企業(yè)采購合同審查及審批標(biāo)準(zhǔn)工具指南一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)背景本工具適用于企業(yè)各類采購合同簽訂前的審查及審批管理場(chǎng)景，涵蓋但不限于以下情形：常規(guī)采購合同：生產(chǎn)原材料、辦公用品、設(shè)備耗材等日常采購合同；服務(wù)類采購合同：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等專業(yè)服務(wù)合同；大宗/戰(zhàn)略采購合同：金額較大、合作周期長的框架協(xié)議或年度采購合同；新供應(yīng)商合作合同：首次合作的供應(yīng)商需通過全流程審查以控制合作風(fēng)險(xiǎn)；特殊品類采購合同：涉及進(jìn)出口、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、安全環(huán)保等特殊要求的采購合同。通過標(biāo)準(zhǔn)化審查審批流程，可保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控，保障企業(yè)采購活動(dòng)合法高效開展。二、審查審批流程詳解（一）合同發(fā)起與提交發(fā)起主體：采購部門經(jīng)辦人（采購專員）根據(jù)采購需求（如采購申請(qǐng)單、招投標(biāo)結(jié)果等），起草合同文本，并收集附件（如供應(yīng)商資質(zhì)文件、技術(shù)規(guī)格書、報(bào)價(jià)單等）。提交材料：合同文本（需明確雙方基本信息、采購標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交付、驗(yàn)收、付款、違約責(zé)任等核心條款）；供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、相關(guān)資質(zhì)證明（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等，根據(jù)采購品類確定）；招投標(biāo)文件/比價(jià)/議價(jià)記錄（若適用）；技術(shù)協(xié)議/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)文件（若適用）；其他需說明的特殊事項(xiàng)。提交方式：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)版提交至采購部門負(fù)責(zé)人處，發(fā)起審查流程。（二）采購部門初步審查審查主體：采購部門負(fù)責(zé)人（采購經(jīng)理）審查要點(diǎn)：需求匹配性：合同標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格是否與采購申請(qǐng)一致，是否符合生產(chǎn)/運(yùn)營需求；供應(yīng)商合規(guī)性：供應(yīng)商資質(zhì)是否在有效期內(nèi)，是否屬于合格供應(yīng)商名錄（若企業(yè)有名錄管理要求）；商務(wù)條款合理性：價(jià)格是否不高于歷史采購價(jià)或市場(chǎng)公允價(jià)，付款條件是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，交付周期是否滿足項(xiàng)目時(shí)間要求；附件完整性：是否包含所有必要的資質(zhì)文件、技術(shù)附件等。審查輸出：審查通過：流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；需修改：退回采購經(jīng)辦人（采購專員）補(bǔ)充材料或調(diào)整條款，注明修改意見。（三）法務(wù)部門專業(yè)審查審查主體：法務(wù)專員（法務(wù)主管）審查要點(diǎn)：主體資格：合同雙方當(dāng)事人是否具備完全民事行為能力，供應(yīng)商是否為合法存續(xù)的企業(yè)；法律合規(guī)性：合同條款是否符合《民法典》《公司法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形；權(quán)責(zé)明確性：雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任是否清晰，爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄地是否明確且對(duì)企業(yè)有利；特殊條款：知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如涉及技術(shù)采購）、保密條款、不可抗力條款等是否完善；文字表述：合同文本是否無歧義、無錯(cuò)漏，關(guān)鍵術(shù)語（如“驗(yàn)收合格”“質(zhì)保期”）是否定義清晰。審查輸出：審查通過：流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；需修改：出具《法務(wù)審查意見書》，列明需調(diào)整的法律條款及修改建議，退回采購部門協(xié)調(diào)供應(yīng)商變更。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)審查審查主體：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（財(cái)務(wù)經(jīng)理）審查要點(diǎn)：價(jià)格與成本：采購價(jià)格是否合理，是否在預(yù)算范圍內(nèi)，成本構(gòu)成是否清晰（如含稅價(jià)、運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)等）；付款條款：付款條件（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及支付節(jié)點(diǎn)）是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定，是否存在資金風(fēng)險(xiǎn)；稅務(wù)合規(guī)：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅率是否約定明確，是否與企業(yè)稅務(wù)政策一致；擔(dān)保與保險(xiǎn)：大額采購是否要求供應(yīng)商提供履約保證金或財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)，是否已明確擔(dān)保責(zé)任范圍。審查輸出：審查通過：流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)需求部門（如生產(chǎn)部、使用部門）；需修改：出具《財(cái)務(wù)審查意見書》，重點(diǎn)說明付款、預(yù)算等財(cái)務(wù)條款的調(diào)整要求，退回采購部門協(xié)調(diào)。（五）業(yè)務(wù)需求部門確認(rèn)審查主體：業(yè)務(wù)需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、技術(shù)部經(jīng)理）審查要點(diǎn)：技術(shù)參數(shù)匹配：合同中的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等是否滿足項(xiàng)目使用需求；交付與驗(yàn)收：交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程是否可操作，是否與項(xiàng)目計(jì)劃一致；協(xié)同配合：供應(yīng)商的技術(shù)支持、售后服務(wù)等承諾是否能保障業(yè)務(wù)順利開展。