企業(yè)會(huì)議管理制度化流程手冊第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率與決策質(zhì)量，保證會(huì)議成果有效落地，減少不必要的會(huì)議成本，特制定本手冊。1.2依據(jù)依據(jù)《公司行政管理制度》《項(xiàng)目管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求制定。1.3適用范圍本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議的組織、召開、記錄及決議跟蹤，涵蓋決策層、管理層及執(zhí)行層全體人員。第二章會(huì)議類型與適用范圍2.1決策類會(huì)議定義：對企業(yè)重大事項(xiàng)、戰(zhàn)略規(guī)劃、資源配置等進(jìn)行審議并形成決策的會(huì)議。典型場景：董事會(huì)會(huì)議（審議年度經(jīng)營計(jì)劃、重大投資等）總經(jīng)理辦公會(huì)（審批部門預(yù)算、核心人事任免等）戰(zhàn)略評(píng)審會(huì)（討論中長期發(fā)展規(guī)劃調(diào)整）參與人員：企業(yè)決策層（如董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理）、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、記錄人。召開頻率：根據(jù)事項(xiàng)緊急程度，定期（如季度）或不定期召開。2.2協(xié)調(diào)類會(huì)議定義：跨部門、跨項(xiàng)目組溝通工作進(jìn)展、解決資源沖突、明確協(xié)作職責(zé)的會(huì)議。典型場景：項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)（跟蹤關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)度，協(xié)調(diào)資源缺口）部門協(xié)調(diào)會(huì)（解決跨部門協(xié)作中的流程卡點(diǎn)）客戶需求對接會(huì)（協(xié)調(diào)技術(shù)、銷售、交付團(tuán)隊(duì)響應(yīng)客戶需求）參與人員：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目關(guān)鍵成員、主持人（如項(xiàng)目總監(jiān)或部門經(jīng)理）。召開頻率：每周或每兩周召開一次，根據(jù)項(xiàng)目周期動(dòng)態(tài)調(diào)整。2.3傳達(dá)類會(huì)議定義：上級(jí)向下級(jí)傳達(dá)政策、目標(biāo)、工作要求，或總結(jié)階段性工作成果的會(huì)議。典型場景：公司/部門周例會(huì)（同步上周工作總結(jié)、本周計(jì)劃）月度/季度總結(jié)會(huì)（通報(bào)業(yè)績達(dá)成情況，分析問題）年度啟動(dòng)會(huì)（明確年度目標(biāo)與分解方案）參與人員：企業(yè)全體員工或部門全體成員，主持人如部門經(jīng)理/公司高管。召開頻率：周例會(huì)每周固定時(shí)間召開，總結(jié)會(huì)按月/季度召開。2.4專項(xiàng)類會(huì)議定義：針對特定主題（如培訓(xùn)、評(píng)審、問題復(fù)盤）召開的專題會(huì)議。典型場景：員工培訓(xùn)會(huì)（新員工入職培訓(xùn)、技能提升培訓(xùn)）方案評(píng)審會(huì)（新產(chǎn)品上市方案、營銷活動(dòng)方案評(píng)審）問題復(fù)盤會(huì)（項(xiàng)目失敗/客戶投訴原因分析及改進(jìn)）參與人員：根據(jù)主題確定，如培訓(xùn)會(huì)含講師、學(xué)員；評(píng)審會(huì)含專家、提案部門、決策層。召開頻率：根據(jù)專項(xiàng)需求臨時(shí)發(fā)起，完成后自動(dòng)終止。第三章會(huì)議組織與實(shí)施全流程3.1會(huì)前準(zhǔn)備：標(biāo)準(zhǔn)化籌備，保證會(huì)議基礎(chǔ)扎實(shí)3.1.1會(huì)議發(fā)起與議題收集發(fā)起主體：部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組或管理層根據(jù)工作需要發(fā)起。議題要求：議題需明確“背景、目標(biāo)、需決策/討論的問題、備選方案（如適用）”，填寫《會(huì)議議題申請表》（見3.3.1），提前3個(gè)工作日提交至綜合管理部。初審：綜合管理部對議題的必要性、緊急性進(jìn)行初審，剔除重復(fù)或可郵件/即時(shí)通訊工具解決的事項(xiàng)，與發(fā)起人確認(rèn)會(huì)議類型。3.1.2會(huì)議方案確定時(shí)間地點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議類型確定時(shí)間（如決策類會(huì)議避免周五下午，傳達(dá)類會(huì)議避開項(xiàng)目沖刺期），地點(diǎn)優(yōu)先選用會(huì)議室，線上會(huì)議需提前測試設(shè)備。參會(huì)人員：明確主持人、必參人員（如決策事項(xiàng)需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人到場）、可選人員（提供專項(xiàng)支持者），避免“無關(guān)陪會(huì)”或“關(guān)鍵人缺席”。材料準(zhǔn)備：發(fā)起人需提前2個(gè)工作日將會(huì)議材料（如議程、背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表）通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送給參會(huì)人員，標(biāo)注“請?zhí)崆皩忛啞弊謽印?.1.3會(huì)議通知發(fā)布通知內(nèi)容：包含會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間，精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會(huì)議附/會(huì)議號(hào)）、參會(huì)人員、議程、材料清單、主持人、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。