采購(gòu)合同審核與執(zhí)行情況跟蹤表使用指南一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具適用于企業(yè)采購(gòu)管理全流程，尤其適用于需要規(guī)范化合同審核、實(shí)時(shí)監(jiān)控執(zhí)行進(jìn)度、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的場(chǎng)景。具體包括：合同簽訂前：統(tǒng)一合同信息標(biāo)準(zhǔn)，保證條款合規(guī)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；合同執(zhí)行中：跟蹤供應(yīng)商履約進(jìn)度（如交貨、驗(yàn)收、付款等），及時(shí)發(fā)覺并解決執(zhí)行偏差；合同完成后：匯總執(zhí)行數(shù)據(jù)，為后續(xù)采購(gòu)決策、供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估提供依據(jù)。通過使用本跟蹤表，可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程透明化、責(zé)任明確化、風(fēng)險(xiǎn)可控化，提升采購(gòu)管理效率與合規(guī)性。二、詳細(xì)操作步驟指南（一）合同信息初始錄入收集基礎(chǔ)資料：獲取采購(gòu)合同文本、供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）、采購(gòu)訂單（PO）等，保證信息完整。填寫合同基本信息：在跟蹤表中錄入合同編號(hào)（按企業(yè)規(guī)則統(tǒng)一編制，如“CG-2024-X”）、合同名稱（需體現(xiàn)采購(gòu)標(biāo)的，如“辦公設(shè)備采購(gòu)合同”）、供應(yīng)商全稱、合同金額（含大寫）、簽訂日期、合同有效期、采購(gòu)部門、經(jīng)辦人（*經(jīng)理）等核心信息。關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單：若合同基于采購(gòu)訂單簽訂，需填寫對(duì)應(yīng)訂單編號(hào)，保證合同與采購(gòu)需求可追溯。（二）發(fā)起多級(jí)審核流程初審（需求部門）：由需求部門負(fù)責(zé)人（*主管）對(duì)照采購(gòu)需求，審核合同標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致，填寫審核意見并簽字確認(rèn)，審核時(shí)間需精確到“年/月/日時(shí)/分”。復(fù)審（采購(gòu)部門）：采購(gòu)專員（*專員）審核合同條款的合規(guī)性（如付款方式、違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)約定等）、供應(yīng)商資質(zhì)有效性、價(jià)格合理性，重點(diǎn)檢查是否存在“陰陽合同”或模糊條款，確認(rèn)無誤后簽字。終審（法務(wù)/管理層）：法務(wù)專員（律師）審核法律條款風(fēng)險(xiǎn)，管理層（總監(jiān)）從預(yù)算、戰(zhàn)略層面審批，終審?fù)ㄟ^后加蓋合同公章，完成合同簽訂。注：審核環(huán)節(jié)可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整，需明確各環(huán)節(jié)審核人及時(shí)限，避免流程卡頓。（三）執(zhí)行進(jìn)度動(dòng)態(tài)跟蹤拆解關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：根據(jù)合同約定，將執(zhí)行過程拆解為可跟蹤的節(jié)點(diǎn)，如“預(yù)付款支付”“貨物生產(chǎn)/備貨”“物流發(fā)貨”“到貨驗(yàn)收”“質(zhì)保金支付”等，明確各節(jié)點(diǎn)的“計(jì)劃完成時(shí)間”及“責(zé)任人”（如采購(gòu)專員、倉(cāng)庫(kù)管理員*倉(cāng)管）。實(shí)時(shí)更新節(jié)點(diǎn)狀態(tài)：責(zé)任人在節(jié)點(diǎn)完成后，及時(shí)在跟蹤表中填寫“實(shí)際完成時(shí)間”“執(zhí)行情況說明”（如“2024-03-15到貨，數(shù)量與合同一致，外觀無破損”），并相關(guān)證明材料（如驗(yàn)收單、物流簽收單）作為附件。