物業(yè)維修費(fèi)用管理流程及規(guī)范文件第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)維修費(fèi)用的籌集、使用、核算和監(jiān)督管理，保障物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的正常維修、養(yǎng)護(hù)和更新，維護(hù)業(yè)主和使用人的合法權(quán)益，根據(jù)國家及地方相關(guān)法律法規(guī)及《管理規(guī)約》，結(jié)合本物業(yè)實(shí)際情況，特制定本流程及規(guī)范。1.2適用范圍本文件適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)全體業(yè)主、使用人，以及物業(yè)服務(wù)企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱“物業(yè)公司”）在物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備維修費(fèi)用（以下簡(jiǎn)稱“維修費(fèi)用”）管理方面的各項(xiàng)活動(dòng)。1.3基本原則維修費(fèi)用管理遵循以下原則：*業(yè)主自治、民主決策：維修費(fèi)用的籌集、使用等重大事項(xiàng)應(yīng)充分尊重業(yè)主意愿，按規(guī)定程序決策。*專戶存儲(chǔ)、?？顚Ｓ茫壕S修資金應(yīng)存入專用賬戶，嚴(yán)格按照規(guī)定用于物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的維修、更新和改造，不得挪作他用。*公開透明、接受監(jiān)督：維修費(fèi)用的籌集、使用情況應(yīng)定期向全體業(yè)主公布，接受業(yè)主和相關(guān)部門的監(jiān)督。*規(guī)范高效、保障急需：建立健全管理流程，提高資金使用效率，優(yōu)先保障危及房屋安全和業(yè)主基本生活的緊急維修項(xiàng)目。第二章維修資金的籌集與管理2.1資金來源維修資金主要來源于以下渠道：*業(yè)主按照國家及地方相關(guān)規(guī)定和《管理規(guī)約》約定繳納的首期專項(xiàng)維修資金。*業(yè)主按照《管理規(guī)約》或業(yè)主大會(huì)決議續(xù)籌的專項(xiàng)維修資金。*維修資金的存儲(chǔ)利息、保值增值收益。*共用部位、共用設(shè)施設(shè)備經(jīng)營(yíng)所得收益中按規(guī)定應(yīng)轉(zhuǎn)入維修資金的部分（扣除合理成本后）。*其他依法或依約定應(yīng)計(jì)入維修資金的款項(xiàng)。2.2資金管理*維修資金應(yīng)存入由業(yè)主大會(huì)決定或政府相關(guān)部門指定的商業(yè)銀行開設(shè)的專用賬戶，實(shí)行專戶管理。*維修資金的管理應(yīng)遵循安全、保值、增值的原則，可按規(guī)定進(jìn)行定期存款、購買國債等低風(fēng)險(xiǎn)投資，嚴(yán)禁挪作他用或進(jìn)行高風(fēng)險(xiǎn)投資。*物業(yè)公司應(yīng)建立健全維修資金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資金的收支、結(jié)余情況，并定期與開戶銀行對(duì)賬。第三章維修項(xiàng)目的申報(bào)與審核3.1維修項(xiàng)目的分類維修項(xiàng)目根據(jù)緊急程度和金額大小，可分為：*緊急維修項(xiàng)目：指直接影響房屋安全、業(yè)主生命財(cái)產(chǎn)安全或公共秩序的突發(fā)故障或損壞，需要立即進(jìn)行的維修項(xiàng)目。*一般維修項(xiàng)目：指除緊急維修項(xiàng)目外的其他常規(guī)維修、更新和改造項(xiàng)目。3.2項(xiàng)目申報(bào)*業(yè)主申報(bào)：業(yè)主發(fā)現(xiàn)物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備存在損壞或故障需要維修時(shí)，可向物業(yè)公司客服中心提交《物業(yè)維修項(xiàng)目申報(bào)表》，詳細(xì)說明損壞情況、位置、建議維修方案等。*物業(yè)公司巡查發(fā)現(xiàn)：物業(yè)公司應(yīng)建立日常巡查制度，工程維修部門及相關(guān)崗位人員在巡查中發(fā)現(xiàn)的維修問題，應(yīng)及時(shí)填寫《物業(yè)維修項(xiàng)目巡查記錄表》，并按程序申報(bào)。