PAGEPAGE1行政管理制度(暫行)目錄第一章檔案文件資料管理規(guī)定 2第二章圖書及報刊雜志管理規(guī)定 6第三章會議紀(jì)要管理規(guī)定 8第四章 辦公用品管理規(guī)定 8第五章 公章使用管理規(guī)定 10第六章 打字、復(fù)印和傳真管理規(guī)定 10第七章 合同（協(xié)議）簽訂管理規(guī)定 10第八章計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定 11第九章固定資產(chǎn)管理規(guī)定 13第十章車輛管理規(guī)定 14第十一章出入安全管理規(guī)定 19第十二章員工外出管理規(guī)定 19第十三章長途電話使用規(guī)定 20第十四章移動話費(fèi)費(fèi)用的管理規(guī)定 20第十五章員工著裝管理規(guī)定 21第十六章公司各類新聞器材的管理 21

第一章檔案文件資料管理規(guī)定為保證公司文件、管理制度、工作文案等原始資料的完整性、保密性、可再利用性，確保公司資源不受損失，特制定本管理規(guī)定。一、檔案的定義及與文件資料的關(guān)系各種文件材料是公司為了處理事務(wù)的需要而產(chǎn)生的，由于工作的持續(xù)和發(fā)展，有些文件須備日后查考，必須保存下來，就轉(zhuǎn)化成為檔案。公司檔案是指公司在日常經(jīng)營管理過程中，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其他各種方式和載體的文件材料。不是一切的文件都無條件的轉(zhuǎn)化為檔案，文件轉(zhuǎn)化為檔案要具有三個條件：正在承辦中的文件不是檔案，檔案一般的說是完成了傳達(dá)和記述等現(xiàn)行使命而備查考的文件。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。對日后實(shí)際工作和研究有一定查考價值的文件才有必要作為檔案保存。文件是形成檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。按照一定的規(guī)律集中保存起來，才能最后形成檔案。文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。二、文件資料的收集及立卷外部來文：在文件辦理完畢后（文件辦理包括傳閱及催辦）按年度立卷，即一年后集中整理歸檔一次。本公司文件：由相關(guān)檔案管理人員登記編號發(fā)放后，檔案室對每份文件均留原件存檔，并根據(jù)仁(深)字、仁(深)財字、仁(深)辦字、仁(深)工字、仁(深)營字、仁(深)采字分類立卷。投資項目檔案的收集和立卷：投資項目檔案按各個投資項目分別立卷，或成立一個子公司（則多立一卷），投資項目檔案的收集應(yīng)視當(dāng)時報批要求材料而定。固定資產(chǎn)有關(guān)材料：行政用品的有關(guān)材料：如交通工具，通訊工具、電腦、辦公家具（參照固定資產(chǎn)管理辦法）等有關(guān)材料。房屋租賃有關(guān)材料：公司所有權(quán)證明、使用維修說明、技術(shù)狀況圖表及其他相關(guān)的原始資料。三、檔案的整理和編目公司檔案室的檔案由公司檔案管理員負(fù)責(zé)整理、立卷、存檔。各部門檔案由部門資料員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、歸檔。卷內(nèi)文件材料整理：文件材料排列：主要以文件形成時間的先后次序來排列。卷內(nèi)文件編號：卷內(nèi)文件編號以卷內(nèi)文件順序號為主，每個案卷用獨(dú)立的順序流水號，同一案卷內(nèi)不能有重復(fù)件號。文件號一般標(biāo)注于每份文件首頁的右上角。卷內(nèi)文件以左邊取齊裝訂。卷內(nèi)文件編目：卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括卷內(nèi)文件順序號、文件形成時期、所在頁號、備注等項。卷內(nèi)文件備考表包括卷內(nèi)文件情況說明（如文件數(shù)量、份數(shù)、頁數(shù)；質(zhì)量－完整性、準(zhǔn)確性以及卷內(nèi)文件的變化情況）、立卷人、立卷時間等。編制案卷封面與案卷目錄：案卷封面應(yīng)包括立檔名稱、卷內(nèi)文件起止年月與份數(shù)、頁數(shù)、案卷保管期限。案卷目錄是以案卷為記錄單位，表示案卷內(nèi)容、保管期限、編號情況的一種檢索工具。四、公司檔案文件資料管理職能部門設(shè)置、管理權(quán)限及職責(zé)公司檔案文件資料管理部門設(shè)置：公司設(shè)立總經(jīng)理辦公室檔案室，檔案管理員一名；各部門設(shè)資料管理崗位，各有資料管理員一名。管理權(quán)限：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)保管的檔案資料：各部門對日后實(shí)際工作和研究有一定查考價值的檔案及重要的文件；公司的一級文件、部分二級文件由公司級檔案管理員保管。各部門負(fù)責(zé)保管的檔案資料：正在承辦中的文件；短期內(nèi)有參考價值的文件；平時部門的利用率很高，有長期保存價值的文件，暫由各部門資料員管理(具體細(xì)則詳見文件檔案管理辦法)。管理職責(zé)：總經(jīng)理辦公室檔案員的管理職責(zé)：負(fù)責(zé)公司總經(jīng)理辦公室檔案室檔案資料的登記、索引、歸類、保管、提供利用；負(fù)責(zé)公司所有部門資料檔案管理的監(jiān)督工作；負(fù)責(zé)對各部門資料的跟蹤。各部門資料員的職責(zé)：負(fù)責(zé)各部門重要檔案的臨時整理、歸類，送行總經(jīng)理辦公室檔案室保存；負(fù)責(zé)部門各類檔案、文件及日常文件的收發(fā)工作；負(fù)責(zé)對部門內(nèi)部短期檔案管理，并及時請示上級將一些不必要的文件銷毀。