發(fā)布時(shí)限：決策類/協(xié)調(diào)類會(huì)議至少提前2個(gè)工作日通知；傳達(dá)類/專項(xiàng)類會(huì)議至少提前1個(gè)工作日通知；緊急會(huì)議（如突發(fā)問題處理）可口頭通知后1小時(shí)內(nèi)補(bǔ)發(fā)書面通知。確認(rèn)機(jī)制：通知發(fā)布后，參會(huì)人員需在系統(tǒng)內(nèi)“確認(rèn)出席/請假”，主持人對未確認(rèn)人員逐一聯(lián)系，保證關(guān)鍵人員到會(huì)。3.2會(huì)中控制：高效引導(dǎo)，聚焦會(huì)議目標(biāo)3.2.1會(huì)議開場（5分鐘內(nèi)）簽到：參會(huì)人員簽到（可使用電子簽到表，見3.3.2），遲到10分鐘以上需向主持人說明原因。主持人開場：明確會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長分配（如“本次會(huì)議1小時(shí)，議程3項(xiàng)，每項(xiàng)20分鐘，預(yù)留10分鐘總結(jié)”），重申會(huì)議紀(jì)律（如關(guān)閉靜音、發(fā)言舉手、避免跑題）。3.2.2議題討論與決策按議程推進(jìn)：主持人嚴(yán)格按議程順序引導(dǎo)，每個(gè)議題先由負(fù)責(zé)人匯報(bào)（控制在10分鐘內(nèi)），再開放討論。發(fā)言規(guī)則：每人每次發(fā)言不超過3分鐘，避免重復(fù)發(fā)言；鼓勵(lì)“觀點(diǎn)碰撞”，禁止人身攻擊；主持人對跑題、超時(shí)行為及時(shí)提醒。決策形成：需決策的議題，主持人引導(dǎo)參會(huì)人員充分討論后，采用“舉手表決”“共識(shí)確認(rèn)”或“主持人拍板”方式形成結(jié)論，明確“決策結(jié)果”“責(zé)任人”“完成時(shí)限”（如“同意A方案，由*經(jīng)理負(fù)責(zé)，本周五前提交執(zhí)行計(jì)劃”）。3.2.3會(huì)議總結(jié)主持人總結(jié)：簡要回顧各議題結(jié)論、決議事項(xiàng)（含責(zé)任人、時(shí)限）、待跟進(jìn)問題，明確“下次會(huì)議檢查點(diǎn)”（如“下次項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)重點(diǎn)檢查A模塊開發(fā)進(jìn)度”）。拍照存檔：重要會(huì)議（如決策類、評(píng)審類）需對會(huì)議現(xiàn)場（白板決議、參會(huì)人員）拍照，由記錄人會(huì)后存檔。3.3會(huì)后跟進(jìn)：閉環(huán)管理，保證會(huì)議成果落地3.3.1會(huì)議記錄整理與分發(fā)記錄要求：記錄人需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成《會(huì)議記錄表》（見3.3.3），內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人）、議程、各議題討論摘要、決議事項(xiàng)（含責(zé)任人、時(shí)限）、待辦事項(xiàng)。審核分發(fā)：會(huì)議記錄經(jīng)主持人審核無誤后，于會(huì)后48小時(shí)內(nèi)通過內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門抄送人，同步至企業(yè)知識(shí)庫（如OA系統(tǒng)）存檔。3.3.2決議事項(xiàng)跟蹤責(zé)任到人：決議事項(xiàng)明確的第一負(fù)責(zé)人需在收到會(huì)議記錄后1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)“是否接受任務(wù)”，如有異議需在24小時(shí)內(nèi)反饋主持人協(xié)調(diào)。進(jìn)度反饋：責(zé)任人需按“周/雙周”通過《會(huì)議決議跟蹤表》（見3.3.4）向綜合管理部提交進(jìn)度，內(nèi)容包含“當(dāng)前狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）”“進(jìn)展說明”“需協(xié)調(diào)資源”。逾期處理：逾期未反饋進(jìn)度且未說明原因的，由綜合管理部提醒責(zé)任人；連續(xù)2次逾期，上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)約談。3.3.3會(huì)議資料歸檔歸檔范圍：會(huì)議通知、簽到表、會(huì)議記錄、決議跟蹤表、相關(guān)材料（PPT、報(bào)表）、現(xiàn)場照片等。歸檔時(shí)限：會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，由綜合管理部將資料整理歸檔，電子版按“年份-會(huì)議類型-會(huì)議主題”命名存儲(chǔ)，紙質(zhì)版裝訂成冊保存。第四章會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化表單4.1表單一：會(huì)議議題申請表表單編號(hào)會(huì)議主題提交部門提交人聯(lián)系方式議題背景與目標(biāo)（說明為何召開本次會(huì)議，需解決的核心問題）討論/決策事項(xiàng)（逐條列出，需明確需決策或需討論）備選方案（如適用）（方案一：X；方案二：X；方案對比分析）建議參會(huì)人員（必參人員：X；可選人員：X）建議時(shí)間/地點(diǎn)（時(shí)間：X；地點(diǎn)：X/線上）部門負(fù)責(zé)人審核簽字：__________日期：__________綜合管理部初審簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：__________4.2表單二：會(huì)議簽到表會(huì)議主題：______________________時(shí)間：____年_月日:-:地點(diǎn)：___________________

