合同信息資料登記工具合同詳情與續(xù)約提醒功能使用指南一、工具應(yīng)用場景與核心價(jià)值在企業(yè)運(yùn)營中，合同管理是法務(wù)、行政、采購等部門的日常工作核心。合同數(shù)量增多，傳統(tǒng)Excel登記或紙質(zhì)記錄易出現(xiàn)信息分散、查詢困難、續(xù)約遺漏等問題，可能導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)違約風(fēng)險(xiǎn)或錯(cuò)失合作機(jī)會。本工具專為解決上述痛點(diǎn)設(shè)計(jì)，適用于以下場景：集中管理合同全生命周期：從合同簽訂、履行到續(xù)約/終止，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵信息的統(tǒng)一登記與動態(tài)跟蹤；主動規(guī)避續(xù)約風(fēng)險(xiǎn)：通過自定義提醒規(guī)則，保證合同到期前及時(shí)啟動續(xù)約流程，避免因遺忘導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷；提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率：多角色在線登記與查詢，打破信息壁壘，支持跨部門數(shù)據(jù)共享；合規(guī)審計(jì)支持：完整的合同臺賬與操作記錄，為企業(yè)審計(jì)、糾紛處理提供數(shù)據(jù)依據(jù)。二、功能操作步驟詳解（一）系統(tǒng)登錄與權(quán)限配置登錄入口：通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)指定地址（如“合同管理平臺”）輸入賬號密碼登錄，首次登錄需修改初始密碼；權(quán)限說明：管理員：可創(chuàng)建/編輯合同分類、配置提醒規(guī)則、管理用戶權(quán)限；普通用戶：可登記合同、查詢本人負(fù)責(zé)合同、修改未提交合同信息；查看權(quán)限：僅可查詢合同列表及詳情，無編輯權(quán)限。（二）合同詳情登記流程進(jìn)入登記頁面：登錄后左側(cè)菜單“合同登記”→“新增合同”，進(jìn)入填寫界面；填寫基礎(chǔ)信息（帶*為必填項(xiàng)）：合同編號：按規(guī)則自動（如“HT-年份-部門代碼-序號”，例：HT-2024-FA-001），也可手動修改（需保證唯一性）；合同名稱：填寫完整合同標(biāo)題，例“《*軟件開發(fā)服務(wù)合同》”；合同類型：下拉選擇（如“采購合同”“服務(wù)合同”“租賃合同”等）；簽訂日期：選擇合同簽署日期，格式為YYYY-MM-DD；合同期限：分別填寫起始日期和終止日期，系統(tǒng)自動計(jì)算合同總天數(shù)；雙方主體信息：甲方：填寫企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（選填）、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（選填）；乙方：填寫合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（選填）、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（選填）；合同金額：填寫合同總金額（單位：元/萬元，需統(tǒng)一），并注明幣種（如人民幣、美元）；主要條款摘要：簡要填寫核心條款（如服務(wù)范圍、付款方式、違約責(zé)任等），字?jǐn)?shù)不超過200字；負(fù)責(zé)人：下拉選擇合同跟進(jìn)人（需提前在系統(tǒng)中維護(hù)員工信息）；附件：支持合同掃描件（PDF格式）、補(bǔ)充協(xié)議等，單個(gè)文件不超過10MB，最多5個(gè)；提交與審核：確認(rèn)信息無誤后“提交”，若企業(yè)設(shè)置審核流程，則提交至審核人（如部門經(jīng)理）審批，審核通過后合同正式登記入庫。（三）續(xù)約提醒功能配置觸發(fā)條件：合同登記時(shí)，系統(tǒng)自動根據(jù)“合同終止日期”默認(rèn)提醒規(guī)則（提前30天提醒）；自定義提醒規(guī)則（管理員操作）：進(jìn)入“系統(tǒng)設(shè)置”→“提醒規(guī)則管理”，選擇“續(xù)約提醒”；可按“合同類型”“部門”“負(fù)責(zé)人”等維度設(shè)置差異化提醒（如服務(wù)合同提前45天提醒，采購合同提前30天提醒）；設(shè)置提醒方式（系統(tǒng)內(nèi)彈窗提醒、郵件通知、企業(yè)消息），可勾選多種方式組合；個(gè)人提醒設(shè)置：普通用戶可在“我的合同”→“續(xù)約提醒設(shè)置”中，調(diào)整本人負(fù)責(zé)合同的提前提醒天數(shù)（如某長期合作合同需提前60天提醒，可單獨(dú)修改）。