五、保密級別界定及檔案保存期限文件的保密級別界定：一級：所有原始證照、公司級會議紀(jì)要、財務(wù)文件、人事檔案、原始立項資料、竣工圖、批復(fù)圖紙、設(shè)計方案、以公司名義與政府各部門簽訂的合同、協(xié)議、公司財務(wù)資料。歸檔時狀態(tài)應(yīng)為：“不公開”,且不設(shè)“經(jīng)辦人”。查閱時應(yīng)出具公司總經(jīng)理簽批的檔案借閱單方可獲取該文件的影印件或借出原件。公司財務(wù)資料、財務(wù)文件應(yīng)由財務(wù)人員在場的情況下查閱，不得復(fù)印或借出原件。（注：原件交公司檔案室保管，財務(wù)文件、公司財務(wù)文件由財務(wù)部負(fù)責(zé)保管）二級：收、發(fā)文，部門會議紀(jì)要、各部門業(yè)務(wù)合同、公司行政通知、工程使用圖紙、各類聯(lián)系單、公司各項規(guī)章制度、員工手冊。三級：媒體文件（傳播媒體）檔案的期限：檔案的期限分為永久、長期、短期三種，本公司檔案均為永久保存，外部來文和部門檔案分短期和長期兩種。六、檔案及文件資料管理流程檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管、分級查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。公司所有的歸檔文件、資料應(yīng)完整齊全，不得有缺損。各部門產(chǎn)生的文件由經(jīng)辦人交部門資料管理員統(tǒng)一登記歸檔，并由部門資料管理員妥善保管。（各部門應(yīng)制定詳細(xì)的部門檔案管理規(guī)則）；公司級文件交公司檔案管理員確認(rèn)歸檔。部門資料管理員填寫歸檔登記表時，應(yīng)將歸檔文件進(jìn)行掃描處理，將掃描的影印件添加到歸檔登記表的附件欄目中，附件應(yīng)制作清晰、完整。如文件來源系電子文件類，可直接進(jìn)行附件添加。（所有歸檔文件都必須進(jìn)行影印處理）如歸檔登記表內(nèi)容與原件有誤差，須由相關(guān)部門檔案管理員提出書面申請，經(jīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)后交公司檔案員統(tǒng)一進(jìn)行修改。檔案管理員調(diào)整崗位時應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整的將檔案進(jìn)行移交（電子檔案及檔案庫的實(shí)物應(yīng)核對清楚）給繼任者。每年的12月所有部門的資料員將重新整理部門的資料，編制目錄，并將其上報到總經(jīng)理辦公室檔案管理員處備案，此項工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)牽頭完成。七、檔案文件資料借閱規(guī)定本公司員工可根據(jù)公司文件的保密級別辦理相關(guān)的借閱手續(xù)借閱檔案。借閱期間，檔案不得有損壞或遺失。如發(fā)生損壞或遺失，須由借閱人辦理說明，總經(jīng)理簽批處理意見后存檔留下原始記錄。重要（機(jī)密）檔案原件不允許外借，如確有需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可申請借用原件。借閱檔案應(yīng)注明歸還日期，檔案管理員應(yīng)督促按期歸還。如工作需要，到期無法歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。文件歸還時應(yīng)辦理相關(guān)注銷手續(xù)。員工借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的保密制度。檔案員必須熟悉所有檔案并能及時、準(zhǔn)確、完整地為借閱者提供檔案。八、財務(wù)檔案保密規(guī)定財務(wù)形成的檔案由財務(wù)部獨(dú)立保管，同時須將檔案目錄報公司檔案管理員保存。相關(guān)批文、年度報表、審計報告等原件須歸公司檔案室保存。財務(wù)憑證由財務(wù)部指定專人保管。年度報表、年度審計報告、工商稅務(wù)等重要批復(fù)文件的原件應(yīng)交公司檔案室統(tǒng)一保存。副董事長、總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)在任何時間均可向財務(wù)部查閱檔案，其他人一律不得查閱。確因工作需要查閱相關(guān)資料的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意后辦理由董事長簽批的查閱手續(xù)。未辦理審批手續(xù)，財務(wù)文件不得出借或復(fù)印。與工作相關(guān)的政府、監(jiān)督部門（稅務(wù)、審計等）例行檢查，需辦理正常的檔案查閱審批程序。財務(wù)工作人員須嚴(yán)格自律，不得泄漏公司財務(wù)機(jī)密，違規(guī)者將受到相應(yīng)懲處。所有財務(wù)工作必須在公司完成，任何時候，不得以任何理由將財務(wù)工作帶離公司。九、檔案及文件材料銷毀規(guī)定總經(jīng)理辦公室和各部門資料員在每年的12月份初整理本部門的資料和檔案，由行政部負(fù)責(zé)牽頭。并在整理年度資料目錄的同時將年度臨時性保存的文件目錄交部門領(lǐng)導(dǎo)考慮是否銷毀?？偨?jīng)理辦公室檔案員及各部門資料員應(yīng)定期對自己保管檔案、資料進(jìn)行鑒定，將需及時銷毀的資料目錄交部門領(lǐng)導(dǎo)、主管副總、總經(jīng)理鑒別批準(zhǔn)。待批準(zhǔn)后按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀?？偨?jīng)理辦公室檔案室和各部門資料管理員建立檔案銷毀記錄備案。銷毀的程序：各部門資料員根據(jù)實(shí)際情況列出需銷毀的檔案和資料清單。