行政公文寫作指導(dǎo)模板（提升效率與質(zhì)量實用指南）引言行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實施管理、溝通信息、規(guī)范行為的重要載體，其寫作質(zhì)量直接體現(xiàn)單位形象與工作效率。為解決公文寫作中“格式不規(guī)范、邏輯不清晰、內(nèi)容不精準(zhǔn)”等問題，特制定本指導(dǎo)模板，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程、結(jié)構(gòu)化模板及關(guān)鍵注意事項，幫助用戶快速掌握公文寫作要點，實現(xiàn)“高效起草、規(guī)范表達(dá)、質(zhì)量可控”的目標(biāo)。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各級政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位的行政公文寫作，覆蓋日常辦公中高頻使用的公文類型，具體場景包括：（一）日常辦公類通知：發(fā)布規(guī)章制度、部署工作安排、召開會議等（如《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》）；通報：表揚(yáng)先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況（如《關(guān)于部門第三季度工作表現(xiàn)的通報》）；會議紀(jì)要：記錄會議主要事項、決議及分工（如《項目推進(jìn)會會議紀(jì)要》）。（二）請示報告類請示：向上級請求指示、批準(zhǔn)事項（如《關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示》）；報告：向上級匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問（如《2023年度年度工作總結(jié)報告》）。（三）函件往來類商洽函：不相隸屬單位之間商洽工作、詢問問題（如《關(guān)于商請協(xié)助開展培訓(xùn)的函》）；答復(fù)函：回復(fù)不相隸屬單位的來函詢問（如《關(guān)于事項的答復(fù)函》）。（四）制度規(guī)范類辦法/規(guī)定：對特定工作制定具體管理規(guī)范（如《公司差旅費管理辦法》）。二、公文寫作的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程公文寫作需遵循“目標(biāo)明確—素材準(zhǔn)備—文種選擇—內(nèi)容起草—審核修改”的閉環(huán)流程，保證每個環(huán)節(jié)規(guī)范高效。步驟一：明確寫作目標(biāo)與核心要素操作要點：鎖定主題：通過“5W1H”原則明確核心信息（Who/誰、What/什么事、When/時間、Where/地點、Why/原因、How/方式），如“申請采購10臺電腦，用于替換2020年入職員工的舊設(shè)備，保障日常辦公需求”。確定受眾：區(qū)分上級、下級、平級或外部單位，調(diào)整語言風(fēng)格（對上級需謙遜嚴(yán)謹(jǐn)，對平級需得體禮貌）。明確目的：是“告知信息”“請求批準(zhǔn)”還是“規(guī)范行為”，避免內(nèi)容偏離核心目標(biāo)。步驟二：系統(tǒng)收集與梳理寫作素材操作要點：政策依據(jù)：收集與主題相關(guān)的法律法規(guī)、上級文件、單位制度（如申請經(jīng)費需提供《公司預(yù)算管理辦法》作為依據(jù)）；數(shù)據(jù)支撐：整理具體數(shù)據(jù)、案例（如“現(xiàn)有設(shè)備使用率超負(fù)荷，近3個月故障率達(dá)15%”）；參考模板：查閱單位過往同類公文或上級公文模板，保證格式與表述習(xí)慣一致。步驟三：精準(zhǔn)選擇公文文種與格式操作要點：根據(jù)《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》區(qū)分文種適用范圍，避免“請示”與“報告”混用、“函”與“請示”誤用：請示：適用于向上級“請求指示、批準(zhǔn)”，需一文一事，結(jié)尾用“妥否，請批示”；報告：適用于向上級“匯報工作、反映情況”，不結(jié)尾用“請批示”；函：適用于不相隸屬單位之間“商洽工作、詢問答復(fù)”，無隸屬關(guān)系不可用“請示”；通知：適用于“發(fā)布規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作”等，主送機(jī)關(guān)范圍明確。步驟四：套用模板規(guī)范填充內(nèi)容操作要點：按“標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)——附件—發(fā)文機(jī)關(guān)—成文日期”結(jié)構(gòu)填充，各要素要求準(zhǔn)確簡潔，一般用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如《辦公室關(guān)于開展2024年消防安全檢查的通知》）；主送機(jī)關(guān)：頂格寫，多個機(jī)關(guān)用頓號分隔（如“各部門、各分公司：”）；開頭說明發(fā)文依據(jù)/目的，主體分條列項闡述具體內(nèi)容（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分層），結(jié)尾提出要求或說明生效時間；附件：如有附件，注明“附件：1.X”，并在后另起行標(biāo)注附件名稱；發(fā)文機(jī)關(guān)：寫全稱或規(guī)范化簡稱，加蓋公章；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2024年3月15日”）。步驟五：多輪審核與修改完善操作要點：自查：檢查“內(nèi)容是否完整（要素齊全）、邏輯是否清晰（層次分明）、表述是否準(zhǔn)確（無歧義）、格式是否規(guī)范（字體/字號/行距等）”；交叉審：請同事或部門負(fù)責(zé)人審核，重點核對“數(shù)據(jù)無誤、文種恰當(dāng)、稱謂準(zhǔn)確”；終審：按單位規(guī)定送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（重要公文需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批），簽發(fā)后正式印發(fā)。