（四）合同信息查詢與維護(hù)多條件查詢：“合同查詢”，支持按合同編號、合同名稱、合同類型、負(fù)責(zé)人、簽訂日期、合同狀態(tài)（有效/即將到期/已到期/已終止）等條件組合查詢，結(jié)果支持導(dǎo)出Excel；修改與終止：未提交/審核中合同：可直接“編輯”修改信息；已生效合同：需提交變更申請，說明修改原因，經(jīng)審批后更新信息；合同終止：若合同提前終止（如雙方協(xié)商解約），在合同詳情頁“終止操作”，填寫終止日期及原因，系統(tǒng)自動將狀態(tài)更新為“已終止”，并關(guān)閉續(xù)約提醒。（五）續(xù)約提醒查看與處理提醒入口：登錄后系統(tǒng)首頁“待辦事項(xiàng)”展示“續(xù)約提醒”列表，或“續(xù)約管理”查看所有提醒；提醒內(nèi)容：包含合同編號、合同名稱、到期日期、負(fù)責(zé)人、提前提醒天數(shù)，詳情可查看合同完整信息；續(xù)約操作：需續(xù)約：“發(fā)起續(xù)約”，填寫續(xù)約談判進(jìn)展、預(yù)計(jì)新合同期限，提交至負(fù)責(zé)人跟進(jìn)；不續(xù)約：“標(biāo)記不續(xù)約”，填寫原因（如合作到期、業(yè)務(wù)調(diào)整），系統(tǒng)自動更新提醒狀態(tài)為“已處理”。三、合同信息登記表示例字段名稱填寫內(nèi)容示例說明合同編號HT-2024-FA-001系統(tǒng)自動，唯一標(biāo)識合同名稱《*軟件開發(fā)服務(wù)合同》需與合同原件標(biāo)題一致合同類型服務(wù)合同下拉選擇，支持自定義簽訂日期2024-01-15格式：YYYY-MM-DD合同期限2024-01-15至2025-01-14起止日期需完整，系統(tǒng)自動計(jì)算天數(shù)甲方*科技有限公司企業(yè)全稱，與公章一致乙方*信息科技有限公司合作方全稱，需核對營業(yè)執(zhí)照甲方聯(lián)系人*經(jīng)理合同對接人乙方聯(lián)系人*先生合作方對接人合同金額（人民幣）500,000.00單位：元，保留兩位小數(shù)主要條款摘要開發(fā)周期6個(gè)月，分3期付款，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)…核心條款簡述，便于快速知曉負(fù)責(zé)人*敏本企業(yè)合同跟進(jìn)人合同狀態(tài)有效自動更新（有效/即將到期/已到期等）提前提醒天數(shù)30到期前30天觸發(fā)提醒附件《軟件開發(fā)合同（掃描件）.pdf》支持PDF、Word格式，大小≤10MB四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）數(shù)據(jù)填寫規(guī)范信息準(zhǔn)確性：合同編號、雙方主體名稱、金額、日期等關(guān)鍵信息需與合同原件完全一致，避免因填寫錯(cuò)誤導(dǎo)致續(xù)約提醒失效或法律風(fēng)險(xiǎn)；完整性要求：主要條款摘要、負(fù)責(zé)人、附件等信息需完整填寫，保證合同信息可追溯；命名規(guī)則：附件名稱建議包含合同編號和日期（例：“HT-2024-FA-001_20240115_合同掃描件”），便于快速識別。（二）續(xù)約提醒注意事項(xiàng)及時(shí)性檢查：負(fù)責(zé)人需定期登錄系統(tǒng)查看“續(xù)約提醒”，避免因延遲處理導(dǎo)致合同中斷；規(guī)則核對：管理員每季度需檢查續(xù)約提醒規(guī)則（如提前天數(shù)、提醒方式）是否符合業(yè)務(wù)需求，避免因規(guī)則設(shè)置遺漏風(fēng)險(xiǎn)；特殊情況處理：若合同需提前續(xù)約或延遲到期，需在系統(tǒng)中手動更新合同期限，并重新配置提醒規(guī)則。（三）權(quán)限與數(shù)據(jù)安全賬號管理：員工離職時(shí)，管理員需及時(shí)禁用其賬號，并分配其負(fù)責(zé)合同給接任人，保證數(shù)據(jù)管理連續(xù)性；數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)支持每日自動備份數(shù)據(jù)，建議管理員每月手動導(dǎo)出合同臺賬并本地存儲，防止意外數(shù)據(jù)丟失；信息保密：合同信息涉及商業(yè)機(jī)密，禁止通過非企業(yè)指定渠道（如個(gè)人郵箱）傳輸合同詳情或附件。（四）常見問題處理提醒未收到