企業(yè)合同審批及歸檔流程指南一、適用范圍與典型場(chǎng)景本流程指南適用于企業(yè)各類(lèi)業(yè)務(wù)合同的規(guī)范化管理，涵蓋采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、租賃合同、保密協(xié)議等類(lèi)型。典型場(chǎng)景包括：業(yè)務(wù)部門(mén)與外部客戶(hù)/供應(yīng)商簽訂合作合同時(shí)的內(nèi)部審批；涉及企業(yè)核心利益的重大合同（如金額超過(guò)10萬(wàn)元、合作期限超過(guò)1年）的全流程管控；合同履行完畢后的歸檔管理，保證合同可追溯、合規(guī)性可核查。涉及部門(mén)包括業(yè)務(wù)發(fā)起部門(mén)、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部及企業(yè)管理層（如部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理等）。二、合同審批及歸檔全流程操作步驟（一）合同發(fā)起與前期準(zhǔn)備發(fā)起人職責(zé)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作需求，確定合同相對(duì)方（甲方/乙方），明確合作內(nèi)容（如標(biāo)的物、服務(wù)范圍、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）、合同金額、履行期限、付款方式等核心條款。準(zhǔn)備基礎(chǔ)材料：合作方資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)行業(yè)許可證等）、過(guò)往合作記錄（如有）、需求說(shuō)明書(shū)及技術(shù)附件等；填寫(xiě)《合同審批表》（詳見(jiàn)模板一），注明合同名稱(chēng)、編號(hào)、類(lèi)型、金額、關(guān)鍵條款摘要及部門(mén)意見(jiàn)。合同編號(hào)規(guī)則合同編號(hào)統(tǒng)一格式為“[年份]-[部門(mén)代碼]-[合同類(lèi)型代碼]-[序號(hào)]”，例如“2024-SALES-SC-001”（2024年銷(xiāo)售部-服務(wù)類(lèi)合同-001號(hào)），由行政部（或指定專(zhuān)人）負(fù)責(zé)編制，保證唯一性。（二）部門(mén)內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核發(fā)起人將《合同審批表》及合同草案提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人（如銷(xiāo)售部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理*），重點(diǎn)審核：合同內(nèi)容是否符合部門(mén)業(yè)務(wù)目標(biāo)；合作方資質(zhì)是否在有效期內(nèi)，過(guò)往履約記錄是否良好；核心條款（如價(jià)格、交付時(shí)間）是否與內(nèi)部預(yù)算或計(jì)劃一致。審核通過(guò)后，在《合同審批表》“部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)；若需修改，退回發(fā)起人調(diào)整。（三）法務(wù)部合規(guī)審核審核范圍業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將材料提交至法務(wù)部（法務(wù)專(zhuān)員*），重點(diǎn)審核：合同主體是否具備完全民事行為能力（如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、授權(quán)代理人是否具有合法授權(quán)）；合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在法律漏洞（如違約責(zé)任不明確、爭(zhēng)議解決方式約定不清）；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)的條款是否完整，是否符合企業(yè)利益；合同文本是否為規(guī)范版本（如企業(yè)制定的示范文本），有無(wú)修改痕跡（修改處需雙方蓋章確認(rèn)）。審核結(jié)果處理審核通過(guò)：法務(wù)部在《合同審批表》“法務(wù)部意見(jiàn)”欄簽字，并標(biāo)注“合規(guī)”；需修改：法務(wù)部出具《合同修改意見(jiàn)書(shū)》，列明具體修改條款及法律依據(jù)，退回業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方協(xié)商調(diào)整，調(diào)整后重新提交審核。（四）財(cái)務(wù)部涉財(cái)條款審核審核要點(diǎn)法務(wù)部審核通過(guò)后，材料提交至財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)經(jīng)理*），重點(diǎn)審核：合同金額是否符合年度預(yù)算，超預(yù)算部分是否履行預(yù)算調(diào)整程序；付款方式、進(jìn)度、節(jié)點(diǎn)是否與企業(yè)資金狀況匹配，是否存在大額預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)；涉及稅費(fèi)條款是否合規(guī)（如發(fā)票類(lèi)型、稅率是否符合規(guī)定）；合同履約保證金、質(zhì)保金等約定是否合理，是否明確退還條件及時(shí)間。意見(jiàn)反饋財(cái)務(wù)部在《合同審批表》“財(cái)務(wù)部意見(jiàn)”欄簽署明確意見(jiàn)（如“同意”“建議調(diào)整為分期付款”），涉及資金風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)需同步標(biāo)注風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）。（五）管理層最終審批審批權(quán)限劃分根據(jù)合同金額及重要性，確定最終審批人：金額≤5萬(wàn)元：由分管副總（如分管業(yè)務(wù)副總*）審批；5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元：由總經(jīng)理（總經(jīng)理*）審批；金額＞20萬(wàn)元或涉及重大戰(zhàn)略合作的合同：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，形成會(huì)議紀(jì)要后審批。