采購(gòu)管理流程及模板庫(kù)一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本采購(gòu)管理流程及模板庫(kù)適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的日常采購(gòu)業(yè)務(wù)管理，覆蓋從需求提出到付款結(jié)算的全過(guò)程。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：生產(chǎn)型企業(yè)：原材料、零部件、設(shè)備采購(gòu)；服務(wù)型企業(yè)：辦公用品、服務(wù)外包（如咨詢、IT支持）、營(yíng)銷物料采購(gòu)；項(xiàng)目型企業(yè)：項(xiàng)目專項(xiàng)物資、服務(wù)采購(gòu)；行政管理部門：固定資產(chǎn)（如電腦、辦公家具）、低值易耗品批量采購(gòu)。無(wú)論采購(gòu)金額大小、品類復(fù)雜程度，均可通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)采購(gòu)規(guī)范化、透明化，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率。二、采購(gòu)管理全流程操作步驟采購(gòu)管理需遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)優(yōu)先、性價(jià)比最優(yōu)”原則，分為以下6個(gè)核心步驟，各環(huán)節(jié)責(zé)任部門需明確分工、協(xié)同推進(jìn)：（一）采購(gòu)需求提出與確認(rèn)責(zé)任部門：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如生產(chǎn)排程、項(xiàng)目進(jìn)度、日常辦公消耗），填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確以下信息：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如適用）；需求數(shù)量、用途（如“生產(chǎn)A產(chǎn)品”“行政辦公”）；期望到貨日期、預(yù)算金額（若有）；特殊要求（如質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、交付地點(diǎn)）。需求審核：需求部門負(fù)責(zé)人審核需求的合理性（如數(shù)量是否匹配實(shí)際消耗、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)），簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部門。輸出文件：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)模板1）（二）采購(gòu)申請(qǐng)審批責(zé)任部門：采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、管理層操作內(nèi)容：采購(gòu)部門初審：采購(gòu)部門核對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》的完整性（如規(guī)格型號(hào)是否清晰、預(yù)算是否明確），并評(píng)估采購(gòu)品類是否屬于企業(yè)集中采購(gòu)目錄（若企業(yè)有集中采購(gòu)制度）。財(cái)務(wù)部門復(fù)審：財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算匹配性（如申請(qǐng)金額是否超出年度/季度預(yù)算、資金來(lái)源是否合規(guī)），重點(diǎn)核查大額采購(gòu)（如超過(guò)萬(wàn)元）的預(yù)算批復(fù)文件。管理層終審：根據(jù)采購(gòu)金額及企業(yè)授權(quán)制度，由對(duì)應(yīng)層級(jí)管理者審批（如：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人雙簽；5000元＜金額≤5萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；金額＞5萬(wàn)元：需總經(jīng)理/分管副總審批）。注意事項(xiàng)：緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的零部件）可啟動(dòng)“緊急審批流程”，需求部門需在《采購(gòu)申請(qǐng)單》中標(biāo)注“緊急”原因，事后補(bǔ)全審批手續(xù)。輸出文件：審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》（三）供應(yīng)商選擇與管理責(zé)任部門：采購(gòu)部門、質(zhì)檢部門（如適用）、需求部門操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：根據(jù)采購(gòu)品類，通過(guò)企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)、公開(kāi)招標(biāo)、詢價(jià)比價(jià)（至少3家供應(yīng)商）、行業(yè)推薦等方式篩選潛在供應(yīng)商；新供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可等），采購(gòu)部門審核資質(zhì)真實(shí)性。供應(yīng)商評(píng)估與確定：對(duì)比各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、交貨周期、質(zhì)量保證能力、售后服務(wù)、合作歷史（若有），填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》（詳見(jiàn)模板2）；大額或關(guān)鍵物料采購(gòu)（如原材料、核心設(shè)備），需組織需求部門、質(zhì)檢部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察（如生產(chǎn)規(guī)模、質(zhì)檢流程）；綜合評(píng)估后，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，結(jié)果需按權(quán)限審批（如單一來(lái)源采購(gòu)需附《單一來(lái)源采購(gòu)說(shuō)明》）。供應(yīng)商信息更新：定期（如每季度）對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，更新供應(yīng)商等級(jí)（A/B/C類），淘汰不合格供應(yīng)商。