*定期檢查發(fā)現(xiàn)：根據(jù)物業(yè)使用年限和設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃，物業(yè)公司應(yīng)組織定期檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)納入維修計(jì)劃。3.3項(xiàng)目審核與評(píng)估*物業(yè)公司接到維修項(xiàng)目申報(bào)后，應(yīng)立即組織工程技術(shù)人員對(duì)申報(bào)內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查、確認(rèn)。*對(duì)于一般維修項(xiàng)目，物業(yè)公司工程部門應(yīng)根據(jù)核查情況，初步評(píng)估維修的必要性、維修范圍、預(yù)計(jì)工程量及費(fèi)用。如需外部專業(yè)單位評(píng)估的，應(yīng)委托有資質(zhì)的單位進(jìn)行。*對(duì)于緊急維修項(xiàng)目，物業(yè)公司應(yīng)立即組織搶險(xiǎn)維修，同時(shí)按規(guī)定補(bǔ)辦相關(guān)申報(bào)和審核手續(xù)。*審核過程中，應(yīng)區(qū)分維修項(xiàng)目是屬于日常小修保養(yǎng)還是需要?jiǎng)佑脤ｍ?xiàng)維修資金的中大修或更新改造項(xiàng)目。日常小修保養(yǎng)費(fèi)用從物業(yè)服務(wù)費(fèi)中列支，具體標(biāo)準(zhǔn)由業(yè)主大會(huì)或《管理規(guī)約》約定。3.4維修方案與預(yù)算編制*經(jīng)審核確需維修的項(xiàng)目，物業(yè)公司應(yīng)組織編制詳細(xì)的維修方案（包括維修內(nèi)容、施工方法、采用材料、工期等）和工程預(yù)算。*預(yù)算編制應(yīng)遵循客觀、公正、節(jié)約的原則，可參考市場(chǎng)價(jià)格，并至少獲取兩家以上施工單位的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較（小額維修項(xiàng)目除外）。*預(yù)算金額較大或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行預(yù)算審核。3.5審批權(quán)限與程序*小額維修項(xiàng)目：預(yù)算金額在規(guī)定限額以下（具體限額由業(yè)主大會(huì)決定）的一般維修項(xiàng)目，由物業(yè)公司總經(jīng)理（或授權(quán)負(fù)責(zé)人）審批。*中大額維修項(xiàng)目：預(yù)算金額超過規(guī)定限額的維修項(xiàng)目，或根據(jù)《管理規(guī)約》及業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則規(guī)定需經(jīng)業(yè)主表決的項(xiàng)目，物業(yè)公司應(yīng)將維修方案、預(yù)算、資金來源等情況向業(yè)主委員會(huì)（或業(yè)主大會(huì)）報(bào)告，按規(guī)定程序提交業(yè)主委員會(huì)審議或組織業(yè)主表決。*審批通過的維修項(xiàng)目，應(yīng)納入維修計(jì)劃。第四章維修項(xiàng)目的實(shí)施與監(jiān)督4.1施工單位的選擇*維修項(xiàng)目應(yīng)通過公開、公平、公正的方式選擇具有相應(yīng)資質(zhì)和良好信譽(yù)的施工單位。*對(duì)于金額較大的維修工程，應(yīng)簽訂正式的《建設(shè)工程施工合同》，明確工程范圍、施工質(zhì)量、工期、合同價(jià)款、付款方式、違約責(zé)任等。*對(duì)于小額維修項(xiàng)目，可建立合格供方名錄，采用比價(jià)或議價(jià)方式選擇施工單位。4.2合同管理*維修合同由物業(yè)公司負(fù)責(zé)簽訂，重大合同的簽訂應(yīng)征求業(yè)主委員會(huì)意見。*合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，不得擅自變更合同內(nèi)容。確需變更的，應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。