進(jìn)度預(yù)警機(jī)制：對(duì)逾期未完成的節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)或手動(dòng)標(biāo)注“異?！睜顟B(tài)，觸發(fā)預(yù)警提醒（如郵件、系統(tǒng)消息），要求責(zé)任人說明原因并制定補(bǔ)救計(jì)劃。（四）異常情況處理與記錄問題分類登記：若執(zhí)行過程中出現(xiàn)違約（如延遲交貨、質(zhì)量不合格）、變更（如數(shù)量調(diào)整、交付時(shí)間延期）或爭(zhēng)議（如付款糾紛），需在“異常情況記錄”模塊填寫：?jiǎn)栴}描述（具體說明偏差情況）、涉及條款（合同第X條）、發(fā)覺日期、初步處理措施（如與供應(yīng)商溝通函、索賠意向書）、責(zé)任人（*主管）。跟蹤解決進(jìn)度：更新異常處理的“當(dāng)前狀態(tài)”（如“溝通中”“已協(xié)商”“待仲裁”），直至問題關(guān)閉，記錄最終解決結(jié)果及歸檔材料編號(hào)。（五）合同完成與歸檔確認(rèn)履約完成：所有合同節(jié)點(diǎn)（含質(zhì)保金支付）完成后，由采購(gòu)部門出具《合同履約評(píng)價(jià)報(bào)告》，對(duì)供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)響應(yīng)等評(píng)分（如1-5分），并錄入跟蹤表。資料歸檔：將跟蹤表、合同文本、審核記錄、執(zhí)行過程中的附件（驗(yàn)收單、發(fā)票、溝通函等）整理成冊(cè)，按合同編號(hào)歸檔至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限符合《檔案法》及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定。三、采購(gòu)合同審核與執(zhí)行情況跟蹤表模板合同基本信息合同編號(hào)CG-2024-X合同名稱辦公設(shè)備采購(gòu)合同供應(yīng)商全稱科技有限公司合同金額（大寫）人民幣壹拾萬元整合同金額（小寫）￥100,000.00簽訂日期2024-01-15合同有效期2024-01-15至2024-07-15采購(gòu)部門行政部經(jīng)辦人*經(jīng)理采購(gòu)訂單編號(hào)PO-202401005審核流程記錄審核環(huán)節(jié)審核人初審（需求部門）*主管復(fù)審（采購(gòu)部門）*專員終審（法務(wù)部）*律師終審（管理層）*總監(jiān)執(zhí)行進(jìn)度跟蹤關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間預(yù)付款支付2024-01-20貨物生產(chǎn)/備貨2024-02-10物流發(fā)貨2024-02-15到貨驗(yàn)收2024-02-20質(zhì)保金支付2024-07-15異常情況記錄序號(hào)問題描述1供應(yīng)商延遲備貨履約評(píng)價(jià)供應(yīng)商評(píng)分（1-5分）4分（交付延遲1天，但質(zhì)量達(dá)標(biāo)）評(píng)價(jià)人*經(jīng)理評(píng)價(jià)日期2024-02-22備注本次延遲已與供應(yīng)商協(xié)商，下次訂單將納入考核四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息準(zhǔn)確性要求：合同編號(hào)、金額、日期等關(guān)鍵信息需與合同文本完全一致，避免因錄入錯(cuò)誤導(dǎo)致跟蹤偏差；供應(yīng)商名稱需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，防止“假合同”風(fēng)險(xiǎn)。及時(shí)性與動(dòng)態(tài)更新：執(zhí)行節(jié)點(diǎn)完成后24小時(shí)內(nèi)需更新跟蹤表，保證信息實(shí)時(shí)；異常情況發(fā)生后立即啟動(dòng)處理流程，避免問題擴(kuò)大。責(zé)任到人原則：每個(gè)節(jié)點(diǎn)、每項(xiàng)異常需明確責(zé)任人，避免“無人管”或“推諉扯皮”，保證問題可追溯。附件管理規(guī)范：執(zhí)行過程中的證明材料（驗(yàn)收單、發(fā)票等）需統(tǒng)一編號(hào)、系統(tǒng)，與跟蹤表關(guān)聯(lián)保存，便于審計(jì)或爭(zhēng)議時(shí)調(diào)取。數(shù)據(jù)保密