輸出文件：《供應(yīng)商資質(zhì)表》《供應(yīng)商評(píng)估表》《詢價(jià)比價(jià)記錄表》（四）采購(gòu)訂單執(zhí)行責(zé)任部門：采購(gòu)部門、法務(wù)部門（如適用）操作內(nèi)容：訂單制作：采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》及確定的供應(yīng)商信息，制作《采購(gòu)訂單》（詳見(jiàn)模板3），明確以下條款：供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、地址；物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額；交貨日期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)處理辦法）。訂單審批：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核訂單信息準(zhǔn)確性，法務(wù)部門審核合同條款（若金額較大或需簽訂正式合同），最終由采購(gòu)總監(jiān)/總經(jīng)理審批。訂單下達(dá)：審批通過(guò)后，將《采購(gòu)訂單》正式發(fā)送給供應(yīng)商（加蓋企業(yè)公章或電子簽章），并同步告知需求部門及倉(cāng)庫(kù)。輸出文件：《采購(gòu)訂單》（含訂單審批記錄）（五）入庫(kù)驗(yàn)收與質(zhì)量確認(rèn)責(zé)任部門：倉(cāng)庫(kù)部門、質(zhì)檢部門、需求部門操作內(nèi)容：到貨核對(duì)：供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，倉(cāng)庫(kù)部門根據(jù)《采購(gòu)訂單》核對(duì)實(shí)物數(shù)量、包裝是否完好，若有差異（如數(shù)量短缺、外觀損壞），需當(dāng)場(chǎng)記錄并反饋采購(gòu)部門。質(zhì)量檢驗(yàn)：一般物品：倉(cāng)庫(kù)部門檢查合格證、生產(chǎn)日期等信息，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)；關(guān)鍵物料/服務(wù)：需質(zhì)檢部門或需求部門進(jìn)行專業(yè)檢測(cè)（如原材料成分檢測(cè)、軟件功能測(cè)試），填寫(xiě)《檢驗(yàn)報(bào)告》（詳見(jiàn)模板4）。入庫(kù)確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)《入庫(kù)單》（詳見(jiàn)模板5），注明入庫(kù)數(shù)量、庫(kù)位、驗(yàn)收人員簽字；不合格品則填寫(xiě)《不合格品處理單》，聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠。單據(jù)傳遞：倉(cāng)庫(kù)將《入庫(kù)單》復(fù)印件分別傳遞至采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、需求部門，作為后續(xù)付款及領(lǐng)用依據(jù)。輸出文件：《入庫(kù)單》《檢驗(yàn)報(bào)告》《不合格品處理單》（若有）（六）付款結(jié)算與賬務(wù)處理責(zé)任部門：財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門操作內(nèi)容：對(duì)賬申請(qǐng)：采購(gòu)部門在供應(yīng)商交付合格貨物/服務(wù)且達(dá)到付款條件（如驗(yàn)收合格后30天）時(shí)，向財(cái)務(wù)部門提交《付款申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)模板6），附以下單據(jù)：《采購(gòu)訂單》《入庫(kù)單》《檢驗(yàn)報(bào)告》；供應(yīng)商開(kāi)具的有效發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）；之前合作的歷史付款記錄（若有）。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門核對(duì)單據(jù)一致性（如訂單號(hào)、金額、數(shù)量是否匹配）、發(fā)票真?zhèn)渭岸悇?wù)合規(guī)性，確認(rèn)無(wú)誤后安排付款。付款執(zhí)行：通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬/電匯等方式支付款項(xiàng)，付款后及時(shí)更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬，并將付款憑證復(fù)印件反饋采購(gòu)部門。賬務(wù)登記：財(cái)務(wù)部門在ERP系統(tǒng)/財(cái)務(wù)軟件中錄入付款信息，保證“三單匹配”（訂單、入庫(kù)單、發(fā)票）。輸出文件：《付款申請(qǐng)單》、付款憑證、應(yīng)付賬款臺(tái)賬三、核心流程模板工具模板1：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)：申請(qǐng)部門：申請(qǐng)日期：申請(qǐng)人聯(lián)系方式期望到貨日期采購(gòu)品類□原材料□設(shè)備□辦公用品□服務(wù)外包□其他________需求明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)———————-————12預(yù)算科目特殊要求需求部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字/日期采購(gòu)部門意見(jiàn)簽字/日期財(cái)務(wù)部門意見(jiàn)簽字/日期管理層審批簽字/日期模板2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱：評(píng)估日期：評(píng)估周期：□新供應(yīng)商□季度□年度聯(lián)系人聯(lián)系方式合作年限主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)上年度合作金額（元）評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分報(bào)價(jià)合理性（占30%）低于市場(chǎng)均價(jià)10%以上10分，持平8分，高于5%以下5分，高于5%以上0分質(zhì)量保證能力（占30%）質(zhì)檢合格率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分，＜90%0分交貨及時(shí)性（占20%）按時(shí)交貨100%10分，延遲1-2天8分，延遲3-5天5分，＞5天0分售后服務(wù)（占20%）響應(yīng)時(shí)間≤2小時(shí)10分，≤24小時(shí)8分，≤48小時(shí)5分，＞48小時(shí)0分綜合得分（各維度得分×權(quán)重）總和評(píng)估結(jié)論□納入合格供應(yīng)商庫(kù)□保留觀察□淘汰評(píng)估人采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字日期模板3：采購(gòu)訂單訂單編號(hào)：簽訂日期：生效條件：□全款預(yù)付□到款發(fā)貨□驗(yàn)收合格后付款供應(yīng)商信息采購(gòu)方信息名稱：名稱：地址：地址：聯(lián)系人：聯(lián)系人：電話：電話：訂單明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)———————-————12訂單總金額（大寫(xiě)）訂單總金額（小寫(xiě)）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如：國(guó)標(biāo)GB/TX、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)）驗(yàn)收方式付款條件（如：驗(yàn)收合格后30天內(nèi)支付全款/預(yù)付30%，余款60%憑發(fā)票支付）違約責(zé)任逾期交貨：每日按訂單金額0.5%違約金；質(zhì)量不達(dá)標(biāo)：無(wú)條件退換貨并賠償損失供應(yīng)商（蓋章）采購(gòu)方（蓋章）授權(quán)代表簽字：授權(quán)代表簽字：日期：日期：模板4：檢驗(yàn)報(bào)告報(bào)告編號(hào)：檢驗(yàn)日期：檢驗(yàn)地點(diǎn)：供應(yīng)商名稱采購(gòu)訂單號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量生產(chǎn)批號(hào)/日期檢驗(yàn)依據(jù)（如《采購(gòu)訂單》編號(hào)、技術(shù)協(xié)議、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB）檢驗(yàn)項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢測(cè)結(jié)果（如：尺寸、外觀、功能參數(shù)等）（如：±0.5mm、無(wú)劃痕、≥95%純度）（實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)）綜合判定□合格□不合格（不合格需注明具體原因）檢驗(yàn)員復(fù)核人需求部門確認(rèn)簽字/日期模板5：入庫(kù)單入庫(kù)單號(hào)：入庫(kù)日期：倉(cāng)庫(kù)編號(hào)：供應(yīng)商名稱采購(gòu)訂單號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收情況□合格□不合格（不合格請(qǐng)注明：________________________）倉(cāng)庫(kù)管理員驗(yàn)收人領(lǐng)用部門（若直接領(lǐng)用）領(lǐng)用人備注模板6：付款申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)：申請(qǐng)日期：供應(yīng)商名稱：采購(gòu)訂單號(hào)合同編號(hào)（若有）付款周期□預(yù)付款□到貨款□驗(yàn)收款□質(zhì)保金申請(qǐng)金額（元）付款事由（如：項(xiàng)目原材料驗(yàn)收合格后付款）附件清單□《采購(gòu)訂單》□《入庫(kù)單》□《檢驗(yàn)報(bào)告》□發(fā)票（號(hào)碼：________）□其他________采購(gòu)部門意見(jiàn)簽字/日期財(cái)務(wù)部門審核簽字/日期管理層審批簽字/日期付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□電匯□承兌匯票收款賬戶信息備注四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）需求合理性控制需求部門需基于實(shí)際業(yè)務(wù)需求提出采購(gòu)申請(qǐng)，避免“為采購(gòu)而采購(gòu)”；大額采購(gòu)（如超過(guò)年度預(yù)算10%）需附《需求可行性分析報(bào)告》，說(shuō)明采購(gòu)必要性及替代方案。采購(gòu)部門有權(quán)對(duì)虛報(bào)需求、重復(fù)采購(gòu)等不合理行為提出質(zhì)疑，必要時(shí)退回申請(qǐng)并要求補(bǔ)充說(shuō)明。（二）審批權(quán)限管理嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度，嚴(yán)禁越權(quán)審批；緊急采購(gòu)需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)，審批記錄需留存?zhèn)洳椤Ｉ婕瓣P(guān)聯(lián)方采購(gòu)（如企業(yè)股東、高管親屬控制的供應(yīng)商），需額外提交《關(guān)聯(lián)交易審批表》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體決策。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立合格供應(yīng)商庫(kù)，新供應(yīng)商準(zhǔn)入需通過(guò)資質(zhì)審核、樣品測(cè)試、現(xiàn)場(chǎng)考察等環(huán)節(jié)；合作供應(yīng)商每季度復(fù)評(píng)一次，評(píng)分低于70分的暫停合作。避免單一供應(yīng)商依賴（關(guān)鍵物料供應(yīng)商數(shù)量不少于2家），定期開(kāi)發(fā)備選供應(yīng)商，降低供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)。（四）合同與訂單條款嚴(yán)謹(jǐn)性采購(gòu)訂單金額超過(guò)1萬(wàn)元或涉及長(zhǎng)期合作（如超過(guò)3個(gè)月）時(shí)，需簽訂正式書(shū)面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。合同條款需符合《中華人民共和國(guó)民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，法務(wù)部門需審核合同文本，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。（五）驗(yàn)收與付款合規(guī)性嚴(yán)格執(zhí)行“三單匹配”原則（訂單、入庫(kù)單、發(fā)票），三者信息不一致時(shí)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