印刷廠印章保管管理規(guī)定

一、總則1.目的：為加強(qiáng)印刷廠印章的保管與使用管理，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，維護(hù)印刷廠的正常運(yùn)營秩序和合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于印刷廠全體員工及涉及印章使用的相關(guān)客戶業(yè)務(wù)場景。3.指導(dǎo)原則：秉持印刷廠“質(zhì)量至上、服務(wù)為本、誠信經(jīng)營”的經(jīng)營理念，遵循扁平化管理原則，確保印章管理流程簡潔高效，同時兼顧社會效益與經(jīng)濟(jì)效益，在保障安全生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，體現(xiàn)人文關(guān)懷，為企業(yè)發(fā)展提供有力支撐。二、印章的種類與標(biāo)識1.印章種類-公章：是印刷廠對外行使權(quán)力的象征，代表印刷廠的整體意志，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。-財(cái)務(wù)專用章：專門用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)處理等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如支票、匯票等的蓋章。-合同專用章：在簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議時使用，明確印刷廠在合同中的權(quán)利與義務(wù)。-發(fā)票專用章：按照稅務(wù)規(guī)定，在開具發(fā)票時使用，確保發(fā)票的合法性與有效性。-部門章：各部門根據(jù)工作需要配備的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知等，對外不具有獨(dú)立法律效力。-法定代表人章：代表法定代表人個人身份，用于特定的、需法定代表人簽字蓋章的業(yè)務(wù)場合。2.印章標(biāo)識-所有印章均應(yīng)刻有印刷廠的全稱或規(guī)范化簡稱，以及相應(yīng)的專用字樣，如“財(cái)務(wù)專用章”“合同專用章”等，以便清晰識別。-印章的材質(zhì)、規(guī)格、字體等應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)慣例的要求，確保印章的質(zhì)量與規(guī)范性。三、印章的刻制與啟用1.刻制申請-因工作需要刻制新印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制印章的種類、用途、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。-將申請表提交至行政部門，行政部門審核通過后，報(bào)印刷廠負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)辦理印章刻制相關(guān)事宜。2.刻制流程-行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制，確保印章的質(zhì)量和合法性。-刻制完成后，印章刻制單位應(yīng)提供印章的印模及相關(guān)證明文件，行政部門進(jìn)行驗(yàn)收，核對印章的內(nèi)容、規(guī)格、材質(zhì)等是否與申請一致。3.啟用備案-新印章啟用前，行政部門應(yīng)發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并將通知發(fā)送至各部門及相關(guān)客戶。-同時，行政部門應(yīng)建立《印章啟用備案表》，記錄印章的刻制日期、啟用日期、保管人等信息，以備查閱。四、印章的保管1.保管責(zé)任人-公章、法定代表人章由行政部門負(fù)責(zé)人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管；合同專用章、發(fā)票專用章根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可指定專人保管；部門章由各部門負(fù)責(zé)人或指定專人保管。-保管責(zé)任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，確保印章的安全。2.保管設(shè)施-印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的保管場所，保險(xiǎn)柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理密碼和鑰匙。-保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保印章的保管過程可追溯、可監(jiān)控。3.保管要求-保管責(zé)任人應(yīng)定期檢查印章的保管情況，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等異常情況，應(yīng)立即報(bào)告行政部門和印刷廠負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。-印章不得隨意轉(zhuǎn)借他人，如需臨時交接，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》，明確交接時間、交接人、接收人等信息。五、印章的使用1.使用申請-員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并附上需用印的文件原件或復(fù)印件。-將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，根據(jù)印章的種類和使用范圍，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大事項(xiàng)的用印，如簽訂重要合同、對外提供擔(dān)保等，需經(jīng)印刷廠負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)班子集體審批。2.審批流程-審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請的內(nèi)容，確保用印事項(xiàng)符合法律法規(guī)、印刷廠規(guī)章制度及業(yè)務(wù)要求。對于不符合要求的用印申請，審批人應(yīng)予以駁回，并說明理由。-審批通過后，申請人將申請表交至印章保管人處，保管人核對申請表與需用印文件的內(nèi)容一致后，方可進(jìn)行用印操作。3.用印登記-印章保管人應(yīng)建立《印章使用登記表》，對每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括用印日期、用印部門、用印人、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。-用印完成后，申請人應(yīng)在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)。登記表應(yīng)妥善保存，以備審計(jì)、查詢等需要。4.使用規(guī)范-印章應(yīng)在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用，不得超出授權(quán)范圍用印。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白票據(jù)等上加蓋印章。-用印時應(yīng)確保印章清晰、端正，印章的位置應(yīng)符合文件格式要求，騎縫章應(yīng)騎縫加蓋，以保證文件的完整性和真實(shí)性。六、印章的停用與銷毀1.停用條件-因機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，導(dǎo)致印章不再使用時，應(yīng)及時辦理印章停用手續(xù)。-發(fā)現(xiàn)印章存在違規(guī)使用情況或存在安全隱患時，應(yīng)立即停用印章，并進(jìn)行調(diào)查處理。2.停用通知-行政部門負(fù)責(zé)發(fā)布《印章停用通知》，明確停用印章的名稱、停用日期等信息，并將通知發(fā)送至各部門及相關(guān)客戶。-停用的印章應(yīng)及時收回，交至行政部門統(tǒng)一保管。3.銷毀處理-對于需要銷毀的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，報(bào)印刷廠負(fù)責(zé)人審批。-審批通過后，由行政部門會同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員，共同對印章進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式可采用粉碎、熔毀等方式，確保印章無法恢復(fù)使用。-銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門應(yīng)定期對印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管設(shè)施是否安全、《印章使用登記表》記錄是否完整、用印審批手續(xù)是否齊全等。-財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門應(yīng)不定期對印章的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查涉及財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)合同等方面的用印情況，確保印章使用符合財(cái)務(wù)制度和法律法規(guī)要求。2.違規(guī)處理-對于違反本規(guī)定，擅自使用印章、越權(quán)用印、偽造用印記錄等行為，視情節(jié)輕重，對責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等相應(yīng)的處罰；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。-因違規(guī)用印給