4.3施工過程監(jiān)督*物業(yè)公司工程部門應(yīng)指定專人作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理，對(duì)施工過程進(jìn)行監(jiān)督管理，確保施工單位按照維修方案和國家有關(guān)施工規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工。*監(jiān)督內(nèi)容包括：材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收、施工工藝、工程進(jìn)度、安全生產(chǎn)、文明施工等。*對(duì)隱蔽工程，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收制度，驗(yàn)收合格并簽署記錄后方可進(jìn)入下一道工序。4.4工程變更管理*施工過程中如確需變更原維修方案或工程量，應(yīng)由施工單位提交《工程變更簽證單》，經(jīng)物業(yè)公司工程部門審核，必要時(shí)組織業(yè)主代表或?qū)I(yè)人士論證，按原審批權(quán)限報(bào)批后，方可實(shí)施。由此產(chǎn)生的費(fèi)用調(diào)整，應(yīng)在簽證單中明確。第五章費(fèi)用的核算與支付5.1工程驗(yàn)收與結(jié)算*維修工程完工后，施工單位應(yīng)提交《工程竣工報(bào)告》及完整的結(jié)算資料（包括竣工圖、工程量清單、簽證單、材料設(shè)備清單及合格證明等）。*物業(yè)公司應(yīng)組織工程技術(shù)人員、相關(guān)部門人員及業(yè)主代表（必要時(shí)）共同對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，簽署《工程竣工驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，責(zé)令施工單位限期整改，直至驗(yàn)收合格。*工程驗(yàn)收合格后，物業(yè)公司工程部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)工程結(jié)算資料進(jìn)行審核。必要時(shí)，可委托第三方造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)。5.2費(fèi)用支付*維修費(fèi)用的支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和審批程序辦理。*預(yù)付款：根據(jù)合同約定確需支付預(yù)付款的，應(yīng)在施工單位提交履約保函或付款申請(qǐng)，并經(jīng)審核批準(zhǔn)后支付，預(yù)付款一般不超過合同總金額的30%。*進(jìn)度款：對(duì)于工期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，可根據(jù)工程進(jìn)度按月或按階段支付進(jìn)度款，累計(jì)支付金額一般不超過已完成工程量的70%-80%。*竣工結(jié)算款：工程竣工驗(yàn)收合格并完成結(jié)算審核后，扣除已支付的預(yù)付款和進(jìn)度款及合同約定的質(zhì)量保證金后，支付剩余結(jié)算款。*質(zhì)量保證金：應(yīng)按合同約定預(yù)留質(zhì)量保證金，保修期滿無質(zhì)量問題或已處理完畢質(zhì)量問題后，無息退還。*支付維修費(fèi)用時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)核對(duì)合同、驗(yàn)收單、結(jié)算審核報(bào)告（或?qū)徲?jì)報(bào)告）、合法發(fā)票等原始憑證，確認(rèn)無誤后方可辦理支付手續(xù)。5.3費(fèi)用分?jǐn)偅ㄈ邕m用）*對(duì)于涉及部分業(yè)主共用的部位、設(shè)施設(shè)備的維修費(fèi)用，如《管理規(guī)約》有約定的，按約定方式分?jǐn)偅粺o約定的，應(yīng)按受益原則，由相關(guān)業(yè)主按專有部分建筑面積比例分?jǐn)偂?物業(yè)公司應(yīng)制定詳細(xì)的費(fèi)用分?jǐn)偡桨?，?bào)業(yè)主委員會(huì)備案，并向相關(guān)業(yè)主公示。第六章維修資金的使用公示與審計(jì)6.1使用公示*維修資金的每一筆支出，物業(yè)公司都應(yīng)在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的顯著位置及業(yè)主共同的信息平臺(tái)進(jìn)行公示，公示內(nèi)容包括：維修項(xiàng)目名稱、維修部位、施工單位、工程決算金額、資金來源、受益業(yè)主范圍及分?jǐn)偳闆r等。