請示部門經(jīng)理簽字、主管副總簽字、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)銷毀。至少必須有兩人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷并在銷毀冊上簽字。十、處理條例任何個人都不得將屬于公司所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔，對于有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，責(zé)令賠償損失：損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)保存的檔案。將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒絕向檔案管理人員轉(zhuǎn)交。擅自提供、抄錄、公布屬于公司檔案以及應(yīng)當(dāng)保密的檔案。涂改、偽造檔案或資料。玩忽職守，造成檔案損失。檔案管理者未及時上報歸檔或管理不善。未辦手續(xù)即借閱、外帶或越級查閱檔案（檔案管理者同罰）。十一、其他凡公司各職能部門、職權(quán)范圍內(nèi)產(chǎn)生的、使用的或引用的文件、資料及工作文案，不論以何種載體存在，均屬本檔案管理規(guī)定的有效范圍。 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為行政部，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。第二章圖書及報刊雜志管理規(guī)定根據(jù)工作的需要和有利于員工發(fā)展的原則，公司出資為部門和個人購進(jìn)一批圖書和雜志，為方便大家的查閱和互相的借閱和學(xué)習(xí)，規(guī)定如下：一、圖書和報刊雜志的采購圖書的購買：根據(jù)需求，個人或部門向上級報批需買的圖書的名稱和價格，單次購買總金額在500元以下，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室圖書管理員直接購買；單次購買總金額在500-2000元，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；單次購買金額在2000元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)理辦公室圖書管理員采購。報刊雜志的訂閱：各部門可根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要，在每年年底（10月—11月）申請訂閱相關(guān)報刊，申請時須列出明細(xì)?？偨?jīng)理辦公室匯總所有需訂報刊明細(xì)報總經(jīng)理簽批后，統(tǒng)一辦理訂閱手續(xù)。二、圖書的管理經(jīng)公司同意購進(jìn)的圖書，必需經(jīng)總經(jīng)理辦公室登記、蓋章，并經(jīng)整理編制目錄后，由所需部門辦理申領(lǐng)或借閱手續(xù)，由部門經(jīng)理指定專人（資料員）保管?？偨?jīng)理辦公室將公司的所有的已存圖書編制成目錄，在辦公自動化的網(wǎng)上進(jìn)行公布，以便供大家共享、互相借閱?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)將網(wǎng)上的圖書目錄進(jìn)行及時的更新，錄入新買的圖書。公共類的用書由總經(jīng)理辦公室保存，各部門的人員借閱必須到檔案員處辦理相關(guān)手續(xù)并按時歸還。專業(yè)性的圖書由各部門的資料員自行保存，如有本部門的人員或其他部門的人員借閱，也須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)并定期歸還；專業(yè)用書嚴(yán)禁以個人名義長期保存，須存部門以上的資料庫（專業(yè)所必需的工具書除外）。三、報刊雜志的管理報刊雜志由各部門在每年的年底申請訂閱，總經(jīng)理辦公室匯總所有需訂報刊明細(xì)，報總經(jīng)理簽批后，統(tǒng)一辦理訂閱手續(xù)。經(jīng)總經(jīng)理簽批后的各部門所訂報刊，由總經(jīng)理辦公室行政文員與各部門經(jīng)理確認(rèn)，再整理成公司各部門全年訂閱分發(fā)報刊明細(xì)交由前臺發(fā)放?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)匯總所有部門的報刊雜志的目錄，公布到公司內(nèi)部網(wǎng)上，以便大家共享和互相借閱。各部門自定的相關(guān)專業(yè)報刊須交總經(jīng)理辦公室行政文員，納入公司報刊總分發(fā)明細(xì)表。各部門須有專人對所訂報刊進(jìn)行接受、保存及有關(guān)信息征集工作。各部門負(fù)責(zé)保管報刊的員工，要做好報刊的保管及定期整理工作，注意留存相關(guān)信息或有意義報導(dǎo)，提高報刊特別是專業(yè)刊物的使用價值?？偨?jīng)理辦公室須將此項工作納入對部門負(fù)責(zé)保管工作員工的考核內(nèi)容。每年年底，要組織各部門負(fù)責(zé)此項工作的員工進(jìn)行一次交流，對有關(guān)公司發(fā)展的報刊資料，匯總?cè)霗n。由于工作性質(zhì)的不同，各部門報刊品種不一，臨時需要閱讀本部門沒有的報刊，可到相關(guān)部門借閱，并辦理借閱手續(xù)。對于專業(yè)性的報刊及雜志，有較高的保存價值，須到年底統(tǒng)一匯總收集，存檔總經(jīng)理辦公室。第三章會議紀(jì)要管理規(guī)定各部門召開的業(yè)務(wù)會議、工作會議（如工程例會、銷售工作例會等）須指定專人寫好會議紀(jì)要，會議紀(jì)要應(yīng)在會議后兩天內(nèi)報送總經(jīng)理辦公室和主管副總。