線纜廠供應(yīng)商檔案管理規(guī)定

一、總則1.適用范圍本規(guī)定適用于線纜廠所有供應(yīng)商檔案的管理工作，涉及與線纜廠有業(yè)務(wù)往來的各類供應(yīng)商。2.目的為加強(qiáng)線纜廠供應(yīng)商檔案管理，規(guī)范供應(yīng)商信息收集、整理、存儲與使用，保障供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)行，提高采購效率和質(zhì)量，結(jié)合線纜廠實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。3.遵循原則遵循真實(shí)性、完整性、保密性、及時性原則，確保供應(yīng)商檔案信息真實(shí)可靠、內(nèi)容完整、不被泄露且及時更新。二、檔案管理職責(zé)分工1.采購部門采購部門作為供應(yīng)商檔案管理的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息的初步收集、整理和提交。在與供應(yīng)商建立合作關(guān)系前，采購人員需全面收集供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料，包括但不限于企業(yè)資質(zhì)文件、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等。2.質(zhì)量部門質(zhì)量部門協(xié)助采購部門對供應(yīng)商檔案中的質(zhì)量相關(guān)信息進(jìn)行審核與補(bǔ)充。如供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、質(zhì)量控制體系等資料，確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品符合線纜廠的質(zhì)量要求。3.行政部門行政部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的統(tǒng)一存儲與保管，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，保障檔案的安全與完整。同時，對檔案的借閱、查閱等進(jìn)行規(guī)范管理。三、供應(yīng)商檔案內(nèi)容1.基本信息-供應(yīng)商企業(yè)概況，包括企業(yè)名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式等。-企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)文件副本復(fù)印件。-企業(yè)簡介，涵蓋發(fā)展歷程、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)規(guī)模等內(nèi)容。2.生產(chǎn)能力信息-生產(chǎn)設(shè)備清單，包括設(shè)備名稱、型號、購置時間、生產(chǎn)能力等。-生產(chǎn)工藝流程說明，展示其生產(chǎn)線纜產(chǎn)品的工藝路線與技術(shù)水平。-產(chǎn)能數(shù)據(jù)，如月度、年度最大生產(chǎn)能力，以及當(dāng)前訂單飽和度。3.產(chǎn)品質(zhì)量信息-產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件，如ISO質(zhì)量體系認(rèn)證、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證等。-產(chǎn)品檢測報(bào)告，定期提供的原材料及成品檢測報(bào)告，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合線纜行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和線纜廠的要求。-質(zhì)量事故記錄，包括曾經(jīng)發(fā)生的質(zhì)量問題及處理情況。4.價格與成本信息-采購價格清單，記錄不同規(guī)格線纜產(chǎn)品的采購價格及價格調(diào)整歷史。-成本分析報(bào)告，供應(yīng)商提供的產(chǎn)品成本構(gòu)成分析，有助于線纜廠進(jìn)行價格談判與成本控制。5.交貨信息-交貨期承諾，明確正常訂單和緊急訂單的交貨周期。-實(shí)際交貨記錄，包括按時交貨率、延遲交貨原因及處理結(jié)果等。6.服務(wù)信息-售后服務(wù)條款，如產(chǎn)品質(zhì)保期、維修響應(yīng)時間、退換貨政策等。-服務(wù)投訴記錄及處理情況，反映供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量。7.合作歷史信息-合作起始時間、合作項(xiàng)目清單。-過往采購訂單記錄、付款記錄等財(cái)務(wù)往來信息。四、檔案的建立與收集1.建立流程-采購部門在與潛在供應(yīng)商初步接觸并有意向合作時，向供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商信息收集表》，明確要求供應(yīng)商提供的資料清單。-供應(yīng)商按照要求填寫并提交相關(guān)資料后，采購部門對資料進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。-審核通過后，采購部門將資料提交給行政部門，行政部門進(jìn)行統(tǒng)一編號，正式建立供應(yīng)商檔案。2.定期收集采購部門應(yīng)定期（每季度）收集供應(yīng)商的最新信息，如生產(chǎn)能力變化、產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)情況、價格調(diào)整等，及時更新檔案內(nèi)容。五、檔案的整理與存儲1.整理要求行政部門收到采購部門提交的供應(yīng)商資料后，按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理。對紙質(zhì)資料進(jìn)行編號、裝訂，建立電子目錄，方便查詢與管理。2.存儲方式-采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案柜中，按照供應(yīng)商類別進(jìn)行分區(qū)存放；電子檔案存儲在企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器的指定文件夾中，設(shè)置訪問權(quán)限，確保信息安全。-定期對檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案備份每半年進(jìn)行一次，電子檔案備份每周進(jìn)行一次。六、檔案的查閱與使用1.查閱流程-因工作需要查閱供應(yīng)商檔案的人員，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)查閱時間等信息。-申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給行政部門。行政部門核實(shí)申請信息后，為查閱人員提供相應(yīng)檔案資料，并做好查閱登記工作。2.使用限制查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如需摘錄部分信息，需經(jīng)行政部門同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。檔案信息僅用于線纜廠內(nèi)部業(yè)務(wù)決策、供應(yīng)商評估等工作，嚴(yán)禁泄露給外部單位或個人。七、供應(yīng)商檔案評估與更新1.定期評估采購部門聯(lián)合質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等，每年對供應(yīng)商檔案進(jìn)行一次全面評估。評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。2.動態(tài)更新-當(dāng)供應(yīng)商的基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等發(fā)生重大變化時，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商提交更新資料，并對檔案進(jìn)行相應(yīng)修改。-根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對檔案中的合作等級、信用記錄等信息進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。八、檔案的保密與安全1.保密制度-所有接觸供應(yīng)商檔案的人員都必須嚴(yán)格遵守企業(yè)的保密制度，簽訂保密協(xié)議。嚴(yán)禁將檔案信息泄露給任何無關(guān)人員。-對檔案存儲場所進(jìn)行安全管理，限制非授權(quán)人員進(jìn)入。紙質(zhì)檔案存放區(qū)域要做好防火、防潮、防蟲等措施；電子檔案要設(shè)置防火墻、加密等安全防護(hù)措施。2.違規(guī)處理對違反保密規(guī)定，泄露供應(yīng)商檔案信息的人員，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、檔案的銷毀1.銷毀條件-當(dāng)供應(yīng)商與線纜廠終止合作關(guān)系，且檔案保存期限已滿，經(jīng)相關(guān)部門審批后，可對檔案進(jìn)行銷毀。-檔案內(nèi)容存在嚴(yán)重錯誤或虛假信息，經(jīng)核實(shí)后，對錯誤檔案進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀流程-行政部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。-申請表經(jīng)采購部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部門組織實(shí)施銷毀工作。-銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，