審批內(nèi)容管理層重點(diǎn)審核合同的整體商業(yè)價(jià)值、風(fēng)險(xiǎn)可控性及是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，審批通過(guò)后在《合同審批表》“管理層審批意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，流程進(jìn)入合同簽訂環(huán)節(jié)。（六）合同簽訂與用印用印申請(qǐng)審批通過(guò)后，發(fā)起人持《合同審批表》（所有環(huán)節(jié)均已簽字）及最終版合同文本，向行政部（印章管理員*）申請(qǐng)加蓋企業(yè)公章或合同專(zhuān)用章。用印前，行政部核對(duì)審批表與合同文本的一致性，保證合同份數(shù)（正本1份，副本至少2份，雙方各執(zhí)正本，企業(yè)留存副本及審批表）；合同需騎縫加蓋公章，每頁(yè)均需簽字或蓋章（關(guān)鍵條款頁(yè)如金額頁(yè)、簽字頁(yè)需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章）。簽訂與分發(fā)雙方授權(quán)代表在合同指定位置簽字，注明簽訂日期；簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，發(fā)起人將合同正本交對(duì)方，副本及《合同審批表》原件交行政部歸檔，同步向財(cái)務(wù)部、法務(wù)部提供復(fù)印件備案。（七）合同歸檔管理歸檔責(zé)任部門(mén)行政部為合同歸檔的主責(zé)部門(mén)，負(fù)責(zé)合同文本、審批表、附件等材料的統(tǒng)一收集、整理、保管。歸檔流程材料收集：簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，發(fā)起人將以下材料提交至行政部：①合同正本（僅企業(yè)留存聯(lián)，若對(duì)方未寄回正本，需在復(fù)印件上注明“正本已交對(duì)方”并簽字）；②《合同審批表》（原件，含所有審批環(huán)節(jié)簽字）；③合作方資質(zhì)文件復(fù)印件；④與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等）。整理登記：行政部對(duì)歸檔材料進(jìn)行編號(hào)、排序，填寫(xiě)《合同歸檔登記表》（詳見(jiàn)模板二），錄入合同管理系統(tǒng)（如有），內(nèi)容包括合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂日期、歸檔日期、保管期限、借閱記錄等。保管與存放：合同正本存入專(zhuān)用檔案柜，按“年份-部門(mén)”分類(lèi)排列；電子版掃描件同步存儲(chǔ)至企業(yè)服務(wù)器，定期備份。三、常用模板表格示例模板一：合同審批表合同名稱(chēng)合同編號(hào)合同類(lèi)型□采購(gòu)□銷(xiāo)售□服務(wù)□租賃□其他簽訂期限自_年_月_日至_年__月__日甲方（采購(gòu)方/服務(wù)方）名稱(chēng)：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：_____________乙方（供應(yīng)商/客戶(hù)）名稱(chēng)：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：_____________合同金額人民幣（大寫(xiě)）：________________元整（小寫(xiě)：￥_________）業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起人部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：_______________日期：____年__月__日法務(wù)部意見(jiàn)簽字：_______________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)部意見(jiàn)簽字：_______________日期：____年__月__日管理層審批意見(jiàn)□分管副總：_________________□總經(jīng)理：_________________□總經(jīng)理辦公會(huì)：__________簽字：_______________日期：____年__月__日用印記錄□公章□合同專(zhuān)用章用印日期：____年_月日用印人：______________模板二：合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同名稱(chēng)合同編號(hào)簽訂日期歸檔日期保管部門(mén)保管期限借閱記錄（借閱人、日期、歸還日期）備注2024-001設(shè)備采購(gòu)合同2024-PUR-0012024-03-152024-03-20行政部10年正本待收2024-002服務(wù)合同2024-SALES-SC-0022024-03-182024-03-22行政部5年2024-04-01/2024-04-05副本借閱四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示合同條款規(guī)范性禁止使用模糊表述（如“大概”“左右”“盡快”），需明確具體金額、時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國(guó)家GB/T1-2019標(biāo)準(zhǔn)”）；違約責(zé)任條款需對(duì)等，避免單方面加重企業(yè)責(zé)任，明確違約金計(jì)算方式（如“按合同總額的5%計(jì)算”）。審批時(shí)效管理各環(huán)節(jié)審核時(shí)限：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日、法務(wù)部2個(gè)工作日、財(cái)務(wù)部1個(gè)工作日、管理層2個(gè)工作日（緊急合同可縮短，但需提前溝通）；超期未審核的環(huán)節(jié)，發(fā)起人可向上一級(jí)負(fù)責(zé)人反饋，督促流程推進(jìn)。用印與簽訂安全嚴(yán)禁在空白合同或未審批通過(guò)的材料上加蓋公章；合同簽訂需由法定代表人或其書(shū)面授權(quán)的代表簽字，授權(quán)委托書(shū)需作為附件一并歸檔。歸檔完整性合同履行過(guò)程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更函、往來(lái)函件等均需作為附件歸檔，保證合同全生命周期可追溯；保管期限：一般合同不少于5年，重大合同（如涉及不動(dòng)產(chǎn)、長(zhǎng)期合作）不少于10年，法律另有規(guī)定的從其規(guī)定。保密與信息安全合同文本及審批材料涉及商業(yè)秘密的，僅限相關(guān)部門(mén)人員查閱，借閱需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部批準(zhǔn)；電子版合同需加密存儲(chǔ)，嚴(yán)禁通過(guò)