（注：工程例會紀(jì)要送至總經(jīng)理辦公室的為電子版本，文本形式的由工程部資料員保存）由總經(jīng)理主持召開的業(yè)務(wù)會議、工作會議（部門經(jīng)理工作例會、員工大會），由總經(jīng)理辦公室指定人員負(fù)責(zé)紀(jì)錄、整理會議紀(jì)要，會后兩天內(nèi)將會議紀(jì)要發(fā)送各有關(guān)部門、主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理。所有會議紀(jì)要由總經(jīng)理辦公室分類登記歸檔?？偨?jīng)理在會議上布置、安排的各部門工作，由總經(jīng)理辦公室指定人員根據(jù)會議紀(jì)要負(fù)責(zé)監(jiān)督，納入計劃管理工作。對未能按期完成的工作，部門經(jīng)理須寫明具體原因經(jīng)總經(jīng)理辦公室指定人員報總經(jīng)理。第四章 辦公用品管理規(guī)定一、購買制度各部門若需購置的特殊辦公用品或辦公設(shè)備，且單件價值超過2000元以上，應(yīng)填寫申購單或申請報告，并附所購物品清單，經(jīng)主管副總、總經(jīng)理簽批后，由總經(jīng)理辦公室集中辦理購買手續(xù)。購置2000元以下的物品及日常辦公用品，則由各部門填寫申購單，于每月25日前交總經(jīng)理辦公室匯總并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，實(shí)行月度購買及統(tǒng)一發(fā)放；盡量減少緊急采購。采購人員應(yīng)優(yōu)質(zhì)優(yōu)價選購所需物品并開具正式票據(jù)，將采購物品及清單，連同填妥的報銷單據(jù)，送物品保管人員驗核，憑保管人員驗核簽字的報銷單據(jù)申請報銷，經(jīng)審核后，予以報銷。二、領(lǐng)用、借用制度辦公用品的領(lǐng)用，應(yīng)填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，單項價值在200元以內(nèi)的，需報部門經(jīng)理簽批；單項價值200-500元或批量領(lǐng)用的，需報部門經(jīng)理和主管副總簽批；單項價值500元以上的領(lǐng)用，需報總經(jīng)理簽批。申請人憑簽批的領(lǐng)用單直接在物品保管員處領(lǐng)用。辦公設(shè)備等物品的借用，應(yīng)填寫“辦公用品借用單”，借用期限在一周以內(nèi)的，報部門經(jīng)理簽批；借用物品單項價值在2000元以上或借用周期在一周以上的物品須部門經(jīng)理和主管副總簽批；必要時經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；所有借用物品均需注明歸還時間，方可借用。借用者應(yīng)正確使用并妥善保管所借物品，不需要時應(yīng)及時歸還退庫。部門共用設(shè)備由該部門指定專人辦理借用或退庫手續(xù)，并負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保管。公司公用物品由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一配置并予以登記及定期檢查，每月末根據(jù)記錄整理及統(tǒng)計。因工作需要申購的圖書，由經(jīng)辦人將書送至總經(jīng)理辦公室圖書管理員處加蓋“圖書專用章”。三、存放制度：物品保管人員應(yīng)妥善保管物品，嚴(yán)格按批準(zhǔn)手續(xù)發(fā)放；采購人員要及時解決公司辦公用品的短缺、申購。物品保管員應(yīng)每月根據(jù)購領(lǐng)記錄做出盤存表，并核查所保管物品的實(shí)際數(shù)量，發(fā)生缺損應(yīng)及時向部門經(jīng)理匯報。采購物品入庫時，采購人員應(yīng)與物品保管員核對數(shù)量，檢查質(zhì)量，對超批準(zhǔn)采購物品應(yīng)由采購人員補(bǔ)辦批準(zhǔn)手續(xù)，否則物品保管員應(yīng)予以拒收。在正常使用過程中，發(fā)生因質(zhì)量原因所造成的不能使用，應(yīng)由使用人員辦理退庫，由采購人員辦理退換貨。四、其他：涉及資產(chǎn)項目的購領(lǐng)，按公司“財務(wù)管理制度”的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公司員工離崗應(yīng)先向物品保管人員辦理繳回借用物品及辦公物品，手續(xù)經(jīng)核查無誤后予以簽字認(rèn)可，方能辦理離崗手續(xù)。第五章 公章使用管理規(guī)定一、公章指“仁恒置地投資管理咨詢(深圳)有限公司”，“仁恒置地投資管理咨詢(深圳)有限公司合同專用章”，“仁恒置地投資管理咨詢(深圳)有限公司總經(jīng)理辦公室專用章”以及仁恒置地下屬企業(yè)的公章、合同專用章等以及深圳仁恒置地下屬公司各類公章。公司公章和合同章的使用必須填寫“用章申請表”，并須把蓋章的文件和附件一并遞交逐級審批，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。本部門專用章蓋章審批流程按部門管理規(guī)定執(zhí)行。第六章 打字、復(fù)印和傳真管理規(guī)定凡須打印對外發(fā)送的材料、文件，需填寫“文件簽發(fā)單”，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后用公司統(tǒng)一發(fā)文稿紙及規(guī)定格式打印。非對外發(fā)送的內(nèi)部資料，文件應(yīng)由各部門打印成文。打印的材料必須字跡清楚，初稿完成時送件人自行校對。私人打印、復(fù)印的材料一律不予辦理。國內(nèi)、國際長途和傳真，需在總臺辦理登記手續(xù)。