存期限應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定，至少保存至電梯報(bào)廢后一定年限。重要的技術(shù)資料和檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.4檔案的查閱與利用3.4.1權(quán)限建立檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和程序。內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)履行相應(yīng)手續(xù)；外部單位（如監(jiān)管部門）查閱，需持有效證明文件并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.4.2利用查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案信息。檔案的利用應(yīng)有利于提升維保質(zhì)量和管理水平。3.5檔案的鑒定與銷毀對(duì)于已超過規(guī)定保存期限的檔案，應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)技術(shù)部門進(jìn)行鑒定。確無繼續(xù)保存價(jià)值的，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。四、管理要求4.1責(zé)任主體維保單位是電梯維保技術(shù)文檔與檔案管理的責(zé)任主體，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)重視并支持文檔與檔案管理工作，明確管理部門和責(zé)任人，配備必要的資源。4.2人員培訓(xùn)維保單位應(yīng)對(duì)相關(guān)管理人員和維保人員進(jìn)行技術(shù)文檔與檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高其規(guī)范意識(shí)和操作能力。4.3監(jiān)督檢查維保單位應(yīng)定期對(duì)技術(shù)文檔與檔案管理工