序號(hào)|姓名|部門/崗位|職務(wù)|簽到時(shí)間|備注（遲到/請假）||——|——|————|——|———-|———————|

|1||||||

|2||||||

|3||||||

|…|…|…|…|…|…|

|記錄人：__________審核人（主持人）：__________|4.3表單三：會(huì)議記錄表會(huì)議基本信息主題：______________________時(shí)間：____年_月日:-:地點(diǎn)：___________________主持人：__________記錄人：__________參會(huì)人員（姓名+部門+職務(wù)，可附簽到表）缺席人員及原因（姓名+部門+原因，如“*經(jīng)理，出差，已提前審閱材料”）議程及討論摘要議程一：X-匯報(bào)人：__________匯報(bào)內(nèi)容：__________-討論要點(diǎn)：①__________②__________-異議及回應(yīng)：__________議程二：X（同上格式）決議事項(xiàng)序號(hào)12…待跟進(jìn)問題問題描述主持人審核簽字：__________日期：__________記錄人確認(rèn)：__________日期：__________4.4表單四：會(huì)議決議跟蹤表決議編號(hào)會(huì)議主題決議內(nèi)容責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間進(jìn)度更新當(dāng)前狀態(tài)：□進(jìn)行中□已完成□延期□取消進(jìn)展說明：（本周完成X，遇到X問題）需協(xié)調(diào)資源：（如需技術(shù)支持/預(yù)算審批）下次更新時(shí)間：__________綜合管理部跟進(jìn)人：__________分管領(lǐng)導(dǎo)審核：__________第五章會(huì)議紀(jì)律與管理規(guī)范5.1參會(huì)紀(jì)律準(zhǔn)時(shí)參會(huì)：提前5分鐘到達(dá)會(huì)場，做好簽到；遲到者需向主持人說明原因，無故遲到10分鐘以上視為缺席該議題。請假規(guī)范：無法參會(huì)需提前1個(gè)工作日向主持人提交書面請假（郵件/內(nèi)部系統(tǒng)審批），緊急情況可口頭請假后補(bǔ)手續(xù)；請假未獲批者需參會(huì)，否則按考勤制度處理。設(shè)備使用：會(huì)議期間將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)，非必要不使用手機(jī)；線上會(huì)議需提前測試攝像頭、麥克風(fēng)，保持網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，背景整潔。5.2保密要求涉及商業(yè)秘密、客戶信息、未公開決策的會(huì)議，參會(huì)人員需簽訂《保密協(xié)議》（見4.5），不得對外泄露；會(huì)議資料不得私自復(fù)制、外傳，涉密文件需按公司保密制度歸檔。5.3會(huì)議效率優(yōu)化控制會(huì)議時(shí)長：決策類會(huì)議不超過2小時(shí)，協(xié)調(diào)類/傳達(dá)類會(huì)議不超過1小時(shí)，專項(xiàng)類會(huì)議不超過1.5小時(shí)。減少無效會(huì)議：對“無明確議題、無準(zhǔn)備材料、無決議輸出”的會(huì)議，綜合管理部有權(quán)叫停并通報(bào)發(fā)起部門。5.4責(zé)任追究對“無故缺席會(huì)議、未按時(shí)提交決議進(jìn)度、泄露會(huì)議機(jī)密