第七章 合同（協(xié)議）簽訂管理規(guī)定在總經(jīng)理沒有安排的情況下，不允許私下承諾簽訂合同（協(xié)議）事項。與外界洽談合同（協(xié)議）的經(jīng)辦人必須為兩人以上，重要合同的洽談、簽訂，經(jīng)辦人須由總經(jīng)理指定。經(jīng)辦人必須及時匯報合同（協(xié)議）洽談過程和結(jié)果，必要時須書面報告。合同（協(xié)議）草案確定之后，經(jīng)辦人必須填寫“合同（協(xié)議）審批表”，經(jīng)審批后，方可簽訂正式合同（協(xié)議）。簽訂售樓合同按銷售工作管理辦法執(zhí)行；工程類合同須遵守工程管理辦法執(zhí)行。各類合同簽訂后須在總經(jīng)理辦公室將合同正本歸檔，總經(jīng)理辦公室應(yīng)根據(jù)審批單將合同或復(fù)印件發(fā)放到有關(guān)部門，并辦理簽收手續(xù)。第八章計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定一、歸口管理部門公司各部門使用的計算機(jī)及外設(shè)、數(shù)碼產(chǎn)品、正版軟件等統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室管理。二、管理職責(zé)建立詳細(xì)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（含服務(wù)器、PC、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、外設(shè)等）及正版軟件檔案，設(shè)備的購進(jìn)、報廢等都必須做記錄，定期核查，隨時更新。根據(jù)工作環(huán)境的差異制定相應(yīng)的維護(hù)方案。維護(hù)措施包括：開箱清理灰塵，更新驅(qū)動程序，檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)的聯(lián)接狀態(tài)。終端的隨機(jī)資料由使用人員自行保管，也可由管理員代為保管，資料需在相應(yīng)的檔案中登記。如遇設(shè)備升級或原設(shè)備由于使用年限等原因需要重新購置，應(yīng)由網(wǎng)絡(luò)主管報總經(jīng)理辦公室主任及總經(jīng)理審批后統(tǒng)一購置，原硬件設(shè)備須到網(wǎng)管處登記報廢。管理員應(yīng)保證服務(wù)器端的正常運(yùn)行及網(wǎng)絡(luò)的暢通無阻，根據(jù)各部門的要求合理地規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)資源。所有計算機(jī)上安裝軟件均需由使用人提出書面申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由網(wǎng)絡(luò)主管負(fù)責(zé)安裝。任何人員不得私自安裝或卸載軟件。三、系統(tǒng)安全管理提高安全防范意識，未經(jīng)許可不得擅自使用他人的終端，不得隨意進(jìn)入未經(jīng)授權(quán)的終端系統(tǒng)并更改他人的資料，不得利用公司的終端設(shè)備從事私人目的的事項。使用人員應(yīng)愛護(hù)公司設(shè)備，不得擅自開箱或人為損壞。下班后應(yīng)仔細(xì)檢查是否已關(guān)機(jī)，電源是否斷開。公司的重要資料應(yīng)及時做好備份工作，同其他部門共享的資源應(yīng)及時處理，保證資料來源的準(zhǔn)確性。所有重要文檔不得存放于系統(tǒng)盤符下（通常為C盤），例如“我的文檔”中。公司網(wǎng)絡(luò)用戶不得利用計算機(jī)制作、復(fù)制和傳播妨害公司利益的相關(guān)信息。上班時間嚴(yán)禁玩電腦游戲，進(jìn)行股市操作等一切與工作無關(guān)的活動。制度執(zhí)行監(jiān)督人員須堅持檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)一次，給予當(dāng)事人及其所在部門經(jīng)理各100元處罰；查實(shí)兩次加倍處罰,并通報批評。四、帳號管理公司的計算機(jī)如需要接入局域網(wǎng)，由人事主管與總經(jīng)理辦公室計算機(jī)管理人員聯(lián)系，獲得入網(wǎng)的用戶帳號及密碼，崗位調(diào)動及離職的人員由人事主管及時通知行政部計算機(jī)管理人員注銷帳號。計算機(jī)用戶應(yīng)對自己的帳號及密碼妥善保存，不得泄露。用戶帳號下的數(shù)據(jù)屬于用戶私有數(shù)據(jù)，當(dāng)事人具有全部的存取權(quán)限，管理人員具有管理和備份存取權(quán)限網(wǎng)絡(luò)管理人員應(yīng)對帳號及IP地址進(jìn)行合理的調(diào)配及管理，并對用戶帳號及數(shù)據(jù)的安全和保密負(fù)責(zé)。五、數(shù)據(jù)備份建立雙備份制度，對重要資料除在本電腦貯存外，還應(yīng)在公司分配的網(wǎng)絡(luò)存儲區(qū)域中備份。重要檔案、資料文件的電子文檔需及時提交資料員或檔案員統(tǒng)一存檔。資料員或檔案員定期對檔案、資料文件歸檔整理，刻錄光盤備份。六、病毒的防治管理任何人不得在公司的局域網(wǎng)上制造傳播任何計算機(jī)病毒，不得故意引入病毒。任何計算上必須安裝防病毒軟件，使用員工不得自行卸載防病毒程序。計算機(jī)的病毒防治由網(wǎng)絡(luò)管理員總負(fù)責(zé)，各使用人員協(xié)助完成。未經(jīng)管理員許可，員工不得擅自使用任何軟件；經(jīng)認(rèn)可而使用的軟件，亦須防止病毒傳染。員工不應(yīng)隨意打開陌生人發(fā)來的電子郵件。管理員密切關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)流行病毒，并通知各使用人員做好預(yù)防措施，所有電腦使用人員應(yīng)遵照執(zhí)行。