公示期不少于規(guī)定天數(shù)。*每年年度結(jié)束后，物業(yè)公司應(yīng)編制《維修資金年度收支情況報(bào)告》，向全體業(yè)主公示，接受業(yè)主監(jiān)督。6.2審計(jì)監(jiān)督*業(yè)主大會(huì)可定期或不定期委托專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)維修資金的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)。*物業(yè)公司應(yīng)積極配合審計(jì)工作，提供必要的資料和便利條件。審計(jì)結(jié)果應(yīng)向全體業(yè)主公布。第七章職責(zé)分工7.1業(yè)主大會(huì)/業(yè)主委員會(huì)*審議并決定維修資金的籌集、管理、使用等重大事項(xiàng)。*監(jiān)督物業(yè)公司對(duì)維修資金管理制度的執(zhí)行情況。*審核并確認(rèn)重大維修項(xiàng)目及費(fèi)用預(yù)算。*代表業(yè)主對(duì)維修資金管理中的違規(guī)行為進(jìn)行投訴和追究。7.2物業(yè)公司*負(fù)責(zé)本規(guī)范文件的具體組織實(shí)施。*負(fù)責(zé)維修項(xiàng)目的受理、現(xiàn)場(chǎng)核查、方案制定、預(yù)算編制、組織施工、質(zhì)量監(jiān)督、竣工驗(yàn)收、費(fèi)用核算與支付等工作。*負(fù)責(zé)維修資金的日常管理、臺(tái)賬建立、信息公示及與銀行的對(duì)賬工作。*定期向業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)報(bào)告維修資金的收支和使用情況。7.3工程維修部門*負(fù)責(zé)維修項(xiàng)目的技術(shù)審核、方案制定、預(yù)算編制、施工監(jiān)督、質(zhì)量驗(yàn)收、工程量核實(shí)等專業(yè)技術(shù)工作。*建立健全設(shè)施設(shè)備檔案和維修臺(tái)賬。7.4財(cái)務(wù)部門*負(fù)責(zé)維修資金的專戶管理、資金安全、收支核算。*嚴(yán)格按照審批程序辦理維修費(fèi)用的支付手續(xù)。*配合做好維修資金的審計(jì)工作，提供相關(guān)財(cái)務(wù)資料。7.5客服部門/相關(guān)業(yè)務(wù)部門*負(fù)責(zé)受理業(yè)主的維修申報(bào)，做好記錄和初步溝通。*協(xié)助進(jìn)行維修項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)和業(yè)主意見征詢。*負(fù)責(zé)相關(guān)維修信息的傳達(dá)和公示。第八章監(jiān)督與責(zé)任追究8.1內(nèi)部監(jiān)督物業(yè)公司應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)維修費(fèi)用管理流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。8.2業(yè)主監(jiān)督業(yè)主對(duì)維修費(fèi)用的籌集、管理和使用情況有知情權(quán)、查詢權(quán)和監(jiān)督權(quán)。物業(yè)公司應(yīng)配合業(yè)主的查詢，并對(duì)提出的疑問予以解釋和答復(fù)。8.3責(zé)任追究*對(duì)在維修費(fèi)用管理工作中玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊，造成維修資金損失或不良影響的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。*對(duì)虛報(bào)冒領(lǐng)、挪用、貪污維修資金的單位或個(gè)人，一經(jīng)查實(shí)，除追回全部款項(xiàng)外，將依法追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。*施工單位在維修工程中存在偷工減料、以次充好、虛報(bào)工程量等行為的，除責(zé)令整改、扣減費(fèi)用外，情節(jié)嚴(yán)重的，將取消其合格供方資格，并追究其違約責(zé)任。第九章