審查輸出：確認(rèn)無誤：在《合同審查審批表》上簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至管理層審批；需調(diào)整：提出業(yè)務(wù)層面的修改意見，由采購部門與供應(yīng)商溝通后重新提交審查。（六）管理層最終審批審批主體：根據(jù)合同金額及重要性，由分管副總、總經(jīng)理或董事會(huì)審批（具體權(quán)限需根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》確定）。審批要點(diǎn)：戰(zhàn)略符合性：采購行為是否符合企業(yè)年度戰(zhàn)略規(guī)劃或部門工作目標(biāo)；風(fēng)險(xiǎn)與收益：合同履約風(fēng)險(xiǎn)是否可控，采購性價(jià)比是否最優(yōu)；權(quán)限合規(guī)性：審批人是否在合同審批權(quán)限范圍內(nèi)，是否符合分級(jí)審批要求。審批輸出：審批通過：由采購部門安排合同簽署；未通過：出具審批意見，退回采購部門終止流程或重新談判。（七）合同簽署與歸檔簽署流程：采購部門根據(jù)審批通過的最終文本，與供應(yīng)商協(xié)商簽署日期；雙方加蓋公章或合同專用章（需保證印章備案一致），騎縫章加蓋；涉及法定代表人簽字的，需核對(duì)簽字人身份及授權(quán)文件。歸檔管理：采購部門在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本（原件）、審批表、附件等資料整理歸檔；通過OA系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子化歸檔，保證資料可追溯、可查詢。三、企業(yè)采購合同審查審批標(biāo)準(zhǔn)表（模板）合同基本信息合同編號(hào)（按企業(yè)合同編碼規(guī)則填寫，如CG-2024-X）合同名稱（例如：原材料采購合同/技術(shù)服務(wù)合同）供應(yīng)商全稱供應(yīng)商統(tǒng)一社會(huì)信用代碼供應(yīng)商地址、聯(lián)系人及電話（僅用于內(nèi)部流程，不寫入合同）采購部門業(yè)務(wù)需求部門合同標(biāo)的（簡要描述，如“型號(hào)鋼材100噸”“系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)一年”）合同總金額（含稅）大寫：_________元整；小寫：￥_________元合同履行期限（自_年_月_日至_年__月__日，或“自合同簽署之日起__天/月”）付款方式（如“預(yù)付30%，驗(yàn)收合格付65%，質(zhì)保期滿付5%”）審批流程節(jié)點(diǎn)□采購初審□法務(wù)審查□財(cái)務(wù)審查□業(yè)務(wù)確認(rèn)□管理層審批審查審批意見采購部門初審審查人：采購經(jīng)理日期：____年__月__日審查意見：□同意□需修改（修改意見：_________________________）部門負(fù)責(zé)人簽字：法務(wù)部門審查審查人：法務(wù)主管日期：____年__月__日審查意見：□同意□需修改（修改意見：_________________________）部門負(fù)責(zé)人簽字：財(cái)務(wù)部門審查審查人：財(cái)務(wù)經(jīng)理日期：____年__月__日審查意見：□同意□需修改（修改意見：_________________________）部門負(fù)責(zé)人簽字：業(yè)務(wù)需求部門確認(rèn)確認(rèn)人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)理日期：____年__月__日確認(rèn)意見：□同意□需調(diào)整（調(diào)整意見：_________________________）管理層審批審批人：分管副總/總經(jīng)理日期：____年__月__日審批意見：□同意簽署□不同意（理由：_________________________）合同簽署信息我方簽署日期：供應(yīng)商簽署日期：我方合同份數(shù)：供應(yīng)商合同份數(shù)：歸檔人：采購專員歸檔日期：____年__月__日附件清單（請(qǐng)勾選并注明份數(shù)）□供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）□供應(yīng)商資質(zhì)證明文件（如適用）□招投標(biāo)/比價(jià)/議價(jià)記錄□技術(shù)協(xié)議/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)文件□授權(quán)委托書（供應(yīng)商簽約人用）□其他：_________________________四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合同條款核心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主體資格風(fēng)險(xiǎn)：避免與無經(jīng)營資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍或處于吊銷/注銷狀態(tài)的供應(yīng)商簽約，簽約人需提供供應(yīng)商法定代表人授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時(shí)）。價(jià)格與支付風(fēng)險(xiǎn)：付款條件需與合同履行進(jìn)度掛鉤，避免“一次性全款支付”或“預(yù)付款比例過高”（原則上預(yù)付款不超過30%）；明確發(fā)票類型及開具時(shí)間，保證進(jìn)項(xiàng)稅抵扣合規(guī)。質(zhì)量與驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需量化或引用國標(biāo)/行標(biāo)，驗(yàn)收流程需明確“誰驗(yàn)收、何時(shí)驗(yàn)、怎么驗(yàn)”，避免模糊表述（如“質(zhì)量合格”“滿足要求”）。違約責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)：違約責(zé)任需對(duì)等，避免僅約定我方違約責(zé)任而免除供應(yīng)商責(zé)任；明確違約金計(jì)算方式（如“按日萬分之五計(jì)算”）及賠償范圍（直接損失/間接損失）。爭議解決風(fēng)險(xiǎn)：優(yōu)先約定由我方所在地人民法院管轄，避免約定仲裁（除非仲裁地對(duì)我方有利）；明確爭議解決期間不影響合同其他條款履行。（二）審查流程管理注意事項(xiàng)時(shí)效控制：各環(huán)節(jié)審查需在2-3個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急合同可啟動(dòng)“綠色通道”，但需保證審查要點(diǎn)不遺漏。職責(zé)明確：審查人需對(duì)審查意見負(fù)責(zé)，不得“走過場(chǎng)”；若因?qū)彶槭杪?dǎo)致企業(yè)損失，將追究審查人責(zé)任。變更管理：合同文本在審查過程中若需修改，需重新提交至相關(guān)審查部門確認(rèn)，避免“邊審邊改、改后不復(fù)審”。特殊合同處理：對(duì)于涉密、跨境或金額超重大額合同（如超過1000萬元），需邀請(qǐng)外部法律顧問或第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)參與審查。（三）合同履行與歸檔要求履行跟蹤：采購部門需跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付、驗(yàn)收、付款），及時(shí)協(xié)調(diào)解決履約問題，留存履約證據(jù)（如送