三、常用公文模板及填寫指南（一）通知類公文模板要素填寫規(guī)范示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種《公司辦公室關(guān)于2024年五一勞動節(jié)放假安排的通知》主送機(jī)關(guān)頂格寫，明確范圍各部門、全體員工：開頭說明發(fā)文目的/依據(jù)根據(jù)國家法定節(jié)假日安排及公司實際，現(xiàn)將2024年五一勞動節(jié)放假安排通知主體分條列項闡述具體事項（放假時間、工作安排、注意事項等）一、放假時間：5月1日至5月5日，共5天；二、工作安排：4月28日（周日）、5月11日（周六）正常上班；三、注意事項：各部門提前做好工作交接，放假期間關(guān)閉辦公區(qū)域電源。結(jié)尾提出要求或說明生效時間特此通知。附件（可選）注明附件名稱及順序附件：2024年五一勞動節(jié)值班表發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱公司辦公室成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字2024年4月20日（二）請示類公文模板要素填寫規(guī)范示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（“請示”不可寫成“請示報告”）《部關(guān)于申請采購辦公電腦的請示》主送機(jī)關(guān)頂格寫，只能為1個上級機(jī)關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)：開頭說明請示緣由（背景+問題）為提升部門工作效率，現(xiàn)有8臺辦公電腦使用超5年，頻繁出現(xiàn)卡頓、故障，已影響日常工作開展。主體闡明請示事項（具體需求、理由、方案）擬采購10臺臺式電腦（配置：i5處理器、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤），預(yù)算約5萬元，資金從部門辦公經(jīng)費中列支。結(jié)尾用規(guī)范結(jié)束語（“妥否，請批示”“以上請示，請審批”）妥否，請批示。附件（可選）附上報價單、預(yù)算明細(xì)等附件：1.辦公電腦報價單；2.2024年部門辦公經(jīng)費預(yù)算表發(fā)文機(jī)關(guān)部門全稱部成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字2024年3月10日（三）報告類公文模板要素填寫規(guī)范示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種《分公司2023年度工作總結(jié)報告》主送機(jī)關(guān)頂格寫，上級主管機(jī)關(guān)總公司：開頭概述工作背景、總體成效2023年，分公司圍繞總公司“提質(zhì)增效”目標(biāo)，全年完成營收1.2億元，同比增長15%，現(xiàn)將工作情況報告主體分模塊闡述（工作完成情況、亮點、問題、下一步計劃）一、主要工作完成情況：1.市場拓展：新增客戶20家，續(xù)約率達(dá)85%；2.成本控制：管理費用同比下降8%；二、存在問題：新業(yè)務(wù)團(tuán)隊經(jīng)驗不足，創(chuàng)新項目推進(jìn)緩慢。結(jié)尾總結(jié)不足或提出建議2024年將重點加強(qiáng)團(tuán)隊培訓(xùn)，推進(jìn)創(chuàng)新項目落地，力爭營收突破1.3億元。附件（可選）附上數(shù)據(jù)報表、獲獎證書等附件：1.2023年度營收明細(xì)表；2.重點客戶名單發(fā)文機(jī)關(guān)分公司全稱分公司成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字2024年1月15日（四）函件類公文模板要素填寫規(guī)范示例標(biāo)題事由+文種（“函”不可寫成“公函”）《關(guān)于商請協(xié)助開展培訓(xùn)的函》主送機(jī)關(guān)頂格寫，不相隸屬單位全稱職業(yè)技術(shù)學(xué)院：開頭說明發(fā)函背景與目的為提升我單位員工職業(yè)技能，擬于2024年6月開展“人工智能應(yīng)用”專題培訓(xùn)，貴院在該領(lǐng)域師資力量雄厚，特商請協(xié)助。主體闡明具體請求事項（時間、內(nèi)容、方式等）擬邀請貴院2名專業(yè)講師授課，培訓(xùn)時長3天，具體時間可根據(jù)貴院安排協(xié)調(diào)，培訓(xùn)費用按標(biāo)準(zhǔn)支付。結(jié)尾用“專此函達(dá)，盼予回復(fù)”“特此函商，請予支持”等專此函達(dá)，盼予回復(fù)。附件（可選）附上培訓(xùn)方案、人員名單等附件：2024年“人工智能應(yīng)用”培訓(xùn)方案發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)函單位全稱科技有限公司成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字2024年5月8日四、寫作過程中的關(guān)鍵注意事項（一）格式規(guī)范：嚴(yán)格遵循國家標(biāo)準(zhǔn)字體字號：標(biāo)題用二號小標(biāo)宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體GB2312；行距頁邊距：行距28磅，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；頁碼：頁碼位于頁腳居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字“-1-”“-2-”格式。（二）語言表達(dá)：準(zhǔn)確簡潔莊重避免口語化：用“予以”“特此”“擬”等公文用語，不用“搞定”“弄一下”等口語；減少歧義：時間明確到“X年X月X日”，數(shù)量用“約”“左右”需標(biāo)注依據(jù)（如“約50萬元，詳見附件3”）；邏輯連貫：用“首先…其次…最后”“…另”等連接詞，避免內(nèi)容跳躍。（三）邏輯結(jié)構(gòu)：層次分明條理清晰結(jié)構(gòu)：遵循“背景—內(nèi)容—要求”邏輯，如通知類“為什么發(fā)（依據(jù)）—發(fā)什么（事項）—怎么辦（要求）”；分條列項：每條只說1個事項，避免“一條多事”，序號使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四級不跳級。（四）常見誤區(qū)：規(guī)避易錯點文種誤用：“請示”中不可夾帶報告事項，“函”不可用于上下級行文；標(biāo)題冗長：不超過50字，不用“關(guān)于…關(guān)于…”的重復(fù)表述；附件缺失：中提及“詳見附件X”，需在文末標(biāo)注附件名稱，避免“附件無內(nèi)容”或“未提及附件”；日期錯誤：成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，不可寫“二〇二四年”或“2024.3.15”。（五）保密管理：嚴(yán)守安全底線涉密標(biāo)注：內(nèi)容涉及國家秘密