在各種基本殺毒辦法無效后，須由管理員重新對電腦格式化，裝入正規(guī)渠道獲得的無毒系統(tǒng)軟件。第九章固定資產(chǎn)管理規(guī)定一、固定資產(chǎn)管理準(zhǔn)則固定資產(chǎn)的管理和使用必須貫徹統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工管理、層層負(fù)責(zé)、責(zé)任到人、物盡其用的原則?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理公司的固定資產(chǎn)的有形管理。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)的帳務(wù)管理（核查及折舊、報廢受理），使固定資產(chǎn)保持完好，帳實(shí)相符。固定資產(chǎn)管理部門應(yīng)相對穩(wěn)定，確需要調(diào)整時，必須辦清交接手續(xù)。對玩忽職守發(fā)生財產(chǎn)被竊、損壞等事故者，要認(rèn)真查清責(zé)任，并承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。二、固定資產(chǎn)的界定標(biāo)準(zhǔn)及分類凡屬于以下條件的均屬于公司固定資產(chǎn)管理范疇：使用年限在二年以上，單位價值在2000元以上、并在使用過程中基本保持物質(zhì)形態(tài)的（非經(jīng)營性）資產(chǎn)。單位價值雖不足規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但耐用時間在一年以上單位價值在1000元以上的大批同類物資，按固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。根據(jù)上述界定標(biāo)準(zhǔn)將公司的固定資產(chǎn)做如下分類：辦公設(shè)備：辦公自動化設(shè)備（含計算機(jī)及外設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀等）。影音設(shè)備（含數(shù)碼相機(jī)、普通膠片照相機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、卡拉ok點(diǎn)歌系統(tǒng)、電視機(jī)、影碟機(jī)、會議用擴(kuò)音系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)等）。通訊設(shè)備。通用設(shè)備。辦公樓宇配套設(shè)備（廚房設(shè)備、中央空調(diào)器、鍋爐、照明系統(tǒng)、電梯等）。非固定辦公桌椅、書櫥、沙發(fā)等三、固定資產(chǎn)管理總經(jīng)理辦公室設(shè)立公司辦公用品庫并指定專人進(jìn)行管理，辦公設(shè)備、辦公家具另設(shè)專人進(jìn)行物品采購、跟蹤管理、日常維護(hù)的等工作。申購手續(xù)：由需求部門提交，申報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，簽批結(jié)果報總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一辦理?？偨?jīng)理辦公室相關(guān)管理人員根據(jù)部門申報物品型號或相應(yīng)功能（本著節(jié)約成本、物盡其用的原則）進(jìn)行市場調(diào)研，并辦理款項申報手續(xù)（需詳細(xì)注明詢價情況及定價理由）。登記入帳：申購的物品應(yīng)由公司辦公用品管理員統(tǒng)一登記入庫（保存發(fā)票影印件、質(zhì)?？ㄔ龋Ｏ嚓P(guān)人員應(yīng)做好設(shè)備的跟蹤管理工作，建立詳細(xì)的設(shè)備臺帳、維護(hù)記錄，并定期制作匯總表報財務(wù)部門備案。物品領(lǐng)用、及借用的責(zé)任認(rèn)定：各項登記辦理完畢，立即通知申購部門辦理物品領(lǐng)用、借用手續(xù)，凡個人使用物品由本人妥善保管，正確使用。部門共用物品必須由部門經(jīng)理明確責(zé)任人，該物品由責(zé)任人進(jìn)行保管及日常維護(hù)，如由非正常操作、故意損壞設(shè)備等情況則根據(jù)實(shí)際情況由責(zé)任人負(fù)責(zé)相應(yīng)賠償或支付相應(yīng)的維修費(fèi)用。設(shè)備變更、維修、報廢手續(xù)：如遇設(shè)備責(zé)任人崗位調(diào)動、離職，則應(yīng)由總經(jīng)理辦公室人員辦理相應(yīng)的變更、退庫手續(xù)。部門共用物品應(yīng)由部門經(jīng)理重新指定責(zé)任人，并辦理好交接手續(xù)。如設(shè)備不能正常工作，責(zé)任人應(yīng)及時通知設(shè)備管理人員進(jìn)行維修。維修過程中產(chǎn)生的費(fèi)用由設(shè)備管理人員辦理相應(yīng)的申報手續(xù)，需由責(zé)任人進(jìn)行簽字確認(rèn)。因設(shè)備使用年限過長無法進(jìn)行修復(fù)或配件較昂貴再利用價值不大的，由管理人員書面向財務(wù)部門申請辦理報廢注銷手續(xù)。廢舊設(shè)備應(yīng)及時銷毀或變賣，變賣所得款項應(yīng)上交財務(wù)部門。第十章車輛管理規(guī)定一、車輛使用規(guī)定公司專車、公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理。車輛由總經(jīng)理辦公室主管調(diào)派、監(jiān)督，由司機(jī)負(fù)責(zé)維修、檢驗、清潔等。本公司人員因公用車須于事前填寫“用車申請單”，向總經(jīng)理辦公室申請調(diào)派，并依重要性順序派車，不按規(guī)定辦理申請，不得派車。如申請使用的車輛正在使用、待修或預(yù)定時間重復(fù)等，原則上應(yīng)依照先到先得方法安排使用。車輛調(diào)度人可依實(shí)際情況的輕重緩急作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)配，但必須全面考慮先到申請者的優(yōu)先用車權(quán)。若員工因公外出辦事，而公司未能安排車輛，員工可乘搭其他公共交通公具，并憑總經(jīng)理辦公室不能派車之《用車申請單》回執(zhí)及車費(fèi)發(fā)票報銷相關(guān)車費(fèi)。員工應(yīng)盡量利用公共交通工具，避免長距離搭乘出租車，減少公司支出。每車應(yīng)設(shè)置“車輛行駛記錄表”（可與“申請用車單”合用），定期核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點(diǎn)、用途等?？偨?jīng)理辦公室每月抽查一次，發(fā)現(xiàn)記載不實(shí)、不全或未記載者應(yīng)呈報總辦主管，提出批評，對不聽勸阻屢教屢犯者應(yīng)給予處分。每車設(shè)置“車輛使用記錄表”，司機(jī)每次加油及修護(hù)時必須記錄，以便總經(jīng)理辦公室了解車輛受控狀況。每月初連同行駛記錄表一并交總經(jīng)理辦公室稽核。車輛駕駛員必須具有與車型相對應(yīng)的駕照。公司車輛原則上不得借予非本公司人員使用。外單位借用車輛須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一調(diào)度安排。車輛外借原則上須由本公司專職司機(jī)駕駛。駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查，如水箱、油量、機(jī)油、剎車油、電瓶、輪胎、外觀等，如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告，否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。駕駛員未經(jīng)同意不得擅自將車輛開回家或作私用，違者受罰。車輛應(yīng)停放于指定位置。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交規(guī),損毀，失竊等,由駕駛?cè)速r償損失，并予以處分。為私人目的借用公車應(yīng)先填“用車申請單”，注明“私用”，并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任和分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方準(zhǔn)使用,并支付相應(yīng)費(fèi)用。駕駛員應(yīng)愛護(hù)車輛，保證車輛外觀良好，使用后并應(yīng)將車輛清洗干凈。私用時若發(fā)生事故，或致違規(guī)、損毀、失竊等，在扣除理賠額后全部由私人負(fù)擔(dān)。二、車輛保養(yǎng)、維修車輛保養(yǎng)、維修等應(yīng)先根據(jù)行駛里程或具體車況，經(jīng)核準(zhǔn)后方得送修或保養(yǎng)。車輛應(yīng)由總經(jīng)理辦公室根據(jù)車輛指定廠家保養(yǎng)，由各車特約修護(hù)廠維修。否則，費(fèi)用一律不準(zhǔn)報銷。車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時，可視實(shí)際情況需要進(jìn)行修理。但必須與總經(jīng)理辦公室主管聯(lián)系請求批示。如由于駕駛?cè)耸褂貌划?dāng)或車管專人疏于保養(yǎng)，而致車輛損壞，或機(jī)件故障。所需之修護(hù)費(fèi)，應(yīng)依情節(jié)輕重，由駕駛員承擔(dān)部分費(fèi)用。三、違規(guī)與事故處理在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛員負(fù)擔(dān)，并予以記過或開除處理。無照駕駛。未經(jīng)許可將車借予他人使用。違反交通規(guī)則，其罰款由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機(jī)關(guān)報案，并立即與總經(jīng)理辦公室主管或總經(jīng)理辦公室主任聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理。如屬小事故可自行處理后向總經(jīng)理辦公室主管報告。意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實(shí)際情況，由駕駛?cè)伺c公司共同負(fù)擔(dān)，有責(zé)任的應(yīng)承擔(dān)扣除保險金額后的20%。發(fā)生交通事故后，如需向受害當(dāng)事人賠償損失，視情況在扣除保險金額后，其差額由駕駛?cè)伺c公司共同承擔(dān)。四、費(fèi)用報銷車輛油料及維修費(fèi)以憑證實(shí)報實(shí)銷。公車私用其發(fā)生的費(fèi)用原則上由用車人支付。五、司機(jī)管理公司司機(jī)必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車，并應(yīng)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度。司機(jī)應(yīng)愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機(jī)件，每月至少用半天時間對自己所開車輛進(jìn)行檢修，確保車輛正常行駛。司機(jī)應(yīng)每天抽適當(dāng)時間擦洗自己所開車輛，以保持車輛的清潔，包括車內(nèi)、車外的清潔。出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時，要立即加補(bǔ)或調(diào)整；出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時，應(yīng)立即加油，不得出車時才臨時去加油。司機(jī)發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修，不會檢修的,應(yīng)立即報告管理人員，并提出具體的維修意見，包括維修項目和大致需要的經(jīng)費(fèi)等，未經(jīng)批準(zhǔn)，不許私自將車輛送廠維修。出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選擇停放地點(diǎn)和位置。不能在不準(zhǔn)停車的路段或危險地段停車。司機(jī)離開車時，要鎖好門窗，防止車輛被盜。司機(jī)對自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時，一定保證證件齊全。晚間司機(jī)要注意休息，不準(zhǔn)疲勞開車，不準(zhǔn)酒后駕車。司機(jī)駕車一定要遵守交通規(guī)則，文明開車。不準(zhǔn)危險駕車，包括高速、緊跟、爭道、賽車等。司機(jī)因故意違章或證件不全被罰款的，費(fèi)用不予報銷。違章造成后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。司機(jī)對乘車人要熱情、禮貌，說話應(yīng)文明，車內(nèi)客人談話時，除非客人主動搭話，不準(zhǔn)隨便插嘴。注意保密。上班時間內(nèi)司機(jī)未被派出車的，應(yīng)隨時在公司等候出車，不準(zhǔn)隨便亂竄其他辦公室。有要事確需離開公司時，要告知總辦主管去向和所需時間，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開。出車外出回來，應(yīng)立即向管理人員報到。司機(jī)對總辦主管的工作安排，應(yīng)無條件服從。不準(zhǔn)借故拖延，或拒不出車。對工作安排有意見的，事后可向公司反映。司機(jī)出車執(zhí)行任務(wù)，遇特殊情況不能按時返回的，應(yīng)及時設(shè)法通知總辦主管，并說明原因。不論什么時間，司機(jī)身上必須帶通訊工具，保持聯(lián)絡(luò)正常。下班后，應(yīng)將車輛停放指定地點(diǎn)，不準(zhǔn)私自用車。司機(jī)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習(xí)駕駛，嚴(yán)禁將車輛交給無證人員駕駛，任何人不得利用公司車輛學(xué)開車。司機(jī)全年安全行車，未出交通事故的，給予獎勵。總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對司機(jī)進(jìn)行考核，將考核等級作為年終公司考核的依據(jù)。對于工作勤奮，遵守制度，表現(xiàn)突出的，可視具體情況給予嘉獎、記功、晉級等獎勵；對工作怠慢、違反制度，發(fā)生責(zé)任事故者，視具體情節(jié)給予扣分處理。具體考核辦法如下：考核辦法依據(jù)駕駛員工作實(shí)際情況，采取扣分制（滿分為100分），即駕駛員在日常工作中如有違反考核辦法中的相關(guān)條款內(nèi)容，就扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)。截至年底，扣除失分后的分?jǐn)?shù)即為該員工的考核得分。考核期為一年?？己藘?nèi)容分兩部分：第一部分：安全責(zé)任事故（60分）。駕駛員在行車途中發(fā)生責(zé)任事故按下列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行扣分，同時按經(jīng)濟(jì)損失（除去保險理賠后）的20％予以罰款。輕微事故一般事故重大事故特大事故次要責(zé)任-5-15-20-25同等責(zé)任-10-20-25-30主要責(zé)任-15-25-30-35全部責(zé)任-20-30-35-40輕微事故：經(jīng)濟(jì)損失在1000元以下者一般事故：經(jīng)濟(jì)損失在1000－3000元者重大事故：經(jīng)濟(jì)損失在3000－5000元者特大事故：經(jīng)濟(jì)損失在5000元以上者注：如系進(jìn)口車，在上述標(biāo)準(zhǔn)上再上浮15％第二部分：投訴和工作紀(jì)律（40分）。投訴分一般投訴和重大投訴。一般投訴每次扣5分；重大投訴每次扣15分；工作紀(jì)律主要包括考勤、保密、上班時間有無串崗或賭博等。如有違反，視情節(jié)輕重扣分，具體如下：違反公司考勤制度的，每次扣5分；違反公司保密制度的，每次扣30分；上班時間串崗或賭博的，每次扣15分；獎懲。一個考核期結(jié)束后，依據(jù)每位員工的實(shí)際得分評定等級，設(shè)A、B、C、D四等，其中A等為85分以上（含85分），B等為75－85分（含75分），C等為60－75分（含60分），D等為60分以下，A等為優(yōu)秀，部門將上報公司給予嘉獎，D等為不合格，部門將上報公司給予懲罰，直至解聘。第十一章出入安全管理規(guī)定一、前臺接待接洽工作業(yè)務(wù)訪客由前臺將客戶安排在接待廳，做好客戶接待工作及來訪人員登記后通知相關(guān)部門人員進(jìn)行接待。公司前臺上班時間須專人值守，包括午休時間。任何訪客未經(jīng)許可不得進(jìn)入辦公區(qū)域。流動推銷人員不予接待。二、危險物品存放公司內(nèi)不得擅自存放易燃、易爆、有毒、有害物品，如發(fā)現(xiàn)有人擅自將上述物品帶入公司，應(yīng)及時提醒并與總經(jīng)理辦公室聯(lián)系。三、非指